Одно уведомление по НДФЛ и взносам: почему «отправить и забыть» не получится

Отправить уведомление сразу до конца года и убрать из календаря несколько повторяющихся задач. Звучит привлекательно, особенно когда одни и те же суммы приходится переносить из месяца в месяц.

С 1 сентября 2026 года работодатели действительно могут заранее заявлять НДФЛ и страховые взносы за предстоящие периоды. Если фактические суммы не превышают заявленные, повторять уведомления за эти периоды не требуется. Такой порядок уже действует.

Но между «реже отправлять уведомления» и «реже заниматься налогами с зарплаты» есть существенная разница.

Я бы оценивал новый механизм не по количеству документов. Важнее другой вопрос: сколько работы потребуется, чтобы подготовить прогноз, проверить его и вовремя заметить отклонения? Именно здесь выясняется, станет бухгалтеру проще или привычную отправку уведомлений заменит постоянное исправление предварительных сумм.

Право на предварительные уведомления предусмотрено пунктом 9 статьи 58 НК РФ. Соответствующие изменения внесены Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ.

Работодатель может включить в один документ суммы за текущий и следующие последовательные месяцы. Однако разбивка внутри уведомления сохраняется: НДФЛ показывают отдельно за периоды с 1-го по 22-е число и с 23-го по последнее число месяца, а страховые взносы указывают по месяцам. Одна общая сумма на несколько месяцев эту детализацию не заменяет.

Есть и ограничение, которое теряется в формулировке «на год вперёд».

Речь идёт о периодах до конца текущего года, а не о любых следующих двенадцати месяцах. Как поясняет ФНС, уведомлением, представленным в сентябре 2026 года, нельзя охватить январь или август 2027-го. При этом необязательно сразу планировать весь оставшийся год: можно ограничиться более коротким промежутком.

И переходить на новый порядок никто не обязан. Уведомления по фактическим суммам остаются допустимым вариантом. Поэтому задача бухгалтера сейчас не «перевести всех на годовое уведомление», а понять, где предварительные данные действительно пригодятся.

Когда обсуждают предварительные уведомления, обычно приводят понятный пример: запланировали одну сумму, выплатили премию, налог вырос.

Но расхождение может оказаться менее заметным. Например, общая сумма НДФЛ за месяц совпала с прогнозом, а распределение между двумя периодами изменилось.

Рассмотрим условную ситуацию. Для простоты берём один набор реквизитов: одинаковые КБК, ОКТМО и КПП.

На уровне месячного итога всё сошлось. Но за первый период фактически удержали на 25 000 рублей больше, чем указали предварительно.

Условие освобождения от повторного уведомления проверяется за соответствующий период, а не по общему результату месяца. Поэтому превышение за период с 1 по 22 октября требует уточнения. Меньшая сумма за вторую часть месяца его не компенсирует.

Более того, ждать окончания месяца для такой сверки нельзя. К этому моменту срок представления уведомления за первый период уже может пройти.

В общем порядке уведомление по НДФЛ за период с 1-го по 22-е число представляют не позднее 25-го числа. За период с 23-го числа по конец месяца уведомление подают не позднее 3-го числа следующего месяца. Для периода с 23 по 31 декабря действует специальный срок: последний рабочий день года. При определении конкретной даты нужно учитывать переносы сроков.

Отсюда практический вывод: контроль нужен по каждой заявленной сумме и каждому периоду, а не только по фонду оплаты труда за месяц.

В нашем примере в уточняющем уведомлении следует показать правильную сумму 120 000 рублей, а не только превышение в 25 000 рублей. В разъяснении об исправлении уведомлений ФНС отдельно предупреждает: указание разницы вместо полной суммы приводит к неверному отражению обязательства.

ФНС указывает, что предварительный порядок прежде всего удобен работодателям со стабильным фондом оплаты труда. Это разумный ориентир, но я бы не превращал его в правило «у всех оклады, можно копировать последний месяц до декабря».

Для подготовки прогноза одного штатного расписания недостаточно. Нужно посмотреть, какие выплаты действительно ожидаются и как они распределятся по периодам.

Например, в условной компании никто не увольняется, новых сотрудников не принимают, оклады не повышают. Но руководитель ещё не решил, будет ли премия по итогам квартала. В такой ситуации численность персонала известна, а будущие суммы известны не полностью.

Можно заранее заявить то, что удалось обоснованно рассчитать. Однако в рабочем плане стоит сразу отметить: решение о премии потребует повторной проверки. Не оставлять эту зависимость в памяти расчётчика.

Я бы перед первым уведомлением попросил ответить на простой вопрос:

Какие события способны изменить этот прогноз и как бухгалтер узнает о них до очередного срока?

Если ответ звучит как «руководитель, наверное, предупредит», сначала стоит наладить обмен информацией. Само предварительное уведомление эту проблему не решит.

Здесь порядок отличается от ситуации с превышением.

Допустим, в предварительном уведомлении заявили 180 000 рублей страховых взносов, а фактическая сумма составила 163 000 рублей. По разъяснению ФНС от 14 августа 2026 года, отдельное корректирующее уведомление только из-за уменьшения подавать не требуется. Служба также указывает, что излишне зарезервированные средства возвращаются на ЕНС.

Но отсутствие обязанности отправить ещё один документ не означает, что расхождение можно оставить без внимания.

Я бы в любом случае сохранял объяснение: почему прогноз был выше, какая сумма получилась фактически и что затем отразилось на ЕНС. Это нужно не ради дополнительного отчёта для самого бухгалтера. Через несколько месяцев такую историю должно быть возможно восстановить без догадок.

Особенно если расчёт зарплаты, отправку уведомлений и контроль налогового счёта выполняют разные люди.

Уведомление можно не корректировать, но разницу между прогнозом и фактом всё равно нужно понимать.

После предварительного уведомления не требуется сразу перечислять всю заявленную сумму за оставшиеся месяцы. Представление документа само по себе не переносит сроки уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Однако фраза «с деньгами на ЕНС ничего не меняется» была бы слишком широкой.

Нужно различать установленный срок уплаты и зачёт положительного сальдо в счёт предстоящей обязанности. Для предварительных уведомлений предусмотрен отдельный порядок такого зачёта.

По пунктам 7 и 9 статьи 78 НК РФ, при наличии необходимого положительного сальдо НДФЛ зачитывается не позднее второго рабочего дня после окончания соответствующего периода исчисления и удержания. Для страховых взносов предусмотрен зачёт не позднее 3-го числа месяца, в котором установлен срок их уплаты.

Если необходимое положительное сальдо появляется позднее, предусмотрен зачёт не позднее трёх рабочих дней после его формирования. Эти особенности разобраны в разъяснении ФНС от 7 сентября 2026 года.

Это не означает, что для страховых взносов установили новый срок уплаты 3-го числа. Речь именно о зачёте уже имеющегося положительного сальдо.

Поэтому я бы не использовал завышенный прогноз как способ никогда больше не подавать уточнения. Если заявлять суммы с большим запасом, нужно понимать, как этот запас будет отражаться в резервировании средств.

Практический вопрос здесь не «спишут ли сразу налоги до декабря». Само предварительное уведомление этого не требует. Вопрос в другом: какие суммы и в какой момент будут зачтены из положительного сальдо ЕНС.

Новый порядок не требует выбирать между двумя крайностями: либо всё заранее, либо всё по факту.

Предварительные сведения о НДФЛ и страховых взносах регулируются пунктом 9 статьи 58 НК РФ. Можно использовать смешанный вариант: по страховым взносам представлять предварительные данные, а по НДФЛ продолжать подавать уведомления в обычном порядке. Или наоборот.

Это полезная возможность для пробного перехода.

Предположим, бухгалтер уверенно прогнозирует взносы на ближайшие месяцы, но по НДФЛ регулярно меняется распределение выплат между периодами. Необязательно усложнять второй участок только ради того, чтобы оба вида платежей работали одинаково.

Я бы рассматривал три рабочих сценария.

Выплаты хорошо прогнозируются. Можно попробовать предварительное уведомление на несколько последовательных месяцев и оценить, сколько повторных отправок удалось убрать.

