Чек — основной подтверждающий документ от самозанятого
Плательщик НПД обязан выдать чек после получения вознаграждения (ст. 14 закона от 27.11.2018 №422-ФЗ). Сроки выставления чека зависит от того, как проведена оплата по договору ГПХ:
наличными — в момент расчета;
безналичными — не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем поступления денег на счёт.
ФНС утверждает, что чека будет достаточно для подтверждения расходов (письмо от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Другие документы, такие как акт, оформлять не обязательно.
При выставлении чека самозанятый указывает:
Наименование товара, услуги или работы. Желательно прописать подробно, чтобы по чеку были видны все виды работ. Можно вносить несколько позиций одновременно. Например: разработка логотипа, создание сайта, наполнение разделов сайта.
Дата и время платежа.
Наименование (название компании или ФИО ИП) и ИНН заказчика.
Сумма вознаграждения.
Чек формируется в электронном виде. Его можно переслать по электронной почте, в мессенджеры или распечатать на бумаге и передать лично или направить с помощью Почты России.
Договор с самозанятым: нужен или нет
Сотрудничество с исполнителями-плательщиками НПД регулируется Гражданским кодексом. Договор с самозанятым может быть заключен как в письменной форме, так и в устной.
Компания или ИП могут не заключать письменные договоры, если сделка совершается в момент договоренности, а стоимость услуг — не более 10 тыс. руб. В других случаях необязательно заключать с самозанятыми договор ГПХ.
Для сотрудничества с плательщиками НПД разработайте свой шаблон договора. За образец можно взять договор возмездного оказания услуг или подряда. Дополните его своими параметрами и обязательно укажите следующие пункты:
исполнитель является плательщиком НПД;
налог уплачивает исполнитель;
при утере права применения НПД самозанятый обязан об этом оповестить заказчика;
за аннулирование чека без возврата вознаграждения исполнителю будет начислен штраф.
Не хотите сами составлять шаблон договора с самозанятыми? В Qugo уже есть разработанный образец, который вы можете подписывать с исполнителями. Наши специалисты проконсультируют по всем вопросам, в том числе по работе в системе и по рискам при сотрудничестве с самозанятыми.
Обязательно ли подписывать акт
В письме № СД-4-3/2899@ ФНС отметила, что основным документом, подтверждающим как расходы заказчика, так и доходы исполнителя-самозанятого, является чек. Акт — это дополнительный закрывающий документ. В нем можно отразить период и дату оказания услуг, что послужит подтверждением расходов заказчика в налоговом периоде.
Мы рекомендуем подписывать акты с самозанятым по следующим причинам:
подписанный акт — это дополнительная защита от недобросовестных исполнителей при аннулировании чека;
ФНС может запросить акт при налоговой проверке или вызове на встречу;
в акте можно зафиксировать больше информации, что послужит подтверждением при возникновении спора с самозанятыми;
подписанный акт — это признак гражданско-правовых отношений, что снижает риск переквалификации договора в трудовой.
Акт составляется в произвольной форме. Обратите внимание на обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Скачать образец акта при сотрудничестве с самозанятыми в 2023 году.
Счет от самозанятого
Некоторые компании просят плательщика НПД прислать им счет на оплату. Зачем он нужен?
Учет и отчетность в компаниях намного строже, чем у ИП. При перечислении по безналу некоторым бухгалтерам может понадобиться обоснование для перевода денег — эту функцию и выполняет счёт, полученный от самозанятого.
Плательщик НПД может оформить счет на оплату в приложении «Мой налог». Сформированный документ отправляется по электронной почте, через мессенджеры или на бумаге.
Напомним, заказчик не имеет права требовать от самозанятого счет, если этого не указано в договоре. Единственный документ, который должен выдать вам самозанятый, — чек после получения оплаты.
Что надо делать при сотрудничестве с самозанятыми
Представляем пошаговую инструкцию по действиям при работе с плательщиками НПД:
Устно оговорите все условия сотрудничества: стоимость товаров, работ или услуг, сроки выполнения, порядок оплаты.
Проверьте статус исполнителя. Это можно сделать, посмотрев информацию на сайте ФНС или запросив справку у самозанятого из приложения «Мой налог».
Заключите договор, если услуга оказывается не в момент заключения сделки или сумма сделки превышает 10 тыс. руб.
Дождитесь выполнения заказа, проверьте результат и подпишите акт.
Повторно проверьте статус самозанятого и проведите оплату. Советуем уточнить у исполнителя факт получения вознаграждения по договору ГПХ или скинуть ему платёжное поручение на перечисление денег.
Получите чек от самозанятого.
Проведите расходы в учёте.
Снизить риски при сотрудничестве с самозанятыми поможет Qugo. Мы сами проверяем специальный налоговый статус исполнителя, помогаем составить договор и акт, проводим оплату на счета самозанятых после выполнения заказа и присылаем вам чек в личный кабинет.
А если самозанятый — ИП
Зарегистрировать специальный налоговый статус могут не только физлица, но и ИП. Им это выгодно, так как не надо платить фиксированные взносы и сдавать отчетность.
При сотрудничестве с ИП на НПД надо следовать той же инструкции, что и при работе с физлицами. Это проще для заказчиков: если ИП превысит максимальный лимит в 2,4 млн руб., компаниям не надо переживать за удержание и перечисление налога с вознаграждения по договору ГПХ. Его оплатит сам ИП после лишения права на применение специального налогового режима и перехода на другой режим налогообложения.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли требовать от самозанятого чек перед перечислением оплаты?
Нельзя. В ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ указано, что чек выдается в момент расчетов при оплате наличными деньгами или не позднее 9 числа следующего месяца при оплате по безналу.
Некоторые заказчики требуют чек перед проведением оплаты — это незаконно. Если после установленного срока вы не получили чек от самозанятого, обращайтесь с жалобой в ФНС, прикрепив к ней подтверждающие документы по сделке.
Обезопасьте себя от сотрудничества с недобросовестными самозанятыми. Создавайте заказы и выбирайте исполнителей на специальной платформе. Работая с Qugo, вам не надо переживать за получение документов от самозанятых.
Самозанятый аннулировал чек, а оплату не вернул. Можно ли принять расходы к учёту?
Да, даже по аннулированному чеку вы можете принять к учету расходы. Это разъяснила ФНС в письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213.
Проверять чеки не обязательно, но при принятии расходов к учету в налоговом периоде всё же лучше это сделать. Если самозанятый аннулировал чек — обратитесь с письменной претензией к исполнителю, а также соберите информацию, подтверждающую факт проведения оплаты.
Это может быть переписка с самозанятым, платежное поручение на перечисление денег, подписанный договор и акт, а также выписка по счету, в которой указано, что вознаграждение исполнителя по договору ГПХ не было возвращено.
Исполнитель отказывается подписывать акт. Как быть?
Заставить самозанятого подписать акт не получится, если этого не было зафиксировано в договоре. Получите от него чек из приложения «Мой налог» — это и будет подтверждением расходов для учета. Если такое условие было прописано — то следуйте регламенту из договора.
Допустимы случаи признания акта подписанным через определенный промежуток времени, если стороны не высказали письменного несогласия или не направляйте оплату, если не получили подписанный документ.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Просто заполните форму ниже:
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8K6kC7
Начать дискуссию