Как не потерять контракт из-за технической ошибки: выстраиваем бесшовный документооборот с госзаказчиками

Участник закупки и заказчик не всегда работают в одном офисном редакторе. Простые документы обычно открываются без изменений, а в файлах со сложным форматированием отдельные элементы нередко отображаются по-разному. Например, смещаются таблицы и изображения, меняются переносы строк, некорректно работают формулы и макросы.

Проблема возникает не при пересылке файла и не из-за отсутствия лицензии. Разные программы по-своему обрабатывают отдельные элементы форматов DOCX, XLSX и других документов. На отображение также влияют установленные шрифты, версии редакторов и локальные настройки. Исходный файл при этом не повреждается, но на экране заказчика часть информации может выглядеть иначе.

При закупке софта государственные и муниципальные заказчики применяют меры национального режима, предусмотренные Постановлением Правительства от 23.12.2024 № 1875. Но поставщик не обязан использовать тот же редактор или только российское программное обеспечение. Его задача — подготовить заявку в установленном формате и проверить, как документы открываются после загрузки на электронную площадку.

Изменившийся шрифт или съехавшая таблица сами по себе не служат основанием для отклонения заявки. Риски возникают, если из-за искажения документа комиссия не может установить обязательные сведения или информация не соответствует требованиям закупки.

• Отклонение заявки. Если в приложении пропала часть текста, изменились существенные значения или документ не открывается, заявку признают не соответствующей требованиям. Дополнить или исправить ее после окончания срока подачи нельзя.

• Пропуск срока заключения контракта. Проект контракта подписывают на электронной площадке в сроки, установленные от 25.04.2013 № 44-ФЗ. При этом технические проблемы на стороне поставщика автоматически не продлевают срок.

• Признание участника уклонившимся. Этот риск возникает не из-за неправильного отображения уже подписанного файла. Признать участника уклонившимся могут, если он вовремя не подписал проект контракта, не предоставил обеспечение или не выполнил другие обязательные действия.

Причем это не значит, что победитель автоматически попадает в Реестр недобросовестных поставщиков. Заказчик передает сведения в контрольный орган, который проверяет обстоятельства и принимает решение. Поставщик вправе представить подтверждения технического сбоя, например переписку со службой поддержки, скриншоты, журналы событий. К тому же решение контрольного органа можно обжаловать в суде.

При участии в электронной закупке компания подает заявку и подписывает контракт через электронную площадку. В офисном редакторе она готовит приложения: техническое предложение, расчеты, сметы и пояснения. Эти файлы должны соответствовать требованиям извещения и корректно открываться после загрузки.

Перед отправкой необходимо проверить шрифты, таблицы, формулы и другие значимые элементы, а затем открыть загруженные документы непосредственно на площадке. 

Корпоративный сервер Р7 — это серверная платформа для документов, почты, календарей, задач и коммуникаций. Она представляет собой единое защищенное пространство, где собраны данные компании и все ключевые процессы. 

Для установки Корпоративного сервера подходят российские ОС Astra Linux, РЕД ОС и Альт Сервер, а также Debian 12. Сотрудники могут подключаться к платформе с компьютеров на Windows, macOS и Linux и работать через десктопные редакторы или браузер. Веб-версия совместима с Яндекс Браузером, Google Chrome, Firefox и Safari.

• Текстовый редактор

Работает с форматами DOCX, DOC, ODT, RTF и TXT. Поддерживает функцию рецензирования, сравнения версий и совместного редактирования в реальном времени. Разные подразделения согласуют правки в одном окне, а система комментариев сохраняет историю обсуждений. Есть стили и корпоративные шаблоны. 

• Табличный редактор

Поддерживает XLSX, XLS, ODS и CSV, содержит более 440 функций, средства аналитики и сценарии «что если». Для работы с большими объёмами данных и отчетностью предусмотрены фильтры, форматирование и диаграммы. Автосохранение защищает информацию от потери при техническом сбое.

• Редактор презентаций

Позволяет создавать демонстрационные материалы в форматах PPTX, PPT и ODP внутри корпоративного контура, без сторонних интернет-сервисов. Предусмотрены готовые макеты, мастер-слайды, анимация объектов и режим докладчика. 

• Графический редактор

Р7-Графика предназначена для создания диаграмм, схем, блок-чартов и иллюстраций. Несколько сотрудников могут одновременно работать над сложными объектами, а готовые материалы — хранить в закрытой инфраструктуре компании.

• Хранилище файлов

На Р7-Диске удобно централизованно хранить закупочную документацию и настраивать права доступа к ней. Несколько сотрудников могут редактировать один файл онлайн, при этом в хранилище остается его актуальная версия. Для внешних пользователей можно создавать ссылки с правом чтения, комментирования или редактирования, ограничивать срок их действия и устанавливать пароль.

• Интеграция с почтой

Ссылку на документ из Р7-Диска можно отправить по электронной почте. Получатели будут работать с актуальной версией файла, поэтому его не придется скачивать, прикреплять к письму и пересохранять после каждой правки.

С помощью Корпоративного сервера Р7 компания-подрядчик может выстроить закрытую и безопасную экосистему для работы с госструктурами. Такая система будет полностью соответствовать всем требованиям регуляторов. Платформа использует редакторы, которые оптимизированы для максимальной совместимости с используемыми в госзакупках форматами.

Почему это важно? При открытии файла на стороне заказчика он полностью конвертируется во внутренний формат, а при сохранении — обратно. Из-за разного рендеринга XML-кода это ломает структуру и разметку документов. 

Роли доступа позволяют дать внешнему пользователю только право просмотра или комментирования, без риска изменить исходный файл.

При переходе на новое программное обеспечение компаниям важно не остановить текущие бизнес-процессы и учесть внутренние требования ИТ-безопасности. Корпоративный сервер Р7 предлагает три варианта развертывания и пилота, которые позволяют комфортно протестировать систему или же сразу интегрировать ее в ИТ-контур:

• On-premise — в вашем дата-центре. Развертывание Корпоративного сервера в вашем собственном ЦОДе или на выделенных серверах внутри компании. Этот вариант подходит компаниям с жесткими регламентами безопасности. Все данные, контракты и архивы остаются внутри периметра.

• Частное облако — закрытый контур. Установка в изолированном частном облаке с сегментацией сети, собственными политиками доступа, шифрованием и аудитом. Компании не требуется устанавливать оборудование в своем ЦОДе, при этом она сохраняет контроль над данными и настройками безопасности. 

• Облачная пилотная среда — без установки. Познакомиться с основными сценариями работы без развертывания сервера можно в облачном сервисе Р7-Пространство. В него входят редакторы, диск, почта, календарь, мессенджер и инструменты управления проектами. Сервис рассчитан на команды до 50 человек и позволяет оценить совместную работу с документами перед внедрением Корпоративного сервера. 

Выбор варианта развертывания зависит от масштаба вашей компании и жесткости внутренних ИТ-регламентов. 

Читайте также:

• Как в два раза увеличить продуктивность рабочего времени и сократить рутину в работе.

• Как организовать работу с десятком фрилансеров, чтобы не утонуть в документах и чатах.

• Что можно делегировать ИИ-ассистенту внутри рабочих документов: сценарии для бухгалтерии, маркетинга и HR.

Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFGv8JXB