Сроки в плане ориентировочные. Продолжительность перехода зависит от объема данных, выбранного решения и готовности ИТ-команды.
Главное:
Начните с требований компании. Определите, где хранятся документы, какие сервисы нужны сотрудникам и какие требования есть к защите данных.
Выберите подходящее решение. Учитывайте инфраструктуру компании, требования к хранению данных и задачи сотрудников при выборе офисного ПО.
Протестируйте решение перед внедрением. Проверьте, как оно справляется с основными рабочими задачами, на небольшой группе сотрудников.
Переносите данные поэтапно. Начните с активных проектов, настройте права доступа и проверьте файлы после переноса.
Помогите команде адаптироваться. Обеспечьте сотрудникам доступ к инструкциям и обучающим материалам вендора, а при необходимости обращайтесь за поддержкой. Не отключайте старую систему, пока новая не станет стабильной.
Как подготовить компанию к переходу на новый корпоративный софт
План внедрения зависит от того, где хранятся документы, какие сервисы нужны сотрудникам и как устроена ИТ-инфраструктура компании. Сначала определите эти требования, затем выберите подходящее решение и проверьте его на рабочих задачах. Ниже разберем, как пройти каждый этап за 30 дней.
Неделя 1. Подготовьтесь к переходу
Начните с проверки требований компании. Затем выберите решение и подготовьте его к тестированию на рабочих задачах.
Дни 1–2. Соберите требования
Уточните у подразделений:
Где хранятся документы — в публичных облаках, на сетевых дисках или внутренних серверах.
Нужен ли сотрудникам доступ к файлам без интернета.
С какими документами работает команда — текстами, таблицами с формулами, презентациями.
Какие требования к защите данных действуют в компании.
Без каких сервисов сотрудникам сложно обходиться в повседневной работе — почты, календаря, чатов, видеозвонков и задач.
Кто будет настраивать новую офисную программу и поддерживать ее после запуска.
Составьте список программ и сервисов, которыми сотрудники пользуются каждый день. Отметьте данные, которые нужно перенести в первую очередь. Архивные файлы пока можно оставить в старой системе.
Дни 3–5. Выберите сценарий перехода
Сопоставьте требования компании с тремя сценариями:
Сценарий 1. Работа в облаке. Если сотрудники работают с документами онлайн и используют почту, чаты и другие инструменты для совместной работы, рассмотрите современные облачные сервисы — например, Р7-Пространство. Оно объединяет инструменты для хранения файлов, работы с документами, переписки и планирования задач.
Сценарий 2. Работа на собственной инфраструктуре. Если компания хранит файлы на внутренних серверах или в собственном дата-центре и предъявляет особые требования к размещению данных, рассмотрите серверные решения, такие как Корпоративный сервер Р7, в сочетании с настольными редакторами. Сервер можно развернуть в частном облаке или собственном дата-центре.
Сценарий 3. Переход на новые редакторы. Если в первую очередь нужно заменить инструменты для работы с документами, таблицами и презентациями, начните с установки новых редакторов на рабочие компьютеры. Один из вариантов — настольные редакторы Р7-Офис. При необходимости позднее можно подключить серверные или облачные сервисы.
При выборе решения учитывайте поддержку нужных форматов файлов, совместимость с используемыми хранилищами и возможность совместной работы с документами.
Дни 6–7. Подготовьте пилот
Выберите несколько компьютеров в каждом отделе для проверки настольных редакторов. Если рассматриваете серверное решение, подготовьте тестовую инфраструктуру. Для облачного сценария зарегистрируйте учетную запись.
Составьте список документов и задач для проверки. Включите сложные таблицы, презентации и документы с форматированием. Назначьте сотрудников, которые протестируют программы и запишут замечания.
Неделя 2. Проверьте решение на реальных задачах
На второй неделе протестируйте документы, совместную работу и основные сервисы. Проверку проводите параллельно с текущей системой, чтобы сотрудники могли продолжать работу.
Дни 8–10. Протестируйте документы и сервисы
Проверьте, насколько выбранное решение подходит для повседневных задач сотрудников. Набор проверок зависит от типа офисного софта: настольных редакторов, серверной платформы или облачных сервисов.
Если тестируете настольные редакторы:
Установите редакторы на несколько компьютеров в разных отделах.
Откройте документы распространенных форматов и проверьте, сохранились ли структура и форматирование.
Проверьте формулы и расчеты в таблицах.
Просмотрите презентации и документы со сложным форматированием.
Оцените скорость работы с большими файлами.
Попросите сотрудников выполнить привычные задачи и оценить удобство работы.
Желательно, чтобы у тестируемого решения был бесплатный пробный период. Например, у Р7-Офис он составляет 30 дней.
Если тестируете серверное решение:
Разверните тестовую конфигурацию в инфраструктуре компании или в подходящей тестовой среде.
Проверьте совместное редактирование документов и работу с общими файлами.
Протестируйте необходимые средства коммуникации: почту, групповые чаты и видеозвонки.
Проверьте доступы для разных категорий пользователей.
Убедитесь, что выбранная конфигурация соответствует требованиям компании по производительности и инфраструктуре.
Если тестируете облачные сервисы:
Загрузите файлы и проверьте, как организованы хранение и поиск документов.
Отправьте и получите письма, если почта входит в состав решения.
Создайте задачу или проект, если такие инструменты нужны команде.
Пригласите нескольких коллег и проверьте совместную работу с документами.
Убедитесь, что права доступа настроены корректно, а сотрудники могут работать с нужными файлами.
Для каждого сценария заранее составьте список проверок и зафиксируйте результаты. Это поможет сравнить решения по единым критериям и выявить проблемы до переноса рабочих данных.
Дни 11–12. Соберите замечания
Попросите участников записать, какие файлы открылись без ошибок, где возникли проблемы и какие действия вызвали вопросы.
Проверьте задачи, от которых зависит ежедневная работа: расчеты, подготовку отчетов, обмен документами и переписку.
Разберите замечания. Решите, какие ошибки нужно исправить до запуска. После исправлений повторите проверку проблемных файлов и задач.
Дни 13–14. Подготовьте перенос и план восстановления
До начала миграции подготовьте резервную копию исходных данных и проверьте возможность восстановления. Заранее определите критерии успешного переноса, ответственных за принятие решения и порядок действий при критическом сбое.
Перед началом переноса согласуйте порядок действий:
Создайте резервную копию. Сохраните исходные данные и зафиксируйте дату создания копии.
Проверьте восстановление. Восстановите несколько файлов в тестовую среду и убедитесь, что они открываются и содержат нужные данные.
Определите критерии успешного переноса. Проверьте полноту файлов, сохранность структуры папок, корректность прав доступа и возможность выполнять основные рабочие задачи.
Подготовьте план отката. Определите условия возврата к старой системе, ответственных за решение и порядок восстановления доступа к ней.
Согласуйте переключение. Установите, когда сотрудники начнут работать в новой системе и как будут учитываться изменения, внесенные в период миграции.
Не удаляйте исходные данные и не отключайте старую систему до завершения проверок. Если после запуска обнаружатся критические ошибки, действуйте по согласованному плану восстановления. Перед возвратом к старой системе учтите изменения, которые сотрудники успели внести в новую, чтобы избежать потери данных.
Неделя 3. Перенесите данные и подключите команду
На третьей неделе установите выбранный корпоративный софт, перенесите рабочие файлы и настройте доступы. Подключайте сотрудников поэтапно, чтобы они могли продолжать работу во время перехода.
Дни 15–16. Установите и настройте софт
Для настольных редакторов подготовьте массовую установку на рабочие компьютеры. Если компания выбрала серверное решение, разверните его в соответствии с требованиями инфраструктуры и настройте через панель администратора.
При использовании облачных сервисов устанавливать серверное программное обеспечение на инфраструктуре компании не требуется. Перед запуском проверьте доступ сотрудников к сервисам и возможность выполнять основные рабочие задачи.
Сначала проверьте систему на небольшой группе пользователей. Убедитесь, что сотрудники могут войти в учетные записи, открыть документы и выполнить основные задачи. Затем подключайте остальные отделы.
Дни 17–19. Перенесите рабочие файлы
Выберите способ переноса с учетом объема данных:
Несколько файлов. Загрузите их через веб-интерфейс.
Большие объемы данных. Используйте инструменты массовой загрузки с сохранением структуры папок, API или специальные приложения для переноса данных. Например, в линейке решений Р7 для этого есть приложение «Файл-Экспресс».
Начните с файлов активных проектов. После переноса проверьте, что сотрудники видят нужные папки и могут открывать документы. Затем переходите к следующим группам данных. Старое хранилище оставьте доступным, пока команда не проверит перенесенные файлы.
Сверьте перенесенные данные с исходными: проверьте количество файлов, структуру папок и доступность документов. Для важных рабочих файлов дополнительно проверьте содержимое и возможность редактирования.
Дни 20–21. Настройте почту и доступы
Создайте учетные записи и общие папки. Назначьте права на просмотр, редактирование и администрирование. Если с документами работают подрядчики, настройте для них гостевой доступ.
Если компания переходит на корпоративную серверную платформу, настройте почту. Контакты и календари можно синхронизировать по стандартным протоколам. На время перехода оставьте старую и новую почту работающими параллельно. Срок такого периода согласуйте с командой вендора. Прежде чем отключить старую почту, проверьте доставку входящих писем и доступ сотрудников к нужной переписке.
Для облачной платформы настройте почтовые ящики, общие папки, чаты и проекты. Перенесите рабочие материалы и нужные переписки.
Неделя 4. Обучите сотрудников и закрепите переход
На последней неделе покажите команде, как выполнять привычные задачи в новой системе. Подготовьте инструкции и организуйте поддержку на первые недели работы.
Дни 22–24. Покажите новые рабочие сценарии
Объясните сотрудникам, зачем компания меняет офисную программу и что изменится в их ежедневной работе.
Покажите, где теперь хранятся документы, как поделиться файлом, найти переписку, создать задачу или пригласить коллегу к совместному редактированию.
Назначьте по одному представителю в каждом отделе. Обучите их основным действиям, чтобы они могли отвечать на типовые вопросы коллег. Сложные случаи представители отделов будут передавать ИТ-команде.
Подготовьте короткие инструкции со скриншотами в формате «было — стало». Включите действия, которые сотрудники выполняют чаще всего.
Дни 25–27. Организуйте поддержку
В первые дни после запуска собирайте вопросы сотрудников и сообщения об ошибках. Назначьте ответственных за обработку обращений и передачу сложных случаев в техническую поддержку поставщика ПО. Ответы на частые вопросы добавляйте во внутренние инструкции.
При необходимости обращайтесь к вендору за технической поддержкой, обучающими материалами и рекомендациями по настройке системы. Используйте доступную документацию и справочные ресурсы, чтобы помочь сотрудникам быстрее освоить новые инструменты.
Следите, справляются ли сотрудники с основными задачами. Если кто-то продолжает пользоваться старыми сервисами, выясните причину: возможно, не хватает доступа к файлам, нужных настроек, инструкций или консультации специалиста.
Дни 28–30. Проверьте готовность к завершению перехода
Пройдите по контрольному списку:
Сотрудники открывают нужные документы и работают с ними.
Активные проекты и рабочие папки перенесены.
Права доступа настроены.
Почта работает, письма доходят до адресатов.
Сотрудники знают, куда обращаться с вопросами.
В каждом отделе есть обученный представитель.
Для архивных файлов определен порядок переноса и хранения.
Компания согласовала дату отключения старого софта.
Резервная копия создана, возможность восстановления проверена.
Критические рабочие задачи протестированы, существенных ошибок не обнаружено.
Определен порядок действий при сбое новой системы.
Изменения, внесенные в период миграции, учтены и сохранены.
Отключайте старый софт только после проверки перенесенных данных, подтверждения работоспособности ключевых процессов и согласования ответственных. До этого сохраняйте доступ к исходной системе и резервным копиям. Если во время миграции сотрудники продолжают изменять данные в обеих системах, заранее определите порядок их синхронизации, чтобы при откате не потерять новые изменения.
После запуска оставьте старые файлы доступными для чтения. Архивировать их можно через 1–2 недели, когда команда проверит новую систему. Полностью отключайте старую офисную программу после того, как сотрудники подтвердят, что нужные данные на месте и работа идет без сбоев.
Короткий план перехода на 30 дней
Основные задачи и ожидаемый результат каждого этапа — в таблице.
Период | Что сделать | Результат |
Дни 1–7 | Собрать требования, выбрать сценарий, подготовить пилот | Требования собраны, решение выбрано |
Дни 8–14 | Проверить документы и сервисы, собрать замечания, подготовить перенос | Основные рабочие задачи протестированы |
Дни 15–21 | Установить софт, перенести активные файлы, настроить почту и доступы | Команда начинает работать в новой системе |
Дни 22–30 | Обучить сотрудников, организовать поддержку, проверить готовность | Понятно, когда и как можно отключить старую систему |
Начните с проверки требований и тестирования. Переносите данные поэтапно, сохраняйте доступ к старым сервисам на переходный период и обучайте сотрудников на привычных задачах. Так компания сможет перейти на новый корпоративный софт без резкого перерыва в работе.
Сопровождение внедрения «под ключ»
Переход на новый офисный софт требует не только установки программ, но и подготовки инфраструктуры, переноса данных, настройки доступов и обучения сотрудников.
Команда Р7 поможет организовать переход с учетом задач и ИТ-инфраструктуры компании. На этапе подготовки специалисты определят объем работ, согласуют порядок миграции и план запуска. В зависимости от выбранного решения сопровождение может включать развертывание и настройку серверов, перенос рабочих файлов, настройку сервисов и обучение сотрудников.
Со стороны компании потребуется предоставить информацию о текущей инфраструктуре, используемых сервисах, объеме данных и требованиях к доступам, а также назначить ответственного за взаимодействие с командой внедрения.
Обсудите со специалистами Р7 план перехода на новый софт: определите необходимые работы, сроки и порядок внедрения с учетом особенностей вашей компании.
Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFJ64DJJ
