Прием платежей бронирования на сайте отеля: как подключить и настроить

Онлайн-оплата в объекте размещения снижает долю незаездов на 40–60% по сравнению с бронированием без предоплаты на сайте отеля. Чтобы уменьшить долю отказов и простоев и увеличить выручку, компаниям из гостиничного бизнеса важно переводить бронирования из категории заявок в категорию гарантированных сделок. С этим помогают инструменты приема оплаты.

Прием платежей бронирования помогает отелям, апартаментам, домам отдыха и загородным объектам ускорить приток денег и снизить риск кассовых разрывов, выстроить доверие к бренду и повлиять на процент повторных визитов. Прямые оплаченные бронирования также позволяют сохранить маржинальность, так как исключают выплату комиссий посредникам.

В статье разбираем подходящие для объектов размещения схемы оплаты, функции модуля бронирования, онлайн-кассы и системы управления отелем (Property Management System, PMS). Делимся, как подобрать и подключить платежное решение для организаций в тревел-сегменте и соблюсти требования №54-ФЗ.

Материал будет полезен собственникам отелей, хостелов и пансионатов, финансовым и операционным директорам и руководителям отделов продаж и бронирования в гостиничном бизнесе.

Так как бесплатное бронирование ни к чему не обязывает, отсутствие гарантии заезда со стороны гостей создает для объекта размещения финансовые риски. Однако если гости оплачивают проживание или вносят предоплату, они подтверждают намерение остановиться в забронированном месте — в среднем отмен становится на 18% меньше.

В гостиничном бизнесе важны прогнозируемая загрузка, стабильные финансовые поступления и снижение потерь от незаездов. Внедрение предоплаты на сайте отеля способно закрыть эти потребности. Это особенно актуально во время праздников и высокого сезона, так как простои в эти периоды обходятся дорого. Кроме того, получение средств до фактического прибытия гостей позволяет отельерам направлять деньги на операционную деятельность.

Создание модуля бронирования и подключение платежного сервиса позволяют улучшить финансовые показатели компании. При работе через сторонние площадки объект размещения выплачивает комиссию. Прием оплаты через сайт позволяет отелю получить больше чистой прибыли, чем при аналогичной брони через посредников.

Встроенный платежный сервис дополнительно помогает провести предварительную проверку и снизить риски при предоставлении услуг с отложенным расчетом: например, если полная оплата производится при заезде. Сервис временно блокирует определенную сумму, чтобы подтвердить платежеспособность клиента.

Наконец, покупка на сайте отеля удобнее для гостей. 66% российских туристов бронируют объекты размещения напрямую, а не через партнерские каналы. Гости стремятся найти специальные тарифы и при прямом бронировании чувствуют себя защищеннее: им проще получить возврат или помощь в случае возникновения проблем.

По данным ВЦИОМ, онлайн-бронирование стало регулярной практикой для большинства (63%) российских путешественников во всех возрастных группах. В гостиничном бизнесе для его организации чаще всего используются полная предоплата, частичная предоплата и холдирование. Выбирать, как именно гости будут оплачивать проживание онлайн, следует исходя из структуры тарифов, среднего чека, уровня спроса и особенностей сервиса.

суммы проживания заранее. Он снижает незаезды примерно в два раза. Полная предоплата используется для бронирований на популярные даты во время высокого спроса, для невозвратных тарифов и заездов на короткий срок, например 1–2 ночи. 

При одноэтапной 100%-ной предоплате бухгалтерии отеля не придется вести отдельный учет авансов и остатков задолженности. Стандартный алгоритм упрощает контроль, сверки и отчетность. Кроме того, это самый короткий клиентский путь.

Чтобы отель зафиксировал бронь за конкретным гостем, клиент может оплатить только часть будущей услуги, например 25–50% от общей стоимости проживания или сумму за первые сутки. Это снижает порог входа для гостей и при этом помогает отелю отсеять случайные брони. 

Важно, чтобы платежный сервис корректно передавал данные о сумме аванса в онлайн-кассу отеля и поддерживал первичную фискализацию, то есть формировал чек без детализации услуг, поскольку их состав может измениться в течение проживания.

Это временная блокировка суммы на карте клиента без ее фактического списания. В тревел-сегменте холдирование (преавторизацию) используют, чтобы удержать обеспечительный платеж и защититься от порчи имущества.

Гарантийный депозит резервируется на счете гостя. Затем он либо списывается после подтверждения от отеля, либо разблокируется, если проживание прошло без инцидентов или бронь была отменена по правилам тарифа.

Разные функциональные модули на сайте позволяют гостям выбирать варианты проживания, заполнять форму с контактными данными и оплачивать услуги удобным способом, а объектам размещения — законно принимать платежи. Обычно у гостиниц есть модуль бронирования, платежный сервис, онлайн-касса и система управления отелем.

