Воинский учет в организации в 2026 году: обязанности работодателя, документы и штрафы 

• Воинский учет в организации обязаны вести все юридические лица независимо от формы собственности и системы налогообложения. 

• Учету подлежат военнообязанные и призывники, работающие по трудовым договорам, включая совместителей и удаленных сотрудников. 

• Основные документы — карточка формы 10, план работы по воинскому учету, журнал проверок. 

• За нарушения предусмотрены штрафы: до 500 000 рублей для организаций за неоказание содействия военкоматам при мобилизации, до 400 000 рублей за неоповещение граждан о повестке и до 50 000 рублей для должностных лиц за непредоставление сведений. 

• С 1 января 2026 года полноценно заработал электронный реестр повесток, что изменило порядок взаимодействия работодателей с военкоматами.

В последние годы были внедрены масштабные поправки, связанные с цифровизацией воинского учета и ужесточением ответственности.

Обязанность по ведению воинского учета возлагается на всех работодателей — юридических лиц. Если в штате нет военнообязанных, кадровик все равно ведет план работы и журнал проверок, а при появлении сотрудников — ставит их на учет. Для небольших ООО допускается назначение ответственного за воинский учет по совместительству.

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет. Это прямо следует из постановления Правительства № 719 от 27.11.2006. При этом сам ИП как гражданин должен состоять на учете и по повестке явиться в военкомат. А вот нанимать отдельного сотрудника для этих целей или вести документацию на самого себя как на работодателя ИП не должен. Если же у ИП есть наемные работники по трудовым договорам, то обязанность по воинскому учету у него не возникает — достаточно того, что сотрудники сами состоят на учете по месту жительства. По самозанятым ВУ тоже не ведется. 

Воинский учет для кадровика должен включать всех, кто подпадает под требования закона.

Постановка на воинский учет организации — первый шаг для начала работы. Вот алгоритм действий.

• Шаг 1. Назначьте ответственного за воинский учет. Издайте приказ о назначении ответственного лица и направьте копию в военкомат в течение 5 дней. Если штат менее 500 сотрудников, ВУ может вести один совместитель. При численности от 500 до 2000 — один освобожденный специалист, свыше 2000 — двое и более.

• Шаг 2. Согласуйте кандидатуру с военкоматом. Уведомите военкомат о назначении ответственного лица, приложив копию приказа. Перемещение и увольнение такого сотрудника также согласовывается.

• Шаг 3. Разработайте план работы по ВУ на год. Утвердите его у руководителя и согласуйте с военкоматом. В плане пропишите сроки сверок, подачи отчетности и мероприятий по оповещению.

• Шаг 4. Заведите карточки учета. На каждого военнообязанного заводится карточка формы 10. Хранить их нужно в металлическом шкафу или сейфе отдельно от личных дел.

• Шаг 5. Сформируйте дело для военкомата. Подготовьте копии учредительных документов, приказ о назначении ответственного, план работы и журнал проверок. Полный пакет направьте в военкомат. Постановка организации на воинский учет завершена, когда вы получили отметку о регистрации.

• Шаг 6. Проверьте работу через месяц. После постановки на учет проведите внутреннюю сверку документов, убедитесь, что все карточки заполнены, а отчетность отправляется вовремя.

С 2026 года все работодатели обязаны подключиться к системе межведомственного взаимодействия. Электронный реестр повесток автоматически направляет повестки военнообязанным через Госуслуги и дублирует их работодателю. Кадровик получает уведомление в личном кабинете организации на портале Госуслуг и обязан:

• В течение 3 рабочих дней проинформировать сотрудника о повестке (под подпись).

• Обеспечить явку сотрудника в военкомат, освободив от работы с сохранением среднего заработка.

• В тот же срок направить в военкомат подтверждение о вручении или невозможности вручения.

Реестр воинского учета автоматически обновляет данные о военнообязанных, поэтому сверку можно проводить в электронном виде, не дожидаясь бумажных запросов. Отказ от работы с реестром приравнивается к нарушению и влечет крупный штраф.

Ведение воинского учета предполагает системную работу, которая не ограничивается только приемом и увольнением сотрудников. Вот ключевые обязанности, которые закреплены за работодателем.

• Прием и увольнение. При трудоустройстве проверять документы воинского учета. При увольнении — в 5-дневный срок сообщить в военкомат.

• Сверка данных. Не реже одного раза в год проводить сверку карточек с документами воинского учета и данными военкомата.

• Оповещение о повестках. Немедленно вручать повестки сотрудникам под расписку, обеспечивать явку.

• Изменение данных. В двухнедельный срок сообщать в военкомат об изменении семейного положения, адреса, должности или состояния здоровья сотрудника.

• Обучение ответственного. Направлять сотрудника, ответственного за ВУ, на курсы повышения квалификации не реже одного раза в 3 года.

• Мобилизационная готовность. Иметь план мероприятий на случай мобилизации, регулярно актуализировать данные о транспортных средствах и специалистах.

Штрафы за воинский учет в 2026 году остаются на высоком уровне, установленном поправками от 31.07.2023. В таблице приведены основные составы правонарушений.

В 2026 году военкоматы совместно с прокуратурой анонсировали масштабные проверки воинского учета в организациях. Под особый контроль попадают компании, которые:

• Не встали на учет в военном комиссариате.

• Не назначили ответственного или назначили его без согласования.

• Имеют в штате более 500 сотрудников, но не выделили отдельного специалиста по ВУ.

• Не подключились к электронному реестру.

• Допускают расхождения в количестве военнообязанных по карточкам и отчетам.

Проверки проходят в два этапа: сначала запрашивают документы дистанционно, затем выезжают на место. Штрафуют за каждое выявленное нарушение отдельно. 

Скачайте бесплатно чек-лист «Готова ли ваша организация к проверке по воинскому учету?»

Проверьте себя по ключевым требованиям законодательства: назначен ли ответственный, оформлены ли обязательные документы, заполнены ли карточки формы №10, подключен ли электронный реестр и нет ли нарушений

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить чек-лист

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• Ошибка № 1: отсутствие приказа об организации ВУ.

Как избежать: издайте приказ немедленно, назначьте ответственного и согласуйте его кандидатуру с военкоматом.

• Ошибка № 2: не заполнена форма 18 о воинском учете (план работы).

Как избежать: разработайте план в начале года по установленной форме, согласуйте с военкоматом и утвердите у руководителя.

• Ошибка № 3: игнорирование воинского учета работников на удаленке.

Как избежать: удаленные сотрудники подлежат учету на общих основаниях — запрашивайте документы и ведите карточки независимо от места их фактической работы.

• Ошибка № 4: отсутствие воинского учета совместителей.

Как избежать: совместители учитываются и по основному месту работы, и по совместительству.

• Ошибка № 5: просрочка уведомления об увольнении.

Как избежать: настройте автоматическое напоминание — у вас есть 5 дней, чтобы сообщить в военкомат.

• Ошибка № 6: отсутствие карточек формы 10 или их хранение в свободном доступе.

Как избежать: заведите картотеку в металлическом шкафу, регулярно сверяйте с документами сотрудников и военкоматом.

• Ошибка № 7: прием на работу без военного билета без информирования военкомата.

Как избежать: заключать трудовой договор в таком случае можно, но нужно уведомить военкомат. 

• Ошибка № 8: игнорирование женщин с ВУС.

Как избежать: проверьте дипломы сотрудниц — если специальность входит в перечень приложения № 2, поставьте на учет и сообщите в военкомат.

• Организация поставлена на учет в военкомате.

• Ответственный за ВУ назначен приказом и согласован с военкоматом.

• Разработан и утвержден план работы по воинскому учету на 2026 год.

• На всех военнообязанных заведены карточки формы 10.

• Картотека хранится в металлическом шкафу.

• При приеме запрашиваются документы воинского учета.

• Проводится сверка данных с военкоматом не реже раза в год.

• Организация подключена к электронному реестру повесток.

• Сотрудники оповещаются о повестках в течение 3 рабочих дней.

• В журнале проверок фиксируются все контрольные мероприятия.

• Разработан план мероприятий на случай мобилизации.

• Обучение ответственного за ВУ проводится раз в 3 года.

Требовать от сотрудника военный билет или приписное свидетельство. Если документов нет — запросить справку из военкомата о том, что гражданин не состоит на воинском учете. Без этой справки принимать на работу военнообязанного нельзя.

Да, воинский учет удаленных работников ведется на общих основаниях независимо от региона проживания.

Воинский учет совместителей ведется по основному месту работы и по совместительству. Запрашиваются заверенные копии документов.

5 рабочих дней со дня издания приказа об увольнении.

Да, если у них есть военно-учетная специальность (приложение №2 к Положению о воинском учете).

Карточки — 5 лет после увольнения сотрудников, журналы проверок — постоянно.

Наличие и порядок ведения всех документов, сверку данных, оповещение сотрудников, план работы, наличие ответственного и его обучение.

Да, если численность организации менее 500 человек.

Нет, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ВУ.

Нет, вручить повестку лично под подпись в эти периоды невозможно, поэтому такой обязанности у работодателя не возникает. Однако он должен проинформировать сотрудника о поступлении повестки любым доступным способом: заказным письмом, на электронную почту, по телефону или через мессенджеры. Если связаться с сотрудником не удалось, работодатель в тот же срок уведомляет военкомат о невозможности вручения с указанием причины.

Скачайте бесплатно памятку «Штрафы за нарушения воинского учета в 2026 году»

Узнайте, за какие нарушения предусмотрена ответственность для организаций и должностных лиц

Заполните форму — отправим памятку на вашу электронную почту

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить памятку 

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: АО «Консалтинг онлайн», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFGytJ4R