Что изменилось
Некоторые ИП и компании на УСН с объектом "Доходы" спокойно тратили средства с корпоративных карт на личные нужды. Руководители были уверены, что налоговая такими расходами не интересуется, так как налогооблагаемой базой являются доходы бизнеса, но не траты.
Для многих собственников оказалось сюрпризом, что они не вправе использовать корпоративные средства на новые шторы в дом, детские товары или отпускные билеты. В этом случае граница между личными деньгами и средствами бизнеса размывается.
Комментарий эксперта ПЭБ:
Налоговая раньше такие траты малого бизнеса практически не проверяла, так как это требовало бы слишком много ресурсов.
Все изменилось из-за очень высокого уровня цифровизации и автоматизации налоговых органов. ФНС реализует риск-ориентированный подход (ищет риски и несостыковки) благодаря интеграции систем АИС «Налог-3», СУР АСК НДС-2, АСК ДФЛ (для контроля реальных зарплат), фискальных баз, расчетных счетов, банковских счетов сотрудников и пр.
Цель одна — максимально опрозрачить экономику и получить как можно больше налогов.
Чем грозит трата с корпоративной карты на себя
Налоговая вправе переквалифицировать расходы, которые не удалось подтвердить как корпоративные, в заработную плату. С вытекающими последствиями: доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафы за неуплату и пени за каждый день просрочки. Если суммы серьезные, компанию могут привлечь за уклонение от уплаты налогов и взносов, а также за неисполнение обязанностей налогового агента.
Режим налогообложения при этом не важен.
Комментарий эксперта ПЭБ:
Еще одно неприятное последствие — блокировка счетов по решению ФНС за неуплату налогов и штрафов. Процедура теперь происходит во внесудебном порядке, банку достаточно получить решение налоговой инспекции. Бизнес сразу попадает в реестры должников и рискует не пройти проверку контрагента на благонадежность.
Ваш счет уже попал под блокировку?
Специалисты «Первой Экспертной Бухгалтерии» знают, как снять арест с расчетного счета быстро — без нервов, задержек и потери прибыли
Как учесть расходы с бизнес-карт
Учет расходов с корпоративных карт базируется на трех китах: экономическая целесообразность, подтверждение и прямая связь с деятельностью компании.
Карты — удобный инструмент, по аналогии с выдачей наличных денег из кассы под отчет. Но, покупая с бизнес-карты, исходите из того, что все траты — подотчетные.
Особенности внутреннего бухучета такие:
акционерные общества и ООО должны учитывать расходы при любой выбранной СНО;
ИП на общей СНО и на УСН "Доходы минус расходы" обязаны учитывать, так как это прямо влияет на налоговую базу;
ИП на УСН "Доходы", ПСН или НПД подтверждают траты на бизнес, чтобы не получить неприятные доначисления. Личные покупки следует совершать с личных карт.
Корпоративная карта может быть привязана к расчетному счету либо к специальному счету.
Примеры проводок:
с расчетного на карточный (если это разные счета): Дт 55 Кт 51;
выдача под отчет, в т.ч. для снятия наличных: Дт 71 Кт 55 (или Кт 51);
списание комиссии банка: Дт 91.2 Кт 55 (Кт 51).
Комментарий эксперта ПЭБ:
Старайтесь передать подтверждающие документы и авансовый отчет как можно быстрее с момента оплаты. Крайние сроки определите в учетной политике.
В налоговом учете даты признания факта оплаты разные:
на ОСНО — после получения товаров или оказания услуг;
на УСН “Доходы минус расходы” — в день фактического списания средств со счета;
ИП на УСН “Доходы” не учитывают расходы, но подтверждающие документы должны быть в порядке на случай проверки налоговой.
Комиссии банков за перевод и стоимость обслуживания карт по тарифам включите в “прочие расходы”.
Что можно и что нельзя оплатить бизнес-картой
На корпоративной карте должны находиться деньги бизнеса. Тратьте их на деловые нужды:
расходы, связанные непосредственно с деятельностью компании: расчеты с поставщиками, оплата услуг и пр.;
хозяйственные нужды: канцтовары, ПО, услуги строителей, курьеров, монтаж и демонтаж оборудования, сборка мебели и пр.;
командировочные и представительские расходы: покупка билетов (авиа, ж/д), оплата проживания в гостинице, счет в ресторане, аренда машины, суточные (до 700 рублей в РФ и до 2500 рублей за рубежом НДФЛ не облагаются), услуги переводчика;
транспортные траты — бензин и обслуживание корпоративного транспорта, компенсация бензина, если сотрудник ездит по работе на личном автомобиле;
услуги связи, интернет, телефония, подписки на сервисы.
Комментарий эксперта ПЭБ:
По представительским тратам. Даже если вы приложите всю документацию (счет, договор, инвойс, платежное поручение), налоговая все равно может не засчитать расход целевым. Нужны дополнительные документы, которые подтверждают деловую цель: приказ, программа, смета мероприятия и т.д.
Доказать целесообразность и факт расходов помогут основные подтверждающие документы:
авансовый отчет для командировочных расходов, к которому следует приложить все проездные документы, документы на проживание, с переводом на русский язык, если командировка за границей, а также приказы и служебные задания;
кассовый чек — и бумажный, и электронный (в случае необходимости можно распечатать, все реквизиты платежа у налоговой будут) — на товары, услуги и, например, счет из ресторана;
выписка по карте подтверждает списание средств;
акт выполненных работ или оказанных услуг, с договором и счетом на эти работы;
для транспортных расходов — кассовый чек с АЗС, путевой лист и акт выполненных работ (например, за уборку салона, мойку или техобслуживание).
Кроме основных, сохраните и вспомогательные документы:
товарная накладная, УПД или счет-фактура, товарные чеки — с расшифровкой купленного;
доверенность на сотрудника — если он покупал от имени компании.
Важно! В качестве подтверждающего документа подойдет и электронный чек из личного кабинета маркетплейса, если товар покупает сотрудник со своего личного аккаунта. Сейчас маркетплейсы активно тестируют формат покупок от бизнеса, с предоставлением всей документации по ЭДО.
А вот что запрещено оплачивать корпоративной картой:
личные товары и услуги: продукты питания домой, одежда, предметы домашнего интерьера, развлечения;
зарплату, социальные выплаты;
переводы на карты физлиц без подтверждения бизнес-целей;
дивиденды.
Комментарий эксперта ПЭБ:
Неочевидный риск с подтверждением расходов — надеяться на бумажные чеки и пренебрегать электронными. Термопечать на кассовых чеках выцветает и полностью исчезает в течение полугода. При этом налоговая запрашивает подтверждающую первичку за пять последних лет. Велика вероятность того, что подтвердить бумажными чеками расходы вы просто не сможете. Запрашивайте электронные чеки либо дублируйте реквизиты в авансовых отчетах, в книге покупок и продаж и пр.
Также обращаем внимание, что в кассовом чеке согласно №54-ФЗ должны быть реквизиты покупателя — ИНН ИП или юрлица. Этим моментом часто пренебрегают.
Как быть с личной картой?
Пополнить личную карту можно и с расчетного счета, привязанного к корпоративной, достаточно в комментарии к переводу написать “Личные средства ИП” и отразить эти переводы в отчетности как вывод части прибыли “на жизнь”. Так налоговая поймет, что вы разграничиваете личные и корпоративные деньги.
При этом получать доход на личную карту прямо не запрещено для ИП. Но нужно выбить чек, отразить доход в декларации и заплатить с них налоги и учесть поступления как наличные.
Комментарий эксперта ПЭБ:
Разовые поступления не вызовут интереса. А вот регулярные — да. Налоговая может расценить их как попытку легализации доходов, полученных преступным путем (№115-ФЗ), и нарушения закона о ККТ, если не найдет чекового подтверждения.
Банк заблокировал счет? Разблокируем без нервов и бюрократии
Наши эксперты помогут собрать документы и разблокировать операции в кратчайшие сроки
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFHAuSHp
