Кто вправе выбирать время отдыха: готовим график отпусков на 2022 год

Самыми популярными месяцами для отпуска среди работников являются, конечно же, летние месяцы, первый осенний месяц — сентябрь и вторая половина декабря, когда можно соединить отпуск с новогодними праздниками. Но это все «хотелки», а работа диктует другие свои правила.

Знакомый многим пример — бухгалтеры не уходят в отпуск в период сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Учителя отдыхают в летние каникулы. У производственников тоже не все просто. Ведь в период увеличения объема выпуска продукции работодатель, конечно же, заинтересован в том, чтобы отпускников было немного, а в период уменьшения объемов производства, наоборот, в том, чтобы отпустить в отпуск наибольшее количество рабочих.

График отпусков. Что это за документ

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно утверждается работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года (в 2021-м году крайний срок утверждения графика отпусков — 17.12.21).

График отпусков — это документ, которым определяется порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам компаний.

Отпуска без сохранения заработной платы не фиксируются в графике отпусков. Это косвенно следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), в которых говорится о том, что форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков обязателен и для работодателя и для работника. В противном случае работодателя может ожидать административное взыскание по статье 5.27 КоАП РФ.

В график отпусков должны быть включены отпуска всех работников, которые на дату его утверждения официально работают в компании. В том числе и тех работников, с кем трудовые договоры будут расторгнуты в течение наступающего года (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1), а также работников, работающих удаленно (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1, от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

Однако у работодателей — физических лиц графика отпусков может и не быть. В соответствии со статьей 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником и работодателем — физическим лицом. Такой же позиции придерживается и Роструд (письмо от 20.12.2011 № 3683-6-1).

Неиспользованные работником отпуска за предыдущие периоды также можно включить в график отпусков, либо предоставить их по соглашению с работником (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Кто может взять отпуск, когда захочет

Предоставление отпуска авансом имеет свои нюансы: работник собирается в отпуск, который он еще «не заработал». Право на отпуск за первый год работы возникает у работника после того, как он непрерывно проработает в компании 6 месяцев (часть 2 статьи 122 ТК РФ). Но возможны и исключения.

К примеру, если работник отработал всего лишь один полный месяц в компании, но договорился с работодателем, и ему будет предоставлен ежегодный отпуск сразу на 28 календарных дней, хотя получается, что из 28 дней 25,67 дней отпуска будут предоставлены работнику авансом. Также отпуск авансом может получить работник, не первый год работающий в компании, когда он просто берет больше дней отпуска, чем фактически «заработал».

Составляя график отпусков, необходимо принимать во внимание, что некоторые работники могут брать отпуск в любое удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, или в другие периоды, установленные нормативно-правовыми актами РФ (часть 3 статьи 122, часть 4 статьи 123 ТК РФ и др.):

• работники в возрасте до 18 лет;
• женщины перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него, а также непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребенком;
• мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;
• работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• многодетным работникам (три и более ребенка в возрасте до восемнадцати лет), отпуск они могут брать в любое удобное время до тех пор, пока младшему не исполнится 14 лет;
• лица, награжденные знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР»;
• работники-совместители;
• лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• супруги военнослужащих;
• герои Соц. Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска и другие.

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно желаемых дат отпуска. Эти заявления для работодателя будут подтверждением того, что работодатель учел их пожелания.

К заявлениям должны быть приложены документы, которые обосновывают право работника на выбор времени отдыха. Например, для многодетного родителя это будут копии свидетельство о рождении детей, для героев труда — удостоверение и т. д.

Не все сотрудники должны подтверждать свой льготный статус. Например, о несовершеннолетии работника работодатель и так будет знать, как и о том, что кто-то работает по совместительству. В этом случае никаких дополнительных документов предоставлять не требуется.

Что касается остальных работников, то пожелания пожеланиями, но работодатель может их учитывать, а может и не учитывать.

На практике достаточно часто «хотелки» работников по ежегодным отпускам собираются в файле в формате Excel (проект графика отпусков), выложенном на общедоступном ресурсе компании. Так проще всего. Безусловно, никто не запрещает собирать пожелания работников и в письменном виде — заявлениями.

Ознакомление с графиком отпусков

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем компании или уполномоченным на то лицом. Если на предприятии есть профсоюз, то в соответствии со статьями 123 и 372 ТК РФ график необходимо согласовывать и с ним. Утверждать приказом график отпусков необязательно. Достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю».

Но график отпусков является локальным нормативным актом. А, следовательно, с ним надо ознакомить работников под подпись, как и с прочими ЛНА компании, связанными с их трудовой деятельностью, в соответствии с нормами статьи 22 ТК РФ. Дополнительные разъяснения на этот счет были даны Рострудом в письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1.

Форма и порядок заполнения листа ознакомления с графиком отпусков нормативно не закреплены, а потому его можно составить в произвольной форме. Лист ознакомления может быть приложением к графику отпусков. Но на практике чаще всего график отпусков просто дополняется еще одной графой, где работник и ставит дату ознакомления и свою подпись.

Что касается срока ознакомления с графиком отпусков, то законодательно такой срок не определен. Срок ознакомления можно установить приказом об утверждении графика отпуска (если в компании будет выпущен такой приказ), либо в соответствующих ЛНА. К примеру, в положении об отпусках, либо в правилах внутреннего трудового распорядка компании.

Но, устанавливая срок для ознакомления с графиком, стоит учитывать и численность компании. Если в компании, к примеру, работает 100 человек, то не стоит загонять себя же в рамки 2-3 дней. Можно просто не успеть всех ознакомить с утвержденным графиком отпусков. Можно определить срок в 7-8 дней. Но с большой долей вероятности кто-то из работников точно будет отсутствовать (больничный, командировка или отпуск). Отсутствующих работников можно будет ознакомить с графиком отпусков в день их выхода на работу.

Возможны ситуации, когда работник не согласен с графиком отпусков. Например, он решил изменить даты своего отпуска. Соответственно, работник откажется поставить свою подпись об ознакомлении.

Законодательно подобная ситуация никак не урегулирована. В первую очередь надо помнить о том, что если этот работник имеет право на отпуск в любое удобное для него время, то требуемые им изменения в график придется внести. Если подобного права у работника нет, то можно порекомендовать составить в произвольной форме акт об отказе от ознакомления с графиком отпусков, а в нем зафиксировать следующую информацию:

• дату и время составления акта;
• Ф.И.О. и должность работников, составивших акт;
• Ф.И.О. и должность работника, отказался ознакомиться с графиком отпусков под роспись;
• информацию о том, что работник отказался ознакомиться с графиком отпусков (необходимо указать на какой год он был составлен график отпусков, дату его утверждения или реквизиты приказа, которым утвержден (если таковой был));

Подписать этот акт необходимо и работнику, отказавшемуся подписать график отпусков, и работнику, составившему акт.

Курс «Кадровый учет и делопроизводство»

Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!

Записаться