Удаление персональных данных. Что нового с марта 2023 года

По правилам компания должна уничтожить персональные данные сотрудника в определенных случаях, например, если цели, для которых собирались данные, достигнуты или сотрудник в силу своих причин написал заявление на уничтожение. Расскажем, как действовать в такой ситуации в рамках новых норм. 
1,1 тыс. 299
Удаление персональных данных. Что нового с марта 2023 года
Иллюстрация: Mika Ruusunen/unsplash

Как облегчить процесс

Чтобы избежать ненужной работы по уничтожению персональных данных, операторам важно избегать сбора избыточной информации о физлицах в бумажной или электронной форме и должным образом классифицировать информацию. 

Например, работодатели не должны собирать информацию о состоянии здоровья работников, если это не требуется по закону для конкретных профессий (письмо Роструда от 16.01.2023 № ПГ/32857-6-1). Незаконно полученная информация должна быть уничтожена, поэтому лучше вообще избегать запроса таких сведений, чтобы свести к минимуму необходимость удаления данных.

Определенная информация о сотруднике не всегда классифицируется как персональные данные отдельно от остальных сведений. Так, например, номер телефона сам по себе к такой категории не относится. Но в совокупности с ФИО физлица ситуация меняется, и номер телефона расценивается как персональные данные.

Приведите в порядок систему работы с персональными данными с помощью КСК ГРУПП. Настоящие профессионалы обеспечат 100% соответствие требованиям закона, без рисков штрафов от Роскомнадзора:

  • Приведут в порядок процесс обработки и хранения персональных данных.

  • Устранят все нарушения и исключат риски штрафных санкций в случае проверки.

  • Окажут консультационную поддержку по соблюдению требований закона.

Получить бесплатную консультацию

Ситуации, при которых документы подлежат уничтожению 

Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ устанавливает случаи обязательного уничтожения персональных данных. Также в законе указаны сроки, в течение которых организация обязана уничтожить информацию. Компании дается от 7 до 30 рабочих дней на удаление документов в зависимости от причины, по которой они уничтожаются. Например, при наличии заявления сотрудника прекратить обработку его персональных данных, работодателю выделяется 10 рабочих дней. А вот если сотрудник отозвал ранее выданное согласие на обработку сведений, то у работодателя будет целых 30 рабочих дней, чтобы ликвидировать информацию о персональных данных. 

Если физическое лицо отзывает свое согласие на обработку персональных данных или цель обработки достигнута, конкретные соглашения могут определять другие условия по срокам уничтожения этих данных

Также законодательство может устанавливать другие сроки хранения некоторых документов, содержащих персональные данные. Например, приказы, связанные с трудоустройством физических лиц и содержащие их персональные данные, должны храниться в течение 50/75 лет (п. 434 перечня, утвержденного приказом Федерального архива от 20.12.2019 № 236). 

Что подтвердит уничтожение персональных данных

С 1 марта 2023 года действуют правила подтверждения уничтожения персональных данных, утвержденные приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 (ч. 7 ст. 21 закона № 152-ФЗ). Формат и содержание требуемых оператором документов будут различаться в зависимости от того, используются ли средства автоматизации при обработке данных.

В случае если обработка персональных данных осуществляется вручную, то есть без использования средств автоматизации, должен быть составлен соответствующийакт, который подтверждает уничтожение персональных данных граждан.

В случае использования для обработки средств автоматизации, например, компьютера, акт, подтверждающий уничтожение персональных данных, должен сопровождаться выгрузкой из журнала событий в информационной системе оператора. Это можно сделать с помощью ИТ-специалиста или самостоятельно.

Акт и выгрузка должны храниться в течение 3 лет с даты уничтожения персональных данных.

Как оформить акт

Акт об уничтожении персональных данных может быть составлен на бумаге или в электронном виде. Определенной формы документа нет, она может быть произвольной. Однако есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать такой акт. Они указаны в приказе Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Акт об уничтожении персональных данных должен включать следующие реквизиты:

В выгрузке из журнала отражаются такие сведения:

Наказание за отсутствие акта

Если проверяющие обнаружат правонарушения в ходе проверки, они признают требование об обязательном уничтожении персональных данных неисполненным и наложат штрафные санкции. К таким правонарушениям относится, например, отсутствие акта. 

