Кадровый учет

Перевод кадровых документов в электронный формат

Для того чтобы в условиях пандемии максимально избежать бумажных кадровых документов, Президентом РФ подписан Закон №122-ФЗ. Начало действия Закона №122-ФЗ - 5 мая 2020 года.
11,8 тыс. 2,6 тыс.
Перевод кадровых документов в электронный формат

Законопроект об электронных кадровых документах был внесен в Госдуму еще год назад. И только сейчас он подписан Президентом РФ. В чем суть Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее по тексту — Закон № 122-ФЗ)? Облегчит ли он жизнь работодателям?

Для того чтобы в условиях пандемии максимально избежать бумажных кадровых документов, Президентом РФ подписан Закон № 122-ФЗ. Начало действия Закона № 122-ФЗ — 5 мая 2020 года.

Важно!

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. Причем дату начала проведения эксперимента в компании работодатель определяет самостоятельно.

В чем суть Закона?

Речь идет об эксперименте, т.е. о добровольном участии работодателей по использованию в электронном виде (без дублирования на бумаге) документов, связанных с работой.

То есть кадровые документы, которые ранее оформлялись работодателем на бумаге и с которыми работник должен был ознакомиться в письменном виде, переводятся в электронный формат.

Целью проведения эксперимента являются:

  • определение и создание условий для использования электронных документов, связанных с работой (включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу);
  • подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения в части использования кадровых электронных документов.

Эксперимент проводится для упрощения работы компаний в части кадрового документооборота.

В отношении каких документов проводиться эксперимент?

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы по охране труда, приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, приказы о направлении работника в командировку, в отпуск и иные кадровые документы. При этом электронные кадровые документы на бумаге можно не распечатывать.

Важно!

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие действия должен предпринять работодатель?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять следующие шаги:

1) утвердить перечень видов кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

2) определить структурные подразделения компании, участвующие в эксперименте (при необходимости);

Например, принять участие в эксперименте может только одно структурное подразделение компании.

3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента.

Если работник не желает участвовать в эксперименте, то он имеет право подать работодателю письменное заявление об отказе;

При согласии работник также пишет заявление о своем согласии на участие в эксперименте.

4) сформировать и утвердить список работников;

5) с учетом мнения профсоюза (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости) в локальные нормативные акты (в т. ч. локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником), а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

6) ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

7) подготовить и обсудить изменения в коллективные договоры (при необходимости);

8) создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить доступ к электронному сервису информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

Использование электронного сервиса системы «Работа в России» как для работников, так и работодателей будет бесплатным.

Важно!

Таким образом, при заключении трудового договора работодатель уведомляет работника о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Ответственность работодателя

При этом работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

Напомним, что Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов.

А в случае ликвидации работодателя электронные кадровые документы передаются в государственные или муниципальные архивы.

Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику не позднее чем в течение 3-х рабочих дней со дня подачи им заявления электронные кадровые документы, способом, указанным в заявлении работника. Это может быть в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).

Компания самостоятельно несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных кадровых документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот

Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания. Сам порядок проведения эксперимента будет регламентирован Положением Министерства труда и социальной защиты.

Что дает работодателю участие в эксперименте? Прежде всего, сокращение бумажного кадрового документооборота, экономия времени на подписание кадровых документов, пространства для хранения кадровых документов, денег на приобретение бумаги, заправки картриджа и т.п. Электронный документооборот удобен компаниям с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
145

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
262
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

107

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
119

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
218
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

58
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
64
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.