Какие документы для работы с персональными данными нужны организации в 2024 году? Новые требования Роскомнадзора и ФЗ № 152

Почти все компании в России — операторы персональных данных (ПД), так как обрабатывают как минимум сведения о сотрудниках. Поэтому всем важно знать требования к работе с ПД и иметь необходимый перечень документов, иначе за нарушения в этой сфере компания может получить штраф.
2,9 тыс. 709
Какие документы для работы с персональными данными нужны организации в 2024 году? Новые требования Роскомнадзора и ФЗ № 152
Иллюстрация: freepik/freepik

Организации, которые собирают и хранят данные сотрудников, а зачастую и клиентов, по ст. 3 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – закон № 152-ФЗ) называют операторами персональных данных. Этот же закон устанавливает требования к пакету документов, которые должны быть у каждого оператора ПД, чтобы он мог корректно обрабатывать информацию.

Документы в соответствии с законом 152-ФЗ

Закон устанавливает ряд общих требований, а некоторые статьи содержат прямые указания на наличие конкретного документа. Например, в организации должны быть:

  • Согласие на обработку ПД — регулируется ст. 9 закона № 152-ФЗ.

  • Согласие на обработку ПД несовершеннолетнего — регулируется той же статьей.

  • Согласие на распространение ПД. Такой документ оформляют отдельно от других согласий. В нем определяют конкретный список сведений по каждой категории, которые сотрудник разрешает распространять. Если такой документ с сотрудником не подписали, то компания обрабатывает данные без права распространения.

  • Согласие на передачу ПД работника третьей стороне.

  • Правила обработки ПД. По-другому этот документ иногда называют Положением об обработке и защите ПД. В этом ЛНА определяют, какие данные будут обрабатываться и в какие сроки, как и в течение какого времени их хранить и как уничтожать.

  • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПД. 

  • Приказ о допуске к обработке ПД — определяет, сотрудники каких должностей могут обрабатывать ПД для реализации своих трудовых функций.

  • Политика оператора в отношении обработки ПД.

  • Политика конфиденциальности ПД посетителей сайта.

  • Приказ об утверждении политики оператора в отношении обработки ПД.

Это не полный перечень документов — остальные указаны в ст. 9, 18, 19 закона 152-ФЗ.

Другие законодательные требования к обработке ПД

Чтобы разработать документацию по работе с ПД, нужно не только выполнить требования 152-ФЗ, но и обратиться к другим законодательным актам. В частности, необходимо руководствоваться следующими НПА:

Если у вас возникают трудности в составлении документации по обработке ПД, обращайтесь за консультацией к профессионалам. Они помогут вам разработать все необходимые документы с учетом последних требований законодательства.

Получить консультацию

Новые документы по обработке ПД в 2023 году

В этом году Роскомнадзор (РКН) уделил большое внимание работе с утечками ПД. В приказе РКН от 14.11.2022 № 187 утвердили порядок взаимодействия РКН и оператора ПД в случае, если последний допустил утечку сведений. Кроме того, в приказе указано, какую информацию нужно прописать в первичном и дополнительном уведомлении по ч. 3.1 ст. 21 закона № 152-ФЗ.

Как не нарваться на штрафы, работая с персональными данными?

Бесплатная памятка для юридических лиц

Забирайте памятку по соблюдению законодательства о персональных данных бесплатно!

Оставьте контакты, вышлем памятку на ваш e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

С марта 2023 года оператору ПД нужно проводить оценку потенциального вреда субъекту ПД, требования к которой устанавливает приказ РКН от 27.10.2022 № 178. Оценивать степень вреда может специальная комиссия или сотрудник, который несет ответственность за обработку ПД. Результаты такой оценки оформляют актом — его содержание и форму подачи устанавливают п. 4 и 5 приложения к приказу № 178. То есть акт — это еще один обязательный документ, наличие которого может проверить РКН.