Для директоров штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для индивидуальных предпринимателей — от 50 000 до 100 000 рублей. Компаниям придется заплатить еще более солидные штрафы согласно ч. 5 ст. 13.11 КоАП

Чтобы избежать штрафов и соблюдать все необходимые требования, рекомендуется делегировать ответственность за уничтожение персональных данных назначенной комиссии.

Или доверьте настройку системы работы с персональными данными экспертам КСК ГРУПП. Есть несколько распространенных ошибок при работе с персональными данными:

  • Непредставление уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор.

  • Отсутствие в компании политики в области обработки персональных данных.

  • Получение согласия на обработку не от всех субъектов персональных данных (работники, кандидаты и т.д.).

  • Несоответствие типовых форм сбора данных законодательным требованиям.

  • Отсутствие у оператора мест хранения персональных данных (материальных носителей).

  • Отсутствие в компании сотрудников, ответственных за обработку персональных данных и их безопасность.

Настоящие профессионалы КСК ГРУПП устранят все риски и решат задачу работы с персональными данными «под ключ».

Нужна ли комиссия

Порядок документирования уничтожения персданных компания или ИП определяет самостоятельно. Как правило, такой процесс регламентирован положением «О работе с персональными данными» или нужные процедуры прописывают в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА). 

Ответственными за уничтожение данных является специально созданная комиссия или уполномоченное должностное лицо на основании приказа или распоряжения. Порядок работы этих лиц выглядит следующим образом:

  1. Определяется состав комиссии с указанием лица, ответственного за обработку подлежащих уничтожению документов в пределах установленных полномочий.

  2. Составляется перечень документов, подлежащих уничтожению.

  3. После утверждения акта осуществляется сверка перечисленных документов (носителей) с записями, после чего персональные данные уничтожаются в установленном порядке.

  4. Уничтоженные документы, содержащие персональные данные, подлежат списанию из журналов учета.

За счет реализации комиссионного подхода к уничтожению персональных данных снижается риск ошибочного уничтожения документов, содержащих персональные данные. Такой метод гарантирует, что персональные данные не будут уничтожены, если они все еще находятся в пределах утвержденного срока хранения или если цель их обработки не была достигнута. Данный комплекс мер способствует минимизации процессуальных нарушений и их возможных последствий.

Таким образом с 1 марта 2023 года есть обязательное актовое оформление уничтожения персональных данных. Подробности изложены в приказе Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179

Помимо акта, при обработке персональных данных в электронном виде, также потребуется выгрузка из журнала событий в информационной системе. Форма акта и журнала, а также порядок уничтожения данных и их документального оформления утверждаются организацией или индивидуальным предпринимателем. 

Создается специальная комиссия или приказом назначается уполномоченное должностное лицо для проведения уничтожения данных. Способ уничтожения носителя персональных данных зависит от типа. Бумажные документы можно разрезать, сжечь или уничтожить механически. Стереть информацию с электронных носителей можно с помощью специальных программ, гарантирующих обнуление информации или другими методами. Первостепенное требование заключается в том, что персональные данные не могут быть впоследствии восстановлены.

Доверьте сложный учет и расчет налогов экспертам КСК ГРУПП

Аутсорсинг бухгалтерии сведет к минимуму риск ошибок и нарушений законодательства и сократит расходы на наемный персонал

Бесплатная консультация для пользователей Клерк.ру

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО "КСК", ИНН: 7725685410, erid: LjN8KSUxs

Начать дискуссию

На «Авито» можно продать что угодно. Даже втулки от туалетной бумаги!

Оказывается, что смываемые втулки от туалетной бумаги — это не бесполезный мусор, а очень нужная вещь. Их продают рыбакам.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

На подарки к 23 Февраля покупатели потратили на 19% больше денег

Ко Дню защитника Отечества вырос спрос на мужскую парфюмерию, строительные инструменты, смартфоны и наушники.

Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец
Лучшие спикеры, новый каждый день

Что кадровику и бухгалтеру надо сдать до 26 февраля

Сегодня – последний рабочий день этой недели. Впереди – 3 выходных дня, а сразу после них – насыщенный рабочий понедельник. 26 февраля у бухгалтеров и кадровиков – очередной срок сдачи отчетов.

Топ-5 ошибок при заполнении 6-НДФЛ: как их исправлять и не совершать

Не позднее 26 февраля 2024 года в инспекцию необходимо сдать расчёт 6-НДФЛ за 2023 год. Эта форма всегда вызывала немало вопросов у бухгалтеров. Разберём подробно, какие ошибки чаще всего допускают, когда заполняют 6-НДФЛ, и как их избежать.

Топ-5 ошибок при заполнении 6-НДФЛ: как их исправлять и не совершать

Неожиданные риски работы с самозанятыми. Когда договор ГПХ признают фиктивным

Если заказчик каждый месяц платит самозанятым равные суммы, а также требует от них подчиняться трудовому распорядку, то такой договор ГПХ могут переквалифицировать в трудовой.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Ценные бумаги Polymetal останутся на Мосбирже

Polymetal заявил, что не планирует уходить с Московской биржи после понижения уровня листинга акций.

НДФЛ

Работодатель должен удержать НДФЛ с НДФЛ, если оплатил иностранному работнику патент

Иностранцы, которые работают в России по патенту, для его получения должны уплатить фиксированные авансовые платежи по НДФЛ. При желании уплатить этот патентный НДФЛ за своих сотрудников может и работодатель. Но тогда с сотрудника надо удержать НДФЛ за НДФЛ.

Как открыть свой первый магазин и не прогореть? Чек-лист по выбору ТЦ

Скрытые платежи, отсутствие клиентов, проблемы с ремонтом и никаких арендных каникул — лишь часть проблем на пути арендатора, который не провел тщательную оценку торговой площади.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в феврале 2024 года

Одно уведомление в феврале бухгалтеры уже сдали по сроку 05.02.2024. До 26 февраля надо сдать еще одно.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в феврале 2024 года
НДС

🍕 Пицца облагается НДС 10%, если она чуть-чуть не доготовлена

Для замороженной готовой пиццы, которую надо только разогреть, нет ставки НДС 10%, а для замороженной пиццы, которую надо 5 минут запекать в микроволновке, есть ставка НДС 10%.

С 2022 года против РФ ввели больше 15 тысяч санкций

Число установленных против России санкций в три раза превысило объем ограничений против Ирана за 40 лет.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Общество

Цифра дня. Про подарки

В этом году россияне масштабнее, чем в прошлом, будут праздновать День защитника Отечества.

Цифра дня. Про подарки
НДС

Возмещение ущерба от контрагента по НДС-разрывам в цепочке не облагается налогом на прибыль

Полученная выплата по налоговой оговорке – это не доход. Налога с нее не будет.

Как заполнить строку 124 декларации по УСН

В разделе 2.1.1 декларации по УСН есть строка 124 для основания пониженной ставки, установленной в регионе. Ее заполняют компании и ИП на УСН «доходы», если они применяют ставку менее 6%.

Бесплатно с НДФЛ

Изменения в 6-НДФЛ и новый порядок заполнения РСВ. Мини-курс с видео, текстами и тестированием.

В 2024 году произошел ряд изменений в НДФЛ и появилась новая форма 6-НДФЛ. Разберемся во всех важных изменениях в 6-НДФЛ и РСВ, чтобы не допустить ошибок.

Изменения в 6-НДФЛ и новый порядок заполнения РСВ. Мини-курс с видео, текстами и тестированием.

Признаки дробления не будут вносить в Налоговый кодекс. На что ориентироваться бухгалтерам в 2024 году

Чиновники из Минфин отказались вносить такие поправки в НК. По их мнению это не имеет смысла, так как бизнес постоянно придумывает новые схемы. Поэтому фиксировать уже известные признаки дробления нецелесообразно.

Признаки дробления не будут вносить в Налоговый кодекс. На что ориентироваться бухгалтерам в 2024 году
Банки

Центробанк пересмотрит страхование денег на электронных кошельках

После отзыва лицензии у QIWI банка держатели средств на электронных кошельках не смогут вернуть свои деньги по закону о страховании вкладов. Это планируют пересмотреть.

🧠Мозгонапрягатель. Неожиданно в четверг

Креативное задание на удлиненные выходные. Придется реально напрягать мозги. Готовы?

🧠Мозгонапрягатель. Неожиданно в четверг
9
104

Как доказать отсутствие обязанности у директора подать в суд заявление о банкротстве компании?

📌Одно из оснований для привлечения к субсидиарной ответственности — не подача заявления о банкротстве директором.