Хранение документов

Сроки и правила хранения документов, в том числе и электронных

Ведение документации и обеспечение ее сохранности — одна из главных задач в деятельности любой организации. В данной статье мы рассмотрим типы документов и сроки их хранения на основании законодательства.
Сроки и правила хранения документов, в том числе и электронных
Иллюстрация: ОВИОНТ ИНФОРМ

Начнем с классификации документов в целом, выдержек из официальных источников по поводу сроков, а также добавим некоторые комментарии.

1. Договоры (некоторые типы)

Срок хранения: 50/70 лет после окончания срока действия договора.

Основание: п. 301, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрировано в Минюсте 06.02.2020 № 57449)

Комментарий: если договоры имеют налоговое значение, они хранятся 4 года, однако рекомендуется хранить их 5 лет с учетом возможных правовых споров.

2. Платежные документы (платежные поручения, квитанции и т.п.)

Срок хранения: 5 лет.

Основание: согласно ст. 23 НК, налоговые документы должны храниться 4 года, однако банковские документы хранятся не менее 5 лет согласно законодательству о бухгалтерском учете (закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Комментарий: этот срок связан с возможными налоговыми проверками и обязанностью подтверждения произведенных платежей.

3. Бухгалтерская документация (счета-фактуры, акты, накладные и т.д.)

Срок хранения: 5 лет.

Основание: закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает минимальный срок хранения бухгалтерских документов.

Комментарий: счета-фактуры, акты выполненных работ и другие бухгалтерские документы также используются для подтверждения налоговой отчетности.

4. Первичные учетные документы (трудовые книжки, табели учета рабочего времени и т.д.)

Срок хранения: 50 или 75 лет.

Основание: раздел 7.2. и далее приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрировано в Минюсте 06.02.2020 № 57449).

Комментарий: длительный срок хранения обусловлен необходимостью обеспечения социальной защиты работников, в частности для формирования пенсионного обеспечения.

5. Налоговая отчетность

Срок хранения: 5 лет.

Основание: согласно ст. 23 НК.

Комментарий: документы, подтверждающие расчет и уплату налогов, должны храниться для возможности их проверки налоговыми органами.

6. Документы по кадровым вопросам (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников и т.д.)

Срок хранения: 75 лет.

Основание: раздел 7.2. и далее приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрировано в Минюсте 06.02.2020 № 57449).

Комментарий: длительный срок хранения таких документов необходим для подтверждения трудового стажа и пенсионных прав работников.

7. Отчетность в госорганы (статистическая, бухгалтерская и т.п.)

Срок хранения: 5 лет.

Основание: закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Комментарий: обязательная отчетность перед государственными органами должна храниться для подтверждения ее своевременного и правильного предоставления.

Хранение юридически значимых электронных документов

Электронный документ подписывают с помощью ключа электронной подписи, это оригинал.

Со временем юридически значимые электронные документы не теряют своей значимости, но имеют особенности при работе с ними из-за ограничения по времени действия сертификата.

Для решения этих вопросов применяются штамп времени (TSP) и протокол проверки статуса сертификата в момент подписания документа (OCSP).

Оцифрованные бумажные документы рекомендуется хранить в формате PDF/A.

Отметим, что сканированные документы не являются оригиналами и не имеют юридической значимости. При проверках в контролирующие органы представляются оригиналы, в противном случае взимается штраф.

Ошибки при хранении электронных документов

  1. Несоблюдение сроков хранения документов. Уничтожение или утеря документов ранее окончания срока хранения, установленного законодательством.

  2. Нарушение целостности пакета документов. Удаление или нарушение любого из файлов электронного документа.

  3. Хранение документа не имеющего юридической значимости. Недействительная ЭП, неверный формат электронного документа.

  4. Несоблюдение условий доступа к документам. Несанкционированный доступ к документам, отсутствие необходимого доступа нужным сотрудникам.

Правила организации хранения

Согласно приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, вступившие в силу с 17 сентября 2023 года.

  1. Наличие технических и программных средств хранения документов.

  2. Наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения.

  3. Обеспечение режима хранения электронных документов.

  4. Проведение проверки сохранности электронных документов.

  5. Обеспечение прав доступа к документам.

  6. Соблюдение правил использования.

  7. Обеспечение юридической значимости электронных документов в течение всего срока их хранения.

Предложение от ОВИОНТ ИНФОРМ

Наши эксперты предлагают свои решения для хранения электронных документов, в особенности тем, кто является пользователем онлайн-сервиса Контур.Диадок: систему хранения электронных документов на основе современной СУБД Баланс-2: Клиент ЭДО, а также специализированный файловый менеджер Баланс-2: Файловый архив электронных документов.

Если Вас заинтересовали программные продукты нашей компании, то мы готовы ответить на Ваши вопросы и провести бесплатную их презентацию. Ждем Ваших звонков: +7 495 411 79 69.

Оставьте заявку, чтобы узнать

насколько «Баланс-2: Отчетность в Росстат» подходит вашей компании

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: АО «Овионт Информ», ИНН: 7725088527, erid: LjN8JtzCd

Начать дискуссию

Утренний бухгалтер № 5684. Шесть рублей на человека: в 6-НДФЛ допустима погрешность при умножении дохода на налоговую ставку

Контрольные соотношения ФНС допускают погрешность при расчета налога на доходы физических лиц.

⚡ У бухгалтеров будет меньше времени на сдачу ЕФС-1

Сейчас подраздел 1.1 ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) сдают до 25 числа следующего месяца. Но есть случаи, когда сдать отчет надо на следующий день. Таких случаев будет больше.

1
Ипотека

Начали повышать ставки тем, кто второй раз пользуется льготной ипотекой

Банки ужесточают условия для нарушителей правила «одна льготная ипотека в одни руки».

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Практика Конституционного Суда по налогам за второе полугодие 2023

Рассматриваются ключевые решения КС по налоговым вопросам.

Заявлений в колледж через Госуслуги уже больше, чем за весь прошлый год: самые популярные места и специальности

Более 600 тыс. заявлений в колледж подали абитуриенты с помощью Госуслуг. Это уже на 100 тыс. больше, чем за весь прошлый год.

Общество

Принят закон, упрощающий проведение общих собраний СНТ

Совет Федерации одобрил разработанный при участии Росреестра закон, по которому дачникам, садоводам и огородникам станет проще проводить общие собрания членов СНТ и ОНТ.

1
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Директора–руководили в разные периоды, в их действиях нет группы лиц по предварительному сговору

Суд первой инстанции осудил двух руководителей налогоплательщика, управлявших им в разные периоды, по части 2 ст. 199 УК, в том числе, по пункту «а», за уклонение от уплаты налогов по предварительному сговору группой лиц.

Известны итоги Статистического диктанта-2024

В этом году число написавших статистический диктант увеличилось вдвое в сравнении с 2023 годом и составило 33 933 человек.

Число МСП в гостиничном бизнесе на Кавказе выросло вдвое за 3 года

Гостиничный бизнес демонстрирует наибольший рост среди всех сфер, в которых работают малые и средние предприятия (МСП) Северо-Кавказского федерального округа (СКФО).

Общество

Росреестр разработал методическое пособие по социальной догазификации

Для садоводов и огородников Росреестр разработал методические рекомендации по бесплатной догазификации СНТ.

Ужесточат контроль за содержанием пестицидов в готовой продукции

Руководитель Роскачества Максим Протасов в ходе заседания госкомиссии по противодействию незаконному обороту промышленной продукции предложил повысить эффективность контроля за содержанием пестицидов и агрохимикатов в том числе в части их контроля в готовой продукции.

Инвестиции

Как застройщики дают ипотеку под 5,9%? Недвижка дорожает, конец дивидендного сезона, рост акций, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Массовые льготные ипотеки под 8% всё, зато у застройщиков теперь можно взять под 5,9%! Ессссстессссна, есть нюанс. Зато это помогает толкать цены на квартиры снова вверх. Закончились обвалы акций и облигаций, ждём новую ключевую ставку, тыкаем палкой доллар. И ни слова про хомяка. Собрал самые интересные новости недели и упаковал их в этот пост. Го!

Как застройщики дают ипотеку под 5,9%? Недвижка дорожает, конец дивидендного сезона, рост акций, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Немного о том, как правильно дробить бизнес. Часть 2: важные организационно-технические моменты деятельности группы компаний

Попробуем сформулировать основные  рекомендации организационного (стратегического и тактического)  характера, соблюдение которых  поможет отбить как минимум 90% обвинений налоговиков в умышленном дроблении с целью незаконной оптимизации налогов.

Детские пособия

Почти 500 тысяч семей получили пособие при рождении ребенка

В течение шести месяцев с момента рождения ребенка у семей есть возможность подать заявление на единовременное пособие. Размер выплаты составляет больше 24 тысяч рублей.

Общество

Опубликован рейтинг регионов по органической продукции

Роскачество представило обновленный рейтинг субъектов РФ по количеству сертифицированных производителей органической продукции по итогам первого полугодия 2024 года.

Торговый сбор

Мастерская по ремонту телефонов не платит торговый сбор

Под торговый сбор подпадает деятельности, связанная с розничной, мелкооптовой и оптовой куплей-продажей товаров через объекты стационарной и нестационарной торговой сети, а также через товарные склады.

Инвестиции

Элементарные 19%. Свежие облигации: элемент лизинг на размещении

Кто на рынке всех смелее? Можно даже не сомневаться — это лизинговые компании. За деньгами инвесторов снова идёт Элемент Лизинг, а в качестве козыря в рукаве — девятнадцатипроцентный купон. При нём также есть ежемесячный купон и амортизация. Выглядит вполне интересно, посмотрим, что внутри.

Элементарные 19%. Свежие облигации: элемент лизинг на размещении

В России растет число патентных поверенных

Квалификационные экзамены Роспатента успешно сдали 95 человек с начала 2024 года и 179 человек за 2023 год.

🍒 Зарегистрирован первый региональный бренд новых регионов РФ

Федеральная служба по интеллектуальной собственности (Роспатент) выдала первое свидетельство об исключительном праве на региональный бренд в новых регионах России. Им стало географическое указание «Мелитопольская черешня».

5

Интересные материалы

Земельный налог

Земельный налог начисляют по данным Росреестра. ФНС: к нему и претензии

Налоговая база по земельному налогу – это кадастровая стоимость, внесенная в ЕГРН. Она применяется с 1 января года, являющегося налоговым периодом.