Еще одно правило касается уничтожения ПД. По 152-ФЗ, это нужно делать в следующих случаях:

  • Сведения обрабатывались неправомерно, например, без согласия лица.

  • Цели, для которых собирали информацию, достигнуты.

  • Субъект ПД отозвал согласие.

То, что данные и в самом деле уничтожены, нужно подтвердить актом (приказ РКН от 28.10.2022 № 179), который содержит информацию из п. 3 приложения к данному приказу. При уничтожении компьютерной информации, помимо акта, делают выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе ПД. Требования к составу выгрузки устанавливает п. 5 приложения к приказу № 179.

Что будет, если компания нарушает правила работы с ПД

В 2023 году продолжает действовать мораторий на плановые проверки бизнеса. При этом по решению главы или замглавы РКН могут назначить внеплановую проверку компании (в том числе аккредитованной IT-организации), которая допустила утечку ПД в Интернет.

В общем случае ответственность за нарушение закона № 152-ФЗ устанавливает ст. 13.11 КоАП. Так, если не выполняются требования об уничтожении ПД, предприниматель может получить штраф до 40 тысяч рублей; должностное лицо — до 20 тысяч рублей, юридическое лицо – до 90 тысяч рублей.

За обработку данных лица без согласия, если по закону его нужно получить в письменном виде, ответственное лицо могут оштрафовать на сумму до 40 тысяч рублей, а компанию — до 150 тысяч. Для ИП предусмотрена ответственность при повторном нарушении — она составит до 300 тысяч рублей.

Если оператор при сборе сведений не обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение ПД российских граждан с использованием баз данных, которые находятся на территории РФ, в соответствии с законодательством, на должностное лицо могут наложить штраф до 200 тысяч рублей, на ИП — до 40 тысяч, на юридическое лицо — до 6 млн рублей. При выявлении повторного нарушения штрафы будут еще выше.

Если у вас появились вопросы по порядку обработки персональных данных, вы хотите обезопасить свою компанию от проверок и штрафов, то обращайтесь за консультацией к специалистам. Перейдите на сайт компании «Консалтинг онлайн» и оставьте заявку через кнопку «Получить консультацию».

Консалтинг Онлайн

Комплексное юридическое сопровождение деятельности компаний

Реклама: АО «КОНСАЛТИНГ ОНЛАЙН», ИНН: 2310203967, erid: LjN8KQaYf

Начать дискуссию

Следственный комитет закрыл дело против блогера Валерии Чекалиной

Блогер Лерчек теперь имеет право возместить имущественный вред в суде.

151

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Прощаемся с зимой. Напоследок любуемся снежинками

Зима закончилась, но во многих городах все еще лежит снег. Мы все от него уже устали, но при этом нельзя отрицать, снег — это очень красиво. Сделали для вас подборку фотографий снежинок.

Прощаемся с зимой. Напоследок любуемся снежинками
228

ФТС назвала среднюю стоимость розы к 8 Марта + опрос

В преддверии 8 марта ФТС отчиталась о ввозе в Россию импортных свежих цветов - их видах, странах происхождения и таможенном оформлении.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 марта МЧД для сдачи отчетов надо делать по новому формату

С 1 марта стала обязательной машиночитаемая доверенность для тех организаций и ИП, которые в силу закона должны сдавать налоговую отчетность в электронной форме и делают это через уполномоченного представителя.

Реклама

ЦБ: банки продолжают рекламировать кредиты с ложной информацией о ставках

Несмотря на предписание Центробанка указывать в рекламе полную стоимость кредита рядом с процентной ставкой, организации продолжают игнорировать это требование.

147

💼Управленческий учет в компании можно выстроить за 6 простых шагов! Научитесь этому на тренинге от «Клерка»

Эффективность бухгалтера повышается, когда он помогает руководителям принимать верные управленческие решения. Узнайте, как легко вести управленческий учет для любого бизнеса.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
51
13,8 тыс.

