Автоматическая сверка взаиморасчетов с контрагентами в сервисе Взаиморасчеты: опыт бухгалтера СКБ Контур

Сверка с контрагентами — это не просто рутинная задача для бухгалтеров, а настоящая проверка на прочность. Необходимо постоянно работать глазами: сопоставлять данные, выявлять расхождения, — такая работа вызывает стресс и отнимает драгоценное время. Бухгалтерам приходится погружаться в море цифр и документов, где каждая ошибка может обернуться серьезными последствиями.

Представьте себе: вы получаете акты сверки от контрагентов, и тут же начинается процесс их анализа. Важно не только проверить правильность данных, но и убедиться, что все расхождения зафиксированы и учтены. Иногда возникают ситуации, когда контрагент не согласен с вашими данными, и тогда требуется проявить терпение и внимательность, а также умение находить общий язык с партнерами.

В таких условиях особенно важно иметь под рукой надежные инструменты для автоматизации процессов. Своевременная сверка с контрагентами позволяет не только поддерживать прозрачность финансовых отношений, но и укреплять доверие между партнерами.

В бухгалтерии СКБ Контур успешно автоматизировали процесс сверки и высвободили ресурс сотрудников на более приоритетные задачи. В этом помог сервис Взаиморасчеты, который упрощает и ускоряет сверку с контрагентами: находит и подсвечивает расхождения, формирует итоговые печатные формы (акт сверки и протокол расхождений). Он также позволяет автоматически выявить дебиторскую и кредиторскую задолженности.

О том, как проходила адаптация к автоматизации, рассказала заместитель руководителя отдела реализации Контура Татьяна Мишнева, которая занимается сверкой с контрагентами.

Моя основная задача — помочь упростить рабочие процессы отдела реализации, чтобы бухгалтер реально уделял свое рабочее время тому, что требует анализа и экспертизы человека, а не выполнению рутинных действий, которые можно автоматизировать.

В основном мы работаем с входящими актами от партнеров. Объем документов за последние несколько лет увеличился десятикратно, в сверках до сих пор бывает много ручного труда по крыжению.

С частью партнеров мы автоматизировали процесс сверки через сервис Взаиморасчеты от Контур.Диадока, и оно того стоило. Сократилось время на сопоставление данных, стало проще разобраться в большом объеме операций.

Для нас приоритетно получать все акты в едином формате, что позволяет сделать сервис Взаиморасчеты. Я была бы очень рада, если бы клиенты переориентировались на сервис, где можно сделать необходимый комплект документов и сверить данные с двух сторон.

Специалисты внедрения познакомили наших бухгалтеров с новым сервисом, провели практическое обучение на примере входящих актов сверки в формате xls. Обучение прошло на высоком уровне: оно было понятным и наглядным, что позволило всем участникам быстро освоить функционал.

Сегодня на Контур.Помощи выложены небольшие видеоинструкции, где подробно и пошагово описаны действия в конкретной ситуации. К примеру, как учесть в сверке документы прошлых и будущих периодов, группировать и сопоставлять данные и устранить расхождения.

После обучения мы начали самостоятельно работать в сервисе, используя тестовые акты сверки. Результаты тестирования превзошли наши ожидания, и бухгалтерия приняла решение обрабатывать подобные сверки во Взаиморасчетах. Тогда же запустили возможность бесплатной сверки с Контуром для контрагентов. Чтобы получить доступ к сервису, достаточно заполнить анкету — специалисты Контура оперативно проведут настройки в течение 3 дней.

А если возникают вопросы по работе в сервисе, поддержка всегда оперативно помогает.

Сервис Взаиморасчеты стал надежным помощником для нашей бухгалтерии с октября 2021 года. Контур в основном выступает в роли получателя сверок, а не их инициатора. Входящих запросов через сервис Взаиморасчеты не так много, как могло бы быть, поэтому мы загружаем акты, полученные из других источников, и обрабатываем их в веб-версии сервиса.

В нашей практике бывают и сложные сверки на несколько листов: там очень легко потеряться, можно что-то пропустить глазами. Сервис Взаиморасчеты позволяет упорядочить данные для организаций с большим числом внутренних оборотов. Когда по дебету и кредиту идет колоссально много одинаковых операций, сервис группирует их и показывает именно те строки, по которым есть расхождения.

Когда сверка большая или трудная, я захожу в сервис и проверяю, где могут быть разногласия. Это очень удобно.

Мы активно используем и другие инструменты для проведения сверок, но процесс работы в сервисе Взаиморасчеты предлагает множество преимуществ, таких как:

• Возможность подписывать сверки с разногласиями и формировать протокол расхождений, что делает работу более прозрачной.

• Автоматическое сопоставление данных с обеих сторон, что значительно экономит время и усилия.

• Формирование акта сверки в формате ФНС, что упрощает взаимодействие с налоговыми органами.

При обмене актами сверки в ЭДО часто возникает ситуация, когда можно либо согласиться с данными, предоставленными клиентом, либо отклонить их, ссылаясь на разногласия. В таком случае протокол разногласий отправляется отдельно, и не всегда ясно, как поступить с предыдущим актом сверки.

В сервисе Взаиморасчеты этот процесс значительно упрощен. Вместе с актом сверки автоматически формируется протокол расхождений, в котором четко отображаются разногласия с обеих сторон. Это позволяет избежать путаницы и экономит время. Более того, нам не нужно тратить ресурсы на его составление — все происходит автоматически всего за несколько минут.

Все данные собираются с обеих сторон, сверяются и объединяются в одном акте сверки. В сервисе наглядно отображается, какие строки успешно сопоставлены, а какие — требуют дополнительного внимания.

Любые разногласия выделяются яркими цветами, что делает процесс сверки еще удобнее. Оранжевые и желтые строки сигнализируют о том, что данные сопоставлены, но имеют расхождения. Это позволяет нам сосредоточиться именно на тех данных, которые подсвечены: можно детально изучить расхождения на начало и конец сверяемого периода, а также вручную сгруппировать и сопоставить документы.

Эти функции делают нашу работу более продуктивной, позволяя выполнять задачи качественно и в меньшие сроки.

Некоторым наши контрагенты уже в договорах указывают, что им необходима сверка в формате ФНС, и мы довольно часто получаем такие запросы. На данный момент у нас есть единственный способ удовлетворить эти требования — направить контрагента в сервис Взаиморасчеты. Именно там реализована работа с актами в формате ФНС.

При формировании итоговых документов по сверке автоматически создаются как привычный формат xls, так и акт в формате ФНС. При подписании актов в сервисе Взаиморасчеты автоматически накладывается ответный титул на исходный титул отправителя, что делает процесс еще более прозрачным.

При проведении сверки взаиморасчетов с контрагентами часто возникают сложности, препятствующие развитию бизнеса. Несвоевременная сверка приводит к ряду неприятных последствий:

• Зависшие деньги.

• Стоп-отгрузки.

• Хищения.

• Налоговые риски.
  
  Процесс сверки взаиморасчетов аналогичен для поставщиков и покупателей товаров и услуг. Сложности могут возникать на любом этапе проведения сверки, от сопоставления операций до хранения подписанных актов.

  Самым эффективным решением для облегчения сверки будет внедрение автоматизации. Оставьте заявку на бесплатное знакомство с сервисом Взаиморасчеты — с вами согласуют удобное время для презентации.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, erid: 2W5zFJaE1da

620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А