Что в бизнесе считают нормой, а бухгалтеры тревожным сигналом

Дело в том, что одна и та же ситуация может восприниматься совершенно по-разному. Для собственника бизнеса это привычный рабочий процесс. Для бухгалтера — потенциальный риск, который лучше устранить заранее.

Большинство таких ситуаций не являются нарушением закона. Однако именно они чаще всего становятся причиной дополнительных вопросов, если компания попадает в поле зрения налоговой службы или банка.

Разберём несколько распространённых примеров.

Небольшие компании нередко начинают сотрудничество без подписанного договора. Клиент постоянный, партнёр давно знаком, а документы планируют оформить позже.

На первый взгляд ничего критичного в этом нет. Но с точки зрения бухгалтера отсутствие договора — один из первых тревожных сигналов.

Во время проверки важно подтвердить не только факт оплаты, но и саму хозяйственную операцию. Если документы отсутствуют или оформлены значительно позже, доказать обоснованность расходов становится сложнее.

Поэтому договор, акты и другие первичные документы лучше оформлять одновременно со сделкой, а не откладывать «на потом». Это часть более широкой темы — финансовой безопасности компании и того, как избежать блокировок и доначислений.

Получите бесплатный ЧЕК-ЛИСТ

Как выбрать бухгалтерию: 12 вопросов, которые покажут — профессионалы перед вами или нет

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Ещё одна распространённая ситуация — предприниматель оплачивает личные покупки со счёта компании или, наоборот, закрывает расходы бизнеса собственными средствами без оформления документов.

Многим кажется, что если бизнес принадлежит одному человеку, никакой проблемы нет.

Однако бухгалтер оценивает такие операции иначе.

Каждое движение денежных средств должно иметь понятное экономическое обоснование. Если личные и корпоративные расходы постоянно смешиваются, становится сложнее вести учёт, подтверждать расходы и объяснять происхождение отдельных платежей.

Поэтому специалисты рекомендуют разделять личные финансы и деньги бизнеса.

Предприниматель уверен, что расход был реальным, ведь товар куплен или услуга оказана. Но бухгалтер задаёт другой вопрос: есть ли документы, которые это подтверждают?

Даже если расходы действительно были, отсутствие чеков, актов, накладных или других первичных документов может привести к тому, что их не удастся учесть при расчёте налогов.

Чем раньше компания проверяет комплектность документов, тем меньше вероятность столкнуться с дополнительными вопросами во время проверки. . Заранее полезно знать, что проверяет налоговая при камеральной проверке, и иметь под рукой чек-лист документов.

«Нам его порекомендовали», «Работаем уже давно», «Никогда не было проблем» — именно так предприниматели чаще всего объясняют отсутствие проверки контрагентов. Однако сегодня этого недостаточно.

ФНС оценивает не только деятельность самой компании, но и её деловые связи. Если контрагент имеет признаки риска, вопросы могут возникнуть и к его партнёрам.

Именно поэтому бухгалтеры рекомендуют хотя бы минимально проверять новых поставщиков и подрядчиков ещё до заключения договора.

Во многих компаниях часть рабочих процессов строится на устных договорённостях. Особенно если речь идёт о постоянных клиентах или поставщиках. Кажется, что многолетнее сотрудничество полностью исключает любые риски. Но бухгалтер смотрит на ситуацию иначе.

Любая сделка должна быть подтверждена документально. Если возникают спорные вопросы или проверка, именно документы становятся главным доказательством того, что операция действительно состоялась. Поэтому привычка работать «на доверии» может обернуться серьёзными сложностями.

Многие предприниматели считают это обычной практикой. Главное — уложиться в срок.

Однако бухгалтер понимает, что постоянная работа «на последнем дне» увеличивает вероятность ошибок, просрочек и кассовых разрывов.

Когда налоги планируются заранее, компания лучше контролирует денежный поток, а вероятность случайных нарушений значительно снижается.

Если сотрудничество длится давно, кажется, что дополнительная сверка не нужна.

На практике именно во время таких сверок обнаруживаются ошибки в документах, расхождения в оплатах или незакрытые обязательства.

Бухгалтеры рекомендуют регулярно проводить акты сверки, даже если между компаниями давно сложились хорошие отношения. Это позволяет заранее устранить неточности и избежать вопросов в будущем.

Банки всё чаще запрашивают документы, подтверждающие происхождение денежных средств или экономический смысл отдельных операций.

Некоторые предприниматели считают подобные запросы формальностью и отвечают только после нескольких напоминаний. Для бухгалтера это тревожный сигнал.

Несвоевременный ответ может привести к ограничению операций по счёту или дополнительным проверкам. Поэтому подобные запросы лучше обрабатывать сразу после получения.

Работа с наличными сама по себе не запрещена, но требует соблюдения установленных правил.

Например, по одному договору между организациями и индивидуальными предпринимателями действует лимит наличных расчётов — не более 100 000 рублей. Превышение этого ограничения может привести к вопросам со стороны контролирующих органов.

Кроме того, любые операции с наличными должны быть правильно оформлены и отражены в учёте.

Большинство перечисленных ситуаций годами воспринимаются как привычная часть работы. Пока бизнес развивается и серьёзных проблем не возникает, кажется, что ничего менять не нужно.

Но именно такие мелочи чаще всего становятся причиной дополнительных вопросов при взаимодействии с налоговой службой или банком.

Бухгалтер замечает подобные риски заранее, потому что ежедневно анализирует документы, движение денежных средств и финансовые показатели компании.

Консультация от эксперта КУБ2Б

Платная консультация, оставьте заявку и мы подберём нужного специалиста.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Перед тем как считать, что в компании всё в порядке, полезно проверить несколько простых вопросов.

• Все ли сделки оформлены документально?

• Не смешиваются ли личные деньги и деньги бизнеса?

• Подтверждены ли расходы первичными документами?

• Проверяются ли новые контрагенты?

• Проводятся ли регулярные сверки?

• Нет ли просроченных ответов на запросы банка?

• Соблюдаются ли правила наличных расчётов?

Если хотя бы по одному пункту возникают сомнения, лучше разобраться в ситуации заранее.

Большинство тревожных сигналов не говорят о нарушениях. Они лишь показывают, что отдельные процессы внутри компании требуют большего внимания.

Чем раньше предприниматель замечает такие моменты вместе с бухгалтером, тем проще устранить возможные риски и избежать лишних вопросов со стороны ФНС или банка. Если хочется быть уверенным, что в учёте всё в порядке — обратитесь к специалистам КУБ2Б.

Автор : https://www.qb2b.ru/blog/chto-v-biznese-schitayut-normoy-a-bukhgaltery-trevozhnym-signalom/
Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН 1655379261, erid: 2W5zFJspnxZ