Не всегда малый бизнес и индивидуальные предприниматели спешат перейти на электронный документооборот с контрагентами. Кто-то категорически отказывается от цифровизации документооборота и настаивает на работе с бумагой, а другие думают о внедрении электронного документооборота, но затрудняются принять окончательное решение. Стойкое же понимание того, что ЭДО поможет сократить расходы и рутинные операции, а также упростить обмен документами, складывается у сотрудников. Например, у бухгалтера, на которого в маленьких компаниях часто ложится вся работа с документами.
Но как объяснить руководителю пользу ЭДО и ускорить переход? Рассказываем, какие аргументы приводить в пользу электронного документооборота.
Причины, по которым руководители не торопятся переходить на ЭДО
У каждого руководителя свои доводы и сомнения. Мы назовем три наиболее распространенные причины отказа от ЭДО:
1. Руководитель плохо понимает, как подключить ЭДО, и не хочет разбираться.
В этом случае стоит рассказать, что в настройке обмена электронными документами все предельно просто.
Выпускается сертификат квалифицированной электронной подписи, если такового нет, и с его помощью подключается сервис ЭДО одного из операторов. Если выбираем веб-версию сервиса, а именно такого, как правило, достаточно для небольших компаний, то после получения доступа можно сразу приступать к обмену документами с контрагентами.
2. Руководитель думает, что переход на ЭДО — это сложно, нужно привлекать IT-специалистов и выделять бюджет.
Страх навевает распространенное мнение о том, что в любых процессах цифровизации нужны знания из IT-сферы. Здесь тоже следует рассказать о веб-версии. Подключение сервиса, который работает в браузере, не требует установки специального программного обеспечения и привлечения специалистов для настройки. А переход на ЭДО осуществляется в один день.
СберКорус дает подробные инструкции по настройке обмена электронными документами, а при возникновении вопросов помогает бесплатно, в том числе в случаях, когда нужна интеграция с учетными системами.
Требования для работы с веб-сервисом минимальны: понадобятся лицензионная операционная система с последними пакетами обновлений Microsoft .NET Framework 4.5.2 и выше, браузер (Internet Explorer версии 11 и выше, Mozilla Firefox версии 50 и выше, Google Chrome версии 59 и выше).
3. Руководитель убежден, что ЭДО дороже бумажного документооборота.
Здесь тоже можно доказать обратное. Печать одного документа на листе формата А4 обойдется в 6–7 рублей, а комплект документов по сделке не может состоять из одного листа. Кроме того, нужно учитывать стоимость доставки курьером или почтой, расходы на канцелярию и хранение бумажных документов.
Пользователи ЭДО оплачивают только исходящие документы, входящие — бесплатно. Стоимость одного документа зависит от выбранного тарифа. Чем больше исходящих в пакете, тем дешевле обходится документ.
В СФЕРА Курьер от СберКорус в тарифе на 100 исходящих, стоимость документа составит 12 руб., а на 1000 исходящих — уже 7,2 руб. Расходы на доставку и хранение исключаются. Экономия при отправке одного комплекта документов в электронном виде с учетом всех затрат составляет в среднем 300-350 рублей.
Для небольших компаний на старте работы с ЭДО СберКорус может предложить подходящий годовой тариф — 696 рублей за 25 исходящих.
Преимущества перехода на ЭДО
Для более эффективной работы с возражениями руководителя рекомендуем привести список преимуществ электронного документооборота:
Сокращение расходов. Электронные документы не нужно распечатывать, а значит, будет меньше затрат на бумагу, содержание и обслуживание принтеров. Кроме того, исчезнет необходимость оплачивать доставку и хранение бумажных документов.
В документах всегда порядок. Документы сохраняются в электронном архиве, они всегда доступны и легко находятся по различным параметрам. С ЭДО больше не будет стопок бумаг на столе и тяжелых папок в архивах.
Ускорение бизнес-процессов. Обмен электронными документами занимает гораздо меньше времени, чем при бумажном документообороте. Отправка и подписание занимают считанные минуты, а значит, сделка проводится быстрее.
Безопасность обмена и хранения документов. В ЭДО данные передаются по защищенным каналам связи, поэтому к ним не могут получить доступ третьи лица. Созданные электронные документы хранятся в надежном месте, их невозможно потерять.
Сокращение ошибок ручного ввода. Сервисы ЭДО проверяют документы на ошибки и нехватку обязательных данных, особенно в формах, утвержденных ФНС.
Еще один весомый аргумент — подключение сервиса ЭДО повышает шансы компании на развитие и заключение более выгодных сделок. Большинство крупных компаний уже давно используют только ЭДО и избегают сделок с бизнесом, все еще предпочитающим бумажный документооборот. Поэтому при наличии ЭДО больше перспектив наладить сотрудничество с крупными компаниями.
Сервис ЭДО СФЕРА Курьер от СберКорус подходит для бизнеса любого масштаба: есть тарифы от нескольких десятков до нескольких тысяч исходящих документов. Чем больше пакет, тем дешевле обходится документооборот. Веб-версия сервиса подключается за один день. Настройка обмена документами и роуминга для работы с контрагентами, использующими сервисы других операторов, выполняется бесплатно.
Электронный документооборот между организациями
Быстрое создание, подписание и отправка электронных документов
Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8K7Krh
Начать дискуссию