Бухгалтерский учет

Пора закрывать отчетный период: как сделать это быстро без вреда компании

Рассказываем, что нужно сделать, чтобы закрыть период раньше остальных, и причем тут автоматизация процессов в 1С.
4,9 тыс. 1,5 тыс.
Пора закрывать отчетный период: как сделать это быстро без вреда компании

Рассказываем, что нужно сделать, чтобы закрыть период раньше остальных, и причем тут автоматизация процессов в 1С.

Что мешает быстрому закрытию периода

Группа 1. Внешние факторы

Факторы, на которые организация может повлиять на процесс составления и получения учетных документов.

Проблемы

1. Нарушение сроков поступления документов от контрагентов (сюда можно отнести и генподрядчиков).

2. Неверно оформленные документы , которые нужно возвращать контрагентам.

Как исправить

Поменять взаимоотношения, скорректировать условия договоров:

  • сделать шаблонизированные документы;
  • добавить финансовые санкции в случае нарушения сроков предоставления документов;
  • закрепить в договорах с конкретные сроки предоставления унифицированных форм.

Факторы, на которые сложно повлиять изнутри

Проблемы

Период и порядок подачи документов по контрагентам, которые закреплены в специализированных отраслевых группах. Например, документы за электроэнергию.

Как исправить

Необходимо проанализировать и скорректировать учетные бизнес-процессы:

  • подключите функционал начисления резервов (accruals), при работе с таким подходом помогает график начислений, составленный на год. Таким образом, типичный расход, который является примерно одинаковым в любом месяце, можно прогнозировать и утверждать окончательно в вашей системе, при этом не дожидаться поступления документов от поставщика;
  • провести сближение политик по РСБУ и МСФО;
  • использовать методы повышения качества финансовых прогнозов — подключить систему бюджетирования по принципам МСФО.

Группа 2. Внутренние факторы

Факторы, которые полностью контролирует компания

Проблемы

  • Нарушение сроков отправки документов в бухгалтерию ответственными специалистами отделов.
  • Нехватка возможностей по контролю за сроками возврата документов, которые были отправлены на корректировку контрагентам.
  • Возможные потери данных по документам, которые связаны с возвратом переоформленной информации.
  • Периодические «торможения» документов на подписи у руководителей.
  • Неравномерное распределение загрузки на специалистов при подготовки отчетности.

Как исправить

Провести оптимизацию текущей системы документооборота:

  • настроить график документооборота так, чтобы он подчинялся цели «быстрое закрытие периода»;
  • упростить процедуры оформления и согласования документов по текущим операциям;
  • разработать бесперебойную систему контроля за движением данных;
  • создать график почасового движения документов и их обработки всеми участниками процесса;
  • разработать электронный архив документов, в котором будут учитываться данные о регистрациях движения электронных реестров, будет возможен одноразовый ввод первичной информации.

Группа 3. Факторы автоматизации

Зависят от уровня автоматизации процессов в системе 1С.

Проблемы

  • Медленная работа по составлению и передачи отчетности из-за ручного вмешательства в подготовку документов.
  • Отсутствие настроенной взаимосвязи между учетными подсистемами, что замедляет процесс консолидации отчетности.

Как исправить

Чаще всего автоматизации подлежат следующие блоки:

  • начисление процентов по кредитам и займам;
  • начисление резервов;
  • начисление accruals и консолидация данных.

Регламент закрытия отчетного периода включает в себя:

  • предоставление пользователям своевременной и достоверной информации об организации за отчетный период;
  • формирование перечня и последовательности операций, которые необходимы, чтобы корректно закрыть отчетный период в системе 1С;
  • обеспечение контроля за ходом закрытия периода в учетной системе 1С;
  • утверждение сроков по предоставлению информации;
  • снижение вероятности возникновения ошибок в учете деятельности организации за счет дополнительного контроля на всех этапах процесса, начиная от первичной документации и заканчивая формированием данных прошедшего периода.

При подготовке отчетности проведение автоматизации блоков РСБУ/МСФО/УУ, оказывается наиболее эффективным, когда данные блоки тесно связаны с другими подсистемами (бюджетирование, казначейство и т.д.). Таким образом, большинство организационных, управленческих проблем на этапе подготовки отчетности решаются с помощью автоматизированных в 1С инструментов контроля. К ним относятся чек-листы, сверки и расширенные аналитические отчеты.

Для процедуры закрытия отчетного периода разработка чек-листа — важный фактор, который не стоит отбрасывать в сторону. Естественно, в зависимости от сферы деятельности чек-лист разный. Но есть и общие параметры, которые можно разделить на два вида:

1. Операции для бухгалтера, которые нужно оперативно сделать (проверка первичной документации, начисление амортизации и т.д.).

Работу с первичной документацией нужно начинать в минус третий день, а не в первый, чтобы как можно раньше запустить процесс структурирования.

2. Список задач, которые связаны с формированием консолидированной управленческой отчетности.

При комплексных автоматизированных процессах в 1С работать с чек-листом становится проще, т.к. упрощается и ускоряется выполнение конкретных пунктов по нему, что положительно влияет на время закрытия периода.

Пример автоматизированного подхода для быстрого закрытия периода

Клиент: крупная компания из сферы ресторанного бизнеса.

Что сделали: проект по консолидации РСБУ и автоматизированию процессов бухгалтерского и налогового учетов.

Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

  • ведение процессов в 4х разрозненных базах 1С;
  • постоянный рост числа доработок в конфигурациях, что затрудняло поддерживать актуальные данные 1С в связи с выходом обновлений;
  • долгий процесс подготовки отчетности, когда сроки «горели»;
  • расхождение информации в нормативно-справочных базах.

Чтобы прийти к удобному управлению и быстрому закрытию периода, было решено внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Для этого специалисты RDV проанализировали текущую методологию компании, разработали функциональные требования к ведению учета, оптимизировали текущие бизнес-процессы и настроили решения по сближению учетных принципов и унификации процессов в единой системе.

В итоге компания получила укомплектованную единую систему с настроенными автоматизированными процессами, что улучшило в несколько раз показатели работы:

  • ощутимо сократились сроки по закрытию отчетного финансового периода;
  • повысилась оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
  • максимально упростилась процедура прохождения внешнего аудита и повысилась прозрачность данных.

Настроим комплексную автоматизацию в 1С!

Бесплатно проконсультируем по текущим бизнес-процессам и предложим вариант под потребности бизнеса!

А нужно ли стремиться к быстрому закрытию периода

  • Пользователи быстрее получат доступ к надежной финансовой информации о компании. Это значит, что знание реального состояния бизнеса дает руководству не затягивать с принятием эффективных решений, а подразделения менеджмента могут лучше подготовиться к процессу планирования.
  • Проще и быстрее выявлять и корректировать слабые стороны в финансовых операциях.
  • Вырастет эффективность финансовых процедур, необходимых для быстрого закрытия периода.
  • Ранний сбор отчетных данных позволит персоналу во всех подразделениях сосредоточиться на текущих показателях, но при этом прогнозировать будущие.

В итоге когда у компании есть полностью укомплектованная система 1С, в которой выстроена четкая иерархия автоматизированных процессов, то можно не беспокоиться о сроках закрытия периода - начнете сдавать отчетность в минимально короткие сроки.

Начать дискуссию

🔥 Четыре новые онлайн-курса этой весны уже в подписке Клерк.Премиум!

Оформите годовую подписку Клерк.Премиум со скидкой 50% за 9 900 рублей и получите доступ к самым свежим материалам и курсам!

13

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Российский экологический оператор: нужно отказаться от пластиковых бонусных карт и бумажных чеков

В РЭО создали концепцию по сокращению отходов. Экологи, Минприроды и ФНС поддерживают идею перейти на электронные чеки и не печатать бумажные.

7

Какие проблемы может решить управленческий баланс в финансовом анализе

Собственник бизнеса, который хочет уйти из операционной деятельности компании, должен научиться читать управленческий баланс. Из него можно понять, что происходит с предприятием, развивается оно или угасает.

28
Лучшие спикеры, новый каждый день

О том, как налоговая со своим уставом в чужой монастырь залезла. Судебная практика

Все более увеличивающееся желание налоговых органов пополнить бюджет (а иногда, просто показать принципиальность налогоплательщику) заставляет инспекторов открывать для себя новые грани неизведанного и пытаться разбираться в тех отраслях права и знаний, которые для них всегда были чуждыми.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк
47

Для замены лет при оплате больничных будет специальная форма бланка

В общем случае при расчете больничных берут зарплату за 2 предыдущих года. Но если там был отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Для такой замены сотрудница должна написать заявление.

29

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Как работает риск-ориентированный подход регулятора (об этом говорил Президент в своем Послании к Федеральному собранию) при контроле пользователей касс и ОФД ? Каковы правила и как устроена система кассовой дисциплины. Что ждет нарушителей, рассказываем в обзоре.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС
44
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Оставленная в рабочем компьютере флешка с электронной подписью «стоила» коммерсанту 2+ млн рублей

Благодаря оперативно принятым мерам полицейскими Красноярского края свыше 2 млн рублей не попали в руки мошенников.

110

Если вы ошиблись в сумме уведомления по ЕНП, обнулять ее не надо

Ошибка в сумме налога в уведомлении по ЕНП исправляется подачей нового уведомления с правильной суммой.

36
Банки

Клиенты Райффайзенбанка не могут отправить деньги в приложении

Пользователи жалуются, что в приложении Райффайзенбанка не работают денежные переводы по номеру телефона и между счетами.

62

❓Что выбрать: переподготовку, повышение квалификации или онлайн-курсы? Разберемся, что подойдет именно вам

Мы сделали разбор по нашим основным обучающим продуктам. Объясним, чем курсы повышения квалификации или переподготовки отличаются от онлайн-курсов. Из поста вы поймете, какое обучение подходит именно вам. Забирайте в закладки, чтобы не потерять.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
69

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее

Это вы удачно зашли — тут про обновления в Telega.in рассказывают.

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее
21

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес

Чаще всего собственники и руководители замечают, когда в бизнесе что-то идет не так. Но так как они погружены в решение оперативных задач, то не сразу могут увидеть, что многие вопросы можно решить с помощью автоматизации. В итоге менеджмент борется с симптомами, а проблема остается. Разбираемся, какие признаки говорят о том, что вам пора автоматизировать бизнес.

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес
23
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

В судах на 60% выросло число дел о применении искусственного интеллекта

Большинство споров связаны с использованием технологии искусственного интеллекта для взыскания долгов, с проблемами по грантам и договорам на разработку IT-продуктов на базе ИИ.

50

Статья 187 — укус гадюки. Опасно, может быть смертельно

Такой заголовок относительно вроде бы неналоговой статьи 187 Уголовного кодекса был на нашем старом канале. И, в целом, я собираюсь повторить то, что уже писал ранее. Потому, что за полтора года актуальности информация не потеряла, а даже добавились новые поводы.

15

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
73

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

96

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

193

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу

Геометрическое задание на школьные знания внимательность. Бухгалтер, справишься?

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу
176

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

81

Интересные материалы

Как снизить неустойки и штрафы за нарушение договора. Как доказать несоразмерность неустойки и необоснованную выгоду кредитора

В моей практике было и есть множество споров о взыскании договорных неустоек, решение по которым  принято в пользу моих доверителей.

Иллюстрация: Светлана Семина /«Клерк»
16