Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты

Осталось только разобраться, как подписывать документы онлайн, чтобы они имели юридическую силу.

«Это база»: пробежим по теории

• Письменные договоры, приложения к ним, а также закрывающие документы (акты, товарные накладные) обязательно должны быть подписаны с обеих сторон, независимо от статуса подписантов, будь то: компания, ИП, самозанятый или обычное физлицо.

• До распространения информационных технологий единственным способом зафиксировать сделку был обмен бумажными оригиналами. Договор распечатывали в двух экземплярах и направляли партнеру на подпись курьером или почтой. Сейчас с внедрением ЭДО вариантов стало больше. Иногда стороны вообще не встречаются лично, но обмениваются юридически значимыми документами за считанные секунды.

• Электронная подпись (ЭП) приравнивается к собственноручной. Главное, чтобы была возможность достоверно и однозначно установить личность подписанта. 

• Способ подписания документов (дистанционный, обмен оригиналами, использование факсимиле и т.д.) зафиксируйте в самом договоре. Если планируете применять ЭП и электронный документооборот, прямо пропишите это в условиях. 

Остановимся на современных технических решениях, которые позволяют дистанционно заверить документы.

Вариант 1. Обмен скан-копиями по электронной почте 

До массового внедрения ЭДО этот способ дистанционного подписания договоров и «закрывашек» был самым распространенным. До сих пор его используют многие компании. 

Как это работает на практике: 

1. Стороны фиксируют в контракте нужное условие. Формулировка может быть, например, такой:

Или такой: 

2. В оговоренный срок уполномоченный представитель каждой стороны собственноручно подписывает документ, скрепляет подпись синей печатью, затем сканирует его и отправляет по электронной почте контрагенту.

3. Документ считается подписанным, когда обе стороны обменялись оформленным экземпляром. 

В чем минусы такого варианта?

• Суды принимают договоры и акты, подписанные сканами через email, в качестве юридически значимых документов. Но налоговики, например, для подтверждения расходов для налога на прибыль, все равно потребуют первичку на бумаге (письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451). Поэтому заранее оценивайте, подходит ли вам такой способ документооборота, с учетом используемой системы налогообложения.

• Не все типы договоров по ГК можно подписывать скан-копиями. Такой вариант не подходит при продаже недвижимости или доли в ООО, аренды предприятия или здания, оформлении ренты и некоторых других сделок.

• Если вы работаете с физлицами, обмен отсканированными документами — небезопасен. Компании для корпоративной почты обычно используют отдельный домен. Поэтому в случае спора определить личность подписанта, отправившего имейл, будет значительно проще.

Физические лица регистрируют эл.почту на бесплатных серверах (.yandex, .mail, .gmail). При желании достоверность такой подписи можно оспорить. Персональных данных для регистрации адреса не требуется, фактически доступ к ящику может иметь кто угодно, и личность подписанта установить уже сложнее.

Подписывайте документы с физлицами по смс

Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций

Попробовать

Вариант 2. Подписание электронного документа с помощью ЭП

Наличие у стороны УКЭП (усиленной квалифицированной подписи) дает ей право подписывать любые электронные документы, без дополнительных оговорок. Другое дело, что не у всех физических лиц, особенно работающих без статуса ИП или самозанятого, есть такая подпись. КЭП стоит на порядок дороже, так как для нее нужно приобрести токен, и за ней придется ехать в Удостоверяющий центр или сдавать биометрию.

Чаще физлица используют НЭП (неквалифицированную подпись), ее можно оформить на платформе Госключ, или ПЭП (простую электронную подпись). В таком случае к основному договору стороны должны заключить дополнительное соглашение о порядке подписания электронных документов (п. 1, 2 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). 

Важный нюанс: ФНС указала на недопустимость совмещения разных способов подписания (электронно и на бумаге) одного и того же договора. Как если бы компания скрепила документ с помощью ЭП, а клиент-физлицо подписал «от руки» (письмо от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). 

Так делать нельзя, выбирайте единый вариант для обеих сторон. 

Вариант 3. Подписание документов по SMS

Если ваша компания оказывает услуги физическим лицам, в распоряжении которых нет КЭП и НЭП, самый удобный вариант — предложить заверение документов с помощью ПЭП (простой электронной подписи).

Как эта схема работает, например, в сервисе Подпислон.

• Сотрудник компании: 

  • входит в систему под своей учетной записью;

  • загружает в сервис нужный документ;

  • нажатием кнопки направляет его клиенту.

  • видит в личном кабинете, когда клиент подпишет документ.

• Клиент компании:

  • знакомится с электронным документом;

  • подтверждает, что к содержанию документа претензий не имеет, и что согласен подписать его;

  • вводит код, который получил в SMS от сервиса;

  • получает подписанный документ на электронную почту.

Важный нюанс: предварительно компания фиксирует согласие клиента использовать определенный номер телефона при подписании документов. Как это сделать, подробно расскажут эксперты Подпислон.

Дополнительно обмениваться бумажными оригиналами — не нужно. Использование ПЭП соответствует требованиям законодательства (закон № 63-ФЗ) и обеспечивает безопасность любых коммерческих сделок. 

Договор, приложения, первичные документы будут иметь ту же силу, что и подписанные собственноручно.

Подписывайте документы с физлицами по смс

Ваши клиенты и сотрудники смогут подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП) без визита к вам в офис. С телефона или компьютера без установки приложений и регистраций

Попробовать

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KSU95