Прогноз надёжен только на короткий срок. Не нужно искусственно растягивать его до декабря. Лучше выбрать тот промежуток, для которого есть исходные данные.

Выплаты постоянно меняются. Есть смысл сравнить трудозатраты. Если подготовка и пересмотр прогноза занимают больше времени, чем обычное уведомление, переход ради самого перехода ничего не даёт.

Это не оценка нового порядка как хорошего или плохого. Это выбор способа работы для конкретной бухгалтерии.

Самая неудачная настройка процесса выглядит так: уведомление отправили, повторяющиеся задачи удалили, а новые контрольные точки не создали.

Вместо этого я бы закрепил четыре действия.

Сохранять исходный прогноз. Должно быть видно, какие суммы заявлены, за какие периоды и на основании каких предположений. Например, учтена ли запланированная премия или её пока нет в расчёте.

Сверять факт до соответствующего срока. Не одной суммой за месяц, а в той детализации, в которой представлены данные. Результат сверки лучше фиксировать: «превышения нет» или «нужно уточнение».

Проверять отправку и принятие документа. Предварительное уведомление оформляется в общем порядке. Для него используется форма КНД 1110355, утверждённая приказом ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@, с учётом действующих изменений. Перед первой отправкой стоит проверить актуальность программы, заполнение будущих периодов и результат приёма файла.

Отдельно контролировать ЕНС. Сопоставлять заявленные суммы, фактические обязательства и проведённые зачёты. Особенно когда прогноз оказался выше факта или по одному периоду представлялись дополнительные сведения.

Такой порядок полезно сделать понятным и для замещающего сотрудника. Иначе бухгалтер уйдёт в отпуск, а коллега увидит только отправленный документ и не поймёт, за какими отклонениями теперь следить.

Для руководителя одно уведомление вместо нескольких может выглядеть как сокращение бухгалтерской нагрузки в несколько раз. Я бы сразу отделял количество отправленных файлов от объёма работы с зарплатой и налогами.

Предварительный порядок касается уведомлений. Он не превращает их в расчёт зарплаты, 6-НДФЛ или РСВ и не заменяет эти документы. Само право не повторять уведомление связано с результатом сравнения предварительной и фактической суммы.

Поэтому полезнее обсуждать с руководителем конкретный результат: какие ручные действия убраны, сколько времени занимает контроль и кто сообщает бухгалтерии об изменениях выплат.

Если расчёт уже автоматизирован, повторная отправка документа может быть небольшой частью процесса. Тогда длинный прогноз не обязательно принесёт заметную экономию. А если уведомления готовятся вручную по нескольким организациям с предсказуемыми выплатами, эффект может быть другим. Это стоит проверить на собственном процессе, а не выводить из названия нововведения.

Бывает, что проблема шире уведомлений: зарплата, налоговый календарь и взаимодействие с ФНС не собраны в понятный процесс. В таком случае можно обсудить бухгалтерское сопровождение с КУБ2Б. При обращении стоит описать, какие участки сейчас требуют ручного контроля. Это поможет предметно обсудить состав сопровождения, а не просто передать новому исполнителю прежние нерешённые задачи.

Я бы не ставил бухгалтерии задачу обязательно перейти на предварительные уведомления. Сначала нужно проверить, насколько надёжен прогноз и сколько усилий потребуется для его сопровождения.

При предсказуемых выплатах механизм способен убрать повторяющиеся отправки. При частых изменениях можно ограничить период планирования, использовать смешанный вариант или сохранить обычный порядок.

Главный критерий простой: после перехода должно стать меньше лишних действий, а не меньше проверок. Если бухгалтеру каждый раз приходится заново разбираться, что было заявлено и что теперь исправлять, процесс ещё не стал удобнее.

Материал актуален на 21 сентября 2026 года. Порядок предварительного представления уведомлений действует с 1 сентября 2026 года. Перед применением проверяйте действующую редакцию НК РФ и актуальные разъяснения ФНС.

Автор: https://www.qb2b.ru/blog/uvedomlenie-ndfl-strahovye-vznosy-2026/

Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН 1655379261, erid: 2W5zFHhckcH