Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса и как подключить ее за 5 шагов

По Федеральному закону №54 предприниматели и компании в России должны отчитываться в налоговую службу (ФНС) о каждой продаже. Для этого операцию нужно фискализировать — сформировать чек, а после отправить его в ФНС и покупателю на электронную почту или в СМС. 

В статье рассказываем, какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса: какие виды существуют и какие у них преимущества и недостатки. А ещё подскажем, как всё подключить и использовать для расчёта с покупателями.

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна бизнесу

Онлайн-касса — устройство или программное решение, с помощью которого предприниматели и компании фиксируют факт продажи товаров или услуг. Её используют, чтобы формировать чеки и передавать данные об операциях в налоговую службу через интернет. Как это работает:

1. Информация о расчётах с покупателями автоматически сохраняется в фискальном накопителе. Это специальный блок памяти, который шифрует данные о товаре и расчёте, а после передаёт информацию оператору фискальных данных (ОФД). Срок службы накопителя — от 13 месяцев до трёх лет. 

2. ОФД формирует электронный чек и отправляет покупателю — на электронную почту или в СМС.

3. Информацию о доходах бизнеса из ОФД отправляют в ФНС для формирования налога. 

Данные о продажах на фискальном накопителе невозможно подделать или удалить. Благодаря этому сотрудники ФНС получают полную информацию о доходах бизнеса и понимают, какого размера выплаты назначать.

ИП и компаниям также выгодно использовать онлайн-кассы: 

• Все денежные операции соответствуют законодательству. Бизнес не «утонет» в бумажной волоките после каждой продажи и в частых налоговых проверках.

• Автоматизация. Данные об операциях передаются в налоговую напрямую, практически без участия сотрудников. Не обязательно считать количество проданного товара и сумму налога. Нужно только пробить товар и вовремя менять фискальный накопитель. Это упрощает процессы и снижает количество ошибок. 

• Интеграция. Процесс подключения даже проще, чем у старых кассовых аппаратов. Как правило, всё можно сделать через интернет — заказать ККТ и заключить договор с поставщиком. Всю работу по настройке и установке выполнят специалисты.

Требования 54-ФЗ при работе с онлайн-кассами: исключения и штрафы

По 54-ФЗ онлайн-кассу обязаны использовать все предприниматели и компании при расчётах с физлицами. Из этого правила есть несколько исключений:

• Предприниматель работает по патентной системе налогообложения (ПСН). В эту группу попадают ИП, которые изготавливают ключи, ремонтируют мебель, фотографируют и обрабатывают снимки, шьют или чинят одежду и обувь, а также управляют химчисткой.

• Компания или ИП работает в одной из сфер-исключений. В эту группу попадают те, кто из-за специфики своей деятельности или местоположения не может использовать этот инструмент. Например, торгуют сладостями в парках развлечений, продают ценные бумаги, организуют питание в школах или ухаживают за огородом по договору.

• Предприниматель сдаёт в аренду свою собственность. Например, машино-место или квартиру.

• Бизнес ведёт деятельность в труднодоступной местности. Какую местность считать труднодоступной, определяет субъект РФ и публикует на своём официальном сайте.

• Клиенты оплачивают покупки через посредника. Например, интернет-магазин продаёт товары и отправляет их покупателям службой доставки. Если клиент выбирает оплату при получении, чек выдаёт курьер или сотрудник пункта выдачи.

• ИП работает с самозанятым. В этом случае предприниматель формирует чеки и оплачивает налоги через приложение ФНС «Мой налог» или в разделе «Самозанятость» в личном кабинете банка.

Даже если ваш бизнес в списке исключений, советуем регулярно следить за обновлениями закона, чтобы не получить предупреждение или штраф. За нарушения при использовании этого инструмента законодательством РФ предусмотрены наказания: предупреждения, штрафы и даже приостановка деятельности бизнеса. Собрали самые частые нарушения и их последствия.

Отсутствие онлайн-кассы. Если это первое нарушение, предприниматели могут отделаться штрафом.

Для ИП — 25–50% от суммы проданного товара или услуги, но не менее 10 000 рублей. Для компаний — 75–100% от суммы, принятой без ККТ, но не менее 30 000 рублей. Дополнительно штраф получает сотрудник, который провёл расчёт без кассы, — 25–50% от стоимости проданного товара или услуги.

