10 способов, как скопировать текст из ПДФ документов

PDF легко открыть в браузере, но извлечь реквизиты или текст простым копированием не получится. Все упирается в особенности формата. В статье разберем, с чем связана проблема и как скопировать текст из ПДФ разными способами.

PDF-формат предназначен для сохранения макета, а не редактирования, поэтому работа с содержимым без специальных программ затруднена. Могут быть дополнительные причины: 

• Перед вами скан или фотография оригинального документа: буквы и цифры на листе — это просто картинка, их нельзя выделять, извлекать и вставлять в другие файлы.

• ПДФ защищен паролем: владелец ограничил возможность копирования и редактирования.

• Повреждена файловая структура. Иногда при конвертации из форматов Microsoft Word или Excel или скачивании происходит сбой. Когда вы пытаетесь выделить и скопировать содержимое, программа обращается к нарушенной структуре, и данные оказываются невыбираемыми.

Когда файл создан в офисных программах или PDF-редакторе, сложностей нет. В этом разделе покажем, как вытащить текст из PDF с помощью различного ПО, и дадим пошаговые инструкции для каждого варианта. 

Российская программа с понятным интерфейсом. Подходит для просмотра, редактирования PDF-документов, установки пароля, подписания с помощью ЭЦП, распознавания текста (OCR). Также софт можно использовать как конвертер файлов, чтобы экспортировать ПДФ в DOC, XLS, RTF, изображения JPG, TIFF, PNG и обратно. PDF Commander работает на Windows, также поддерживает отечественные ОС Linux, поэтому его стоит рассмотреть как ПО для бизнеса. 

Покажем, как можно «вытащить» данные из договора в PDF-формате.

1. Откройте редактор. Перетащите файл из проводника или воспользуйтесь кнопкой.

2. Найдите раздел, который хотите скопировать, и кликните по выделенной кнопке на верхней панели.

3. Выделите мышью нужные строки. Используйте сочетание клавиш «Ctrl+C» для копирования данных. Теперь можно открыть другой ПДФ-документ или добавить скопированные данные в текстовом редакторе или блокноте — достаточно указать курсором место вставки и нажать комбинацию «Ctrl + V».

Одно из самых известных приложений для работы с PDF: сам формат был создан корпорацией Adobe. Несмотря на то, что компания ушла с российского рынка, многие продолжают пользоваться Acrobat.

Алгоритм, как в ПДФ скопировать текст, состоит всего из четырех шагов.

1. Выберите в окне приветствия источник загрузки. Укажите папку и импортируйте ПДФ в редактор.

2. Перейдите в режим редактирования.

3. Выберите область и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы появился список команд. Скопируйте фрагмент как обычный текст или с сохранением форматирования: стиля и размера шрифта, структурной разметки.

Иногда можно обойтись без специализированного редактора. Например, используйте ONLYOFFICE — бесплатный аналог офисных решений от Microsoft, который позволяет конвертировать PDF в TXT, DOCX или XLSX или работать с файлами напрямую, без преобразования. По возможностям он уступает профильному софту, но для базовых задач подходит.

Инструкция по работе довольно простая.

1. Запустите приложение. Выберите ПДФ-файл на ПК или воспользуйтесь функцией перетаскивания.

2. На панели сверху нажмите на «Редактировать PDF».

3. Выделите мышкой блок, который хотите выбрать для переноса, и вызовите правым кликом мыши меню. Нажмите на значок копирования.

В экстренных случаях, когда под рукой нет установленных программ, можно извлечь данные онлайн. Для этого подойдут облачные сервисы от Google. 

Просто создайте учетную запись — для этого достаточно зарегистрировать почтовый адрес Gmail. А дальше действуйте по инструкции.

1. Откройте Google Диск.

2. Щелкните на «Создать».

3. Загрузите PDF-файл с жесткого диска.

4. Наведите курсор на строчку с названием. Кликните клавишей мыши. Выберите «Открыть с помощью» → «Google Документы»

5. Теперь данные копируются как в обычном редакторе.

Бывает, что PDF-файл открывается без ограничений, но при попытке совершить любые действия с содержимым появляется предупреждение: операция запрещена. Это означает, что владелец установил ограничения на редактирование и извлечение данных.

Когда вы получите пароль, проблема, как скопировать текст из ПДФ файла с паролем, легко решается в любом специализированном редакторе. Покажем, как это сделать на примере уже знакомой вам программы PDF Commander.

1. На стартовой странице выберите «Редактировать документ» и загрузите ваш PDF.

2. В окошке с уведомлением об установленной защите введите пароль и кликните «Ок».

3. Теперь файл открыт для копирования.

Практически все ПДФ-редакторы позволяют разблокировать пароли с разным уровнем защиты по схожему алгоритму. Покажем еще один вариант, как сделать файл доступным для копирования в популярной программе Foxit PDF Editor.

1. Откройте приложение. Выберите путь загрузки и импортируйте ПДФ-файл.

2. На панели с предупреждением об ограничениях кликните на «Включить редактирование»

3. Вставьте пароль.

4. Разверните вкладку «Изменить» на панели с инструментами. Нажмите на кнопку «Т», чтобы выбрать текст.

5. Выделите фрагмент, предназначенный для копирования.

Бухгалтерам, кадровикам и юристам часто приходится работать со скан-копиями. Чтобы данные в таких файлах стали доступными для поиска, правок и копирования, нужно преобразовать картинку в редактируемый текст. Для этого используют функцию оптического распознавания символов (OCR).

Дополнительная сложность — качество исходника. Скан может быть нечетким, с искажениями или помехами, что снижает точность распознавания. В таких случаях важно, чтобы в PDF-редакторе были инструменты для улучшения изображения: повышение контрастности, удаление шумов, выравнивание.

Если в ПДФ-документе есть таблицы или сложная верстка, при распознавании строки и столбцы могут сместиться. Поэтому для таких задач лучше выбирать ПО с поддержкой функции сегментирования — она нужна, чтобы сохранить неизменной табличную структуру.

В PDF Commander есть все необходимые инструменты, позволяющие преобразовывать изображения в редактируемый вид и вытащить текст из ПДФ.

попробуйте бесплатно

В PDF Commander есть все необходимые инструменты

скачать бесплатно

1. Загрузите отсканированный документ: поддерживаются форматы PDF, JPG и PNG.

2. Кликните на «Улучшить изображение» и перейдите во встроенный редактор.

3. Примените автоматические улучшения: система самостоятельно определит перекосы и исправит их, обрежет лишние поля и настроит цветопередачу.

4. Если автоматической коррекции оказалось недостаточно, воспользуйтесь дополнительными инструментами. Увеличьте четкость, а если картинка слишком «шумная», удалите фон, чтобы символы стали более контрастными и лучше считывались. Сохраните изменения.

5. В основном рабочем окне перейдите на вкладку «Распознавание». На нашем скане есть таблицы: чтобы сохранить их структуру, примените инструмент «Определить область».

6. Настройте диапазон страниц, укажите, какие структурные блоки нужно выделять.

7. После того как сегментирование завершится, выберите способ OCR-распознавания. Есть два режима: стандартный и на основе нейросетевых технологий. Если шрифт слишком мелкий, плохо читается или перед вами скан рукописи, используйте распознавание с ИИ.

8. Выполните настройку: выберите страницы, укажите язык. В разделе «Модуль распознавания» установите «Интеллектуальный» — обработка займет больше времени, но результат будет точнее, чем если использовать «Быстрый». Также выберите, что делать после распознавания с полученными данными: извлечь содержимое в отдельный файл, наложить невидимые символы поверх картинки или заменить изображение текстовым слоем.

9. Дождитесь завершения обработки. Теперь строки выделяются и копируются.

Еще один инструмент, позволяющий быстро превратить скан в редактируемый документ — PDFelement. В нем сделан упор на ИИ-технологии, поэтому OCR-распознавание сразу выполняется с помощью нейросети. Также софт располагает дополнительными функциями, ускоряющими работу: можно извлекать не отдельные графы, а целые таблицы. 

Покажем, как это выглядит на практике.

1. Запустите программу. Откройте файл или, если скан был сохранен в графическом формате, выберите «Создать PDF».

2. Когда программа определит, что предстоит работать с оцифрованным изображением, кликните на «Улучшить сканирование» и выберите, какие параметры нужно скорректировать. 

3. Затем запустите распознавание. На панели настроек укажите, в каком виде сохранить выходные данные, установите язык.

4. Теперь у вас появилась возможность поиска по ключевым словам и копирования информации. Но если вы хотите перенести в другой отчет все данные, на левой панели кликните на «Инструменты». В списке найдите «Распознавание таблиц».

5. Когда программа выделит содержимое столбцов, вы можете скопировать выбранную таблицу, и перенести ее из PDF в Word.

Если под рукой нет специализированных программ, задачу можно решить прямо в браузере. В этом помогают онлайн-редакторы, например PDF Maestro.

Сервис объединяет более 30 инструментов для работы с ПДФ-документами. Здесь можно снять установленный пароль, восстановить частично поврежденный файл, выбрать данные со страницы скана.

Покажем решение комплексной задачи: как в PDF скопировать текст, если вам прислали запароленный скан.

1. Откройте бесплатный онлайн-редактор в любом браузере. Разверните список инструментов. В разделе «Безопасность» выберите «Удалить пароль».

2. Загрузите файл с вашего компьютера и впишите пароль, который вы получили от владельца.

3. Скачайте разблокированный PDF-документ и вернитесь к начальной странице. Выберите инструмент «OCR-распознавание». Щелкните по кнопке «Начать редактирование», чтобы загрузить скан.

4. Выберите нужные настройки.

5. Экспортируйте архив. Он содержит оригинальный скан и TXT-файл, получившийся после преобразования PDF в текст.

6. Распакуйте ZIP-файл и откройте текстовый документ. Содержимое теперь доступно для копирования и вставки.

С отдельными задачами можно справиться с помощью офисных приложений или онлайн-сервисов. Но самый удобный вариант — использовать PDF-редактор. Такой софт решает любые задачи: от разблокировки пароля до преобразования скана в редактируемый формат. Также ПО оснащено инструментами, которые позволяют сразу продолжить работать с документом: в одном окне, без промежуточных скачиваний и переключения между сервисами.

Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН 760403875115, erid: 2W5zFK2ffsP