12 типичных проблем в бухучете, выявленные в аудитах

Ошибка бухгалтера — это прямой финансовый урон для бизнеса. Это не просто неверная цифра в отчете, а реальный риск: доначисление налогов, пени, штрафы от ФНС, блокировка счета и кассовые разрывы.

Большинство бухгалтеров, которые ведут малый и средний бизнес больше акцентируют внимание на налоговом учете, что приводит к ряду ошибок в бухгалтерском учете в связи с постоянными изменениями в законодательстве.

Проблема в том, что многие ошибки не видны сразу. Они накапливаются, как снежный ком, и проявляются в самый неподходящий момент — во время налоговой проверки или когда собственник пытается получить кредит и видит «кривой» баланс.

Этот список основан на практике аудитов и бухгалтерского сопровождения десятков компаний.

Суть проблемы. Бухгалтер считает, что правила признания доходов и расходов в бухучете (для собственников) и в налоговом учете (для ФНС) идентичны. Однако правила налогового учета и бухгалтерского отличаются. Налоговый учет регламентируется НК и зависит от системы налогообложения. Бухгалтерский учет регламентируется 402-ФЗ и федеральными стандартами бухгалтерского учета. Налоговый кодекс и ПБУ/ФСБУ часто диктуют разные правила (например, при амортизации или признании премий).

Чем грозит? Недоплата налога на прибыль или НДС. Если вы списали расход по правилам бухучета, а Налоговый кодекс это запрещает (или ограничивает), при проверке эти расходы «снимут», доначислят налог, пени и штраф (20% от неуплаты).

Как избежать? Вести раздельный учет там, где это необходимо, или использовать качественное ПО, которое автоматически фиксирует разницы (ПБУ 18/02). Четко понимать границы применения норм НК.

Суть проблемы. Компания использует шаблон учетной политики, скачанный из интернета 5–10 лет назад, или формально переписывает старый документ из года в год. При этом законодательство и процессы внутри самой компании давно изменились, а в 1С настройки выставлены совсем другие.

Чем грозит? Учетная политика — это «конституция» вашей бухгалтерии. Это первый документ, который запросит налоговый инспектор или аудитор. Если методы учета, прописанные в политике, противоречат реальным операциям или новым законам, налоговая может признать ваш учет недостоверным. Это ведет к пересчету налогов не в пользу компании и штрафам за грубое нарушение правил учета.

Как избежать? Разработать учетную политику под свой бизнес, а не брать шаблон. Ежегодно проводить ревизию учетной политики. Она должна быть «живым» документом, отражающим актуальные стандарты и реальную специфику вашего бизнеса сегодня. Настройки в 1С должны строго ей соответствовать.

Суть проблемы. В компании выплачивают премии, выдают подотчетные деньги, оплачивают мобильную связь или такси сотрудникам, но нет утвержденных Положений (об оплате труда, о командировках и т.д.), обосновывающих эти траты.

Чем грозит? Для налоговой такие расходы экономически необоснованны. Результат: расходы исключают из базы по налогу на прибыль, доначисляют страховые взносы и НДФЛ. Также высок риск проиграть трудовые споры с сотрудниками.

Как избежать? Разработать и утвердить пакет ЛНА: Положение о премировании, Положение о командировках, регламент использования корпоративной связи и т.д.

Суть проблемы. «Первичка» (договоры, акты, УПД, накладные) — это фундамент всего учета. Налоговая не примет ни один расход, если он не подтвержден правильно оформленным документом. Типичные ошибки:

• Документы от контрагента «потерялись» или так и не дошли.

• Документы не подписаны, или подписаны «не тем» лицом (например, уволенным сотрудником).

• Даты в акте раньше даты договора.

• Использование сканов или «фотошопа» вместо оригиналов или ЭДО.

Чем грозит? При проверке ФНС признает такие расходы необоснованными. Инспектор «снимет» эти расходы из затрат, доначислит налог на прибыль и НДС (если вы его приняли к вычету), а сверху насчитает пени и штраф.

Как избежать?

1. Переходить на ЭДО (электронный документооборот). Это самый надежный способ.

2. Назначить ответственного за сбор «первички» и проводить регулярные сверки.

3. Добавить в Договор обязанность и ответственность Поставщика по предоставлению документов и сроках предоставления.

Суть проблемы. Товар физически приехал на склад, а документы от поставщика пришли через две недели. Бухгалтер оприходовал товар «задним числом» или, наоборот, не оприходовал вовремя, пока не получил УПД. Или оприходовал на «Общий склад», а товар уехал в розничный магазин.

Чем грозит? Путаница в остатках. Вы видите в 1С, что у вас 100 стульев, а на складе 80. Вы не можете продать товар, который «не числится» на балансе, или, наоборот, продаете «воздух». Это ведет к искажению себестоимости и финансового результата.

Как избежать? Настроить в 1С учет «неотфактурованных поставок» (когда товар пришел без документов). Регулярно проводить сверки между бухгалтерией и складом.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Заказать звонок

Суть проблемы. Это «болезнь» производственных и торговых компаний. В себестоимость «забыли» включить расходы на доставку, или включили те расходы, которые к ней не относятся (например, рекламу). Или в 1С неверно настроена учетная политика (например, метод списания — FIFO, а должен быть «по средней»).

Чем грозит? Вы не знаете, сколько на самом деле зарабатываете. Собственник видит в отчете рентабельность 30%, а по факту компания работает в ноль или в убыток. Это приводит к неверным управленческим решениям (например, вы даете скидку, «съедая» последнюю прибыль) и искажению налога на прибыль.