При повторных нарушениях ФНС может приостановить деятельность компании или ИП на 90 суток. Для этого совокупная сумма расчётов должна составить 1 млн рублей или больше.

Чтобы избежать наказания, юрлицам и индивидуальным предпринимателям нужно сформировать чек коррекции. То есть указать сумму, которая была принята без кассы, и указать причину нарушения, например отключение интернета. Информацию нужно отправить в налоговую до того, как факт нарушения зафиксирует ФНС.

Невыдача чека. За первое нарушение сотрудники ФНС выписывают предупреждение. После — штраф 2000 рублей для ИП и 10 000 рублей для компаний.

Отказ предоставить документы о работе контрольно-кассовой техники. Если сотрудники ФНС не получат информацию о ККТ по запросу, они могут выписать предупреждение или выставить штраф. Для предпринимателей — от 1500 до 3000 рублей, для компаний — от 5000 до 10 000 рублей. 

Ошибки при использовании. Например, если сотрудник продаст маркированный товар, как обычный, или выберет оплату наличными, хотя покупатель использовал карту. За это из налоговой придёт предупреждение или штраф. Для предпринимателей — от 1500 до 3000 рублей, для компаний — от 5000 до 10 000 рублей. 

Наказание может меняться в зависимости от частоты и вида нарушения. Например, если ФНС установит, что произошёл технический сбой в работе Wi-Fi, она может признать нарушение непреднамеренным. Тогда штраф будет минимальным или вовсе заменён на предупреждение. 

На что обратить внимание при выборе контрольно-кассовой техники (ККТ)

ККТ также должна соответствовать требованиям из 54-ФЗ:

• Должна быть включена в реестр ККТ и зарегистрирована в ФНС.

• Внутри корпуса есть место для установки фискального накопителя.

• Фискальный накопитель должен шифровать данные, а касса — передавать документы о продаже любому оператору фискальных данных (ОФД).

• Работает с маркированными товарами: позволяет формировать запрос о коде маркировки и получать уведомления о реализации товара.

Виды онлайн-касс

Онлайн-кассы можно поделить на несколько категорий по размеру, количеству доступных функций и стоимости. Рассмотрим основные преимущества, недостатки и особенности каждой:

POS-система. Это стационарные аппараты, которые сочетают в себе POS-компьютер, кассовое программное обеспечение, фискальный регистратор с фискальным накопителем. Чаще всего их использует средний и крупный бизнес, например сетевые магазины продуктов.

Плюсы и минусы стационарной кассы:

✅ Долговечность. Даже в случае поломки не нужно обновлять весь комплекс, достаточно заменить неисправный элемент. Производители продолжают выпускать запчасти даже к моделям, которые уже сняты с производства.

✅ Гибкость. Кассу легко перенастроить в случае изменений в нормативных документах или добавить новые функции.

✅ Автоматизация. POS-система делает управление бизнесом более удобным. К ней можно подключить бухгалтерские программы, чтобы контролировать остаток товаров и печать ценников, а также добавлять акции и скидки. А ещё такая она помогает в управлении сотрудниками, например отслеживает время открытия и закрытия смен. 

✅ Высокая скорость обработки операций. На стационарной кассе чеки печатаются практически мгновенно, что позволяет быстро и качественно обслуживать большой поток покупателей. 

❌ Стоимость. Цена новой POS-системы варьируется от 65 000 и до 100 000 рублей.

❌ Нужно обучать персонал. Знакомство сотрудников со всей функциональностью системы занимает время. На старте они могут совершать ошибки и задерживать покупателей. 

Мобильные, или автономные, онлайн-кассы. Работают от аккумулятора, поэтому не требуют подключения к компьютеру или планшету. Устройство может передавать данные в ОФД по Wi-Fi или через мобильную связь. Подходит для выдачи чеков вне торговых точек. Как правило, автономные используют курьеры или малый бизнес с небольшим ассортиментом.

Плюсы и минусы автономной кассы:

✅ Портативность. Касса легко помещается в карман или сумку. Её можно использовать на улице, так как корпус защищён от влаги и мороза. Кроме того, мобильные терминалы удобны там, где случаются перебои с электричеством и доступом в интернет. 

✅ Стоимость. Средняя цена — 10 000 рублей. Без фискального накопителя касса обойдётся ещё дешевле.

❌ Низкая скорость обработки операций. Чеки печатаются медленно, так что оперативно обслужить большой поток покупателей не получится.

❌ Нет интеграции с компьютером. Автономную кассу нельзя перенастроить, добавить новые функции или ПО. Именно поэтому такое решение не подойдёт для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров нужно добавлять вручную. Это не проблема для малого бизнеса с небольшим ассортиментом, но крупная розница с тысячами товарных позиций не сможет использовать мобильную кассу.

Смарт-терминалы. Современный вид мобильных касс с сенсорным экраном и возможностью устанавливать приложения. Они работают от аккумулятора, а данные в ОФД передают по сети. К смарт-терминалам можно подключить дополнительное оборудование, например денежный ящик, сканер штрихкодов или весы. Именно поэтому этот вид подходит для любого бизнеса.

Плюсы и минусы смарт-терминалов:

✅ Портативность. Подключаются по Wi-Fi, Bluetooth или через сим-карту. Благодаря мощному аккумулятору держат заряд до 12 часов.

✅ Широкая функциональность. На смарт-терминал можно установить нужные программы, например для аналитики продаж или учёта товаров.

✅ Интуитивно понятный интерфейс. Для использования сотрудникам не нужно проходить долгое обучение.

❌ Хрупкость. Корпус многих моделей смарт-терминалов может не выдержать случайного падения, а сенсорный экран часто перестаёт реагировать при низкой температуре или попадании влаги.

❌ Стоимость. Довольно высокая цена для мобильной кассы — минимум 20 000 рублей.

Облачная онлайн-касса. Специальный сервис для продажи товаров на сайте — он формирует чеки и сам отправляет их в налоговую через ОФД. Кассовый аппарат при этом находится в дата-центре, а компания подключается к нему по сети. В личном кабинете можно управлять устройством и смотреть статистику по продажам.

Решение подходит компаниям, которые принимают платежи дистанционно или работают на выезде. Однако его не получится использовать в торговых точках и для печати бумажных чеков.

Плюсы и минусы облачной кассы:

✅ Простота в использовании. Облачную кассу не обязательно покупать — можно взять в аренду. В этом случае обслуживание и ремонт берёт на себя арендодатель. Можно не волноваться из-за перебоев с интернетом или что вы забудете вовремя заменить фискальный накопитель.

✅ Масштабируемость. Одна облачная касса может обслуживать сразу несколько магазинов.

✅ Экономия на старте. Чтобы подключить оплату, не придётся тратиться на оборудование. Стоимость аренды — в среднем 1500 рублей в месяц.

❌ Работает по принципу подписки, поэтому нужно ежемесячно платить провайдеру. В долгосрочной перспективе это может оказаться дороже разовой покупки ККТ.

Фискальный регистратор. Устройство с фискальным накопителем и принтером чеков, но без доступа в интернет, клавиатуры и дисплея. Для передачи данных в ОФД и работы с регистратором нужно подключить устройство к компьютеру или планшету с кассовым софтом.

Плюсы и минусы фискальных регистраторов:

✅ Удобство для сотрудников. Все операции совершаются на компьютере, продавцу не нужно вглядываться в небольшой экран терминала.

✅ Высокая скорость обработки операций. Благодаря подключению к мощному компьютеру чеки печатаются быстро. Фискальный накопитель и чековую ленту легко заменить.

❌ Для работы требуется стабильный интернет, так что есть риск сбоев.

❌ Бесполезен без подключенной облачной кассы. Если её нет, то фискальный регистратор превращается в принтер чеков, который нужен лишь для печати физических чеков.

Какую выбрать онлайн-кассу: ключевые критерии

При выборе опирайтесь на потребности бизнеса. Перед покупкой оцените, где и как онлайн-кассой будут пользоваться. Собрали основные критерии, которые помогут принять окончательное решение:

Вид бизнеса. Например, для небольшой торговой точки подойдёт автономная: чтобы ей пользоваться, не нужен компьютер и стабильный доступ в сеть. Для интернет-магазина лучше выбрать облачную кассу, а в оптовом магазине — установить POS-систему с нужным софтом для автоматизации и учёта.

Убедитесь, что функциональности хватит и что вы не переплатите за возможности, которыми не будете пользоваться. Малому бизнесу подойдёт простой в использовании вариант, а крупным компаниям — многофункциональные кассы. 

Число клиентов. Проанализируйте, какое количество чеков придётся пробивать ежедневно и сколько данных о покупках отправлять в ОФД. Если поток клиентов большой, выбирайте модели с высокой скоростью обработки платежей и печати чеков. Например, стационарные кассы или фискальные регистраторы.

Стоимость. Владельцам небольшого бизнеса стоит выбирать решения, которые не требуют больших вложений на старте. Например, мобильную кассу для офлайн-точек и облачную — для интернет-магазина.

Условия торговли. Если основная часть продаж происходит на доставке, выбирайте автономные терминалы или смарт-терминалы. Важно, чтобы данные в ОФД стабильно передавались, а заряда аккумулятора хватило на весь день. 

Автоматизация. Этот пункт важен для корпораций и компаний, которые планируют масштабироваться. Если бизнес использует управляющую или другие системы автоматизации, лучше выбрать кассу, которую можно будет с ними интегрировать: стационарную, смарт-терминал или фискальный регистратор.

Совместимость ПО. Софт кассы должен «подружиться» с остальным оборудованием в магазине: терминалом эквайринга, сканером штрихкодов и весами. А облачная должна быть совместима с CMS, на которой собран сайт интернет-магазина.

Как подключить онлайн-кассу за 5 шагов 

Инструкция по установке и регистрации одинаковая для всех видов онлайн-касс. Однако, если оформлять подписку на облачную кассу, с настройкой часто помогают специалисты — достаточно выбрать подходящего поставщика по условиям и подписать договор.

Пройдёмся по шагам для тех, кто решил заниматься установкой самостоятельно. 

Шаг 1. Купите или арендуйте онлайн-кассу

Это можно сделать: 

• В ОФД. За настройку и подключение онлайн-кассы будут отвечать технические специалисты ОФД, но вы можете столкнуться с ограниченным ассортиментом онлайн-касс.

• У банка. Крупные банки помогают с регистрацией в налоговой и подключением к ОФД. Однако, если вы планируете настраивать эквайринг через платёжного агрегатора, способ может оказаться дорогим и неудобным.

• У операторов сотовой связи. У таких ККТ будет хорошее качество, так как бренд заботится о своей репутации. Однако выбор моделей ограничен, а кассы привязаны к софту оператора.

• У завода-производителя. Обычно производитель предлагает самую низкую цену на рынке. Но заводы не продают кассы в розницу и мелкий опт, так как им выгоднее сотрудничать с официальными магазинами и сервисными центрами.

• У прошлого владельца. Для этого при покупке нужно запросить документ о том, что касса снята с учёта в налоговой. Б/у модели дешевле новых — нужно только заменить фискальный накопитель. Но гарантий нет: касса может быстро сломаться, быть украденной или использованной в мошеннических схемах. 

Шаг 2. Установите необходимое ПО

Чтобы онлайн-касса могла передавать данные в ОФД, её нужно подключить к интернету. Автономными кассами можно управлять через саму ККТ, остальные нужно подключить к ПК. После этого аутентификация, загрузка и установка ПО происходят автоматически. Если этого не произошло, кассу можно настроить вручную. Для этого:

1. Скачайте и установите драйверы для оборудования на компьютер, с которого будете работать. Сделать это можно на сайте производителя кассы.

2. Включите на ККТ режим передачи данных и подключите её к ПК по USB или Wi-Fi.

3. В меню «Пуск» найдите вкладку «Устройства и принтеры» и запустите процесс установки ПО.

4. Перезапустите компьютер. 

Шаг 3. Настройте онлайн-кассу

Перед тем как проводить оплату, нужно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой. Вот как это сделать:

Заключите договор с ОФД. Выбирайте любого оператора фискальных данных из официального реестра налоговой. Средняя стоимость услуги — 3000 рублей в год.

