Кадровые документы

Частые ошибки при составлении штатного расписания

Штатное расписание является важным документом и есть в каждой организации. А вот строгих правил как его составлять нет, поэтому компании сталкиваются со сложностями если приходят инспекторы ГИТ или возникают трудовые споры и необходимо предоставить штатное расписание в суде. 
Частые ошибки при составлении штатного расписания
Иллюстрация: СберРешения

Форма

Штатное расписание можно вести по унифицированной форме — форма №Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Или по форме, которая будет разработана самой организацией.

Если в компании применяется второй вариант, форму нужно утвердить. За образец в данном случае можно порекомендовать взять унифицированную форму и удалить ненужное/добавить необходимое.

Конечно, самостоятельно разработанная форма в работе может быть более удобна, а главное — она убережет компанию от ненужных объяснений с инспектором ГИТ (например, почему не заполнена та или иная графа).

Вывод: используя собственную форму, следует утвердить ее, а за образец можно взять унифицированную форму.

Утверждение

При разработке своей формы штатного расписания специалисты задаются вопросом о том, можно ли убрать гриф утверждения. Это и понятно: если его не будет, менять штатное расписание можно будет быстрее и проще. Но, к сожалению, подход «быстро и просто» может привести к нежелательным последствиям.

Судебная практика противоречива относительно признания штатного расписания локальным нормативным актом (далее — ЛНА). Мы советуем исходить из позиции, что штатное расписание — это ЛНА. А значит его необходимо утверждать.

Кто утверждает штатное расписание? Тот, кто имеет на это полномочия. 

А это можно узнать из устава организации. Нередко все ЛНА в компании утверждаются генеральным директором, годами применяются в работе, а потом выясняется, что такое право, согласно уставу, было только у учредителя и, следовательно, они недействительны. Перед утверждением проверьте, кому дано право на утверждение ЛНА.

Вывод: штатное расписание должно утверждать уполномоченное на это лицо.

Новое штатное расписание и внесение изменений в него

Как правило утверждается новое штатное расписание приказом организации. Реквизиты приказы указываются в грифе «Утверждено» в унифицированной форме.

Внести изменение в уже имеющееся штатное расписание можно также приказом. Это применимо, если изменений не так много: например, когда меняют уровень заработной платы у одного работника или добавляют одну должность. Но если изменений значительное количество, проще утвердить новое штатное расписание.

В законодательстве не содержатся требования относительно того, с какой частотой нужно обновлять штатное расписание. Не будет ошибкой, если это делается 1 раз в год или 1 раз в месяц.

ТК установлено, что работодатель обеспечивает повышение уровня реального содержания заработной платы, то есть индексирует ее. И если установлено, что индексация проводится ежегодно, значит логично и утверждать новое штатное расписание ежегодно.

Вывод: для утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в уже имеющееся штатное расписание используется приказ.

Состав

Поговорим о наименовании должностей. Требования к строгому наименованию определенных должностей есть только для тех, кому полагается досрочная пенсия или другие льготы (например, электрогазосварщик). В остальном работодатель свободен в выборе наименования должности.

Однако следует учесть ряд правил и для этих позиций. Например, не стоит использовать наименования на иностранном языке (актуально для ИТ сферы, порой тяжело подобрать аналог общеизвестному слову на английском).

Будьте осторожны при использовании двойных должностей. Например, распространенный вариант — водитель-экспедитор. Лучше использовать конкретное однозначное слово, а также оформить с работником совмещение. Таким образом секретарь в течение рабочего дня может совмещать обязанности по должности логиста.

Организации обязаны квотировать рабочие места для инвалидов.

Если компания подпадает под данное требование, а трудоустроенных инвалидов нет, то не быть вакансий в штатном расписании не может. А вот если компания прибегла к сокращению, то для исключения трудовых споров либо стоит избавиться от ненужных вакансий в штатном расписании, либо следует предлагать их сокращаемым.

Не первый год Роструд разъясняет про возможность указания диапазона заработной платы в штатном расписании, но порой все же подобные нарушения встречаются. Для минимизации возможных рисков лучше использовать строго закрепленный размер заработной платы для каждой позиции. Если все же у троих специалистов на одной позиции должны быть разные уровни дохода, это можно решить несколькими способами:

  • Надбавки. Например, за знание языка, владение определённым программным обеспечением и т.д.

  •  Уровни мастерства. Например, инженер-разработчик 1 категории, 2 категории и т.д. или инженер-разработчик, ведущий инженер-разработчик и т.д. Но в этом случае важно иметь должностные инструкции, которые позволят доказать, что специалист на позиции ведущего разработчика получает на 10 000 рублей больше, потому что он выполняет более сложные или ответственные операции.

Тема оформления кадровых документов необъятна, что заставляет погрузиться в пучину требований, судебных решений, разъяснений госорганов и применяемой практики.

Не всегда получается учесть все нюансы или самостоятельно разобраться в сложных вопросах, а оформление штатного расписание — это действительно сложный и ответственный процесс.

Приходите к команде СберРешений за советом — мы всегда будем рады подсказать Вам как лучше сделать или проверить уже имеющийся документ на соответствие трудовому законодательству.

Автор: Алина Воронина, эксперт-методолог СберРешений

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JwJeo

Начать дискуссию

Новые функции и улучшения на «Клерке»: обновления за июль. Выпуск #1

В июле представили обновления: сортировка главной страницы одним кликом, новый инструмент для самозанятых, возможность монетизации для авторов в "Трибуне" и продвижение материалов в блогах компаний. Также улучшен сервис "Клерк.Работа" и введены новые функции для Бизнес Аккаунта и личного кабинета.

Новые функции и улучшения на «Клерке»: обновления за июль. Выпуск #1
2

Налог на бездетность, Ивлеева уплатила долг, НДФЛ при манипуляциях с землей в обзоре

Интересные события в налоговой сфере

Бухгалтеры не видят актуальных данных ЕНС и не могут сформировать электронные подписи в ЛК. 🔨«Ночной бухгалтер» № 1733

Никогда такого не было... Бухгалтеры жалуются, что в личных кабинетах невозможно посмотреть актуальную информацию по сальдо ЕНС. Данные стоят на 15, 18, 19 июля. Если написать через ЛК налоговикам, сведения обновляются, но не всем. Формировать электронные подписи многие также не могут, не отправить 3-НДФЛ, не обновить электронные подписи.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

Физлицам и компаниям ЕС запретили участвовать в российской схеме обмена активами

Власти Евросоюза призвали инвесторов и компании не участвовать в обмене заблокированных ценных бумаг, поскольку в этом механизме участвует подсанкционный Национальный расчетный депозитарий.

ОСАГО

ОСАГО можно оформить онлайн через Сбер

Водители могут застраховать машину онлайн за несколько минут. Достаточно ввести данные документов и выбрать страховщика на маркетплейсе Сбербанка.

Для россиян тоже установят лимит на количество сим-карт

Несколько сим-карт нужны владельцам гаджетов, которые позволяют управлять умным домом и камерами наблюдения.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Сотрудников не могут заставить сдавать отпечатки пальцев

Частные компании не имеют права проводить дактилоскопическую регистрацию сотрудников, чтобы наладить пропускной режим на объекте.

Бухгалтеры

НДС на УСН в 2025 году, выбор налогового режима, топ претензий от ФНС, и господдержка бизнеса — какие вебинары пройдут в августе 2024 года

Подготовили для вас анонс предстоящих вебинаров в августе.

НДС на УСН в 2025 году, выбор налогового режима, топ претензий от ФНС, и господдержка бизнеса — какие вебинары пройдут в августе 2024 года
Новости ФНС

ФНС начнет регистрировать личные фонды россиян

Полномочия по регистрации личных фондов для управления бизнесом, имуществом и активами перешли от Минюста к ФНС.

Личные финансы

Цены на туры в Турцию выросли до 300 000 рублей за среднюю путевку

Итоги первой половины лета показали, что отдых на море в этом году стал для россиян дороже еще на несколько десятков процентов. Подорожало все — и гостиницы, и перелеты, и пакетные туры. Причем не только за границей, но и в России.

Бесплатно с Трудовое право

Трудовые споры: сколько денег можно взыскать с работодателя за неправильную запись в трудовой книжке 

Все зависит от того, в состоянии ли работник доказать, что неправильная запись в трудовой лишила его заработка. Разбираем детали.

Трудовые споры: сколько денег можно взыскать с работодателя за неправильную запись в трудовой книжке 
Кадровый учет

Перемещение работника

В данном материале рассмотрим, как выглядит процедура перемещения сотрудника. Поговорим о том, какими документами оформляется это кадровое мероприятие. Разберем, в чем состоят отличия между перемещением и переводом работника.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

Семь ошибок в общении с покупателями на маркетплейсе и как их избежать

Общение важно в любых отношениях: дружеских, семейных, профессиональных. В бизнесе с помощью правильно выстроенного контакта с клиентами можно отстраиваться от конкурентов и увеличивать продажи. Рассказываем, как правильно наладить общение с клиентам на Ozon и какие ошибки часто допускают продавцы.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Экономика России

Набиуллина: ЦБ не исключает дополнительного повышения ключевой ставки

Годовой прогноз по инфляции повысили до 6,5-7%. Центробанк решил отказаться от базового сценария развития экономики.

Сгорел на работе: причины эмоционального выгорания и способы преодоления

В статье разберем причины эмоционального выгорания и способы его преодоления.

Сгорел на работе: причины эмоционального выгорания и способы преодоления
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: загрузку видео на YouTube замедляют, Wildberries будет платить «белым хакерам», а многодетные семьи чаще всего берут кредиты

Подготовили обзор главных событий дня — 26 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Инвестиции

На Мосбирже появится 15 новых ценных бумаг

Непубличные компании разместят 15 новых акций по закрытой подписке на платформе MOEX START.

Регистрация ККТ

📠 Госдума упростила регистрацию контрольно-кассовой техники. Оценка налогового юриста

ИП смогут не применять ККТ, если оказывают услуги в сфере образования, физической культуры и спорта.

Инвестиции

Стоит ли участвовать в IPO и какой доход это может принести

После затишья в 2022 году и осторожного начала движения в 2023 российские компании в 2024 году стали активно выходить на биржу и предлагать свои акции. Насколько успешно проходят сейчас IPO и стоит ли в них участвовать инвестору? Узнали у экспертов.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Запрос документов ИФНС из другого региона, как отвечать на налоговые требования, нюансы ФСБУ 27/2021— в новом дайджесте Разборов

Сегодня в дайджесте вы найдете не только текстовые разборы, но и конспекты вебинаров, которые помогут вам разобраться в работе с самозанятыми в 2024 году и научат отвечать на требования ФНС.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру