Частые ошибки при составлении штатного расписания

Штатное расписание является важным документом и есть в каждой организации. А вот строгих правил как его составлять нет, поэтому компании сталкиваются со сложностями если приходят инспекторы ГИТ или возникают трудовые споры и необходимо предоставить штатное расписание в суде. 
1,3 тыс. 393
Частые ошибки при составлении штатного расписания
Иллюстрация: СберРешения

Форма

Штатное расписание можно вести по унифицированной форме — форма №Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Или по форме, которая будет разработана самой организацией.

Если в компании применяется второй вариант, форму нужно утвердить. За образец в данном случае можно порекомендовать взять унифицированную форму и удалить ненужное/добавить необходимое.

Конечно, самостоятельно разработанная форма в работе может быть более удобна, а главное — она убережет компанию от ненужных объяснений с инспектором ГИТ (например, почему не заполнена та или иная графа).

Вывод: используя собственную форму, следует утвердить ее, а за образец можно взять унифицированную форму.

Утверждение

При разработке своей формы штатного расписания специалисты задаются вопросом о том, можно ли убрать гриф утверждения. Это и понятно: если его не будет, менять штатное расписание можно будет быстрее и проще. Но, к сожалению, подход «быстро и просто» может привести к нежелательным последствиям.

Судебная практика противоречива относительно признания штатного расписания локальным нормативным актом (далее — ЛНА). Мы советуем исходить из позиции, что штатное расписание — это ЛНА. А значит его необходимо утверждать.

Кто утверждает штатное расписание? Тот, кто имеет на это полномочия. 

А это можно узнать из устава организации. Нередко все ЛНА в компании утверждаются генеральным директором, годами применяются в работе, а потом выясняется, что такое право, согласно уставу, было только у учредителя и, следовательно, они недействительны. Перед утверждением проверьте, кому дано право на утверждение ЛНА.

Вывод: штатное расписание должно утверждать уполномоченное на это лицо.

Новое штатное расписание и внесение изменений в него

Как правило утверждается новое штатное расписание приказом организации. Реквизиты приказы указываются в грифе «Утверждено» в унифицированной форме.

Внести изменение в уже имеющееся штатное расписание можно также приказом. Это применимо, если изменений не так много: например, когда меняют уровень заработной платы у одного работника или добавляют одну должность. Но если изменений значительное количество, проще утвердить новое штатное расписание.

В законодательстве не содержатся требования относительно того, с какой частотой нужно обновлять штатное расписание. Не будет ошибкой, если это делается 1 раз в год или 1 раз в месяц.

ТК установлено, что работодатель обеспечивает повышение уровня реального содержания заработной платы, то есть индексирует ее. И если установлено, что индексация проводится ежегодно, значит логично и утверждать новое штатное расписание ежегодно.

Вывод: для утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в уже имеющееся штатное расписание используется приказ.

Состав

Поговорим о наименовании должностей. Требования к строгому наименованию определенных должностей есть только для тех, кому полагается досрочная пенсия или другие льготы (например, электрогазосварщик). В остальном работодатель свободен в выборе наименования должности.

Однако следует учесть ряд правил и для этих позиций. Например, не стоит использовать наименования на иностранном языке (актуально для ИТ сферы, порой тяжело подобрать аналог общеизвестному слову на английском).

Будьте осторожны при использовании двойных должностей. Например, распространенный вариант — водитель-экспедитор. Лучше использовать конкретное однозначное слово, а также оформить с работником совмещение. Таким образом секретарь в течение рабочего дня может совмещать обязанности по должности логиста.

Организации обязаны квотировать рабочие места для инвалидов.

Если компания подпадает под данное требование, а трудоустроенных инвалидов нет, то не быть вакансий в штатном расписании не может. А вот если компания прибегла к сокращению, то для исключения трудовых споров либо стоит избавиться от ненужных вакансий в штатном расписании, либо следует предлагать их сокращаемым.

Не первый год Роструд разъясняет про возможность указания диапазона заработной платы в штатном расписании, но порой все же подобные нарушения встречаются. Для минимизации возможных рисков лучше использовать строго закрепленный размер заработной платы для каждой позиции. Если все же у троих специалистов на одной позиции должны быть разные уровни дохода, это можно решить несколькими способами:

  • Надбавки. Например, за знание языка, владение определённым программным обеспечением и т.д.

  •  Уровни мастерства. Например, инженер-разработчик 1 категории, 2 категории и т.д. или инженер-разработчик, ведущий инженер-разработчик и т.д. Но в этом случае важно иметь должностные инструкции, которые позволят доказать, что специалист на позиции ведущего разработчика получает на 10 000 рублей больше, потому что он выполняет более сложные или ответственные операции.

