Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Это не точечное изменение для транспортной отрасли, а часть более широкого перехода к цифровому документообороту в логистике.

Такой курс закреплен в Транспортной стратегии РФ, утвержденной распоряжением Правительства от 27 ноября 2021 года № 3363-р. Для ее реализации в 2025 году был опубликован Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, который ввел обязательный электронный формат для части перевозочных документов. Это мы обсудим на вебинаре Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября, который пройдет 23 апреля.

Главный вывод для бизнеса в том, что закон ориентируется не на сферу деятельности компании, а на ее роль в перевозке. Поэтому обязательный переход на ЭПД касается не только транспортных и логистических организаций. Если компания в конкретной сделке выступает грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или экспедитором, она входит в обязательный контур электронного обмена.

С этой даты в электронном формате должны оформляться:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом;

• грузовые авианакладные;

• железнодорожные накладные;

• экспедиторские документы.

К экспедиторским документам ФНС и Минтранс относят в том числе поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку.

При этом Минтранс уже отдельно обозначил случаи, когда бумажный формат сохраняется (id проекта 166281). В частности, это относится к ситуациям, когда одной из сторон выступает иностранное лицо, к отдельным каботажным перевозкам перевозчиками из ЕАЭС, а также к случаям, не связанным с предпринимательской деятельностью, когда груз перевозится для личных, семейных или домашних нужд физического лица.

Работа с перевозочными документами выстраивается через ГИС ЭПД. Напрямую к государственной системе участники перевозки не подключаются. Обмен ведется через аккредитованных операторов ИС ЭПД, а уже они передают сведения в ГИС ЭПД. Такой порядок закреплен Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.05.2022 № 93.

Для бизнеса это означает, что переход к обязательному ЭПД — это не просто замена бумаги на электронный файл. Закон требует выстроить полноценный электронный контур взаимодействия между всеми сторонами перевозки.

Федеральный закон № 140-ФЗ меняет ситуацию сразу в двух направлениях.

С 1 сентября 2026 года ключевые перевозочные документы должны создаваться в электронном виде по утвержденным форматам. Для экспедиторских документов форматы утверждает ФНС по согласованию с Минтрансом. Речь идет о Проекте Приказа Федеральной налоговой службы «Об утверждении форматов электронных экспедиторских документов» от 09.02.2026.

Для экспедиторов создан обязательный реестр на базе платформы «ГосЛог». Он начал работать с 1 марта 2026 года. Участие в нем обязательно для юридических лиц и ИП, которые осуществляют или планируют осуществлять транспортно-экспедиционную деятельность.

Для действующих компаний установлен переходный срок — 60 дней с 1 марта 2026 года.

Кроме того, Минтранс отдельно сообщил, что с 1 марта 2027 года на базе «ГосЛога» должен заработать и реестр перевозчиков грузов автомобильным транспортом по территории России.

Ошибочно считать, что обязательный ЭПД — это вопрос только для перевозчиков или логистических операторов. Закон исходит не из отрасли, а из функции компании в конкретной перевозке.

Если организация отправляет груз, принимает его, перевозит или организует перевозку по договору транспортной экспедиции, она становится участником обязательного электронного документооборота. Не имеет значения, относится ли бизнес к торговле, производству, строительству, дистрибуции или любой другой сфере.

Именно поэтому тема ЭПД выходит за рамки транспортного подразделения. Для многих компаний это уже часть общей договорной, операционной и учетной модели.

ФНС прямо указывает, что транспортный ЭДО работает только при подключении всех участников логистической цепочки: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и, если это предусмотрено моделью перевозки, экспедитора.

Это означает, что переход на ЭПД нельзя рассматривать как локальную задачу одной компании или одного отдела. Если хотя бы одно звено не готово работать в обязательном электронном формате, процесс будет останавливаться.

Грузоотправитель — это участник, с которого начинается перевозка. Он формирует исходные сведения о грузе, маршруте, сторонах сделки и параметрах перевозки, а затем участвует в подписании перевозочного документа. При этом не имеет значения, доставляет ли компания груз самостоятельно или привлекает сторонний транспорт.

Для грузоотправителя переход на ЭПД означает, что нельзя просто передать оформление перевозчику. Нужно обеспечить собственную часть процесса: определить ответственных сотрудников, подготовить КЭП, при необходимости — МЧД, подключиться к оператору ИС ЭПД и настроить обмен с контрагентами.

ФНС отдельно подчеркивает, что переход должен выстраиваться именно так: сначала анализ процессов, затем выбор оператора, проверка подписей и подключение контрагентов.

Перевозчик принимает груз к перевозке и отвечает за его доставку. Для него ЭПД становится частью ежедневной операционной деятельности: он получает сведения от других участников, подтверждает данные по перевозке, подписывает документы и работает через своего оператора ИС ЭПД.

На практике для перевозчика особенно важны организационные вопросы: кто именно подписывает документы, как оформлены полномочия сотрудников, как подключены водители и диспетчеры, как документы поступают в учетную систему.

ФНС рекомендует заранее определить всех сотрудников, участвующих в процессе, и проверить наличие КЭП. Если документы подписывает не руководитель и не ИП, а сотрудник, ему потребуется КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.

Грузополучателя часто воспринимают как последнее звено, которое просто принимает товар. Но в обязательном контуре ЭПД его роль не менее значима. Именно на стороне грузополучателя фиксируется факт приемки груза, а также замечания по количеству, упаковке или состоянию товара.

ФНС прямо относит грузополучателя к числу участников, которые обязаны работать с ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Это означает, что подготовка нужна даже тем компаниям, которые сами не ищут перевозчика и не заключают транспортные договоры. Если организация регулярно принимает грузы и должна подтверждать их получение, она становится участником обязательного электронного обмена.

Экспедитор участвует в перевозке в тех случаях, когда по договору транспортной экспедиции берет на себя организацию процесса. В такой модели он может координировать нескольких участников, оформлять собственный комплект экспедиторских документов и взаимодействовать с отправителем, перевозчиком и получателем.

Для экспедитора обязательность ЭПД имеет двойное значение. С одной стороны, он должен соответствовать требованиям к статусу участника рынка, с другой — быть готовым к оформлению электронных экспедиторских документов.

Здесь важно учитывать, что роль экспедитора определяется не названием компании и не формальным описанием ее функций, а содержанием договора и характером обязательств. Именно на это отдельно указывает Минтранс.

К 1 сентября 2026 года готовность должна быть обеспечена не у одного участника, а у всей цепочки. Если у грузоотправителя нет электронной подписи, если перевозчик не подключен к оператору, если грузополучатель не готов принимать документы, а экспедитор не включен в реестр, процесс может остановиться на любом этапе.

Поэтому ФНС рекомендует не откладывать подготовку: уже сейчас анализировать внутренние процессы, определять участников внутри компании, подключать оператора ИС ЭПД и приглашать контрагентов к обмену.

На практике это касается и тех компаний, которые не считают себя логистическими. Торговая сеть, завод, дистрибьютор, застройщик, интернет-магазин, производственная площадка, складской оператор — любой из них в одной сделке может выступать грузоотправителем, в другой — грузополучателем, а в третьей — работать через экспедитора. Поэтому ЭПД для такого бизнеса — не узкая тема транспортного отдела, а часть общей операционной модели компании.

Изменения точно касаются вашей компании, если хотя бы один из пунктов вам подходит:

• вы отправляете грузы и выступаете грузоотправителем;

• вы принимаете грузы и выступаете грузополучателем;

• вы перевозите грузы собственными силами или как подрядчик;

• вы организуете перевозку по договору транспортной экспедиции;

• вы оформляете транспортные или экспедиторские документы;

• ваши сотрудники участвуют в подписании перевозочных документов;

• ваши контрагенты по перевозке тоже должны перейти на ЭПД;

• вы участвуете в перевозках в рамках предпринимательской деятельности.

Подробно разберем эту тему на вебинаре «Обязательный переход на электронные перевозочные документы в 2026 году».

Обсудим:

• стратегию, законодательство и НПА;

• преимущества ЭПД для участников рынка;

• как работать с ЭПД на практике;

• переход на 1С ЭПД: 7 простых шагов;

• клиентов и кейсы;

• частые вопросы.

Отдельно покажем, как определить свою роль в перевозке, в какой момент компания становится участником обязательного ЭПД-контура, что делать с экспедиторами и как подготовиться к 1 сентября 2026 года без сбоев в процессах.

Когда: 23 апреля, 10:00 по МСК.

Регистрация по ссылке здесь.

Реклама: ООО «Инфостарт-Сервис», ИНН 7816642037, erid: 2W5zFJDVB4m