Клерк.Ру

«Нет» - бумаге, «да» - ЭДО: новый законопроект

619

Министерство экономического развития посчитало, что бизнес тратит на хранение бумажных документов целых 3,5 триллиона рублей. Да-да, вооот столько нулей. Поэтому надо бизнесу помочь — избавить от унылых бумажек.

Новый проект закона навеян известной национальной программой по цифровизации. Минэкономразвития предлагает деловую документацию перевести в электронный вид и так сэкономить.

Изменения касаются усовершенствования правового регулирования в сфере электронного документооборота. В том числе и хранения электронных дубликатов бумажных документов. Это, кстати, важное замечание — одно дело документ изначально созданный в электронном виде, другое — оцифрованный с бумажного носителя.

Сейчас большинство документов хранится в бумажном виде, даже если создана его электронная копия. Сроки хранения довольно длительные, в основном до 5 лет, но в отдельных случаях и дольше (например, по кадрам). Если у вас немаленькая организация, много первички, то хранение обойдется недешево. Просто в кучу документы в углу не свалишь (а вдруг проверка?), приходится выделять место в офисе, а то и отдельное помещение. При значительных объемах «макулатуры» еще и архивариуса придется нанимать, чтобы следил за порядком.

Плюс те же персональные данные требуют особых услових хранения, чтобы обеспечить к ним допуск только уполномоченных лиц, а еще есть коммерческая тайна. В общем, если делать все как положено, то придется потратиться.

Что обещает улучшить законопроект

Планируется, наконец, установить регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, дать возможность хранить электронные документы в другом формате (конвертация) с сохранением их юридической значимости.

Какие плюшки обещает нам законопроект:

  • Можно будет дублировать бумажные документы в электронном виде и дублировать в более удобном формате электронные документы, для этого придумают специальную процедуру, чтобы сохранить юридический статус документов. Авторы проекта продумали и саму процедуру оцифровки:
  1. дубликат должен создаваться лицом его подписавшим или другим лицами, уполномоченными на это федеральным законом;
  2. необходимо сохранить визуальное представление документа — содержание и форму;
  3. дубликат должен быть подписан усиленной электронной подписью или собственноручной (вот тут не совсем понятно, ведь речь то об электронной копии) подписью лица, которая позволит установить дату и время подписи.
  • Будет урегулирован механизм перевода (конвертации) электронных документов в иной формат.
  • Для организаций, осуществляющих создание и хранение электронных дубликатов документов (в качестве предпринимательской деятельности), устанавливается требование по аккредитации.
  • Устанавливается порядок хранения и передачи электронных документов, которые хранятся в организациях, оказывающих вышеуказанные услуги по хранению, чтобы не допустить утраты электронных документов.
  • Предусматривается возможность сокращение сроков хранения бумажных документов, с которых изготовлены электронные дубликаты, до 1 года.

Самая радостная новость — оцифровать можно будет любые документы, если иное не установлено отдельными нормативными правовыми актами. Например, можно будет упаковать в электронный архив:

  • Документы бухгалтерского учета от первички до регистров;
  • Банковские документы (их кстати, многие уже хранят электронно, чтобы не распечатывать выписки и приложения к ним);
  • Кадровые документы, включая соглашения о персональных данных, приказы и т.д. Для дистанционных сотрудников уже предусмотрели возможность обмена электронными документами, скоро такая возможность будет и у других работников;
  • Результаты инвентаризации (километровые описи со складов);
  • Аудиторские заключения и прочие.

Вы можете не ждать, когда законопроект пройдет все чтения и вступит силу (по дороге еще ни раз его перепишут). Использовать ЭДО можно уже сегодня. Например, подключиться к облачному сервису 1C: СтартЭДО.

Почему в облаке и почему именно 1C: СтартЭДО?

Про облачные технологии уже, кажется, и объяснять ничего не надо, но напомним — это удобно. Никаких увесистых программ, никакой привязки к компьютеру. Даже работу с документами внутри компании можно сделать проще с помощью 1С:Документооборот. Все это для бухгалтера — вещи мегаважные. Но кому мы рассказываем!

Что касается сервиса 1C: СтартЭДО, то кроме очевидны облачных преимуществ он позволяет быстро обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и в бухгалтерии их проведение существенно упрощается — входящие документы автоматически добавляются в информационную базу 1С.

Вы можете работать с любым количеством пользователей, имеющих сертификат электронной подписи. Входящие документы — не ограничены, исходящие — в пакете до 20 комплектов документов в месяц (комплект это, например, накладная счет фактура), стоимость отправки с 21-го комплекта — 10 рублей за комплект. На такие деньги не купишь и жвачку, а вот отправить документы на другой конец страны — запросто!

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог