Клерк.Ру

Возможности Excel для бухгалтеров, о которых не все знают

3612

Существует ли бухгалтер, который выполняет только свою работу? Если это вы — вам сказочно повезло, не то что остальным 99%. Многим приходится не только вести учет, но и заменять собой других специалистов, например, юриста — составлять претензии, подсчитывать размер пени и неустоек, а еще аналитика — следить за изменением показателей (стоимостью закупаемого сырья, затратами на производстве и т.д.). Где тут успевать читать налоговые новости, когда шеф настойчиво требует ежедневный отчет. Хорошо, что у бухгалтеров есть Excel.

Нельзя сказать, что он идеальный и подходит для решения всех задач, но тоже совершенствуется. Например, сейчас востребованными стали такие инструменты как формулы DAX и мини-приложение для Excel под названием Power Pivot — для анализа данных (в том числе больших баз).

Мы считаем, что бухгалтер заслужил более современные методы работы и уже рассказывали о них в статье Tableau, SQL, Power BI, Python. Почему в этих словах придется разбираться бухгалтеру. И уже в 2020 году. Но мы понимаем, что расстаться со старым другом нелегко, так что решили рассказать о некоторых полезных приемах работы с Excel.

Подсчет календарных дней с помощью формулы

Для чего пригодится: посчитать дни для выставления пени по договору поставки или для расчета процентов по займу сотруднику. Удобно, если такие расчеты приходится делать постоянно без помощи программы, или вы хотите ее перепроверить (мы слышали иногда ваша любимая программа шалит).

Как сделать: чтобы провести расчет, необходимо три свободных ячейки в таблице.

В первую вписываем дату начал периода, во вторую — дату конца периода, третья остается пустой.

Выбираем третью ячейку и жмем «Вставить функцию». Вы можете найти ее по значку:

Или нажать Shift F3.

Появится окно со списком функций. Выбираем категорию «Дата и время», а из списка в окошке «Выберете функцию» — «ДНЕЙ360» и нажимаем Ок.

Еще одно окошко попросит ввести значение начальной и конечной даты — не нужно снова набирать их на клавиатуре, просто выберете соответствующие ячейки кликнув на них. В строке «Метод» ставим единицу и снова жмем Ок.

Лайфхак: если значение в ячейке отобразилось не в виде числа — измените формат ячейки ( щелкните правой кнопкой мыши, выберите «Формат ячейки» и установите «Числовой формат»).

Один нюанс — при расчете конечная дата в расчет дней не войдет. В нашем примере получилось 30 дней, если же в расчет должно войти 1 октября, то должно быть 31. Учитывайте это при расчете.

Сортировка данных

Для чего пригодится: буквально для всего. Если работаете с большой таблицей и надо сделать отбор определенных значений: сумма отгрузки от 100 тысяч, например, или все закупки после 1 сентября. Если нужно выстроить данные в порядке убывания цены или товары от А до Я.

Как сделать: можно воспользоваться простыми фильтрами. Вот у нас прайс с материалами, мы хотим найти все, что дороже 1000 рублей. Установим фильтр.

Выделяем заголовок таблицы (там где наименование, цена и т.п.) как на скрине:

Открываем вкладку «Данные» и выбираем в меню «Фильтр». Теперь у каждого столбца появился треугольничек фильтра. Выбираем тот, что привязан к колонке «Цена», и можем отметить галочками те значения, которые хотим там найти. Мы оставили только цены более 1000. Жмем Ок и вот результат:

С помощью того же фильтра можно сортировать данные от меньшего к большему, в алфавитном порядке и наоборот.

Сопоставление показателей за разные периоды

Для чего пригодится: проверить динамику показателя. Например, сравнить стоимость материалов по двум или более прайс-листам. Сравнение приходится делать с данными за разные годы, кварталы, месяцы или из разных источников.

Как сделать: для сопоставления понадобится «якорь» — уникальный показатель, свойственный для каждой единицы учета. Для товара или материала это может быть артикул.

Прибегнем к помощи функции «ВПР».

Итак, мы взяли и добавили в нашу книгу Excel еще один лист — Прайс 2, а в списке материалов вместо колонки порядкового номера появился артикул. Давайте сравним наши два прайса между собой.

Выделяем свободную ячейку рядом с первой строкой и колонкой цена (для наглядности), вот так:

На панели инструментов снова находим значок функций и нажимаем. Выбираем категорию — «Ссылки и массивы», функция — «ВПР».

Теперь надо настроить для нее аргументы. Искомое значение — наш «якорь» (выбираем первую ячейку в столбце Артикул в Прайсе № 2); Таблица — переходим на вкладку с первым прайсом (табличка последует за нами) и выделяем диапазон — всю таблицу со всеми строками и столбцами; Номер столбца — номер столбца с тем значением, которое хотим сравнивать — в нашем случае это цена — 5-й столбец; Интервальный просмотр — степень соответствия, чтобы искать точные значения ставим 0 и жмем Ок.

Получилось! Видим, что в первой ячейке цена такая же как и раньше, а что с остальными?

Протягиваем формулу на все ячейки нашего свободного столбца (ставим курсор на квадратик-уголок выделенной ячейки, нажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз, не отпуская).

Если у вас появится значение «#Н/Д» — значит для этого артикула не нашлось значений во второй таблице.

На некоторые позиции изменилась цена, мы выделили ячейки, где цена снизилась зеленым, а где повысилась — красным цветом.

Лайфхак. Выделение можно сделать быстро с помощью панели инструментов. Посмотрите, вверху есть цветные кнопки с надписями «Плохой» , «Хороший» и другими. Достаточно встать на нужную ячейку и кликнуть соответствующую кнопку.

Поиск опечаток в таблицах

Для чего пригодится: страшный сон бухгалтера — в таблице Excel не выделяются допущенные ошибки. Пропустил букву в слове или местами перепутал, а то и совсем задумался, и вот в таблице уже на зарплата за сентябрь 2020-го, а "зряплата«...Так и директора обидеть недолго.

Чтобы ляпы не стали концом карьеры (и такое бывает), попробуйте проверять ваши таблички специальным инструментом.

Как сделать: мы допустили несколько неловких опечаток в Прайсе № 2 и теперь придется их найти и исправить.

Выделяем диапазон, который будем проверять — у нас это весь столбец 2. Заходим на вкладку «Данные» и выбираем пункт «Проверка данных». Если что спросит — соглашаемся.

Появилось окошко с настройками. Указываем в них: Тип данных — «список»; Источник — выделяем диапазон с ячейками, которые являются эталонными, это может быть, например, верный список наименований контрагентов или товаров. В нашем случае выделяем столбец 2 в Прайсе № 1, где названия все правильные. Жмем Ок.

В столбце таблицы вы заметите кнопку-треугольничек (список).

Теперь выберем на верхней панели «Проверка данных» — «Обвести неверные данные» и ячейки, в которых есть опечатки, будут выделены красным овалом.

Н-да, армЫтура, кирпичЬ и клюйкая лента это не дело — исправляем: щелкаем на ячейку с ошибкой, жмем треугольничек-список, выбираем верное значение. Теперь все в порядке. В меню проверки данных на панели сверху выбираем «Удалить обводку неверных данных».

Орфографию можно проверить при помощи еще одного инструмента Excel — меню Рецензирование — Орфография. Справочнику могут не понравится обычные сокращения, вроде «шт». Просто добавьте его в словарь и программа вас больше не побеспокоит.

Определение влияния изменения данных на конечный расчет

Для чего пригодится: при расчете сметы, когда подгоняем итоговую сумму под определенную величину и меняем, например, стоимость работ.

Как сделать: мы не стали создавать смету и покажем вам все на примере знакомого нам прайса, только теперь добавим к нему колонку со стоимостью всех остатков.

Итак, зайдите на вкладку «Формулы» и выберите «Окно контрольного значения».

В окне настроек нажмите «Добавить контрольное значение» и выделите ячейку с итогом, который хотите отследить, нажмите «Добавить». Так можно выбрать сразу несколько необходимых вам показателей.

Контрольное окно останется на экране, даже если вы перейдете на другой лист. В нем покажется значение итога при изменении каких-либо данных.

Мы переходить никуда не стали — просто изменили цену на первый товар в списке и итог поменялся:

При работе со связанными таблицами для расчетов на нескольких листах это удобно — не придется каждый раз возвращаться к итогам, чтобы проверить, как на них повлияли ваши манипуляции.

Это, конечно, далеко не полный список того, что умеет делать Excel. Мы в самом начале говорили о более современных инструментах — DAX и Power Pivot. Они помогут проделать более сложный анализ, к примеру, свести данные по инвентаризации из нескольких таблиц, находящихся в разных источниках данных. Это называется бизнес-аналитикой, которой мы на наших курсах тоже учим.

Тем, кто хочет узнать больше, пригодится курс Excel от Нетологии. Вы узнаете как работать с инструментами «классического» Excel (специальная вставка, проверка данных, разбивка текста по столбцам, форматирование ячеек и т.д.), научитесь грамотно писать формулы и использовать абсолютные и относительные ссылки. А еще:

  • разберетесь в принципах эффективного анализа данных;
  • научитесь использовать Power Query, таблицы и формулы для подготовки данных, сводные таблицы, Power Pivot;
  • сможете использовать условное форматирование и диаграммы для визуализации результатов и многое другое.

Для тех, кто всерьез хочет изучить инструменты Excel (да, там еще много всего интересного) и стать его продвинутым пользователем, подойдет курс Power BI & Excel PRO. В результате прохождения курса вы научитесь:

  • Обрабатывать большие массивы данных из разных источников. Сможете не хуже программистов строить сложные запросы с множеством параметров;
  • Освоите сложные формулы в DAX. Научитесь создавать вычисляемые таблицы, столбцы и меры: от простых агрегатов до формул со скользящими периодами;
  • Разберетесь как автоматизировать отчетность. Сможете создавать легко читаемые отчёты с богатой навигацией. Решите сложные и нестандартные задачи по преобразованию данных, научитесь создавать отчеты с использованием продвинутых сценариев и настройкой визуализаций.

Вы также узнаете о возможностях функционала Power BI Desktop — это интерактивные отчеты, работать с которыми можно с помощью облачных решений (бухгалтеры сейчас активно пользуются облачными технологиями и знают, как это удобно).

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог