Налоговый учет ИП в 2026 году: книги, запросы налоговой и от чего можно вежливо отказаться

«Так же, как все, я по земле хожу, хожу…» — была такая пронзительно-лиричная песня о сходстве людских чувств. Вот и нашим клиентам-ИП так же, как и юрлицам, «прилетают» требования из налоговой о предоставлении различных пояснений, расшифровок доходов и расходов, а заодно — предоставить карточки и оборотки по бухгалтерским счетам.

С тех пор, как мы впервые писали об этом, изменилось многое: формы книг перешли от Минфина к ФНС, у патента обновился лимит доходов, а на АУСН учет и вовсе переехал в личный кабинет и банковские выгрузки. Разберем по порядку — но сначала о том, что осталось неизменным.

Книгой единой жив налоговый учет ИП

Правомерность требований к предпринимателю по запросу различных регистров резко ограничена его обязанностью по ведению учета.

Предприниматели ведут только налоговый учет, и практически единственный регистр налогового учета для ИП — это книга учета доходов и расходов либо просто доходов. Выглядит это так:

Несколько уточнений к таблице — там, где за пять лет изменилось существенно.

Книга учета доходов на патенте — «вещь в себе», но не совсем: от ее показателей налог по-прежнему не зависит, однако от них зависит судьба самого патента. Лимит годового дохода для ПСН снижен Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ: 20 млн руб. в 2026 году, 15 млн — в 2027-м, 10 млн — с 2028-го. Считается доход именно по книге учета доходов, а не потенциальный из патента. Книга нужна и для доначисления налогов, если ИП «слетит» с патента, и для раздельного учета в случае совмещения режимов (доходы по всем патентам и УСН складываются).

Книга учета доходов и расходов — как два кармана. В один в хронологическом порядке позиционно записываем оплаченные доходы, а в другой, в случае надобности, — расходы. Форма общая и для ИП, и для юрлиц.

А если ИП применяет упрощенку с объектом налогообложения «доходы», то заполнять нужно только раздел с доходами.

У них своя, особая книга — учета доходов и расходов и хозяйственных операций. Форма, как мы уже сказали, — налоговый динозавр из прошлого: утверждена еще приказом МНС России от 13.08.2002 № БГ-3-04/430 и с тех пор не менялась. Жутко неудобная и крайне трудночитаемая. Но без нее на общей системе никуда.

ИП на АУСН живут особняком от всех и никаких книг не ведут, и налоговый период у них скоротечный, как моменты радости, — всего один месяц. Налог считает инспекция на основании данных банка, ККТ и сведений, которые налогоплательщик вносит в личный кабинет (не позднее 5-го числа месяца, следующего за налоговым периодом). Добавим и ложку дегтя: совмещать АУСН с другими режимами нельзя, поэтому ни раздельного учета, ни второй «книжки» у автоупрощенца по определению нет.

Книга учета доходов и расходов в теории может быть и бумажной и электронной. Бумажная — именно в форм-факторе журнала-книги. Соответственно, и все записи в такой книге будут хранить тепло рук ее заполнявших. А электронная может быть, например, в формате MS Excel или формироваться при помощи бухгалтерской программы, что чаще всего и бывает.

Когда проделывать это таинство над книгой, никаких предписаний нет. Нет и обязанности заверять книги в налоговой. Поэтому обязанность по распечатке и шитью, так сказать, носит ситуативный характер: с 2024 года порядок заполнения книг единый для всех «спецрежимников»— приказ ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, и он требует прошнуровать и пронумеровать книгу, в том числе выведенную на бумагу по окончании налогового периода. Раньше имело смысл — и сейчас имеет.

Книги учета доходов и расходов предприниматели обязаны представлять по требованию налоговой — это прямо указано в Налоговом кодексе (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но представлять книгу «автоматом», без требования, обязанности нет.

Одна оговорка ради юридической точности: пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ говорит о книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций — то есть о регистре ИП на ОСНО (а также нотариусов и адвокатов). Для книг упрощенцев и «патентовщиков» обязанность представления по требованию вытекает из общего механизма истребования документов — ст. 93 НК РФ, где на ответ дается 10 дней.

Но эту обязанность связывают с ОСНО

Поэтому за книгами нужно следить, чтобы они корректно формировались и совпадали с данными налоговых деклараций, если таковые сдаем (УСН и ОСНО).

Единство пространства и времени важно не только для физиков, но и для «физиков»-ИП. Может ли сейчас, в 2026 году, налоговая запросить у ИП книгу за 2022 год? Если нет выездной проверки, то не может!

Потребовать у налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов или подтверждающие правильность их исчисления и своевременность уплаты, налоговая инспекция вправе только в рамках проводимой в отношении него камеральной или выездной налоговой проверки. Это следует из взаимосвязи норм НК РФ: пп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.

Типичная ситуация: все сроки вышли, а налоговая высылает уведомление о вызове для дачи пояснений и имплантирует в это уведомление просьбу-требование о предоставлении книги. В таких случаях ИП вправе «книжку» не предоставлять.

Однако с осени 2025 года у этой обороны появилось слабое место. Определением СКЭС ВС РФ от 30.10.2025 № 309-ЭС25-6656 (позиция закреплена письмом ФНС от 10.02.2026 № БВ-36-7/948@) риск непредставления документов возложен на налогоплательщика: если расхождение между данными, уже имеющимися у инспекции (банковские выписки, сведения от контрагентов), и отчетностью существует, истребование признается правомерным даже за рамками перечня п. 7 ст. 88 НК РФ. Иными словами: пока выписки и декларация сходятся — отказ вежлив и безопасен; если не сходятся — отказ от книги превращается в риск доначисления. Это не отмена п. 7 ст. 88 НК РФ, но его защитная функция там, где есть расхождения, обесценилась.

Читать, т.е. проверять, такие книги — дело не такое уж легкое и быстрое. Поэтому налоговая «любит» запрашивать у ИП постатейные расшифровки доходов, расходов, реестры с расшифровкой прочих доходов.

Подобные документы по своей сути являются дополнительными регистрами налогового учета. ИП их вести и представлять в налоговую не обязан.

Например, если вы ИП на УСН и получили подобный запрос, то можете ответить:

За отсутствие или грубое нарушение ведения самой книги — отдельная санкция по ст. 120 НК РФ: от 10 000 до 30 000 руб., а если нарушение привело к занижению налога — от 40 000 руб. или 20% от неуплаченной суммы.

В самом начале разговора про книги, если вы заметили, сделана оговорка: «практически единственный регистр налогового учета для ИП — это книга учета доходов». Практически — так как если ИП совмещает режимы налогообложения, то обязан вести раздельный учет. А на УСН еще и учет основных средств, чтобы не выскочить за пределы упрощенки по остаточной стоимости, но это тема отдельного разговора.

Всем удачи. А если после этой статьи вам захотелось, чтобы кто-то другой разбирался с КУДиР, расшифровками и требованиями из налоговой, — это к нам. Закроем уже мы. Бухгалтерская контора «Профит».

СБК "Профит"

Больше 20 лет помогаем предпринимателям вести учёт и бизнес без штрафов: бухгалтерское и налоговое сопровождение, кадровый учёт, защита при проверках. Сейчас на сопровождении находятся свыше 1000 клиентов.

Получить консультацию по бухгалтерскому и налоговому обслуживанию

Заполните данные, и мы обязательно свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО "СПЕЦИАЛИЗИРОВАННАЯ БУХГАЛТЕРСКАЯ КОНТОРА "ПРОФИТ", ИНН 6231054413, erid: 2W5zFK1C8Ju