Первичные документы

Как правильно оформить первичные документы при сотрудничестве с самозанятым

Первичными называют документы, которые подтверждают финансово-хозяйственную операцию. Они нужны в первую очередь для признания расходов обоснованными. Разберем, какие первичные документы необходимо составить при сотрудничестве с самозанятыми, какие из них являются обязательными, а какие нет, и что нужно учесть при их подготовке.
1,4 тыс. 295
Как правильно оформить первичные документы при сотрудничестве с самозанятым
Иллюстрация: freepik/freepik

Какими документами оформляется сотрудничество с самозанятыми

Стандартный перечень документов, который необходимо составить при оформлении гражданско-правовых отношений с самозанятым, включает в себя:

  • Договор.

Сотрудничество с самозанятым оформляется договором, который заключается в письменной форме. Специальной формы, разработанной конкретно под самозанятых, законом не установлено, поэтому используется стандартная форма договора гражданско-правового характера. 

  • Задание или приложение к договору.

В этих документах прописывается перечень оказываемых услуг или выполняемых работ, требования к их выполнению (техническое задание), период оказания (выполнения) и их стоимость.

  • Акт выполненных работ.

Этим документом подтверждается факт выполнения работ (оказания услуг) в указанные сроки, отсутствие претензий сторон друг к другу, конкретный перечень оказанных услуг и сроки их выполнения.

  • Счет на оплату.

Направляется самозанятым заказчику, для перечисления вознаграждения за оказанные услуги или выполненные работы. В счете содержатся банковские реквизиты самозанятого, стоимость услуг или товаров, а также их количество и срок, в течение которого необходимо произвести оплату.

  • Чек.

Этот документ формирует самозанятый при получении оплаты от заказчика. Это единственный обязательный документ, который должны составлять самозанятые при сотрудничестве со своими заказчиками. Чеком подтверждается получение плательщиком НПД вознаграждения, а заказчик использует его для учета расходов по УСН (объект «доходы-расходы») и налогу на прибыль организаций.

  • Справка о постановке на учет самозанятого.

Запрашивается, как правило, перед началом сотрудничества и подтверждает официальный статус самозанятого. Этот документ содержит основную информацию о плательщике НПД: ФИО, ИНН, паспортные данные, дату постановки на учет и налоговый орган, в котором зарегистрирован самозанятый.

Договор с самозанятым: что нужно учесть при его составлении

Как уже было сказано выше, специальной формы договора для сотрудничества с самозанятым законодательством не предусмотрено. Поэтому можно использовать стандартный гражданско-правовой договор

Чаще всего с плательщиками НПД заключаются следующие виды договоров ГПХ:

  • договор возмездного оказания услуг;

  • договор подряда;

  • договор авторского заказа;

  • договор перевозки;

  • договор аренды.

Что нужно указать в договоре с самозанятым

Возникают сложности с составлением договора? Воспользуйтесь готовыми шаблонами на платформе Qugo. Обмен документами и их подписание можно также произвести в электронном виде на платформе. Воспользуйтесь электронной подписью, и документы будут иметь юридическую силу: больше не нужно отправлять их по почте и ждать, пока исполнитель подпишет их и вернет готовые экземпляры.

В договор с самозанятым включите следующие разделы:

  • Стороны договора.

В шапке договора укажите статус обеих сторон: заказчик — название организации или ФИО ИП, исполнитель — ФИО физлица или ИП и его статус (плательщик НПД). 

Например: «Исполнитель: Васильева Ирина Анатольевна, применяющий специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход" в соответствии с законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ».

Также желательно в договоре указать паспортные данные исполнителя и место его постоянной прописки.

  • Предмет договора.

Пропишите в этом разделе конкретную задачу или услугу, которую должен оказать самозанятый. Обратите внимание, что в нем не должна упоминаться не трудовая функция, а именно конечный результат оказываемых услуг или выполняемых работ.

Например: «Исполнитель обязуется по заданию заказчика оказывать следующие услуги: по написанию авторских текстов, размещению и корректировке их на сайте заказчика, расположенном по адресу…».

  • Права и обязанности сторон.

В этом разделе обязательно нужно закрепить обязанности исполнителя по предоставлению чека и уведомлению заказчика об утрате статуса самозанятого. Также желательно отразить, что услуги выполняются исполнителем лично, без привлечения третьих лиц.

  • Стоимость услуг и порядок расчётов.

Здесь необходимо прописать стоимость услуг или работ, оказываемых по договору. Желательно отразить, что стоимость услуг не облагается НДС ввиду применения исполнителем специального режима налогообложения — НПД.

Внесите в этот раздел способ расчета с исполнителем и сроки оплаты. Продублируйте обязанность исполнителя сформировать и направить заказчику чек по факту осуществления расчетов. Можно прописать и ответственность за ненаправление чека, например, в размере 20% от суммы, на которую не был выдан чек.

  • Порядок сдачи и приемки работ.

В этом разделе можно закрепить обязанность оформления акта оказанных услуг как документа, который подтверждает факт приемки работ и является основанием для взаиморасчетов.

  • Особые условия.

В этот раздел можно включить количество экземпляров договора, порядок их подписания и обмена закрывающими документами. А также отразить условия вступления договора в силу, основания его расторжения, порядок взаиморасчетов при расторжении договора по инициативе одной из сторон.

  • Реквизиты сторон.

В нем требуется прописать основную информацию о заказчике: полное наименование компании, юридический адрес, ИНН и ОГРН, а также банковские реквизиты.

То же самое касается и исполнителя. Если в шапке договора не прописаны паспортные данные и место прописки исполнителя, их можно указать в этом разделе, а также включить информацию о платежных реквизитах исполнителя, его телефоне и адресе электронной почты.

После составления договора тщательно его проверьте: в нем не должно быть никакой трудовой терминологии, а также условий, характерных для трудовых отношений. 

Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo и будьте первыми в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.

Задание или приложение к договору: нужны ли они

Это необязательный документ, но его составление может потребоваться для конкретизации перечня оказываемых услуг или выполняемых работ, особенно если их несколько. 

Для разовой работы или услуги составление задания или приложения к договору — не потребуется. 

Также в приложении к договору, например, можно прописать техническое задание или требования к выполнению той, или иной услуги.

Для чего нужен акт выполненных работ и зачем его составлять

Хоть этот документ и не является обязательным, его составление может значительно облегчить жизнь в первую очередь заказчику:

  • Актом подтверждается выполнение работ или оказание услуг в полном объеме в указанные сроки.

  • Этот документ может являться основанием для взаиморасчетов между сторонами. 

  • Акт — один из документов, который подтверждает расходы заказчика на выплату вознаграждения исполнителю. 

  • Актом может подтверждаться наличие между заказчиком и исполнителем именно гражданско-правовых, а не трудовых отношений.

Нужно ли запрашивать у самозанятого счет на оплату

Счет — это документ, который содержит реквизиты для перечисления вознаграждения исполнителю. 

Этот документ может быть сформирован как в приложении «Мой налог», так и по форме, разработанной исполнителем или заказчиком.

Счет — необязательный документ, но очень часто организации или ИП он требуется для внутренней отчетности. Если для заказчика важно наличие счета – это можно прописать в договоре.

Обратите внимание, только на основании счета на оплату заказчик не сможет учесть расходы на выплату вознаграждения исполнителю. Для этого потребуется как минимум чек.

Чек: для чего нужен и в какой срок исполнитель обязан его предоставить

Чек – обязательный документ, который подтверждает факт осуществления расчета между самозанятым исполнителем и заказчиком.

С помощью этого документа заказчик может учесть расходы на выплату вознаграждения в составе затрат.

В сервисе Qugo чек формируется автоматически, что исключает ошибки в реквизитах этого документа. Статус исполнителя проверяется на ежедневной основе. Чек должен быть сформирован исполнителем в момент расчета, если он произведен наличными или с использованием электронных средств платежа, или до 9 числа следующего месяца, если оплата прошла в безналичном порядке.

Отсутствие чека накладывает на заказчика обязанность по уплате за исполнителя НДФЛ и страховых взносов (за исполнителей-физлиц без статуса ИП).

Ошибки в реквизитах чека могут грозить заказчику отказом в признании расходов на выплату вознаграждения исполнителю обоснованными. Поэтому при получении чека необходимо тщательно его проверить и в случае обнаружения ошибки, попросить самозанятого аннулировать чек и выставить документ с корректными данными.

Кроме ошибок в чеке, нужно тщательно проверить его на наличие трудовой терминологии. Ее быть не должно, так как чек — это первый документ, который изучает налоговая и через который она знакомится со сторонами гражданско-правовых отношений.

Справка о постановке на учет самозанятого

Как правило, этот документ запрашивается перед началом сотрудничества с самозанятым. Нужно это для того, чтобы проверить специальный налоговый статус исполнителя и дату его регистрации в качестве самозанятого.

Некоторые заказчики запрашивают справку перед каждой выплатой, чтобы убедиться в том, что исполнитель не утратил статус самозанятого. 

Сотрудничая с исполнителями на платформе Qugo, не нужно уточнять статус исполнителя: он автоматически проверяется перед началом сотрудничества, а также на ежедневной основе. Риск перечисления средств физлицу без статуса самозанятого — исключен.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Просто заполните форму ниже:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KYcRY

Начать дискуссию

Банки

Банк впервые по биометрии открыл счет юрлицу

Предприниматель за один день зарегистрировал ООО и открыл расчетный счет в банке ПСБ. Все услуги можно получить онлайн, но нужен подтвержденный профиль в Единой биометрической системе.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

ФСБ приступила к проверке деятельности банка QIWI

Силовики проверят, не выводила ли группа QIWI за границу денежные средства, которые были получены преступным путем.

Бесплатно с Обзоры для бухгалтера

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Подготовили для вас обзор разъяснений февраля по налоговой теме. Все кратко, четко, по делу.

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года
Лучшие спикеры, новый каждый день

Четвертого марта не забудьте сдать уведомление по ЕНП: что еще важно учесть бухгалтеру. Дайджест разборов

В 2024 году уведомления по ЕНП на НДФЛ надо сдавать два раза в месяц. Ближайший срок сдачи – 4 марта (так как 3 марта – выходной). Если в компании не было выплат физлицам за этот период, то сдавать нулевое уведомление не надо.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Логистические термины, которые нужно знать всем продавцам

Если вы продаете на Ozon по схеме realFBS или заказываете товары из-за границы, то наверняка общаетесь с сотрудниками логистических компаний. Иногда, кажется, что у них какой-то свой язык — фулфилмент, кросс-докинг, сборные и генеральные грузы… Столько странных терминов... В этой статье собрали самые часто употребляемые слова и рассказываем, что они значат.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

У Wildberries появилась экспресс-доставка цветов

Жители крупных городов смогут заказывать букеты в мобильном приложении и на сайте маркетплейса Wildberries.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Премии

Премия к 8 марта: как оформить, можно ли принять в расходы

ТК дает право работодателям поощрять работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности, в том числе выплачивать премии и дарить подарки (ст. 191 ТК). Выплата премии к 8 марта работникам бухгалтерии, где, в основном работают женщины, допустимый способ отблагодарить за качественный и добросовестный труд.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Банки

Центробанк сделает универсальный платежный QR-код

Пилотный проект с единым QR-колом для бесконтактной оплаты платежей запустят уже в 2024 году.

114

⚡️Итоги дня: Microsoft представила ИИ для финансистов, смартфоны превратились в «кирпич», маркировка добралась до пчел

Подготовили дайджест главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в мире, в одной подборке.

200
Дробление бизнеса

На кого именно распространят амнистию по «дробленке»

Для получения амнистии бизнесу нужно самостоятельно сдаться налоговикам и заявить о готовности работать в рамках закона. Предприниматели опасаются, что такие действия все равно приведут к штрафам и доначислениям.

Депутаты предложили уточнить налогообложение онлайн-продаж россиянам товаров из ЕАЭС. Рассмотрим законопроект

В Госдуму внесли законопроект № 564179-8 О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации. Он опубликован в электронной базе данных парламента.

Пришла весна: бухгалтерам хотят вручать Оскар, очередное уведомление по НДФЛ, пятничные игры для ума. 🌷«Ночной бухгалтер» №1634

Первый день весны...еще и пятница. Вот это чудесное совпадение. Немного поговорим о работе и потом расслабимся, ведь сегодня день кошек и еще можно немного поиграть. Главное не забыть вовремя сдать уведомление по НДФЛ.

Иллюстрация : Вера Ревина / Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как совершать платежи в Китай в 2024 году. Обзор банков

Итак, в продолжении темы про отзыв лицензии у QIWI банка, мы хотим вам рассказать про альтернативы этому платёжному механизму. Эта статья будет интересна тем, кто работает с маркетплейсами, имеет активный товарооборот с Китаем.

Как совершать платежи в Китай в 2024 году. Обзор банков
Страховые взносы

Выплаты старшим по дому облагают взносами. За счет жильцов

Если собственники квартир скидываются, чтобы оплатить труд активиста, который радеет за их дом, то из этих денег должно идти не только само вознаграждение, с которого еще удерживают НДФЛ, но и страховые взносы.

2
148
Детские пособия

Социальный фонд досрочно выплатит детские пособия

Родители получат выплаты на детей за февраль уже 1 марта. Обычно средства перечисляют каждое третье число.

Валютный контроль

С 1 марта отчётность в ЦБ по валюте обязаны сдавать «дочки» резидентов

Теперь отчитываться перед Центробанком о сделках с иностранными контрагентами должны не только резиденты РФ, которые включены в список Банка России, но и их российские и иностранные дочерние компании.

Бесплатно с Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Как убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ. Мини-курс

Вы наверное уже слышали, что за прошлый год ФНС исключила из ЕГРЮЛ 170 тысяч фирм. Чтобы не попасть в их число, внимательно слушаем эту инструкцию.

Как убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ. Мини-курс

📄📄 Бухгалтеры обсуждают двухстраничную ТОРГ-12

Когда в накладной 1-2 наименования товара, весь документ прекрасно вмещается на одну бумажную страницу формата А4. А если наименований не очень много, но и не очень мало, то одной страницы уже маловато – часть текста уходит на второй лист.

138

С 1 марта нельзя продавать ювелирку без двухмерного штрихкода

На ювелирные изделия теперь обязательно наносят двухмерные штриховые коды.

Интересные материалы

Анализ финансовой отчетности предприятия

Для успешного ведения бизнеса компания должна быть в курсе своего финансового состояния. Для этого необходим финансовый анализ (ФА). Он позволяет определить эффективность деятельности и понять, что предпринять для улучшения текущей ситуации. В статье мы расскажем о порядке применения ФА. Также пройдемся по каждому методу его проведения.

Иллюстрация: pressahotkey/freepik