Кассовая дисциплина в 2022 году: как соблюсти и кто проверит

Кассовая дисциплина — совокупность правил и ограничений при расчетах наличными. Порядок и контроль оборота наличных средств устанавливаются в целях обеспечения государственного надзора и для внутреннего контроля за финансами компании. Расскажем, как правильно работать с наличными в 2022 году.

Кассовая дисциплина в 2022 году: как соблюсти и кто проверит

Основные понятия

Кассовая дисциплина — это совокупность правил осуществления операций с наличными деньгами. Основные нормы подобных сделок устанавливает Центральный Банк. Они предусматривают обязанность:

  • рассчитываться наличными средствами ИП и компаниям только в пределах лимита;
  • своевременно и полностью оприходовать выручку в наличной форме на основании оформленных документов;
  • тратить наличные деньги только на разрешенные Центробанком цели;
  • устанавливать и постоянно контролировать остаток денег в кассе.

Кассовая дисциплина — это не только свод правил, предписанных регулирующим органом, но возможность контролировать важнейший ресурс любого бизнеса — деньги. Если у компании большой оборот наличных — этот контроль становится жизненно необходимым. Основные цели упорядочения и документирования оборота наличных — это сохранение и учет денег.

Важный аспект кассовой дисциплины — это управление наличными денежными потоками бизнеса. Это позволяет анализировать финансовые операции, оценивать качество работы сотрудников и менеджмента. При грамотной организации процесса это ценный источник информации, который будет помогать принимать решения.

Основные требования кассовой дисциплины

Лимит расчетов

Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У предусмотрено ограничение на максимальную сумму наличных расчетов: в рамках одного договора можно рассчитываться суммой, не превышающей 100 тысяч рублей. По сделкам в иностранной валюте — сумма расчетов не должна превышать сумму, эквивалентную 100 тысяч рублей по официальному курсу Банка России на дату сделки.

На лимит расчетов не влияют ни тип договора, ни срок его действия, ни количество и периодичность платежей по нему. Важно понимать: дробление расчетов на разные договоры для обхода этого ограничения может вызвать дополнительный контроль как со стороны банка, так и со стороны налоговой инспекции.

Ограничение в сумме также распространяется на расчеты между предпринимателями (обе стороны сделки являются ИП), а также — между ИП и организациями. При этом покупки и оплаты для частных целей целесообразно проводить обособленно.

ЦБ не установил максимальную сумму расчетов наличными с физическими лицами, не являющимися ИП. Компании и предприниматели могут проводить сделки с ними на любые суммы. Операции должны быть задокументированы и экономически обоснованы. Массовый вывод наличных из компании может вызвать подозрения у ИФНС и банка.

Откройте расчетный счет бесплатно в Локо-Банк и получите реквизиты уже сегодня

На какие цели разрешено тратить наличные?

Потратить наличные деньги можно только на цели, разрешенные Центробанком:

  1. Выплату работникам зарплаты, премий, доплат за сверхурочную работу, отпускные и другие аналогичные расчеты.
  2. Пособия по социальному страхованию, материальную помощь и другие платежи социальной направленности.
  3. Закупку товаров, работ, услуг (за исключением приобретения ценных бумаг).
  4. Выдачу денег под отчет (например, на оплату командировочных расходов).
  5. Возврат за товары и услуги, которые покупатель ранее оплатил наличными.

Особые нормы установлены для валютных нерезидентов — физических лиц. Они смогут получить наличные на следующих основаниях:

  • при возврате товаров, приобретенных ранее за наличный расчет;
  • за неоказанные услуги, которые были оплачены ранее;
  • при компенсации сумм НДС при вывозе товаров, купленных в России (tax free);
  • под отчет.

Нерезиденту нельзя выдавать наличные в качестве оплаты труда, а также — нельзя оплачивать покупаемые организацией товары, работы, услуг. Эти сделки с иностранцами можно осуществлять только безналичным расчетом.

Лимит остатка

Лимит остатка в кассе — максимальная сумма в кассах организации по состоянию на конец рабочего дня. Компания рассчитывает этот лимит самостоятельно, исходя их особенностей ведения бизнеса. Рассчитанный лимит необходимо установить распорядительным документом — приказом — с подписью руководителя. Согласовывать его с банком не требуется.

Подобное ограничение позволяет контролировать финансовые потоки компании, а также регулировать и снижать риски хищения денег.

Период, на который нужно устанавливать лимит, законодательно не определен. Как правило, он действует до вступления в силу нового приказа на установление нового лимита кассы. Периодический пересмотр этого показателя позволяет оценивать развитие бизнеса и контролировать финансы.

Налоговая служба расценивает отсутствие лимита по кассе как лимит, равный нулю. А значит всю дневную выручку необходимо сдавать в банк. Если подобные условия вам не подходят — закрепите приказом удобную сумму в качестве лимита остатка.

Для малых предприятий установлена льгота: они могут хранить любую сумму в кассе на конец дня и не устанавливать лимит. Нужно только обязательно прописать это условие внутренним документом, например, тем же приказом руководителя.

Если организация не воспользуется льготой и установит лимит, то его придется соблюдать в общем порядке.

Хранение наличных в кассе

Правила хранения и оборота наличных законодательно не установлены, компании и предприниматели обязаны самостоятельно разработать регламент работы с деньгами. Он утверждается приказом руководителя и может содержать:

  • инструкции по работе с ключами от кассы;
  • периодичность проведения проверок сохранности (ревизии, внеплановые инвентаризации);
  • регламент действий в случае хищений.