После заключения договора вы получите доступ к личному кабинету на сайте ОФД. Там можно управлять всеми ККТ и отслеживать продажи в каждой торговой точке или интернет-магазине.

Оформите электронную подпись. Для регистрации кассы понадобится КЭП — квалифицированная электронная подпись. Её можно получить бесплатно в удостоверяющем центре налоговой. Если у предпринимателя или компании уже есть КЭП, новую оформлять не нужно.

Создайте учётную запись онлайн-кассы в ФНС. Подайте заявление на сайте налоговой. Введите все данные о кассе: адрес установки и сайта, модель и номер ККТ и фискального накопителя. 

Учётная запись на сайте налоговой создана. Там будет храниться карточка регистрации ККТ.

Шаг 4. Подключите эквайринг и интегрируйте в онлайн-кассу 

Если бизнес не планирует продавать товары и услуги только за наличные, потребуется подключить эквайринг. Это технология, которая позволяет принимать безналичные платежи в офлайн-магазинах или на сайте.

Услугу можно подключить в банке или через агрегатора. Например, компания Монета создаёт готовые платёжные решения. Главный продукт — сервис PayAnyWay, с помощью которого бизнес может принимать оплату через интернет.

➡️ Подробнее о том, как выбрать поставщика интернет-эквайринга и принимать оплату на сайте, читайте в статье. 

Чтобы интегрировать платёжный сервис PayAnyWay с онлайн-кассой, приобретите или арендуйте ККТ у одного из 17 партнёров.

Технические специалисты помогут зарегистрировать кассу в налоговой и ОФД. Как правило, запуск через сервис Kassa.payanyway занимает один день.

Шаг 5. Протестируйте онлайн-кассу

Убедитесь, что подключённая онлайн-касса работает корректно: формирует чеки и отправляет их покупателям и в ОФД. Если пропустить этап тестирования, после запуска есть риск потерять прибыль из-за технических неисправностей или платить штрафы за ошибки в документах.

Протестировать кассу можно на специальной демоплощадке сервиса PayAnyWay. Вот что для этого нужно:

1. Создайте личный кабинет магазина и пользователя. Используйте для регистрации разные адреса электронной почты. 

2. Свяжитесь со службой поддержки PayAnyWay по телефону, электронной почте или через форму на сайте. Специалисты помогут завершить регистрацию и получить виртуальные деньги.

3. Создайте тестовый счёт для «магазина» и «покупателя» и проведите пробную транзакцию. Проверьте, что всё работает: чеки формируются, данные шифруются и отправляются оператору фискальных данных. 

Главное: как выбрать и подключить онлайн-кассу

Собрали все советы, которые помогут выбрать лучшее решение для бизнеса, в списке:

1. При работе с платежами от клиентов учитывайте требования 54-ФЗ. Онлайн-кассу обязаны использовать все предприниматели и компании при расчётах с физлицами, кроме исключений. За первое нарушение из налоговой придёт предупреждение или штраф. А за повторные — деятельность бизнеса могут приостановить. 

2. Выберите актуальный для вашего бизнеса вид онлайн-кассы. Например, POS-систему для крупной торговой сети, смарт-терминал для работы на доставке или облачную кассу для интернет-магазина.

3. Купите или арендуйте онлайн-кассу. Сделать это можно в ОФД, банке, на сайте производителя, у прошлого владельца или через платёжный сервис. 

4. Зарегистрируйте кассу в налоговой и ОФД. Для этого заключите договор с одним из операторов фискальных данных и заполните заявку на сайте ФНС. После того как вы получите карточку регистрации, онлайн-кассу можно использовать.

5. Интегрируйте онлайн-кассу с платёжным сервисом. Например, с помощью сервиса Kassa.payanyway. Это поможет автоматизировать продажи, снизить риск ошибок и штрафов.

Теперь вы знаете, как выбрать онлайн-кассу, и сможете законно принимать платежи от клиентов. А подробно изучить все условия и быстро подключить онлайн-кассу можно на сайте PayAnyWay.

Реклама: ООО «МОНЕТА ЛАБС», ИНН: 1683001376, erid: 2W5zFGMUCor