Решение для онлайн-бронирования интегрируется с сайтом отеля и автоматизирует продажи. Инструмент формирует путь пользователя от выбора дат поездки до оплаты номера. Он помогает гостиницам подвести гостя к завершению сделки на официальном ресурсе и сэкономить на комиссиях агентств и посредников.

Модуль обычно включает:

• Форму поиска номеров, которую гость заполняет, чтобы увидеть предложения объекта размещения на выбранные даты.

• Форму выбора тарифов, типов питания и дополнительных услуг. На странице с этой формой можно предлагать повышение категории номера и влиять на средний чек.

• Форму сбора данных и контактов гостя. При бронировании на сайте данные посетителей остаются в базе отеля, поэтому он может выстраивать персональную коммуникацию и совершать повторные продажи.

• Инструменты подтверждения, которые после оплаты автоматически отправляют гостю письмо или СМС с деталями поездки и важными данными о гостинице.

Платежная платформа для бизнеса, например PayAnyWay от Монеты, отвечает за техническую сторону приема платежей бронирования. Интеграция эквайринга в модуль бронирования сокращает нагрузку на профильный отдел, исключая сложные схемы с банковскими переводами и ручным выставлением счетов, а также помогает соблюдать требования №161-ФЗ по защите данных. В таблице собраны основные способы приема оплаты для отелей.

Для крупного бизнеса с оборотом свыше 20 млн рублей в месяц Монета предлагает прием оплаты через встраиваемые кошельки. Они интегрируются на сайт или в приложение, помогают снизить издержки за счет низких комиссий (0,2%), удерживать деньги внутри системы отеля и стимулировать повторные покупки.

Кроме того, в отелях используют оплату по ссылке: администратор генерирует персональную ссылку в личном кабинете и направляет ее гостям в мессенджере, по почте или СМС. Ссылка ведет на стандартную платежную страницу. Комиссия зависит от выбранных способов оплаты.

Прием оплаты на сайте обязывает объект размещения соблюдать требования №54-ФЗ. Для дистанционной торговли услугами целесообразно арендовать облачную кассу, которая физически находится в дата-центре. Кассу обслуживает провайдер, а отель подключается к ней через интернет.

Онлайн-касса нужна всем юрлицам и большинству ИП, которые ведут безналичные расчеты с физлицами. Она передает данные об оплате в фискальный накопитель, а также отправляет зашифрованные сведения в ФНС через оператора фискальных данных и чек клиенту через email или СМС.

При продаже номеров на сайте или в приложении касса берет на себя логику формирования структуры чека и передает команду на исполнение кассовому аппарату. Операции проходят автоматически.

Property Management System помогает связать оплату с номером, заездом и закрывающими документами и вести внутренний учет. PMS влияет на затраты, количество ошибок с бронированиями и скорость обслуживания гостей. 

Синхронизация платежного сервиса с PMS позволяет автоматически фиксировать поступление средств, менять статус брони и сохранять историю операций. Данные об оплатах, сформированных чеках, возвратах и задолженностях доступны в шахматной диаграмме системы учета.

Выбор решения для приема платежей бронирования предполагает анализ совокупной стоимости владения инструментом и его адаптивности к операционным процессам объекта размещения. Чтобы определить, какой эквайринг для отеля лучше, помимо тарифной сетки, отельеры обращают внимание на ряд технологических параметров.

Доступность привычных способов оплаты влияет на вероятность завершения бронирования. Для российского рынка важна возможность платежей с помощью банковских карт и кредиток, через СБП и Pay-сервисы. Карты — самый популярный способ. СБП, SberPay, T-Pay с подтверждением в банковском приложении без ввода данных карты сокращают путь гостя до оплаты и могут снизить долю отказов.

Знакомые платежные опции и очевидные признаки безопасной оплаты на официальном сайте (например, знак HTTPS, мгновенное подтверждение и электронный чек) влияют на рост прямых бронирований и помогают повысить уровень доверия к объекту размещения, вероятность повторных визитов и LTV.

Вероятность отмены оплаченной брони статистически ниже, чем неоплаченной, однако такие ситуации в гостиничном бизнесе случаются — это часть операционного цикла. Именно поэтому платежное решение должно позволять оперативно проводить как полные, так и частичные возвраты. Стоит обратить внимание на возможность инициировать возврат через личный кабинет сервиса или Property Management System.

Отелям важно, насколько быстро деньги доходят до расчетного счета. Если сократить срок зачисления, получится планировать операционные расходы, вовремя проводить выплаты сотрудникам и уменьшить шанс кассовых разрывов. Имеет смысл выбрать сервисы, которые проводят выплаты без задержек, оценить отказоустойчивость и количество успешных операций. Например, выплаты через решения от Монеты не ограничены; их можно получать автоматически по расписанию либо инициировать вручную.

Сервис должен быстро встраиваться в текущую систему через API или готовые модули для популярных CMS. Стоит обращать внимание на удобство платежной формы на мобильных устройствах, потому что 70% бронирований совершаются со смартфонов. Кроме того, не помешает выяснить, способна ли команда поддержки или персональный менеджер помочь решить проблемы.

Сервис должен предоставлять доступ к данным об операциях, чтобы сотрудники объекта размещения могли мониторить и анализировать транзакции. Например, анализ причин отклонения помогает выявлять технические проблемы. Данные о популярности платежных методов позволяют корректировать сценарии для роста конверсии.

Внедрение платежных инструментов в систему объекта размещения состоит из четырех этапов: от выбора финансовой стратегии до технической синхронизации систем.

Сначала определяются нужные схемы приема платежей: полная или частичная предоплата на сайте отеля или холдирование. Выбор влияет на учет операций и конфигурацию онлайн-кассы. Обычно предоплата применяется для коротких бронирований в высокий сезон, а холдирование — для приема гарантийных депозитов.

Для приема безналичных оплат необходимо зарегистрироваться как юрлицо или ИП на ресурсе платежного сервиса. Например, в PayAnyWay от Монеты регистрация включает предоставление ИНН, телефона, почты, ссылки на сайт организации и привязку расчетного счета для зачисления выручки.

Законодательство требует передавать данные в ОФД и ФНС. Это возможно с помощью интеграции платежного сервиса с облачными кассами. Готовые протоколы упрощают настройку параметров фискализации и помогают правильно формировать структуру чека.

На заключительном этапе производится подключение платежного сервиса к модулю бронирования на сайте и к системе управления отелем. В PayAnyWay это может быть реализовано через API, готовые модули для систем управления или SDK для мобильных приложений. Мы предоставляем подробную техническую документацию и инструкции для 70+ готовых модулей для CMS и CRM.

Затем отельер может настроить процесс оплаты: например, задать приоритетные методы, периодичность уведомлений, правила отображения статусов и процедуры возврата. После интеграции проводятся тестовые операции для проверки прохождения платежа, отображения статусов в системе PMS и точности данных в кассовом чеке.

Прием платежей бронирования прямо на сайте полезен для бизнеса: гарантированных заездов становится почти вдвое больше, а отели экономят около 10–25% выручки на комиссиях. При этом гостиничный бизнес получает предсказуемую загрузку, стабильные денежные поступления и меньше потерь из-за отмен. 

Настройка платежной инфраструктуры с актуальными способами оплаты (СБП, карты, Pay-сервисы) положительно влияет на коэффициент конверсии и в долгосрочной перспективе работает на рост показателя возвращаемости, одновременно снижая зависимость от маркетинговых механик агрегаторов. 

Прямые онлайн-продажи повышают маржинальность заездов и помогают собрать базу лояльных гостей, которые часто воспринимают резервирование и безопасную оплату на официальном сайте как важнейший аргумент в пользу выбора бренда.

Если вы в поисках платежного партнера, стоит смотреть на его репутацию, доступность популярных вариантов оплаты, интеграции с PMS и модулями бронирования. Кроме того, важна скорость обработки платежей и возвратов. Если подобрать инструменты правильно, то отель будет соответствовать ожиданиям аудитории, требованиям законодательства и в итоге улучшит конверсии в бронирование и качество обслуживания.

Да, наличие эквайринга не освобождает бизнес от обязанности соблюдать №54-ФЗ. Платежный сервис обеспечивает перевод денег, в то время как онлайн-касса отеля отвечает за фискализацию операций и передачу данных в ФНС.

Преавторизация, или холдирование, — это временное резервирование средств на карте гостя без их фактического зачисления на счет отеля. Это инструмент для внесения гарантийных депозитов. Если бронирование отменяется в рамках правил, средства размораживаются, и бизнес не несет расходов за проведение возвратов.

Да, например, в отелях используют оплату по ссылке. Администратор может отправить URL-адрес или QR-код гостю в мессенджере или по электронной почте. Однако для роста прямых продаж целесообразнее использовать полноценный модуль бронирования.

Возврат средств осуществляется тем же способом, которым была произведена оплата. Операция инициируется через личный кабинет сервиса или интерфейс системы управления отелем. При возврате предоплаты необходимо отправить гостю кассовый чек с признаком «возврат прихода».

Реклама: ООО «МОНЕТА ЛАБС», ИНН 1683001376, erid: 2W5zFK92qwX