Ведение воинского учета — государственная обязанность всех организаций, независимо от их формы собственности и численности штата. Исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей, хотя ИП-работодателям также рекомендуется запрашивать документы воинского учета при найме сотрудников.
За последние годы подход государства к контролю за кадрами стал полностью цифровым, а штрафы за нарушения вырастают до сотен тысяч рублей. Если организация раньше не вела такой учет, начинать нужно немедленно.
Шаг 1. Назначение ответственного лица и расчет нагрузки
Первый шаг — определение специалиста, который будет отвечать за ведение учета. Нагрузка зависит от количества военнообязанных граждан и призывников в штате организации.
Расчет норматива нагрузки:
Менее 500 военнообязанных: один работник по совмещению (обычно эти обязанности возлагают на кадровика, главного бухгалтера или специалиста по делопроизводству) с установлением доплаты.
От 500 до 2 000 военнообязанных: один освобожденный специалист на полную ставку.
От 2 000 до 4 000 военнообязанных: два освобожденных специалиста.
На каждые последующие 3 000 человек: добавляется по одному освобожденному специалисту.
При назначении ответственного необходимо предусмотреть его замену на период отпуска, болезни или командировки. В приказе сразу прописываются условия передачи дел и ключей от сейфа.
Шаг 2. Подготовка и согласование приказа с планом работ
Для запуска учета в компании необходимо оформить два базовых локальных нормативных акта:
Приказ об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе. В документе фиксируются кандидатура ответственного сотрудника, его заместителя и их функциональные обязанности.
План работы по ведению воинского учета и бронированию. Это календарный график мероприятий на текущий год, в котором расписаны сроки сверки данных, подачи отчетов и проведения проверок.
Проекты приказа и плана работ составляются по стандартным формам из Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации.
Готовые проекты документов направляются на согласование в военный комиссариат по месту нахождения организации (или в орган местного самоуправления, если в районе нет комиссариата).
Шаг 3. Заведение картотеки и заполнение формы № 10
Главный рабочий инструмент специалиста по воинскому учету — Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (Форма № 10). Она ведется на каждого призывника и военнообязанного сотрудника.
Карточка заводится на основании первички:
для военнообязанных запаса — военного билета или временного удостоверения, выданного взамен военного билета;
для призывников — удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (приписного свидетельства);
для граждан, пребывающих в мобилизационном резерве — справки или вкладыша.
Правила заполнения карточки по форме № 10
Форма № 10 заполняется на компьютере или от руки черными, синими чернилами без подчисток и исправления.
Карточка состоит из четырех ключевых разделов:
Раздел I. Общие сведения. Указываются персональные данные: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, основная профессия, семейное положение, состав семьи, адрес места жительства (или пребывания) и контактные телефоны.
Раздел II. Сведения о воинском учете. Заполняется строго по данным военного билета или приписного свидетельства. Для граждан в запасе указываются категорию годности к службе, состав (профиль), полное обозначение военно-учетной специальности (ВУС), воинское звание и наименование комиссариата по месту жительства.
Раздел III. Дополнительные сведения. Вносятся данные о наличии водительского удостоверения, знании иностранных языков, государственных наградах, прохождении военных сборов и наличии бронирования.
Раздел IV. Сведения о приеме и увольнении (переводе). Указываются наименование структурного подразделения, должность, дата и номер приказа о приеме, переводе или увольнении, а также даты отправки сведений в комиссариат.
Организация картотеки
Карточки по форме № 10 хранятся в сейфе в строгом алфавитном порядке.
Картотека делятся на четыре основные группы (карманы):
Первая группа — карточки офицеров запаса.
Вторая группа — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса.
Третья группа — карточки военнообязанных женщин.
Четвертая группа — карточки призывников (граждан в возрасте от 18 до 30 лет, не пребывающих в запасе).
Карточки сотрудников, снятых с учета (по возрасту, состоянию здоровья или при увольнении), хранятся отдельно до проведения очередной ежегодной сверки, после чего уничтожаются с составлением соответствующего акта.
Шаг 4. Порядок проведения сверок данных
Специалист компании обязан регулярно сверять данные карточки формы № 10 с фактическими сведениями у сотрудника и с учетными данными комиссариатов.
Внутренняя сверка (с сотрудником)
Проводится не реже одного раза в год. Ответственный сотрудник проверяет актуальность данных: не изменилось ли семейное положение, образование, место жительства, подразделение или должность. Если произошли изменения, новые сведения вносятся в карточку, а в комиссариат направляется соответствующее извещение.
Внешняя сверка (с комиссариатом)
Дата и время проведения сверки согласовываются с военным комиссариатом при утверждении годового плана работы.
Процедура внешней сверки:
Специалист компании сверяет карточки формы № 10 с учетными документами комиссариата по месту нахождения организации.
Если сотрудники зарегистрированы в других городах или районах, в соответствующие комиссариаты направляются списки или первые экземпляры карточек формы № 10 с сопроводительным письмом.
По итогам сверки в разделе IV карточки формы № 10 и в Журнале проверок состояния воинского учета делается отметка с датой, подписью и печатью проверяющего лица.
Сроки подачи отчетности и сведений в комиссариат
Законодательство устанавливает жесткие временные рамки для информирования комиссариатов. Пропуск сроков влечет за собой административные штрафы.
СРОКИ ПОДАЧИ СВЕДЕНИЙ В КОМИССАРИАТ
· 5 ДНЕЙ ─► О приеме или увольнении военнообязанного сотрудника
· 5 ДНЕЙ ─► Об изменении семейного положения, образования, должности
· 14 ДНЕЙ ─► О выявлении граждан, не состоящих на обязателен учете
· ДО 1 НОЯБРЯ─► Списки граждан для первоначальной постановки на учет
1. Прием и увольнение сотрудников. Сведения о приеме на работу или увольнении гражданина, подлежащего учету, направляются в комиссариат в течение 5 календарных дней со дня издания соответствующего приказа.
Изменение персональных данных. При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения, должности, места жительства или состояния здоровья данные направляются в комиссариат в течение 5 дней со дня внесения изменений в карточку.
Обнаружение сотрудников без учета. Если при найме выяснилось, что гражданин обязан состоять на учете, но не имеет соответствующих документов, компания обязана вручить ему направление в комиссариат и сообщить о данном факте в течение 3 рабочих дней.
Первоначальная постановка на учет. Ежегодно до 1 ноября в комиссариат представляются списки юношей, которым в следующем году исполняется 17 лет.
Сводная система документов по воинскому учету
Наименование документа | Кто оформляет | Назначение документа | Куда передается / Где хранится |
Приказ об организации учета | Ответственный специалист | Запуск системы учета и назначение ответственных | Согласовывается с комиссариатом, хранится в компании |
План работы на год | Ответственный специалист | Календарное планирование проверок и сверок | Согласовывается с комиссариатом, хранится в компании |
Форма № 10 (Карточка) | Ответственный специалист | Основной персональный учетный документ | Хранится в сейфе компании в специальной картотеке |
Сведения о приеме / увольнении | Кадровик / Бухгалтер | Уведомление о движении кадров | Направляется в комиссариат в течение 5 дней |
Журнал проверок | Проверяющий инспектор | Фиксация результатов проверок и сверок | Хранится у ответственного за учет специалиста |
Ответственность и штрафы за нарушения
Случаи игнорирования требований по ведению учета приводят к крупным финансовым потерям. Статьи 19.7 и 21.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривают следующие размеры санкций:
Непредставление в комиссариат списков граждан для первоначальной постановки на учет: штраф на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей; на юридических лиц — от 350 000 до 400 000 рублей.
Неоповещение граждан о вызове (повестке) комиссариата и необеспечение возможности своевременной явки: штраф на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей; на юридических лиц — от 350 000 до 400 000 рублей.
Несвоевременное представление сведений о приеме, увольнении или изменении данных сотрудников: штраф на ответственное должностное лицо — от 40 000 до 50 000 рублей.
Главные выводы
Начать ведение учета в организации необходимо с подготовки приказа, назначения ответственного и утверждения плана работы в районном комиссариате.
Качественно заполненная карточка по форме № 10 — основа картотеки. Перепроверяйте данные с оригиналом военного билета при приеме каждого сотрудника.
Соблюдайте жесткий пятидневный срок отправки сведений о приеме, увольнении и изменении личных данных военнообязанных специалистов.
Регулярно проводите внутренние и внешние сверки с комиссариатами — отметки в карточках и журнале проверок защитят компанию при любых инспекциях.
Налаженный учет — это гарантия спокойной работы бизнеса, исключающая риск получения штрафов.
Мегаконсалт
помогаем компаниям выстроить надёжную систему бухгалтерского и кадрового учёта
Воинский учет – это лишь одна из задач, требующих внимания руководителя. Чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса и выполнении обязательств перед заказчиками, важно выстроить надёжную систему бухгалтерского и кадрового учёта, которая будет работать как часы. «Мегаконсалт» помогает компаниям организовать эти процессы и превратить административную нагрузку в решаемые задачи.
Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFGGmtCh
