Как навести порядок в почте и рабочих документах: руководство для малого и среднего бизнеса

Стандартный способ обмена документами — электронная почта. Обычные вложения в письмо подходят для разовой отправки файлов, но если документ последовательно согласуют несколько сотрудников, у каждой версии появляется отдельная копия. Это усложняет поиск и мешает контролировать доступ.

• Появляется несколько версий документа.

Менеджер отправляет договор в финансовый отдел, получает исправленный файл, а затем пересылает его юристу. После каждого этапа в почтовой цепочке появляется новая версия.

В результате:

• файлы дублируются в почтовых ящиках и на компьютерах сотрудников;

• обсуждение распределяется по нескольким письмам;

• участники согласования могут внести изменения в устаревшую версию;

• на подпись клиенту иногда отправляют документ со старыми ценами, реквизитами или неисправленными ошибками.

Сотрудникам приходится сравнивать файлы вручную и выяснять, какая версия актуальна.

• Возникают ограничения на размер вложений.

Почтовые сервисы устанавливают лимиты на размер одного письма и вложенных файлов. Эти лимиты зависят от сервиса и настроек почтового сервера отправителя или получателя. Если презентация, фотоотчет или архив превышает допустимый объем, письмо может быть отклонено при отправке или получении.

Сотруднику приходится сжимать файл, делить архив на части или искать другой способ передачи. Копии вложений также занимают место в почтовых ящиках и на локальных дисках.

• Рабочие файлы попадают в неконтролируемые каналы.

Чтобы обойти ограничения почты, сотрудники могут загружать документы в личные облачные хранилища или пересылать их через личные аккаунты в мессенджерах. В этом случае компания не управляет настройками доступа и не всегда может установить, кому был передан файл.

Единый контур — это концепция, при которой разрозненные информационные системы и сервисы объединены в одну среду. Сотрудник может отправить обычное вложение или предоставить получателю ссылку на файл, который хранится на общем корпоративном диске. В результате почта и документы остаются в одной рабочей системе.

Основные преимущества для бизнеса:

• Меньше копий документов. Если сотрудники открывают один файл по ссылке, изменения сохраняются в нем.

• Снижение нагрузки на почтовые ящики. Большие файлы удобно хранить на диске, а в почте — передавать ссылку на документ.

• Управление доступом. Для ссылки можно выбрать права получателя, установить пароль и срок действия, а при необходимости отозвать доступ. 

Переход к единой системе лучше проводить поэтапно. Так вы сохраните доступ к рабочим документам и снизите риск ошибок при переносе данных.

Определите, где сотрудники хранят рабочие файлы: на компьютерах, флеш-накопителях, личных дисках или в мессенджерах. Зафиксируйте используемые сервисы, объем данных, типы документов и действующие права доступа.

Решение выбирают исходя из ИТ-компетенций, требований к безопасности и бюджета. Бизнесу нужна система, где почта и облачное хранилище работают вместе, так как в этом случае исключено распространение информации вне защищенного контура.

Не следует открывать общее хранилище всем сотрудникам. Пользователь должен видеть только те документы, которые необходимы ему для работы. Например, менеджеру по продажам не нужен доступ к сведениям о зарплатах, а стажеру — право удалять договоры. 

Для подразделений и проектов создайте отдельные папки, назначьте роли и определите права на чтение, комментирование, редактирование и удаление. При передаче документов клиентам и контрагентам разрешайте только необходимые действия, устанавливайте пароль и срок действия внешней ссылки. Если файл больше не нужен получателю, доступ следует отозвать.

Чтобы сохранить стабильную работу бизнеса, перенос данных организуют поэтапно. Сначала протестируйте перенос на документах одного подразделения или проекта. Проверьте структуру папок, права доступа и корректность открытия файлов. Перед основным переносом создайте резервную копию.

Объясните, как выбирать файл с общего диска, настраивать права получателя, сохранять почтовые вложения в хранилище и отзывать доступы. 

Проведите короткое обучение или подготовьте памятку. В первые недели после перехода собирайте вопросы сотрудников и корректируйте инструкции, если какие-либо действия вызывают затруднения.

Да. Если вашему бизнесу нужен высокий уровень конфиденциальности, Корпоративный сервер Р7 можно развернуть в вашем собственном ЦОДе или на выделенных серверах внутри компании.

Для основной работы с документами — нет. В Корпоративный сервер Р7 входят онлайн-редакторы текстовых документов, таблиц и презентаций. Сотрудники могут открывать и совместно редактировать файлы в браузере без установки сторонних офисных приложений.

Доступ по ссылке можно ограничить или полностью отозвать. После этого получатель не сможет повторно открыть файл. Но если он уже успел скачать или скопировать документ, отзыв ссылки не удалит созданную копию. Поэтому для внешних ссылок рекомендуется устанавливать пароль и ограниченный срок действия.

Читайте также:

• Как не потерять контракт из-за технической ошибки: выстраиваем бесшовный документооборот с госзаказчиками

• Как организовать работу с десятком фрилансеров, чтобы не утонуть в документах и чатах

• Что можно делегировать ИИ-ассистенту внутри рабочих документов: сценарии для бухгалтерии, маркетинга и HR

Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFGWKoaH