«Быстрее, проще, точнее». Разбираемся, как ЭДО меняет современный бизнес

Полтысячелетия назад Леонардо да Винчи предсказал переход на электронную валюту. Тогда он и представить не мог, какие обороты наберет в 2019 году цифровизация экономики и документооборота. А уж тем более, сколько задач поможет решить бизнесу этот революционный процесс.

Тем не менее, сегодня встречаются люди, которые до сих пор сомневаются в необходимости переводить документооборот компании в электронный формат. Надежнее ведь, если можно «бумажку» потрогать, рассмотреть и лично отнести куда требуется. Но действительно ли так лучше?

Мы подготовили экспертное интервью по теме, которая интересует сегодня практически всех — электронный документооборот (ЭДО). Об одном из самых популярных решений в этой сфере — «1С-ЭДО» — рассказывает Анжелика Дудникова, специалист Департамента комплексного сопровождения компании «ГЭНДАЛЬФ».

— Почему так стремителен переход к цифровой экономике и обмену документами в электронном виде?

— Это связано с тенденцией максимального упрощения. Например, многие уже привыкли делать заказы через интернет, ведь это проще, чем идти на почту и ждать. Очень популярны стали МФЦ — все вопросы решаются в одном месте. Человек хочет получать все просто и быстро. Сегодня никто из нас не готов ждать посылки по три месяца.

«1С-ЭДО» также работает по принципу «упрощения». Сервис максимально упрощает работу с документами. Нет необходимости куда-либо ходить или отправлять курьеров. Электронный документооборот происходит в разы быстрее, чем бумажный.

— Какие организации чаще всего переходят на ЭДО?

— ЭДО нужен всем, начиная от самой маленькой до самой крупной. Финансовая выгода, конечно, будет больше заметна для крупной организации. Если у вас большой документооборот (несколько тысяч документов в месяц), то на него уходят огромные материальные ресурсы: на бумагу, картриджи, курьеров, хранение документов.

Есть крупные организации, так называемые «генераторы ЭДО», с которыми более мелкие компании хотят обмениваться документами. Но сложно, когда обмен происходит на бумаге: что-то теряется, что-то не доходит.

— Возможен ли обмен документами, если одна организация использует «1С-ЭДО», а вторая — другой сервис?

— «1С-ЭДО» — универсальное решение. В таком случае можно настроить обмен через роуминг. Дополнительной оплаты не потребуется.

— Какие задачи помогает решить бизнесу «1С-ЭДО»?

— Кроме снижения затрат и сокращения времени, сервис снижает риск ошибок. Если речь о бумажном документообороте, то бухгалтеру все приходится делать руками. Проще, если это всего два документа, а если их 200? На это уйдет немало времени и сил. Нет гарантии, что бухгалтер не допустит ошибку. Всего один лишний «нолик» может обернуться неприятностью, например, не совпадут данные с контрагентом в «книге покупок и продаж».

В случае с ЭДО данные приходят напрямую в «1С». Вручную их вносить не нужно, бухгалтер застрахован от ошибок ручного ввода. Все, что ему нужно сделать — проверить визуально данные и нажать «Провести».

— С какими ошибками можно столкнуться при внедрении ЭДО?

— Как таковых ошибок на моей памяти не встречалось. Вся сложность в том, чтобы правильно выстроить систему взаимодействия:

• заранее наладить коммуникацию с контрагентами;
• выяснить, каким способом удобнее будет подписывать документы, и у кого в компании будут электронно-цифровые подписи.

В «1С-ЭДО» есть возможность последовательного подписания документов, когда документ утверждает сначала главный бухгалтер, а потом — директор. Также можно разграничить права. Например, акты выполненных работ будет подписывать только бухгалтер, а договора — только директор.

Сейчас оперативно работает техподдержка. Поэтому, если и возникают какие-то вопросы по работе в программе, специалисты решают их на месте.

— Нужен ли ЭДО для работы с маркировкой?

— ЭДО — обязательный элемент для реализации маркировки товаров. Данные о каждом продукте вносятся в информационную систему мониторинга «Честный знак». Так государство борется с контрафактом.

На каждом этапе товарооборота, с момента произведения товара, его передачи оптовым поставщикам и далее — розничным магазинам, необходимо сопровождать товар электронным УПД (универсальным передаточным документом). В нем прописаны коды маркировки, которые помогают определить, когда был произведен товар и кто его производитель. Через «1С-ЭДО» данные из УПД отправляются в ИС «Честный знак».

— Как изменится работа компании после перехода на «1С-ЭДО»?

— Примером может быть наша компания. Еще в 2015 году, когда у нас было около 2 500 клиентов на бумажном документообороте, мы тратили на подготовку документов почти 4 дня. Пять человек в течение трех дней распечатывали документы, ставили на них печати и подписи. Довольно мучительный процесс, но деваться было некуда.

После того, как мы перевели на ЭДО больше половины клиентов, подготовка такого же количества документов занимает около 2 дней. То есть трудозатраты сократились в 2 раза.