Где бизнесу хранить корпоративные данные и документы — в облаке или на своих серверах 

Модель развертывания определяет, где физически работает система и кто ее обслуживает: провайдер или собственная ИТ-команда. От этого зависят расходы, возможности масштабирования и уровень контроля над данными.

Ошибка на этапе выбора может привести не только к лишним затратам, но и к необходимости менять инфраструктуру уже через несколько лет.

Чтобы этого избежать, оцените несколько критериев.

Если компания работает с персональными данными сотрудников или клиентов, требования к их хранению и защите становятся одним из основных факторов выбора.

С 2025 года ответственность за утечки персональных данных ужесточилась. За отдельные нарушения штрафы для юридических лиц могут достигать 15 млн рублей, а за повторные инциденты — составлять от 1 до 3% годовой выручки компании, но не менее 20 млн и не более 500 млн рублей (ст. 13.11 КоАП).

Дополнительные требования могут действовать для организаций, использующих режим коммерческой тайны (закон № 98-ФЗ), а также для субъектов критической информационной инфраструктуры, деятельность которых регулируется Федеральным законом № 187-ФЗ. Чем выше требования к безопасности и контролю над данными, тем чаще компании выбирают частное облако или On-Premise.  

Публичное облако помогает начать работу с минимальными вложениями и оплачивать сервис по подписке. Собственная инфраструктура требует крупных первоначальных затрат на серверы, системы хранения данных и сопровождение. Частное облако обычно занимает промежуточное положение между этими моделями.

Поддержка инфраструктуры требует специалистов:

• Нет собственного ИТ-отдела — проще использовать публичное облако.

• Есть системный администратор или подрядчик — можно рассматривать частное облако.

• Есть полноценная ИТ-служба — доступны все варианты, включая On-Premise.

Небольшому бизнесу редко требуется сложная инфраструктура. Но по мере роста компании могут появляться новые требования к безопасности, интеграциям и производительности. При выборе платформы учитывайте не только текущие задачи, но и планы развития на ближайшие несколько лет.

Если систему необходимо внедрить в течение нескольких дней, публичное облако — самый быстрый вариант.

Частное облако требует дополнительной настройки, а запуск собственной инфраструктуры может занять недели или даже месяцы в зависимости от масштаба проекта.

При использовании публичного облака офисный пакет, корпоративное хранилище документов и другие сервисы работают на инфраструктуре провайдера. Сотрудники подключаются через браузер или приложение, а компания оплачивает подписку и получает готовый сервис. 

Преимущества: 

• быстрый запуск без покупки оборудования и развертывания собственной инфраструктуры; 

• отсутствие крупных первоначальных вложений; 

• предсказуемые расходы благодаря подписной модели; 

• простое масштабирование при росте числа сотрудников; 

• обслуживание и обновление сервисов на стороне провайдера. 

Недостатки: 

• зависимость от поставщика услуг и интернет-соединения; 

• ограниченные возможности настройки по сравнению с частным облаком и on-premise; 

• может не подойти при строгих требованиях к безопасности и хранению данных; 

• расходы на подписку растут вместе с числом пользователей. 

Кому подходит: малому бизнесу, стартапам, проектным командам, компаниям без своего ИТ-отдела — всем, кому важно быстро внедрить сервисы и избежать затрат на инфраструктуру. 

Частное облако — инфраструктура, выделенная для одной компании. Она размещается на площадке провайдера или в собственном дата-центре. Ресурсы не используются совместно с другими клиентами. 

Преимущества: 

• высокий уровень изоляции данных и сервисов; 

• гибкая настройка политик безопасности; 

• интеграция с внутренними системами компании; 

• масштабирование ресурсов по мере роста нагрузки; 

• нет затрат на покупку и обслуживание серверного оборудования. 

Недостатки: 

• стоимость выше, чем у публичного облака; 

• внедрение занимает больше времени, чем подключение готового облачного сервиса; 

• часть настроек и управления инфраструктурой требует специалистов заказчика. 

Кому подходит: среднему и крупному бизнесу, компаниям, которые работают с персональными данными, коммерческой тайной или другой конфиденциальной информацией и хотят дополнительный уровень контроля без своей инфраструктуры. 

При использовании модели on-premise компания размещает системы на собственной инфраструктуре. Она сама покупает оборудование, настраивает его и отвечает за работу сервисов. Серверы могут находиться в офисе, серверной или корпоративном дата-центре. 

Преимущества: 

• полный контроль над данными и инфраструктурой; 

• самостоятельная настройка политик безопасности; 

• независимость от внешних облачных сервисов; 

• гибкая интеграция с внутренними системами; 

• работа сервисов внутри корпоративного контура. 

Недостатки: 

• высокие первоначальные затраты на оборудование; 

• расходы на обслуживание и модернизацию инфраструктуры; 

• нужна собственная ИТ-команда; 

• резервное копирование, обновления и безопасность — зона ответственности компании. 

Кому подходит: крупным компаниям, государственным организациям, субъектам КИИ, предприятиям с повышенными требованиями к защите данных. 

В чистом виде публичное облако или строгий on-premise подходят не всем. Крупный бизнес чаще выбирает гибридную инфраструктуру — сочетание собственных серверов и облачных мощностей.

Как это работает на практике:

• Данные, которые составляют коммерческую или государственную тайну — бухгалтерия, базы клиентов, R&D-разработки — хранятся on-premise, в закрытом контуре без доступа в интернет.

• Повседневные инструменты — почта, офисные редакторы, мессенджеры, видеоконференции — выносят в облако, чтобы сотрудники могли работать с документами из дома, в командировке или с телефона.

Гибридная модель закрывает требования закона 152-ФЗ и ФСТЭК и при этом не лишает команду удобных инструментов совместной работы.

Сравнивать модели только по цене лицензий — ошибка, которая на практике оборачивается кассовым разрывом. Важно понимать структуру затрат: соотношение CAPEX (капитальных затрат — разовых крупных покупок) и OPEX (операционных затрат — регулярных ежемесячных платежей). Рассмотрим, как распределяются эти расходы в каждой из трех моделей:

• Публичное облако — чистый OPEX, включает только операционные расходы. Оборудование покупать не нужно. Структура прозрачна: цена подписки на одного пользователя умножается на число сотрудников. Из скрытых расходов — только время администратора на управление учетными записями.

• On-premise — инвестиции в собственную ИТ-инфраструктуру. Для этой модели характерна высокая доля CAPEX на старте и умеренный, но постоянный OPEX в процессе эксплуатации. Внедрение требует серьезных вложений: серверы и системы хранения данных, лицензии на операционные системы и гипервизоры, оборудование для резервного копирования. Дальше добавляются ежемесячные расходы: зарплата системных администраторов, электричество, охлаждение серверной, амортизация оборудования.

• Частное облако — смешанная модель. CAPEX на закупку оборудования не нужен: его предоставляет провайдер. Но OPEX выше, чем в публичном облаке — аренда выделенных мощностей, лицензии, часы инженеров на поддержку инфраструктуры.

При выборе между облаком и собственным сервером нужно рассчитать TCO — совокупную стоимость владения на горизонте 3–5 лет. Дешевое на старте облако через 4 года нередко обходится дороже собственного сервера — и наоборот. Для базовой оценки используют две формулы.

TCO для облака: цена лицензии на одного пользователя × количество пользователей × количество месяцев использования.

TCO для on-premise: стоимость серверов и оборудования + стоимость бессрочных лицензий ПО + (ФОТ ИТ-специалистов × количество месяцев) + (затраты на электричество, интернет и обслуживание × количество месяцев).

Как использовать цифры: постройте график затрат. Линия облака стартует с нуля и растет стабильно каждый месяц. Линия on-premise из-за закупки серверов стартует высоко и растет медленно.

Месяц, в котором линии пересекаются, — точка безубыточности. Если затраты на облако превысят стоимость своего сервера только через 6–7 лет, выбирайте облако: к этому времени серверы все равно придется обновлять. Если линии пересекаются уже на второй год — выгоднее строить инфраструктуру на своих серверах.

Выбор зависит от требований к безопасности, бюджета и готовности компании поддерживать инфраструктуру. Основные различия между моделями собрали в таблице. 

Выбор между облаком и собственным сервером — это всегда поиск баланса между контролем, бюджетом и гибкостью. Но переплаты чаще связаны не с самой инфраструктурой, а с ошибками выбора продукта (покупкой лишних функций и неправильным лицензированием). Как этого избежать:

• Не платите за лишнее на старте. Покупайте инструменты только под текущие задачи. Дополнительные опции лучше подключать по мере необходимости.

• Смотрите на 6–12 месяцев вперед. Сегодня нужно только файловое хранилище, а завтра потребуется мессенджер. Платформа должна позволять добавлять новые сервисы без сложной миграции данных.

• Выбирайте экосистему. Единая платформа безопаснее, проще в управлении и дешевле в поддержке, чем использование нескольких разрозненных программ.

Требования к инфраструктуре со временем меняются. Поэтому при выборе корпоративного ПО важно учитывать не только текущие задачи, но и возможность масштабирования. Корпоративный сервер Р7 работает в публичном облаке, частном облаке и on-premise. Выбирайте подходящий вариант сейчас и при необходимости переходите на другую модель без смены привычных инструментов для работы с документами, таблицами и презентациями.

Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFGdjniu