Электронные подписи

Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты

Современному бизнесу расстояния — не помеха. Можно легко масштабироваться и выйти на совершенно другой уровень дохода, если не ограничивать себя одним регионом, одной аудиторией и расширять партнерские связи. 
Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Осталось только разобраться, как подписывать документы онлайн, чтобы они имели юридическую силу.

«Это база»: пробежим по теории

  • Письменные договоры, приложения к ним, а также закрывающие документы (акты, товарные накладные) обязательно должны быть подписаны с обеих сторон, независимо от статуса подписантов, будь то: компания, ИП, самозанятый или обычное физлицо.

  • До распространения информационных технологий единственным способом зафиксировать сделку был обмен бумажными оригиналами. Договор распечатывали в двух экземплярах и направляли партнеру на подпись курьером или почтой. Сейчас с внедрением ЭДО вариантов стало больше. Иногда стороны вообще не встречаются лично, но обмениваются юридически значимыми документами за считанные секунды.

  • Электронная подпись (ЭП) приравнивается к собственноручной. Главное, чтобы была возможность достоверно и однозначно установить личность подписанта. 

  • Способ подписания документов (дистанционный, обмен оригиналами, использование факсимиле и т.д.) зафиксируйте в самом договоре. Если планируете применять ЭП и электронный документооборот, прямо пропишите это в условиях. 

Остановимся на современных технических решениях, которые позволяют дистанционно заверить документы.

Вариант 1. Обмен скан-копиями по электронной почте 

До массового внедрения ЭДО этот способ дистанционного подписания договоров и «закрывашек» был самым распространенным. До сих пор его используют многие компании. 

Как это работает на практике: 

1. Стороны фиксируют в контракте нужное условие. Формулировка может быть, например, такой:

Или такой: 

2. В оговоренный срок уполномоченный представитель каждой стороны собственноручно подписывает документ, скрепляет подпись синей печатью, затем сканирует его и отправляет по электронной почте контрагенту.

3. Документ считается подписанным, когда обе стороны обменялись оформленным экземпляром. 

В чем минусы такого варианта?

  • Суды принимают договоры и акты, подписанные сканами через email, в качестве юридически значимых документов. Но налоговики, например, для подтверждения расходов для налога на прибыль, все равно потребуют первичку на бумаге (письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451). Поэтому заранее оценивайте, подходит ли вам такой способ документооборота, с учетом используемой системы налогообложения.

  • Не все типы договоров по ГК можно подписывать скан-копиями. Такой вариант не подходит при продаже недвижимости или доли в ООО, аренды предприятия или здания, оформлении ренты и некоторых других сделок.

  • Если вы работаете с физлицами, обмен отсканированными документами — небезопасен. Компании для корпоративной почты обычно используют отдельный домен. Поэтому в случае спора определить личность подписанта, отправившего имейл, будет значительно проще.

Физические лица регистрируют эл.почту на бесплатных серверах (.yandex, .mail, .gmail). При желании достоверность такой подписи можно оспорить. Персональных данных для регистрации адреса не требуется, фактически доступ к ящику может иметь кто угодно, и личность подписанта установить уже сложнее.

Подписывайте документы с физлицами по смс

Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций

Вариант 2. Подписание электронного документа с помощью ЭП

Наличие у стороны УКЭП (усиленной квалифицированной подписи) дает ей право подписывать любые электронные документы, без дополнительных оговорок. Другое дело, что не у всех физических лиц, особенно работающих без статуса ИП или самозанятого, есть такая подпись. КЭП стоит на порядок дороже, так как для нее нужно приобрести токен, и за ней придется ехать в Удостоверяющий центр или сдавать биометрию.

Чаще физлица используют НЭП (неквалифицированную подпись), ее можно оформить на платформе Госключ, или ПЭП (простую электронную подпись). В таком случае к основному договору стороны должны заключить дополнительное соглашение о порядке подписания электронных документов (п. 1, 2 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). 

Чтобы подписывать документы через сервис Подпислон, допсоглашение не нужно — достаточно оферты, которую физлицо принимает перед подписанием документа.

Важный нюанс: ФНС указала на недопустимость совмещения разных способов подписания (электронно и на бумаге) одного и того же договора. Как если бы компания скрепила документ с помощью ЭП, а клиент-физлицо подписал «от руки» (письмо от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). 

Так делать нельзя, выбирайте единый вариант для обеих сторон. 

Вариант 3. Подписание документов по SMS

Если ваша компания оказывает услуги физическим лицам, в распоряжении которых нет КЭП и НЭП, самый удобный вариант — предложить заверение документов с помощью ПЭП (простой электронной подписи).

Подписание документов ПЭП по SMS — самый удобный вариант, чтобы быстро провести дистанционную сделку, не упустить выгодное предложение и заполучить постоянного, лояльно настроенного клиента в долгосрочное сотрудничество.

Как эта схема работает, например, в сервисе Подпислон.

  • Сотрудник компании

    • входит в систему под своей учетной записью;

    • загружает в сервис нужный документ;

    • нажатием кнопки направляет его клиенту.

    • видит в личном кабинете, когда клиент подпишет документ.

  • Клиент компании:

    • знакомится с электронным документом;

    • подтверждает, что к содержанию документа претензий не имеет, и что согласен подписать его;

    • вводит код, который получил в SMS от сервиса;

    • получает подписанный документ на электронную почту.

Важный нюанс: предварительно компания фиксирует согласие клиента использовать определенный номер телефона при подписании документов. Как это сделать, подробно расскажут эксперты Подпислон.

Дополнительно обмениваться бумажными оригиналами — не нужно. Использование ПЭП соответствует требованиям законодательства (закон № 63-ФЗ) и обеспечивает безопасность любых коммерческих сделок. 

Договор, приложения, первичные документы будут иметь ту же силу, что и подписанные собственноручно.

Подписывайте документы с физлицами по смс

Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KSU95

Начать дискуссию

Компании с низким уровнем риска включили в таможенный мониторинг

Правительство продлило сроки эксперимента по внедрению системы таможенного мониторинга и расширило число его участников

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Налогообложение донатов

Донаты – это довольно любопытная концепция в современном мире. Представьте себе, что вы стоите на сцене уличного театра, исполняете свои номера, и вдруг прохожие начинают бросать вам денежки в шляпу. Это и есть донаты, только в цифровом формате и в современном мире.

Налогообложение донатов
3

Инвестиционно-строительный цикл станет короче

Зампредседателя правительства Марат Хуснуллин подчеркнул важность продолжения работы над сокращением инвестиционно-строительного цикла.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Экономика России

Счетная палата вернула больше 26 млрд рублей

Благодаря исправлению ошибок и нарушений аудиторы вернули в бюджет свыше 26 млрд рублей.

🌳 Благоустройство отнесли к социально ориентированной деятельности

В России расширится перечень видов деятельности социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО).

Новости ФНС

ФНС будет курировать систему регистрации и учета арбитражных управляющих

Создание ФНС системы регистрации, учета и анализа сведений об арбитражных управляющих запланировано на декабрь 2024 года.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Хакеры за час могут взломать почти 60% паролей

Чтобы сохранить свои личные данные в безопасности, нужно придумать свой пароль для каждого интернет-сервиса, не использовать банальные комбинации и подключить двухфакторную аутентификацию.

Законопроекты

Одобрен закон о технологическом суверенитете

Госдума приняла в первом чтении законопроект правительства о технологической политике.

Инвестиции

Доллар адаптировался, недвижка пробивает потолок, жильё для богатых, новые дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Так доллар ещё никто не унижал, как санкции, но он справился и адаптировался. То ли дело в недвижке — продавцы не успевают повышать цены. Но это будет ровно до 30 июня, а потом позволить себе жильё смогут лишь настоящие дворяне и богатые господа, а я поборол нервный срыв и собрал все самые интересные новости в этом посте. Заскакивайте!

Доллар адаптировался, недвижка пробивает потолок, жильё для богатых, новые дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

3
Бухгалтеры

Что есть бухгалтер. Праздничное меню

Продолжаем пополнять нашу любимую рубрику про кулинарию, готовку и вкусную еду. Сегодня у меня были гости, поэтому стол был соответствующий.

Что сдаем за полугодие-2024, ЕФС-1 при увольнении, новые семейные выплаты-2025, возложение обязанностей директора на время отпуска. Дайджест разборов

Подготовили для вас еженедельный дайджест Разборов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец

Табель учета рабочего времени — инструмент для подсчета зарплаты работника, учитывающий фактически отработанные часы. Как правильно составить табель учета рабочего времени при вахте сотрудников сроком три месяца и рассчитать зарплату и сверхурочные?

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец
Таможенное право

Таможенное оформление станет более быстрым и простым

Зампредседателя правительства Дмитрий Григоренко провел рабочую встречу с руководством Таможенной службы, где сказал, что на сегодняшний день практически все процедуры таможенного оформления оцифрованы.

Давайте поможем ФНС придумать новые налоги в 2025 году

Мы люди отзывчивые, решили немного помочь ФНС. Потому что дальше увеличения ставки налога на прибыль до 25% мысль не идёт. А нужен креативный подход...

Давайте поможем ФНС придумать новые налоги в 2025 году
99
Социальный вычет

Когда ФНС создаст сервис для упрощенного получения социальных вычетов: известен срок

Автоматизация функционала для предоставления социальных налоговых вычетов по НДФЛ в упрощенном порядке намечена ФНС на декабрь 2024 года.

Криптовалюта

Криптообменник в Стамбуле: как купить или продать криптовалюту в Турции?

Главное преимущество любой криптовалюты заключается в ее децентрализации. Она не зависит от банковской системы, политического режима, географического положения владельцев токенов, и т.д. Поэтому не имеет никакого значения, где обменять наличные на USDT (или любую другую крипту): в Москве или в Стамбуле.

Криптообменник в Стамбуле: как купить или продать криптовалюту в Турции?
Общество

Утверждены приоритетные направления научно-технологического развития и перечень важнейших наукоемких технологий

Владимир Путин подписал Указ «Об утверждении приоритетных направлений научно-технологического развития и перечня важнейших наукоёмких технологий».

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Цифровой рубль

Для операций с цифровым рублем установят период «охлаждения»

Банки смогут на два дня приостановить подозрительные переводы цифровых рублей, если есть риск что операция проводится без согласия клиента.

Интересные материалы

Общество

За неполученный в 90-ые годы ваучер никакой компенсации не предусмотрено

Ваучерная приватизация проходила на начальном этапе рыночных экономических реформ в РФ. Ее основной задачей было формирование у граждан собственности, которая способствовала бы реализации предпринимательских инициатив.