Бухгалтерский аутсорсинг

Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима

Если руководитель поставил задачу снизить расходы компании за счёт всех отделов, кажется, что единственный вариант — расстаться с частью сотрудников. Так ли это? Рассказываем об альтернативных способах экономии.
Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима
Иллюстрация: Моё дело

Куда уходят деньги

Затраты на штатную бухгалтерию — не только ФОТ. Перечислим и другие статьи расходов:

  • компенсация питания, корпоративной связи, ДМС, премии и прочие «надбавки» к окладу;

  • обучение и повышение квалификации бухгалтеров;

  • покупка лицензионного ПО;

  • подключение к сервисам ЭДО и КЭДО;

  • доступ к правовой (справочной) базе;

  • оснащение и обустройство рабочего места;

  • покупка и обслуживание оргтехники;

  • приобретение канцелярии и расходных материалов — бумага, картриджи;

  • оплата услуг такси — поездки в налоговую инспекцию, районный отдел СФР, суд;

  • штрафы и пени за ошибки в учёте и налоговой отчётности.

Посчитаем, во сколько примерно обходится компании содержание отдела бухгалтерии.

Дано: в ООО «Луч» — малое предприятие, входит в реестр МСП. Работает 3 рядовых бухгалтера + главбух. Помимо зарплаты, сотрудникам оплачивается ДМС и корпоративная мобильная связь. Также на предприятии есть столовая (привлеченный кейтеринг), и работодатель компенсирует 70% стоимости обедов своих сотрудников. 

Статья расходов

Обоснование

Сумма, руб.

Заработная плата

  • Средняя заработная плата бухгалтера в Москве — 75 000 руб. (по данным рекрутинговых сайтов)

  • Оклад главбуха в этом примере — 100 000 руб.

325 000

Страховые взносы

Стандартная ставка в пределах МРОТ^

  • 19 242 × 30% = 5 772,6 руб. 

Взносы по льготной ставке с превышения МРОТ^

  • (74 000−19 242) × 15% =8 363,7 руб.

Подробнее о расчете взносов — по ссылке

60 295,2

Взносы на травматизм

Минимальная ставка взносов — 0,2%.

  • 325 000 × 0,2% = 650 руб.

650 

ДМС

По договору со страховой компанией ежемесячный взнос за одного сотрудника — 5 000 руб.

20 000

Корпоративная мобильная связь

Для расчета использованы тарифы известного оператора: 1 300 руб. в месяц на человека 

5 200

Компенсация питания

70% от оплаты услуг кейтеринга

30 000

Обновление 1С

Средняя цена на минимальном тарифе

1 000

Канцелярия

2 папки бумаги по 335 руб. + картридж – 900 руб. 

1 225

Повышение квалификации

Среднюю стоимость курса умножили на 4 сотрудников и разделили на 12 месяцев, чтобы рассчитать затраты на 1 месяц 

1 960

Итого в месяц

445 330

Итого в год

5 343 962

Есть и внеплановые расходы: 

  • затраты на подбор персонала в случае увольнения — размещение платных объявлений, услуги кадровых агентств; 

  • штрафы и пени, которые бизнес платит из-за ошибок бухгалтерии.

Примечание: ответственность за ошибки сотрудника бухгалтерии несёт главбух и компания. Причём штраф, который должна заплатить фирма, в разы выше размера санкций для главного бухгалтера. 

В этом как раз отличие от аутсорсинга. Клиенты «Моё дело Бухобслуживание» застрахованы от санкций контролирующих органов на 100 млн руб. Сервис сам заплатит налоговые штрафы, если привлечённые эксперты допустят ошибку.

Оставьте заявку на частичное бухгалтерское сопровождение

«Моё дело Бухобслуживание» поможет разложить учёт по полочкам и высвободить время для стратегических задач и проектов

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Какие статьи затрат на бухгалтерию можно сократить

Не так страшен бюджет на бухгалтерию, как его представляют.

Составьте список затрат (как в примере выше) и внимательно проанализируйте — без каких статей можно обойтись, или сократить вдвое.

Статья № 1: Канцелярия и оргтехника. Отнесём сюда же хранение бумажных документов, организацию архива компании, затраты на обмен (курьерские услуги, пересылку) оригиналами накладных и договоров. Сократить эти расходы реально, если перейти на ЭДО. 

Объём электронного документооборота в России ежегодно увеличивается примерно на четверть. По данным опроса РОСЭУ, к 2024 году на ЭДО перешли уже более 70% компаний.

Самый простой способ: выпустить ЭП у ФНС и подключить её к сервису «Моё дело»

Статья № 2: Фонд заработной платы. В любой бухгалтерии есть участки, которые отнимают много времени и сил, но не требуют знаний главбуха. За выполнение такого функционала, как правило, директор платит меньше, а сотрудники за низкий оклад не горят желанием работать. Такие вакансии долго могут оставаться незакрытыми, а задачи в конечном итоге «подкидываются» кому-то из действующих бухгалтеров.

Трудозатратные участки можно передать внешним специалистам и не раздувать штат. Заодно и сэкономить на фонде заработной платы.

Что можно безболезненно делегировать:

  • кадровое делопроизводство;

  • расчёт зарплаты персоналу и зарплатных налогов;

  • ведение воинского учета, взаимодействие с военкоматами;

  • сопровождение лизинговых операций;

  • экспортно-импортные операции;

  • обработку первичной документации.

Сравним, какую сумму обычно платит компания штатному бухгалтеру, и сколько стоит ведение тех же задач в аутсорсинговых фирмах.

Оклад штатного сотрудника (руб. / мес)

Стоимость услуги частичного аутсорсинга (руб. /мес), (на примере тарифов «Моё дело Бухобслуживание»

Выгода (руб. / мес)

Ведение воинского учёта

45 000 — 90 000

10 000

35 000 – 80 000

Сопровождение лизинговых операций

от 50 000 

10 000 

от 40 000

Кадровый учёт, расчёт зарплаты и налогов, формирование кадровой отчётности

50 000 —- 100 000

3 375

46 625 – 96 625

Приведем в качестве примеров несколько предложений с известных рекрутинговых сайтов.

Штатный бухгалтер на отдельном участке работы обходится компании дороже аутсорсинга примерно в 5–10 раз.

Статья № 3: Обновление учётной программы и правовой базы. Если отдельные участки бухгалтерии передать внешним специалистам, то затраты на установку и обновление ПО несёт аутсорсинговая компания. 

Например, лицензия 1С «Зарплата и Управление Персоналом 8» в базовой версии на одного штатного сотрудника сейчас стоит 9 100 руб. Передав задачу кадрового учёта аутсорсерам, фирма экономит не только на ФОТ, но и на таких сопутствующих расходах. 

Статья № 4: Обучение и повышение квалификации. Законодательство о налогах, правила учёта, требования и правовая позиция ФНС постоянно меняются, а бухгалтеру жизненно важно оставаться в курсе. От знаний работника и способности быстро ориентироваться в ситуации фактически зависит финансовое благополучие компании.

Стоимость обучения обычно привязана к тематике и количеству академических часов, но стартует, в среднем, от 7 000 руб. за курс. Затраты на повышение квалификации штатных сотрудников берёт на себя работодатель. Из плюсов: расходы не подлежат обложению НДФЛ и взносами. Эту сумму можно учесть при расчёте налога на прибыль и при УСН.

Основание — п. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Но и на этой статье можно сэкономить, если делегировать часть бухгалтерии на аутсорсинг. Привлеченных сотрудников обучает их работодатель, а заказчик получает качественный результат.

Статья № 5: Возмещение штрафов и пени. От ошибок в работе никто не застрахован — практически у каждого бухгалтера есть история, когда он «проворонил» срок сдачи декларации или допустил неточности в расчётах, а компания «попала» на штрафы.

Должностных лиц привлекают к дисциплинарной ответственности — наказывают по ст. 15.5 КоАП РФ. Подробнее про размеры штрафов писали в этой статье. Но заставить штатного работника компенсировать размер налогового штрафа нельзя. 

Один из примеров — компания по вине бухгалтера заплатила в бюджет дополнительные 107 679 руб. 62 коп. Но взыскать возмещение ущерба с ответчика так и не удалось. 

Источник примера — апелляционное определение Мосгорсуда от 26.03.2019 № 33-13062/2019.

Другой случай — почти на миллион. Работодатель потерял по недосмотру главбуха 942 362 руб. 27 коп.

Источник примера — Определении Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.02.2021 по делу № 8Г-32777/2020 [88-30984/2020.

Налоговые потери не совсем корректно причислять к расходам на бухгалтерию. Но в контексте сравнения аутсорсинга и штатного отдела этот вопрос тоже важен.

 В сервисе «Моё дело Бухобслуживание» риски ошибок застрахованы на 100 млн руб.: если заказчик заплатил штрафы и пени по вине привлечённых экспертов, поставщик услуг «покрывает» убытки.

Как подружить главбуха с аутсорсом

Многие инхаус-бухгалтеры до сих пор воспринимают аутсорсинг как главного конкурента и врага. Мало того, что привлеченные эксперты «отбирают хлеб», так и ещё и демпингуют, предлагая обслуживание по более низким ценам, чем зарплата штатного специалиста. А если дешевле — то и качество хуже!

На деле выигрывает тот, кто не страшится нового, умело сочетает свой опыт с тенденциями рынка и извлекает пользу там, где она действительно есть.

Частичный аутсорсинг — это реальное решение многих проблем главбуха. 

Главные плюсы:

  • равномерное распределение нагрузки в отделе, возможность вести работу без «ночных смен», горящих сроков и валидола;

  • шанс делегировать профессионалам рутинные участки и заниматься только интересными и высокооплачиваемыми задачами;

  • возможность не раздувать штат;

  • право спокойно брать больничный, уходить в отпуск без ощущения, что «за две недели все рухнет».

Удачное сочетание штатной бухгалтерии и аутсорсинга не дают работникам столкнуться с профессиональным выгоранием. В конечном итоге это влияет на благоприятную атмосферу внутри коллектива, низкий процент текучки кадров и лояльность персонала.

«Моё дело Бухобслуживание» предлагает бизнесу частичное бухгалтерское обслуживание. Сервис берёт на себя только тот функционал, с которым готовы «расстаться» сотрудники компании. Избавьтесь от рутинных задач и сэкономьте деньги!

Оставьте заявку на частичное бухгалтерское сопровождение

«Моё дело Бухобслуживание» поможет разложить учёт по полочкам и высвободить время для стратегических задач и проектов

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8JzLEQ

Начать дискуссию

ФСБУ

Лизинговое имущество — это не основные средства: в бухучете на него право пользования

По закону лизинговое имущество находится в собственности лизингодателя, в том числе автомобили.

T-банк создает лабораторию для развития суверенного искусственного интеллекта

В лаборатории Omut AI будут создавать ИИ, которые соответствуют ожиданиям общества, стандартам надежности и этики.

Важно: аккредитация УЦ «Калуга Астрал»

20 июля 2024 года завершилась аккредитация УЦ «Калуга Астрал». В настоящее время УЦ «Калуга Астрал» проходит повторную процедуру аккредитации

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС начала сотрудничать с Кубой в сфере налогового администрирования

Россия даст Кубе советы по совершенствованию налоговой системы. Страны объединят усилия в сфере цифровизации и администрирования сборов.

Отпуска

Что можно и нельзя делать с неиспользованными отпусками работников

Иногда сотрудники вообще не уходят в отпуск. У них нет претензий, они на это согласны — но по закону так нельзя. Разбираемся, что делать в таких случаях, и как не допустить нарушений.

Что можно и нельзя делать с неиспользованными отпусками работников

Стволы для ЦБ, синий экран смерти заполонил планету, а также фейковая инвест-коучиня

Все самые важные и интересные финансовые новости в России и мире за неделю: уголовка за обыгрыш робота на бирже, Тиндер с пессимизацией алиментщиков, IB запрещает россиянам покупать европейские бумаги, Yandex N.V. стал Нёбиусом, а счастье наконец нашли в деньгах (больших).

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Отпускные

Роструд: какие последствия выплаты отпускных за день до отпуска

Согласно ч. 9 ст. 136 ТК, оплатить отпуск должны не позднее чем за три дня до его начала.

Предприниматели из новых регионов получили больше 670 млн рублей под «зонтичные» поручительства

За финансированием обращаются 90% представителей микробизнеса.

Управленческий учет для онлайн-школ. Почему таблицы Excel не вывозят?

Дистанционное образование все чаще сталкивается с проблемой учета данных по приходу и расходу средств. Огромное количество цифр, которые должны не только отражать эффективность работы онлайн-школы, но и помогать в развитии, просто не умещаются в екселевскую таблицу. Что делать? Давайте разбираться!

Управленческий учет для онлайн-школ. Почему таблицы Excel не вывозят?

Работайте без страха ошибиться! На новом курсе рассказываем, как избежать самых частых ошибок бухгалтеров в учете, отчетности и применении ФСБУ

Мы записали новый практический онлайн-курс «Типичные ошибки бухгалтера в бухгалтерском и налоговом учете», в котором собраны часто встречающиеся ошибки бухгалтеров, и то, как их найти и исправить. После обучения вы будете работать без стресса и нервов, сдадите полугодовую отчетность, а потом и годовую — на ура!

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Можно ли упрощенцам в 2025 году получить вычет по НДС на авансы

Сейчас упрощенцы применяют налоговый вычет на НДС. Однако поправки в НК вступят в силу уже в 2025 году. Рассказываем, изменятся ли условия применения налогового вычета в связи с новыми правилами.

Можно ли упрощенцам в 2025 году получить вычет по НДС на авансы

Коммунальные платежи до 60 тысяч рублей можно оплатить без документов

Клиенты не будут проходить идентификацию при оплате ЖКУ на сумму до 60 тысяч рублей. Раньше без проверки можно было оплатить услуги стоимостью до 15 тысяч рублей.

Маркетплейсы

Как вести учет на маркетплейсах: гайд для бухгалтера

Учет интернет-торговли через специальные площадки имеет свои особенности, о которых бухгалтер должен знать. В чем состоит отличие от обычной торговли и как правильно отражать в учете операции при работе с маркетплейсами.

Как вести учет на маркетплейсах: гайд для бухгалтера
УСН

Минфин напомнил, что считается доходом на УСН и когда его признавать

При определении доходов в целях налога по УСН действует кассовый метод.

Пенсии

Страховые пенсии вырастут с 1 августа

Перерасчет пенсий проведут в автоматическом режиме. Максимальная прибавка составит три пенсионных коэффициента.

Новые правила валютного контроля: что изменилось с 1 апреля 2024

С 1 апреля 2024 года валютное законодательство изменилось в сторону облегчения работы с внешнеторговыми контрактами. Рассказываем о произошедших изменениях.

Новые правила валютного контроля: что изменилось с 1 апреля 2024

Приложение «Авито» удалили из AppStore

Пользователи устройств Apple не могут скачать приложение «Авито», его удалили из AppStore. Компания выясняет причины.

НДС

Суд: для проверки правомерности вычета НДС налоговая может истребовать штатное расписание

При проведении камеральной налоговой проверки инспекторы могут истребовать любые документы, подтверждающие правомерность вычета по НДС. В том числе кадровые.

Для вин из Гагаузии могут отменить импортные пошлины

Российские власти собираются отказаться от импортных пошлин для гагаузских вин.

Интересные материалы

Вправе ли налоговый орган в рамках КНП декларации по НДС истребовать штатное расписание

На этот вопрос ответил АС Московского округа в постановлении от 19.06.2024 по делу № А41-86719/2023.