ГК РФ

Какие документы, кроме чека, нужны при расчетах с самозанятыми

Правильно составленные документы защищают бизнес от налоговой, бухгалтерию от головной боли, а заказчика от недопонимания с исполнителем. Сделали понятную инструкцию: какая «бумажка» и на каком этапе понадобится в работе с самозанятым.
57,2 тыс. 19,6 тыс.
Какие документы, кроме чека, нужны при расчетах с самозанятыми

Правильно составленные документы защищают бизнес от налоговой, бухгалтерию от головной боли, а заказчика от недопонимания с исполнителем. Сделали понятную инструкцию: какая «бумажка» и на каком этапе понадобится в работе с самозанятым.

Справка о самозанятости

Этот документ пригодится в самом начале. Когда заказчик выбирает самозанятого исполнителя и соглашается с ним работать, справка становится подтверждением статуса НПД.

Где взять? В приложении «Мой налог» или в личном кабинете самозанятого есть кнопка «Справка о постановке». Документ не нужно ждать голубиной почтой, он тут же отображается на экране и отправляется двумя кликами.

Что должно быть в справке?

  • ФИО самозанятого;
  • ИНН;
  • паспортные данные;
  • адрес постоянной или временной регистрации;
  • дата постановки на учет в качестве плательщика «Налога на профессиональный доход»;
  • данные ИФНС.

Такому документу можно доверять: онлайн-формат подтверждается электронной подписью ФНС.

Зачем нужна справка? Это подтверждение того, что заказчик работает с участником НПД. В противном случае компания может оформить договор с самозанятым, а по факту он будет с обычным физиком. И тогда придется заплатить НДФЛ, страховые взносы, а еще и штрафы.

Мы советуем подстраховаться и проверить статус самозанятого по ИНН. Для этого нужно скопировать номер из справки и «пробить по базе» ФНС.

Договор

В работе с самозанятым подойдет договор ГПХ (подряда или оказания услуг). Единственный случай, когда можно обойтись без этого документа, — сделка вроде покупки с моментальной оплатой.

Где взять? Стандартный шаблон можно скачать здесь и заполнить под свои цели.

Что должно быть в договоре?А точнее: чего быть не должно. Стандартные поля документа (что делает, сколько нужно заплатить и когда) заполняем как обычно, но тщательно избегаем формулировок, которые намекают на трудовые отношения:

  • слова «сотрудничество», «работник», «обязанности», «аванс» и прочее;
  • рабочий график;
  • фиксированную ежемесячную оплату;
  • корпоративные правила;
  • описание рабочего места и требование там находиться.

Вместо этого: описание услуги или товара, стоимость единицы и общую сумму, сроки оплаты и выполнения работы, ответственность сторон.

Наша персональная рекомендация — добавить пункт об ответственности исполнителя за нарушение режима НПД. Так заказчик может застраховать себя на тот случай, если самозанятый лишится статуса и не предупредит об этом.

Зачем нужен договор? Кроме очевидного «так положено» договор станет гарантом в спорных ситуациях. Если налоговая заподозрит в подмене трудовых отношений или самозанятый не выполнит условия — на руках будет документ, который поможет расставить все по местам.

Сервис Сам.Бизнес автоматизирует работу заказчика с самозанятым: мы сами составим и проверим все необходимые документы.

Приложения

Если работа с самозанятым предполагает долгий срок и большой объем работы, то к договору нужны приложения.

Где взять? Их можно составить в свободной форме: например, так.

Обычно в приложении указывают:

  • подробное описание услуг;
  • технические требования;
  • сроки выполнения;
  • вознаграждение за отдельные этапы работы.

Обе стороны подписывают приложения и обмениваются оригиналами.

Акт выполненных работ

По договору заказчик должен в указанный срок проверить и принять работу самозанятого. Акты этот этап закрепляют.

Где взять? Самозанятый не обязан предоставлять акты выполненных работ, но заказчик может выслать стандартный шаблон и попросить его заполнить.

Зачем нужны? Для ИП и ООО акты документально подтверждают расходы. А еще — фиксируют факт выполнения работ и их сроки.

Например, заказчик принял работы, но обнаружил какие-то недочеты. Тогда он не только сообщает об этом исполнителю, но и фиксирует недостатки в акте. Документ становится главным доказательством выполненной или невыполненной работы самозанятого.

Счет на оплату и платежное поручение

После того как самозанятый выполнил работу, заказчик может запросить счет на оплату. А после — сформировать платежное поручение.

Где взять? Счет на оплату самозанятый может выслать из приложения «Мой налог». Или скачать и заполнить стандартный шаблон. Платежное поручение формирует сам заказчик.

Что должно быть в документах?

Счет на оплату содержит информацию об исполнителе, услуге и ее стоимости, название организации и ее реквизиты.

Платежное поручение можно составить, используя данные счета, договора или актов. В поле «Назначение платежа» заказчику нужно указать наименование услуги или товара, но ни в коем случае не писать слова «зарплата», «аванс» или «премия».

Зачем нужны? Платежное поручение нужно для безналичной оплаты работы самозанятого с расчетного счета заказчика.

Счет — это один из документов, служащих для оплаты, хотя и необязательный.

Чек

Как только компания-заказчик перевела деньги самозанятому — тот должен выслать чек.

Где взять? Чек формируется в приложении «Мой налог». Оттуда самозанятый может выслать документ заказчику в виде ссылки или изображения.

Что должно быть в чеке? Дата, ФИО исполнителя, ИНН самозанятого и заказчика, название услуги и сумма.

Зачем нужен? Акты, счета на оплату и даже договор иногда не нужны, а вот без чека не обойтись. Это главный документ, который подтверждает оплату участнику НПД и освобождает от уплаты налогов заказчика.

Если самозанятый забыл его отправить сразу — не стесняйтесь напомнить. Игнорирует и не отвечает — жалуйтесь в ФНС.

Самозанятые.рф

Работа с самозанятыми без рисков для бизнеса

Комментарии

10
  • де-юре одного чека вполне достаточно, но де-факто работать с самозанятыми без акта выполненных работ - это большой риск

  • kidos43

    Здравствуйте. Не совсем понятно требование Актов бухгалтерией ООО, когда работа ведется по Договору, выставляются Счета, предоставляются Чеки, а по результатам работ делается Отчет (согласно Договора). Просьба пояснить?

  • ИКС Эн

    Отчет в Вашем случае - это и есть эквивалент акта выполненных работ.

    Если контрагент просим можно и заменить на данную форму. Для них-то затраты, стараются перестраховаться.

    • kidos43

      Спасибо! В моем Договоре подробно описано, как и когда предоставляется Отчет и как по нему закрывается период, также определена форма отчета, но бухгалтер запугивает меня, что если я не предоставлю акты, то должна денег заказчику

      • natti

        не видя ваш отчет трудно сказать может ли он быть оправдательным документом. в нем должен быть отражен ряд реквизитов, благодаря которым будет возможно понять кто, кому, что, когда и т.п.

        • kidos43

          кто кому и когда указано в договоре, счете и чеке. Информации об актах в договоре нет, есть информация об отчете и этот договор был согласован и подписан. И по ФЗ 422, как ответили мне в налоговой, самозанятое физическое лицо обязано предоставлять только чек.

          • natti

            выше я написала, не зная чем вы занимаетель и не видя ваши документы сказать что-либо конкретное очень трудно

            кто кому и когда указано в договоре, счете и чеке.

            тут много факторов и будет зависить от того: что вы делаете/продаете, разово/регулярно, стоимоть фиксирована/зависит от объема и вида работ/услуг/товаров и т.д. для бухучета вполне может быть достаточно всего вышеперечисленного, а для налогового может быть и нет.

            И по ФЗ 422, как ответили мне в налоговой, самозанятое физическое лицо обязано предоставлять только чек.

            угу. никто и не спорит.

            но вы должны понимать, что с таким подходом с вам вряд ли захотят работать те кто хочет учитывать свои расходы в налоговом учете. т.к. для бухгалтерского достаточно по сути составить бух.справку и приложить ваш чек.

            и если вы оформляете договор, счет и отчет, то на мой взгляд это говорит о вашем желании работать все же со всеми.

            и если у другой стороны есть какие-либо пожелания, то просто надо понять чем они обусловлены - нет в отчете каких-либо нужных реквизитов или просто не нравиться название документа. и тут уже вы будите решать как быть дальше.

            • kidos43

              Спасибо Вам за подробное разъяснение! Я занимаюсь маркетинговыми услугами, а именно seo для сайтов.

              Согласна, что пожелания бухгалтерии должны быть обусловлены чем-то, кроме "все так делают" и "так привыкла", учитывая тот договор, который был ранее был уже подписан с заказчиком и согласован. А теперь вдруг, после расставания с заказчиком спустя месяц, бухгалтерия "проснулась" и чего-то захотела))

              • natti
                учитывая тот договор, который был ранее был уже подписан с заказчиком и согласован. А теперь вдруг, после расставания с заказчиком спустя месяц, бухгалтерия "проснулась" и чего-то захотела))

                просто скорее всего до бухгалтерии только дошли все докумены))) вот и появились вопросы. так как никто не спросил у них заранее - тут все ок? можем работать? иногда такие сюрпризы выпрыгивают))))

                • kidos43

                  Спасибо Вам за ответы!

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
102

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
109

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
196
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

50
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
57
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.