Тема оформления кадровых документов необъятна, что заставляет погрузиться в пучину требований, судебных решений, разъяснений госорганов и применяемой практики.

Не всегда получается учесть все нюансы или самостоятельно разобраться в сложных вопросах, а оформление штатного расписание — это действительно сложный и ответственный процесс.

Приходите к команде СберРешений за советом — мы всегда будем рады подсказать Вам как лучше сделать или проверить уже имеющийся документ на соответствие трудовому законодательству.

Автор: Алина Воронина, эксперт-методолог СберРешений

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JwJeo

Начать дискуссию

Малый и средний бизнес получил нефинансовую поддержку на 78 млрд рублей

Минэкономразвития оценило стоимость нефинансовой поддержки, которую предприниматели могут получить в центрах «Мой бизнес».

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Операторов кикшеринга могут заставить платить налоги в бюджет города

Власти Петербурга предложили операторам услуг по краткосрочной аренде самокатов разделить доходы, полученные в разных регионах, и платить налоги в бюджет городов, где этот сервис представлен.

У бухгалтеров пошли вопросы по заполнению 6-НДФЛ, а налоговики требуют с них пояснений. 🧾«Ночной бухгалтер» № 1664

Новый-старый отчет с кучей сроков уплаты вызывает у бухгалтеров вопросы, которые решают «всем миром». Налоговики продолжают слать требования, сравнивая уведомления и расчет. Объяснения, что в уведомлениях ошибка и верны данные отчетов их не устраивают. А еще вас ждут бухгалтерские байки, гороскоп и мем дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Сотрудникам запретят работать сверх графика больше 120 часов в год

Сейчас в законе нет ограничений по часам переработки в режиме ненормированного рабочего дня. Депутаты собираются это исправить и защитить права сотрудников на отдых.

Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Временные прошлогодние правила по взносам 1% стали постоянными.

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Инвесторы готовы обменять заблокированные активы на десятки миллиардов рублей

Банки и фонды из США, ЕС и Великобритании готовы выкупить у российских инвесторов замороженные иностранные активы.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Льготные кредиты для бизнеса — 2024

Происходящие в последнее время события значительно влияют на многие сферы нашей жизни, одной из которых является бизнес, испытывающий серьезные трудности, в частности, малый и средний бизнес, который нуждается в особой поддержке. Для этих целей предусмотрены различные программы и льготы. Подробнее о действующих и планируемых мерах поддержки мы расскажем далее.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
296

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

⚡️Итоги дня: нейросеть создает кино, животных теперь можно перевозить в салоне самолета, а гольф добавят в школьную программу

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

45
НДС

За передачу прав на демоверсию программу не надо платить НДС, если она есть в реестре российского ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Как пункты выдачи заказов должны формировать чеки ККТ

Интернет-магазин может принимать деньги от покупателей по безналу с применением ККТ, установленной вне места нахождения покупателя. При этом в чеке будет реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) будет значение «1» – предоплата 100%.

56
РСВ

Организации без зарплаты тоже должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т.д. Все организации должны сдавать РСВ.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Налоги, взносы, пошлины

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Какой порядок расчета пени по налогам применяется в 2024 году и на какую ставку рефинансирования ориентироваться налогоплательщику, рассказываем в мини-курсе.

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс
Кадры

Каждый пятый соискатель исчезает после оффера

В 2024 году главной проблемой работодателей стала нехватка подходящих кандидатов на рынке труда. Стоимость закрытия вакансий существенно выросла вместе с зарплатными ожиданиями будущих сотрудников.

140

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
237

Матпомощь пострадавшим от наводнения не облагается НДФЛ и взносами

Доходы в денежной и натуральной формах, которые получают люди, пострадавшие от стихийных бедствий или от других чрезвычайных обстоятельств, не облагаются НДФЛ.

Какие документы нужны, чтобы внести запись о работе по совместительству

Трудовая книжка совместителя ведется по основному месту работы. По желанию работника в нее могут быть внесены сведения обо всех местах работы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ошибки при организации доставки еды

Как решить ошибки при организации доставки еды с помощью автоматизации и не допускать их в будущем.

Как привлечь и удержать покупателей в офлайн-магазине

В мире, где электронная коммерция обретает все больше популярности, создание привлекательной и уникальной атмосферы в магазине, а также эффективное взаимодействие с посетителями становятся неотъемлемой частью бизнес-процесса.

Иллюстрация: freepik/freepik

Интересные материалы

Мосбиржа ограничит доступ инвесторов к некоторым бумагам

Для эмитентов, которые не раскрывают полную отчетность, создадут отдельный список. Приобрести ценные бумаги этих компаний смогут только квалифицированные инвесторы.

44