Клерк.Ру

Почему нельзя сдавать первичку в бухгалтерию в последний момент

Если сотрудники вовремя не сдают первичку в бухгалтерию, компании грозят разные неприятности — от переплаты налогов до штрафов. Бухгалтеры это понимают, а вот руководители и сотрудники — далеко не всегда. Рассказываем, почему лучше не опаздывать с первичкой, как не допустить таких проблем и почему бухгалтерия ругается, когда получает документы с опозданием.

Почему так важны сроки сдачи первичных документов

Любой факт хозяйственной жизни нужно подтверждать документально. Получили товар или услугу, купили материалы, отгрузили готовую продукцию покупателю — на всё нужны правильно оформленные первичные документы: счета-фактуры, акты, накладные, авансовые отчёты, чеки и т. д.

Обработка первички — задача бухгалтерии. Из первичных документов информация должна попасть в специальные формы бухучёта, а из них — в отчётность. Также первичка нужна для расчёта налогов, в частности, для подтверждения расходов.

У каждого отчёта есть срок сдачи. За опоздание и ошибки будут штрафы. Причём, если у вас юрлицо, могут оштрафовать и саму организацию, и руководителя. А теперь представьте, что срок сдачи отчёта — 25 апреля, а сотрудник принёс бухгалтеру счёт-фактуру 24 или 25 апреля. Теоретически успел и ничего не нарушил. Но не учёл, что после того, как бухгалтер получил первичный документ, ему ещё нужно:

  • внимательно проверить, правильно ли он оформлен. В первичном документе могут быть ошибки. Тогда придётся потратить ещё время, чтобы исправить или попросить контрагента переоформить документ и дождаться, пока он это сделает. Неправильно оформленные документы проводить нельзя — при проверке налоговая не примет их для подтверждения расходов и доначислит налоги;
  • внести информацию в бухгалтерскую программу;
  • заново провести закрытие месяца — списать затраты, проверить обороты и остатки по счетам, связанным с расходами, доходами и финансовым результатом, сделать итоговые бухгалтерские проводки;
  • переделать отчёт. Если документ принесли в последний день, бухгалтер скорее всего уже подготовил отчёт и посчитал налоги. С появлением ещё хотя бы одного документа все цифры «поедут», всё придётся переделывать и пересчитывать.

Всё это бухгалтеру придётся делать в авральном режиме, чтобы не нарушить сроки. Риск того, что он ошибётся и что-то сделает неправильно при этом возрастает в разы. Ещё хуже, если принесёте документы после сдачи отчётов. Бухгалтеру придётся сделать корректировки в учёте, пересчитать налоги и сдать уточнённые декларации. Если к тому времени налог уже заплатили, образуется переплата. Чтобы её вернуть на расчётный счёт, придётся подавать заявление и ждать решения налоговиков.

Как решить проблему

Постоянно ругаться с сотрудниками и жаловаться на горькую долю бухгалтера — бесполезно. Нужно дисциплинировать людей и организовать процесс так, чтобы всем было выгодно всё делать вовремя.

Есть несколько способов сделать так, чтобы документы поступали в бухгалтерию не в последний момент, а равномерно в течение отчётного квартала.

Подключите электронный документооборот (ЭДО)

Ввод первичных документов в бухгалтерскую программу можно автоматизировать. Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО, приобрести электронную подпись и договориться с контрагентами об обмене электронными документами.

Первичка будет приходить в виде подписанных электронных документов и автоматически загружаться в вашу учётную систему. Вводить их вручную или распечатывать необязательно. Юридически электронные документы ничем не отличаются от бумажных оригиналов.

Составьте график документооборота и пропишите чёткие регламенты

График документооборота в бухучёте — это внутренний документ, в котором прописывают порядок и сроки передачи документов в бухгалтерию. Разрабатывает и контролирует исполнение главбух, утверждает — руководитель. Исполнять его обязаны все сотрудники компании.

В графике указывают:

  • подразделения и ФИО сотрудников, через которых проходят документы;
  • кто и куда передаёт первичку с момента её оформления;
  • конкретные сроки передачи документов и др.

Чтобы исключить выяснения по поводу опоздавших и потерянных документов, можно завести отдельный журнал и записывать в нём даты поступления первички. Записи лучше подтвердить подписями работников.

Мотивируйте сотрудников приносить документы вовремя. Пропишите регламенты внутри фирмы, заложите соответствующий критерий в KPI. Например, сотрудник получит ежемесячную премию в полном объёме, если:

  • сдал документы в бухгалтерию вовремя;
  • в них нет критичных ошибок.

Штрафовать, лишать премии или урезать её в качестве наказания за опоздание со сдачей первички нельзя, но можно прописать условия премирования.

Разработайте памятки для сотрудников

Чтобы упростить работу сотрудникам, составьте и раздайте им понятные инструкции.

  1. Напишите список документов, которые нужно получить у контрагента и передать бухгалтеру. Для разных ситуаций — свой перечень.
  2. Перечислите требования к оформлению документов и их обязательные реквизиты. Можно приложить образцы оформления важных документов. Например, часто ошибки бывают при оформлении счетов-фактур.
  3. Укажите, чьи подписи должны стоять на документах перед сдачей в бухгалтерию.
  4. Пропишите, на что обратить особое внимание. Например, проверить, чтобы в первичных документах была собственноручная подпись уполномоченного лица, а не факсимильная.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог