Что болит у бизнеса в 2026 году: задачи в чатах, ручной контроль и потерянные сделки

Компания. Обслуживание инженерных систем объектов, Москва, 20 человек.

Проблема. Задача ставится в общем рабочем чате, обсуждение идет в личной переписке, файлы улетают в почту, а через неделю никто не помнит, кто и что обещал сделать. 

То ли в почте задача, то ли где‑то в чате. Нужно было что‑то унифицированное, чтобы сразу видеть список задач по объектам.

Решение. Компания организовала работу по объектам с помощью системы управления. Для каждого объекта появился свой контур задач:

• ответственный формулирует задачу

• назначает исполнителя

• вся переписка ведется внутри задачи

• руководитель получает уведомления и напоминания

В результате сотрудники перестали забывать договоренности, а руководитель может за несколько секунд увидеть статус любой задачи и всю историю работы по ней —  единое пространство для задач снижает количество ошибок и упрощает контроль. 

Компания. Тюнинг, продажа авто и запчастей, Москва и Красноярск, 42 человека. 

Проблема. Каждый руководитель вел задачи по-своему: кто-то в ежедневнике, кто-то в Excel, общей картины происходящего не существовало. Собственник находился в режиме ручного контроля всех процессов. 

Решение. Компания перевела управление в единую систему. Теперь:

• все задачи хранятся в одном месте

• дважды в месяц анализируются просрочки

• встречи планируются через общий календарь

• новые направления ведутся как проекты

• документы систематизированы и доступны сотрудникам

Сейчас через Projecto компания управляет не отдельными поручениями, а всей операционной деятельностью.

Для нас это единая площадка, где хранятся все задачи и история по ним. Удобно, что можно по поиску быстро найти нужную информацию. Также весь документооборот систематизирован в Projecto: все приказы, положения, договоры.

Управляйте процессами с Projecto в команде любого масштаба

Получите доступ ко всему функционалу от 14 дней

Получить доступ

Компания. Агентство недвижимости. Москва, 40 человек. 

Проблема. Вся работа с клиентами велась через привычные мессенджеры. Руководство не видело текущий статус сделки, а поиск информации по клиентам занимал много времени.

Информация терялась. Нужно было понимать, на каком этапе воронки находятся сделки, плюс требовался быстрый поиск по клиенту.

Решение. Компания использует Projecto как CRM:

• каждый клиент стал отдельной задачей

• агент сопровождает клиента до закрытия сделки

• руководитель видит этапы работы

• сохраняется вся история взаимодействия

Когда данные о клиентах хранятся в чатах сотрудников, бизнес становится зависимым от конкретных людей: уходит менеджер — контакт теряется. С Projecto руководитель в любой момент видит всю контактную информацию о клиенте и понимает, на каком этапе воронки проходит общение.

Компания. Сеть парикмахерских и барбершопов, Южно-Сахалинск.

Проблема. Работа велась преимущественно через мессенджеры сотрудников, поэтому руководству было сложно отслеживать выполнение поручений и оценивать эффективность сотрудников. А если задачи нигде не фиксируются, управлять результативностью сотрудников практически невозможно. 

Решение. Компания перевела в Projecto:

• постановку задач

• контроль исполнения

• документацию

• планирование времени

• базу знаний

Результаты выполненных задач стали основой для расчета KPI сотрудников. 

Повторяющиеся задачи — одна из самых часто используемых функций. Заметки выступают как база знаний, а в календаре ведутся записи клиентов.

Компания. Фарм-компания, Москва, 10 человек. 

Проблема. Долгое время задачи велись просто на листе бумаги: писался список дел на день, которые вычеркивались по мере выполнения, но при этом был фоновый страх, что важная задача или документ могут потеряться. Отдельной проблемой стало согласование договоров несколькими сотрудниками.

Решение. Компания постепенно перевела работу в единое пространство:

• задачи получили статусы и историю изменений

• обсуждение ведется внутри карточек задач

• сотрудники самостоятельно начали ставить задачи друг другу

Ключевым решением для документооборота стал маршрут согласования. Он ускоряет процесс составления договоров и сохраняет контекст: каждый видит, у кого сейчас документ, какие правки были внесены и какая версия финальная. 

Благодаря удобному интерфейсу задач, где есть сразу чат, история, статусы и отчеты, стало легко ориентироваться и переключаться между делами. Маршрут согласования документов позволил ускорить процесс составления договоров и не терять контекст. По сути, мы для себя решили проблемы систематизации и формализации работы. 

Компания. Оптово-розничная торговля цветами, Санкт-Петербург, 10 магазинов.

Проблема. Работа велась через Excel, звонки и мессенджеры. В результате большая часть времени уходила на решение текущих вопросов вместо развития бизнеса. Сам собственник сформулировал проблему так: «нужно было избавиться от разнузданности».

Решение. В компании начали оцифровывать процессы, например, открытие нового магазина теперь ведется как проект:

• создается план работ

• назначаются ответственные

• фиксируются сроки

• видны узкие места и задержки

Параллельно были внедрены правила коммуникации: рабочие вопросы перешли в систему, а устные поручения перестали считаться официальными задачами.

Результат — более высокая скорость взаимодействия и прозрачность процессов. Система управления проектами позволила собственнику переключиться с постоянного тушения пожаров в операционке на развитие компании. 

В мессенджерах смешивается личное и рабочее, с Projecto повысилась скорость взаимодействия, появилась структурированность задач и проектов. Теперь есть официальные поручения, которые фиксируются в системе. Все, что поставлено устно, не исполняется. 

1. Они перестали искать задачи в чатах и таблицах.

2. Они повысили исполнительность и эффективность сотрудников без найма новых людей.

3. Они перенесли задачи, документооборот, регламенты и KPI в систему.

4. Руководители больше не тратят время на микроменеджмент и занимаются развитием бизнеса.

5. Все задачи, коммуникация и документы теперь хранятся на российских серверах надежно и безопасно.

Реклама: ООО «Проджекто», ИНН 1660363595, erid: 2W5zFHYTycu