Документирование кассовых операций

Оборот наличных оформляется документально приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми ордерами. Формы этих документов установлены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Необходимые документы заполняются и подписываются главным бухгалтером, кассиром или руководителем компании. Образцы подписей уполномоченных сотрудников необходимо выдавать кассиру для сверки с подписями на документах. Если наличные принимает и выдает лично руководитель, образцы подписей не потребуются.

Существуют другие документы учета. В частности — кассовая книга, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также книги учета принятых и выданных кассиром денег. Конкретный перечень необходимых для ведения отчетов и документов определяется характером ведения бизнеса и особенностями организации работы касс.

Все перечисленные документы необходимо хранить пять лет после года выполнения операций (например, документы, оформленные в 2022 году нужно хранить до конца 2027 года). В случае возникновения споров или судебных разбирательств — до принятия решения по делу, но не менее пяти лет. При необходимости — срок хранения можно увеличить (по решению организации). Сохранение документов — важный элемент документооборота организации. Это позволяет качественно улучшать прогнозирование будущих поступлений средств, исходя из прошлого опыта.

Откройте счет в Локо-Банке и получите доступ к онлайн-продуктам: торговый и интернет-эквайринг, онлайн-бухгалтерия, ежедневный мониторинг состояния вашего бизнеса и многое другое.

Как выдать и принять деньги в кассе?

Выдача денег:

  1. Проверить оформление расходных кассовых ордеров — наличие подписей, соответствие образцам подписей, и корректность указанных сумм.
  2. Удостовериться в том, что деньги выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
  3. Получить подпись получателя денег.
  4. Выдать деньги и подписать расходный кассовый ордер.
  5. Отразить списание в кассовой книге.

Принятие денежных средств:

  1. Проверить приходный кассовый ордер: наличие подписей, соответствие подписей образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
  2. При наличии — поверить дополнительные документы, указанные в приходном кассовом ордере.
  3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом.
  4. Если сумма внесенных средств верна, поставить подпись в приходном кассовом ордере и квитанции к нему, далее — выдать ее тому, кто осуществляет внесение средств.
  5. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.

Кассовые операции в бухгалтерском учете

Для отражения операций используется счет 50 «Касса», к которому можно открыть дополнительные субсчета для детализации отражения операций по синтетическому счету.

Например, можно создать отдельный субсчет для наличных в ящиках ККТ или субсчет для учета денежных документов (к ним относятся в частности путевки для сотрудников, авиа- и ж/д билеты). Конкретный список субсчетов определяется учетной политикой и разработанной методологией бухгалтерского учета.

Поступление денег (денежных документов) отражается по дебету соответствующих субсчетов, расход — по кредиту, в корреспонденции с соответствующими счетами учета операций.

Ошибки в кассовом учете несут налоговые риски — не полностью оприходованная выручка, например, сейчас может быть быстро выявлена путем сличения данных онлайн-кассы и данных отчетности. Поэтому необходимо взвешенно подходить к контролю сотрудников. В частности — установить периодичность инвентаризаций всех типов касс.

Контроль кассовой дисциплины

Оборот наличных в организациях и у ИП контролируют налоговая инспекция в рамках проверки применения ККТ и полноты учета наличной выручки. Плановых проверок для этого вида контроля не предусмотрено, возможны только внеплановые. У проверяющих должны быть:

  1. Поручение на проведение проверки;
  2. Служебные удостоверения.

Проверить кассовые операции налоговые органы могут за любой период, но оштрафуют компанию только за те нарушения, которые выявлены в течение двух последних месяцев. За более ранние санкций не будет. Например, если компания превысила лимит остатка в январе 2022 года, то привлечь ее к ответственности в апреле уже нельзя.

В ходе проверки компания должна предоставить перечень документов, указанных в налоговом требовании. Документы предоставляются в виде оригиналов или заверенных компанией копий.

Согласно административному регламенту, срок проверки кассовых операций будет не дольше 20 рабочих дней с даты получения поручения на ее проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

За непредставление документов, доступа или несообщение информации в рамках проверки может быть наложен штраф:

  • на юридические лица — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
  • на руководителя или ИП — от 2 тысяч до 4 тысяч рублей.

Если в результате действий или бездействия налогоплательщика проведение проверки или ее завершение стало невозможным, то штраф будет больше:

  • на компании — от 20 тысяч до 50 тысяч рублей;
  • на руководителя или ИП — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

По результатам проверки проверяющие составляют акт проверки. Он составляется и подписывается в нескольких экземплярах, один из которых передается проверяемой организации (ИП).

Если ИФНС найдет нарушения, то вместе с актом выдадут предписание с указанием сроков устранения нарушений. Дополнительно составят протокол об административном правонарушении, после — инспекция вынесет постановление о назначении административного наказания (штрафа). Постановление не оформляется, если срок давности уже истек.

Оспаривание акта проверки начинается с оформления возражений. Налоговый инспектор обязан сделать в акте отметку, что возражения приняты. Если это не поможет — обжаловать постановление о штрафе можно в арбитражном суде. Срок обжалования — всего 10 календарных дней.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Наказание предусмотрено за следующие правонарушения:

  • покупки за наличные деньги свыше 100 тысяч рублей;
  • сокрытие (полное или частичное) наличной выручки;
  • нарушения при хранении и обороте наличных денег;
  • превышение установленного лимит остатка по кассе.

За перечисленные нарушения оштрафуют руководителя компании и предпринимателя (штраф от 4 тысяч до 5 тысяч рублей), дополнительно будет назначен штраф на организацию (от 40 тысяч до 50 тысяч рублей).

Важно: с 06.04.2022 отменены одновременные штрафы для компаний и должностных лиц за одно и то же нарушение (закон от 26.03.2022 № 70-ФЗ). То есть, если оштрафовали руководителя, то компанию к ответственности привлекать не будут, при условии, что она приняла все меры для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена ответственность.