Какие документы нужны для СФР по больничному?

Добрый день. Пришёл запрос от СФР по больничному. С этим человеком у нас заключён договор ГПХ и ещё ни копейки ему не платили и не начисляли. Нужно ли мне с него какое-то заявление взять, что он желает это пособие по основному месту (надеюсь, что оно у него есть), а не у нас?

Предприятия ТЭК и ЖКХ из новых регионов получат отсрочку по уплате налога на прибыль

Компании могут отсрочить уплату налога на прибыль за 2023 год на 12 месяцев. Потом платежи разобьют на равные части, которые предприятия будут платить в течение следующего года.

Топ-10 дивидендных акций 2024 от аналитиков Финам

Пассивный доход — как много в этих словах для сердца инвесторского слилось. Вот и аналитики Финам не просто так сидят за мониторами, но и изучают отчёты компаний, дают прогнозы по дивидендам, на которых опять богатеть. Смотрим прогнозы на ближайшие 12 месяцев.

Топ-10 дивидендных акций 2024 от аналитиков Финам

Какие отчеты в ПФР нужно отправить при смене фамилии сотрудника?

Коллеги добрый день! Сотрудник поменял фамилию.  Понятно что в СФР не отправляем отчетность, это не кадровые документы. Подскажите пожалуйста, в ПФР какой то отчет надо отправить?ЕФС-1 подраздел? какие сроки. Спасибо

42

Как оплачивать налог: как УСН 6% или ПСН?

Добрый вечер, помогите решить вопрос. В феврале ИП работал УСН 6%, в марте перешли на ПСН по тому же виду деятельности, в феврале мы выставили счет и акт, но снами рассчитались в марте, вопрос в том как считать эти деньги УСН 6% или ПСН?

2
38
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Банк впервые по биометрии открыл счет юрлицу

Предприниматель за один день зарегистрировал ООО и открыл расчетный счет в банке ПСБ. Все услуги можно получить онлайн, но нужен подтвержденный профиль в Единой биометрической системе.

Банки

ФСБ приступила к проверке деятельности банка QIWI

Силовики проверят, не выводила ли группа QIWI за границу денежные средства, которые были получены преступным путем.

Бесплатно с Обзоры для бухгалтера

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Подготовили для вас обзор разъяснений февраля по налоговой теме. Все кратко, четко, по делу.

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Четвертого марта не забудьте сдать уведомление по ЕНП: что еще важно учесть бухгалтеру. Дайджест разборов

В 2024 году уведомления по ЕНП на НДФЛ надо сдавать два раза в месяц. Ближайший срок сдачи – 4 марта (так как 3 марта – выходной). Если в компании не было выплат физлицам за этот период, то сдавать нулевое уведомление не надо.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Логистические термины, которые нужно знать всем продавцам

Если вы продаете на Ozon по схеме realFBS или заказываете товары из-за границы, то наверняка общаетесь с сотрудниками логистических компаний. Иногда, кажется, что у них какой-то свой язык — фулфилмент, кросс-докинг, сборные и генеральные грузы… Столько странных терминов... В этой статье собрали самые часто употребляемые слова и рассказываем, что они значат.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

У Wildberries появилась экспресс-доставка цветов

Жители крупных городов смогут заказывать букеты в мобильном приложении и на сайте маркетплейса Wildberries.

Премии

Премия к 8 марта: как оформить, можно ли принять в расходы

ТК дает право работодателям поощрять работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности, в том числе выплачивать премии и дарить подарки (ст. 191 ТК). Выплата премии к 8 марта работникам бухгалтерии, где, в основном работают женщины, допустимый способ отблагодарить за качественный и добросовестный труд.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Банки

Центробанк сделает универсальный платежный QR-код

Пилотный проект с единым QR-колом для бесконтактной оплаты платежей запустят уже в 2024 году.

241