Как избежать? Четко прописать в учетной политике, что именно формирует себестоимость (прямые затраты), а что относится к косвенным. Регулярно проверять настройки 1С (способ оценки МПЗ, порядок закрытия 20, 25, 26 счетов).

Суть проблемы. Акт выполненных работ за декабрь прошлого года проводится в учете январем или февралем текущего года, потому что «документы поздно пришли».

Чем грозит? Нарушение принципа временной определенности фактов хозяйственной жизни. Искажение налога на прибыль за оба периода (в одном занижен, в другом завышен). Необходимость подачи уточненных деклараций, риск штрафов за грубое нарушение правил учета.

Как избежать? Отражать операции в том периоде, когда они реально произошли, независимо от даты получения бумаги. Использовать счет «Неотфактурованные поставки» или создавать резервы под предстоящие расходы.

Суть проблемы. Отсутствие первичных документов, подтверждающих операцию, либо ошибки в обязательных реквизитах (нет подписи, неверная дата, размытое описание услуги).

Чем грозит? Золотое правило бухгалтерии: «Нет документа — нет расхода». Налоговая «снимает» такие расходы, доначисляет налог на прибыль и отказывает в вычете НДС.

Как избежать? Внедрить регламент проверки входящей документации. Не принимать к учету документы с ошибками. Переходить на электронный документооборот (ЭДО), который исключает большинство технических ошибок.

Суть проблемы. Инвентаризация проводится только на бумаге «для галочки» — данные просто переписываются из 1С в акт. Фактически на склад или в кассу никто не ходит.

Чем грозит? Вы не контролируете свои активы. Это прямой путь к недостаче, порче, пересортице. Цифры в вашем балансе не имеют ничего общего с реальностью. Финансовая отчетность становится фикцией, так как не подтверждена фактическим наличием имущества. При налоговой проверке (или аудите) расхождения между фактом и учетом будут трактоваться не в вашу пользу (недостача — внереализационный доход).

Как избежать? Проводить обязательную годовую инвентаризацию (перед составлением годового отчета) и внезапные выборочные проверки в течение года. Это дисциплинирует сотрудников и дает вам реальную картину состояния активов.

Суть проблемы. Компания не создает резервы по сомнительным долгам, на оплату отпусков или под обесценение товаров, хотя для большинства организаций это обязательное требование бухучета, а не право.

Чем грозит? Искажение финансовой отчетности. Прибыль в балансе выглядит «дутой», хотя по факту деньги заморожены в безнадежных долгах или неликвидном товаре. Собственник может ошибочно вывести дивиденды из несуществующей прибыли, обескровив бизнес.

Как избежать? Проводить оценку дебиторской задолженности и запасов перед составлением годового отчета. Начислять резерв на отпуска ежемесячно.

Суть проблемы. Ошибки в «ручных» операциях или неверная настройка автоматической выгрузки. Например, выручка от основной деятельности (счет 90) отражается как прочий доход (счет 91), или капитальные вложения списываются сразу на затраты.

Чем грозит? Искажение строк баланса и Отчета о финансовых результатах. Это вводит в заблуждение пользователей отчетности (банки, инвесторов) и может привести к отказу в кредитовании. Также это влияет на расчет некоторых налогов (например, налога на имущество).

Как избежать? Минимизировать ручные операции. При нестандартных сделках сверяться с Планом счетов и инструкцией по его применению. Проводить внутренний аудит базы перед закрытием периода.

Суть проблемы. Игнорирование онлайн-касс (ККТ) там, где они обязательны. Или (частая ошибка) выплата зарплаты или подотчетных сумм из наличной выручки, которая поступила в кассу.

Чем грозит? Непробитый чек — штраф. Выплата зарплаты из «кассовой выручки» (минуя расчетный счет) — серьезное нарушение порядка ведения кассовых операций, за которое также предусмотрен штраф.

Как избежать? Соблюдать правило: вся наличная выручка должна быть сначала сдана в банк. Для выплат зарплаты или подотчета деньги нужно снять с расчетного счета.

Не нужно ждать визита ФНС. Большинство проблем можно найти самостоятельно.

1. Экспресс-проверка в 1С. Встроенный инструмент, который выявляет грубые ошибки (незакрытые счета, расхождения в НДС, кассовые разрывы).

2. Сверка с контрагентами. Регулярно (хотя бы раз в квартал) запрашивайте акты сверки у ключевых поставщиков и покупателей. Это выявит расхождения по «первичке» и авансам.

3. Сверка с ФНС. Закажите сверку расчетов с бюджетом в личном кабинете. Вы увидите, нет ли у вас необъяснимых переплат или задолженностей, о которых вы не знаете.

Если ошибка найдена, ее нужно исправить. Как правило, это делается через корректировочные декларации («уточненки») или бухгалтерские справки в текущем периоде (если год еще не закрыт).

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

У бизнеса есть два пути.

• Путь первый — строить сильный внутренний контроль. Внедрять ЭДО, нанимать компетентного главного бухгалтера, использовать чек-листы для проверки операций и регулярно проводить внутренний аудит.

• Путь второй — передать учет на аутсорсинг. Профессиональная бухгалтерская компания «Мегаконсалт» несет финансовую ответственность за свои ошибки. Это снимает с руководителя головную боль и гарантирует, что учет ведется по стандартам, а все изменения законодательства отслеживаются.

В любом случае, относиться к бухгалтерии по остаточному принципу — самая дорогая «экономия», которую может позволить себе бизнес.

Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFGJTGe4