Когда электронный чек может заменить бумажный 

В чем преимущества электронного чека

Кассовый чек подтверждает факт проведения расчета между покупателем и продавцом (ст. 1.1 54-ФЗ). Выдавать этот фискальный документ клиенту можно в бумажном или в электронном виде — то есть в виде pdf файла, jpeg изображения или ссылки. Электронный чек можно отправить на email почту покупателя, в смс-сообщении или в мессенджере.

Такой чек обладает некоторыми преимуществами по сравнению с бумажными:

• Его невозможно потерять — все чеки находятся в сервисе от ОФД или ФНС (например на сайте Платформы ОФД).

• Благодаря ему предприниматель экономит на чековой ленте, а термопечатающий механизм ККТ служит дольше.

• Обслуживание клиентов становится быстрее — не приходится ждать, пока касса напечатает чек.

• Сокращается количество бумажных отходов.

Можно ли выдавать электронный чек вместо бумажного

П. 2 ст. 1.2 54-ФЗ устанавливает, при каких условиях продавец может начать выдавать чеки в электронном виде. 

Если обобщить требования, то для этого необходимо:

• получить от клиента email или абонентский номер (номер телефона, мессенджера);

• получить согласие покупателя на выдачу чека в таком формате;

• настроить кассу, чтобы она отправляла чек автоматически, чтобы это не  создавало дополнительную нагрузку на кассира и не увеличивало время обслуживания. 

В п. 5 ст. 1.2 54-ФЗ отдельно упомянуты расчеты в безналичной форме, которые проводятся без непосредственного взаимодействия покупателя с продавцом при совершении расчетов, например, это оплата заказа на сайте интернет-магазина. В таких случаях необходимо выдавать клиенту чек или БСО в электронном виде на абонентский номер или на email, которые клиент указал до проведения расчетов. При этом на бумаге документ печатать не требуется.

При офлайн продажах, если продавец выдал электронный чек, печатать его на бумаге нет необходимости (письмо Минфина от 12.10.2017 № 03-01-15/66784). Но если покупатель потребует выдать бумажный чек, отказать ему нельзя.

В отличие от перечисленных случаев, если касса работает в автономном режиме, необходимо выдавать бумажные чеки (п. 2 ст. 1.2, п. 7 ст. 2 54-ФЗ).

Также важно помнить, что если покупатель сообщил неверный номер телефона или адрес почты, то продавец не несет за это ответственности. 

Электронные чеки

«Платформа ОФД» предоставляет своим клиентам сервис по отправке электронных чеков

Подключить

Реквизиты электронного чека

Согласно письму Минфина от 12.10.2017 № 03-01-15/66784, электронный чек приравнивается к бумажному, если данные в них идентичны. 

Кроме того, электронный чек действителен, если он включает все обязательные реквизиты из ст. 4.7 54-ФЗ и приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.

Смс-версия чека ограничена по символам и обычно включает только основные данные о расчетах, такие как:

• название документа;

• дату и время покупки;

• общую стоимость товара;

• регномер ККТ;

• фискальный признак;

• ссылку на полный чек.

Чек, который передается по email, содержит:

• название, дату и время выдачи документа;

• адрес магазина;

• данные о ККТ;

• ФФД;

• email покупателя;

• ИНН продавца;

• наименование и стоимость товаров;

• НДС;

• скидку;

• телефон и ссылку на сайт продавца;

• налоговый режим;

• адрес сайта ФНС;

• QR-код.

Как обработать персональные данные покупателя (ПД) при отправке электронного чека

Согласно письму Минкомсвязи от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ, номер телефона и адрес электронной почты, которые принадлежат физлицу, являются ПД. А это значит, что продавец по 152-ФЗ считается оператором ПД покупателя и должен сообщить в Роскомнадзор о намерении обрабатывать ПД клиентов. При этом, согласно закону, сделать это нужно за 30 календарных дней до начала передачи чеков в электронном виде. 

Получать разрешение на обработку ПД у покупателя не требуется, так как по 54-ФЗ выдача чека — это обязанность продавца. Соответственно, при отправке чеков отчитываться в РКН об этом не нужно. 

Важно, что разглашать конфиденциальные сведения клиентов нельзя — за это компания и ответственные лица несут ответственность по ст. 137 УК.

У юридических лиц также должна быть политика по обработке ПД. Этот документ публикуется в свободном доступе. За его отсутствие организации грозит штраф по ч. 3 ст.13.11 КоАП: до 6 тыс. рублей — для ответственных лиц; до 30 тыс. рублей — для юридических лиц.

Как подключить отправку электронных чеков

Как правило, электронные чеки при офлайн-продажах отправляют:

• Постоянным покупателям, которые участвуют в программе лояльности. Обычно при выдаче карт лояльности продавец запрашивает контактные данные покупателя. Соответственно, они попадают в учетную систему, и ККТ может отправлять ему документ автоматически.

• Пользователям мобильного приложения продавца. Многие магазины, даже при наличии офлайн торговых точек, имеют свои приложения. Покупатели, у которых они установлены, могут отказаться от печати чека в личном кабинете. Информация о покупках будет отображаться в приложении и приходить на email адрес. 

Кроме того, можно заменить юридическое название компании на имя бренда​ или разместить логотип в электронном чеке, который отправляется на email.

Электронные чеки

«Платформа ОФД» предоставляет своим клиентам сервис по отправке электронных чеков

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KTwyR