Новые правила заполнения формы ЕФС-1 с 1 января 2026 года

Структура ЕФС-1 в 2026 году осталась прежней: все тот же титульный лист, разделы и подразделы. Но есть изменения, которые касаются трех вещей:

1. Убрали лишнюю отчетность. Это, пожалуй, самая приятная новость. Больше не нужно подавать сведения ЕФС-1, когда сотрудница уходит в декрет или в отпуск по уходу за ребенком. Тип «Назначение выплат по ОСС» из подраздела (п/р) 1.2 исключен.

2. Перестали следить за «дистантом». Отменили специальные коды для приема или перевода на дистанционную (ДИСТ) и надомную (НДОМ) работу. Если человек продолжает трудиться вне офиса, но характер его работы не меняется, отдельно сообщать об этом в СФР с 2026 года не нужно.

3. Уточнили коды и правила. Появился новый код «ЧАЭСКОМ» для командировок за пределы радиоактивных зон. А для иностранных работников ввели код «МДИГ». Также изменился подход к ОКВЭД: теперь ориентируемся на данные ЕГРЮЛ/ЕГРИП на дату сдачи отчета.

Тут главное — не запутаться, потому что у каждого подраздела свой дедлайн. Отчет ЕФС-1 с разными типами сведений сдается в разные сроки:

С титульником все привычно, но есть нюансы, о которых важно помнить:

• Регистрационный номер — ваш номер в СФР. Тут без изменений.

• ИНН и КПП. Для организаций ИНН — 10 знаков, поэтому в 12-значном поле после цифр ставим прочерки. КПП должен строго соответствовать выписке из ЕГРЮЛ. Для ИП и физлиц КПП не заполняется.

• Код по ОКВЭД. Самый важный момент! Для вновь созданных организаций код берется из данных госрегистрации. Для остальных — по состоянию на дату сдачи отчетности, ориентируясь на тот ОКВЭД, который сейчас актуален в ЕГРЮЛ. Если в течение года вы подтверждали основной вид деятельности в СФР и код изменился, в отчете указываем новый.

• ОГРН/ОГРНИП. У юрлиц ОГРН состоит из 13 цифр, а в поле для него — 15 ячеек. Поэтому первые две ячейки заполняем нулями (00...).

Этот п/р посвящен данным самого работника — застрахованного лица:

• СНИЛС, ФИО, дата рождения. Заполняем строго по документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального учета. Без инициалов, только полные данные.

• ИНН работника. Указываем все 12 цифр.

• Статус ЗЛ (застрахованного лица). Тут важно не ошибиться с кодом. Для иностранцев, которые подлежат страхованию по международным договорам, используем новый код — «МДИГ». Для граждан РФ по-прежнему ставим «ГРФ».

Сведения о страховом стаже (бывший СЗВ-СТАЖ). Что здесь указывается:

• Тип сведений. Если вы сдаете ЕФС-1 за год, ставите «Исходная». Для тех, кто выходит на пенсию, есть тип «Назначение пенсии». 

• Период работы. Заполняем датами начала и окончания работы в отчетном году.

• Территориальные условия (графа 4). Тут для «северян» появилась новая градация кодов (РКС, МКС, РКСР, МКСР и даже комбинированный МКС-РКСР). Выбирайте код в зависимости от того, к какой местности отнесена территория по старому и новому перечням.

• Неполное рабочее время. Если человек работает на полставки (неполный день), в графе 6 «Основание (код)» нужно указывать объем работ (долю ставки). Это важно для корректного расчета стажа.

• Дополнительные сведения (графа 7). Заполняется в соответствии с кодами об особенностях исчисления страхстажа: например, ДОГОВОР, ДЕКРЕТ, ВАХТА, ОБЩЕСТ и т.д. 

Этот п/р — узкоспециализированный. Он нужен только государственным и муниципальным учреждениям. Что здесь главного:

• Периодичность и сроки. В отличие от годового стажа, ЕФС-1 в СФР по этому п/р сдается ежемесячно. Крайний срок — не позднее 25-го числа следующего месяца.

• Категории персонала. Самая важная часть — кодировка должности. Нужно указать не просто название, а специальный код категории персонала. Код должен быть максимально детальным, чтобы статистика была точной.

• Звания и степени. Если у сотрудника есть ученая степень (кандидат или доктор наук) или почетное звание, это тоже нужно отразить с помощью специальных кодов.

Этот подраздел — приложение к подразделу 1.2. Сам по себе он не сдается, а идет в пачке с отчетом на сотрудников, у которых есть право на досрочную пенсию (льготники, вредники, северяне). Его задача — подтвердить, что у организации есть законные основания считать профессию льготной.

Здесь всего две основные графы. В графе 8 «Код особых условий труда/код выслуги лет» вы ставите тот же код, что и в графе 8 подраздела 1.2 (например, «27-1», «27-2», «27-6»). А в графе 9 «Код позиции списка» нужно указать код профессии из постановления Правительства от 16 июля 2014 г. №665.

Важно: если в подразделе 1.2 вы указали особые условия труда, он должен быть заполнен обязательно, иначе у сотрудника могут возникнуть проблемы при расчете льготного стажа. .

Этот п/р сдают только те работодатели, которые участвуют в программе государственного софинансирования пенсий или по своей инициативе перечисляют дополнительные взносы на накопительную пенсию сотрудников. Если вы просто платите зарплату и стандартные взносы, этот раздел вам не нужен.

Срок сдачи — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В отчете нужно указать реквизиты платежного поручения, период уплаты и поименный список сотрудников с суммами: сколько они перечислили добровольных взносов, и сколько добавил работодатель (если такая опция предусмотрена коллективным договором). На практике этот подраздел встречается редко, но если вы участвуете в программе, забывать о нем нельзя.

Это бывший 4-ФСС. Здесь вы отчитываетесь по взносам на травматизм. Ключевое новшество 2026 года касается показателя «Численность работающих инвалидов». Теперь в него включаются только те сотрудники с инвалидностью, на выплаты которым в отчетном периоде начислялись взносы. Если инвалид числится в штате, но весь квартал был в отпуске без сохранения зарплаты, в эту графу он не попадает.

Также в разделе появилось поле «Льгота». Его заполняют общественные организации инвалидов, чтобы подтвердить право на пониженный тариф взносов.

Это таблица внутри раздела 2, где вы непосредственно рассчитываете базу и сами взносы на травматизм. В строках 1–3 показываете выплаты, необлагаемые суммы и базу. В строке 4 — выплаты инвалидам. В строках 5–8 — тариф, скидки и надбавки.

Но есть важный нюанс для компаний со сложной структурой. Если у вас есть обособленные подразделения, которые выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ), то строки 5, 6, 7 и 8 этого подраздела вы не заполняете. Для них предусмотрен отдельный подраздел 2.1.1, где считается взнос по каждому такому подразделению.

Этот подраздел — строго для компаний, которые занимаются аутстаффингом, то есть предоставляют персонал по договору о предоставлении труда работников. Если вы направляете своих сотрудников работать в другую организацию, именно здесь вы показываете, кому именно (регистрационный номер принимающей стороны, ИНН, КПП) и с какими выплатами.

Компаниями, которые не предоставляют персонал, этот п/р не заполняется. 

Здесь вы отчитываетесь по двум важным блокам: 

1. По медосмотрам: нужно указать общую численность работников, которые по закону обязаны проходить предварительные и периодические медосмотры, и отдельно — сколько из них фактически их прошли. Данные берите из заключительных актов медкомиссий.

2. По спецоценке: заполняете таблицу о количестве рабочих мест, подлежащих СОУТ, и сколько из них оценено с разбивкой по классам условий труда (оптимальный, допустимый, вредный, опасный). Эти сведения нужны фонду для контроля за работниками, занятыми во вредных условиях. Если спецоценка не проводилась, в графах ставятся нули.

Проанализировав типичные ситуации, можно выделить ТОП-5 самых частых ошибок:

1. Путаница со сроками. Сдать подраздел 1.1 на уволенного сотрудника на 2-й день после приказа — нормально. А вот принести годовой отчет ЕФС-1 27 января, думая, что это еще не поздно — нет, это уже опоздание. 

2. Забыли про ОКЗ. Несоответствие кода выполняемой функции новому классификатору ОКПДТР-2025 — одна из главных головных болей начала 2026 года. Коды ОКЗ и ОКПДТР не должны противоречить друг другу. 

3. Неправильные коды для «вредников». Ошибки в графах 8 и 9 подраздела 1.2 (особые условия труда и основание для досрочной пенсии) приводят к тому, что у человека может «сгореть» льготный стаж. Важно сверяться с классификаторами.

4. Лишняя отчетность. Некоторые продолжают сдавать подраздел 1.2 с типом «Назначение выплат по ОСС» на декретниц, хотя этого делать уже не нужно.

5. Технические ошибки. Неправильно указанные СНИЛС или ИНН работника. Фонд просто не сможет принять отчет.

Чтобы не тратить время на исправления, возьмите за правило несколько простых, но действенных привычек:

• Обновите бухгалтерскую программу. Это золотое правило отчетности. Если вы работаете в 1С или аналогичном софте, убедитесь, что установлены последние версии с актуальными классификаторами и формами. Это автоматически решит 90% проблем с кодами и форматами.

• Сверяйте СНИЛС и паспортные данные. Перед отправкой отчета на нового сотрудника всегда проверяйте, что его СНИЛС и ФИО в вашей карточке идеально совпадают с данными, которые хранятся в системе СФР. Используйте для этого сверку через сайт Госуслуг или официальные сервисы фонда.

• Контролируйте изменения кодов. Если вы ввели новый код выполняемой функции, не поленитесь лишний раз сверить его по актуальному справочнику.

• Не откладывайте на последний день. Особенно это касается ЕФС-1 за год. Постарайтесь сдать отчет на неделю раньше дедлайна. Если фонд найдет ошибку, у вас будет время на спокойное исправление без штрафов и нервозности. 

• Используйте проверочные программы. Перед отправкой через ТКС обязательно прогоните отчет через встроенные модули проверки. Они подсветят большинство критических ошибок, и вы сможете устранить их еще до того, как отчет будет отправлен в фонд.

Последствия ошибок и опозданий делятся на две категории: штрафы на организацию и наказание для ответственного лица.

Ошибки случаются у всех. Главное — знать, как их правильно исправлять. Процедура зависит от того, в каком разделе вы ошиблись.

Если вы нашли ошибку в подразделе 1.1 (кадровое мероприятие) или в стаже (подраздел 1.2), вам понадобится отмена или корректировка ЕФС-1.

1. Для отмены неверной записи. Вы подаете новый отчет с типом сведений «Отменяющая». В нем заполняете титульный лист, подраздел 1 (данные работника) и в специальном поле указываете период, который нужно отменить. После того как фонд обработает отмену, старая запись аннулируется.

2. Для внесения правильных данных. После отмены сведений в ЕФС-1 (или если ошибка не критична и требует уточнения, а не полной отмены) подается новый отчет с типом сведений «Корректирующая». В нем вы указываете тот же период и заполняете данные правильно.

3. Если меняется код ОКЗ. Как уже говорилось, для исправления кода в последнем КМ можно подать ЕФС-1 в части этого мероприятия с типом «Отменяющая», а затем ввести его заново с верным кодом. Также можно подать корректирующий отчет, продублировав КМ: одной строкой отменить старый код (с пометкой в графе 11), а следующей — внести новый.

Для раздела 2 (взносы на травматизм) алгоритм похожий. При обнаружении ошибки, которая привела к занижению суммы взносов, вы обязаны сдать уточненный раздел 2. 

Важно! Мы разработали сервис «Мобиз» для бесплатной проверки контрагентов!

• Выгружайте отчеты.

• Добавляйте списки контрагентов.

• Проявляйте должную осмотрительность.

• Эти и другие возможности Мобиз доступны бесплатно!

Попробовать бесплатно

Реклама: АО «Консалтинг онлайн», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFJoibQV