Кадровый учет

Как ИИ может ускорить найм сотрудников, не подвергая их данные угрозе

Число утечек персональных данных в России все время растет: новости об очередных инцидентах выходят так часто, что уже перестают вызывать удивление. Чаще всего жертвами утечек становятся клиенты компаний. Но иногда под ударом оказываются и их сотрудники. Такие случаи уже происходили. 
Как ИИ может ускорить найм сотрудников, не подвергая их данные угрозе
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

В этом тексте рассказываем, как с помощью ИИ можно ускорить процесс найма сотрудников в несколько раз, не подвергая их данные ненужным рискам, как ИИ может осуществлять проверку документов соискателей на подлинность и почему в таких целях ни в коем случае нельзя прибегать к сервисам распознавания.

Покой нам только СНИЛС

В крупных компаниях и организациях команды кадровиков ежедневно трудоустраивают десятки, а то и — если речь идет, к примеру, о ритейлерах — сотни новых сотрудников. Для оформления одного сотрудника в штат кадровому специалисту приходится обработать кипу бумаг.

Даже самый стандартный комплект документов выглядит внушительно: 

  • паспорт — причем кадровика интересует не только основной разворот, но и данные, содержащиеся в штампе о регистрации по месту жительства;

  • СНИЛС;

  • свидетельство ИНН;

  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

  • трудовая книжка — если это не работа по совместительству и если трудовая есть в бумажном виде.

Кроме того, новый сотрудник предоставляет выписку из банка с реквизитами своего счета для начисления зарплаты. 

Часто, но не всегда нужно принести еще и диплом об образовании. Работникам определенных сфер — торговли, образования, медицины и общепита — может понадобиться медицинская книжка. Если работа связана с вождением — удостоверение водителя и т.д.

Еще длиннее список требуемых документов будет в том случае, если на работу устраивается иностранный гражданин. Тогда ему понадобятся паспорт, рабочая виза или разрешение на ведение какой-либо деятельности в России, миграционная карта, действующий в России полис медицинского страхования и — в зависимости от типа работы — другие документы.  

На ручную обработку одного комплекта документов у сотрудника отдела кадров может уходить в среднем от 30 минут до 1 часа. А теперь посчитайте, сколько нужно кадровиков, чтобы трудоустроить 100 человек в день?  

Как обычно вносятся данные

Есть несколько основных способов, как специалисты отдела кадров могут вносить данные в систему:

  • Вручную. Главный минус такого способа — это процесс небыстрый. Ведь сотруднику нужно не только перепечатать данные из перечисленных выше документов, но и несколько раз проверить корректность информации.

  • При помощи онлайн-сервисов, в которых работа штатного кадровика по вводу документов при приеме на работу новых сотрудников передается на внешний ресурс. В этом случае изображения документов передаются на обработку по сети интернет в сервис, где данные вводятся с привлечением ручного труда сторонними операторами. В этом случае в процессах обработки и обеспечения сохранности персональных данных ваших сотрудников участвует внешняя компания, что может послужить  причиной утечки. 

  • При помощи систем распознавания на базе ИИ. Алгоритмы машинного обучения распознают документы, а затем вносят всю необходимую информацию в CRM систему компании. В этом случае данные сотрудников никуда не передаются, а вся обработка ведется во внутреннем контуре организации. 

Чем именно может помочь искусственный интеллект

Именно такие решения на базе ИИ и разрабатывает наша компания Smart Engines. В основе решения лежат программные продукты Smart ID Engine и Smart Document Engine, которые могут быть интегрированы в мобильные и серверные приложения.

Smart ID Engine 2.0 выполняет задачу распознавания паспорта РФ и проверки его подлинности, а также других удостоверяющих личность документов — в совокупности почти 3 тыс. документов 220 стран и юрисдикций. Кроме того, технология может проверить паспорта граждан РФ и стран СНГ на подлинность.

Smart Document Engine распознает свыше 70 различных видов документов и форм, включая диплом об образовании и другие. 

Программные решения компании Smart Engines имеют ряд очень важных преимуществ:

  • Программные продукты отлично справляются с задачей распознавания сканов и фотографий;

  • Они поддерживают произвольные ракурсы съемки. Это значит, что пользователи могут фотографировать и/или показывать документы камере телефона как им удобно;

  • Используемые в ПО алгоритмы вычислительно эффективной зрительной памяти позволяют распознавать документы на фотографиях, сделанных пользователями при различном освещении (вплоть до темноты);

  • Наши решения полностью исключают риск утечки данных в процессе распознавания. Данные НЕ передаются, НЕ сохраняются, НЕ требуется доступ в интернет, вся обработка ведется в локальной оперативной памяти. 

Smart ID Engine

Распознавание и аутентификация документов, удостоверяющих личность

Инструмент для кадрового аудита

Кроме того, Smart Document Engine может использоваться для решения еще одной задачи — проведения как внешнего, так и внутреннего кадрового аудита. С его помощью можно оцифровать

  • Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1).

  • Личная карточка работника (форма Т-2).

  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6).

  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8).

Успешные кейсы

Вот лишь несколько примеров успешного применения систем Smart Engines в кадровых процессах: 

  • Вот уже на протяжении пяти лет крупнейшая продовольственная сеть «Мария-Ра» — она стала нашим первым клиентом в сфере ритейла — использует программное решение Smart ID Engine. В рамках сотрудничества с ТС «Мария-Ра» для автоматизации ввода данных из сканов и фотографий паспорта РФ и СНИЛС была выбрана серверная реализация продукта, которой на распознавание 1 документа требуется менее 1 секунды.

  • В прошлом году для автоматизации процесса приема на работу новых сотрудников в системе «1С» начала использовать сеть супермаркетов «Да!» (принадлежит компании ООО «Фреш Маркет»). Автоматическое распознавание данных паспорта РФ, СНИЛС и ИНН выполняется менее чем за 3 секунды.

Сотрудник левой категории

Трудоустройство сотрудника с поддельными документами — неумышленно или, возможно, при сговоре работодателя и соискателя — может иметь серьезные последствия не только для самого сотрудника, но и для работодателя.

Если вы допустили к работе человека без необходимой квалификации и произошло какое-то ЧП, то работодателя могут привлечь к ответственности. Кроме того, для компании найм сотрудника с поддельными документами может обернуться финансовыми потерями.

Поэтому нужно внимательно проверять документы соискателя и удостовериться в том, что они подлинные. 

С этой задачей отлично справляется ИИ. Так, например, система мультиспектральной проверки Smart Engines проверяет на подлинность не только паспорта РФ, но и паспорта граждан СНГ. Решение извлекает данные из документа и проверяет его на подлинность в трех диапазонах — оптическом, ультрафиолетовом и инфракрасном. 

Вместо заключения 

Таким образом, обрабатывать кадровые документы с помощью искусственного интеллекта гораздо быстрее и удобнее. Однако нужно помнить о том, что в этих документах содержатся персональные данные. И с ними нужно обращаться очень осторожно.

Поэтому вместо заключения мы решили напомнить вам о законе об оборотных штрафах за утечки персональных данных, принятом в первом чтении Госдумой в январе этого года.

Поправки в законодательство предполагают, что если утечка коснется:

  • от 1 тыс. до 10 тыс. субъектов, то штраф для юрлиц составит от 3 до 5 млн руб.

  • от 10 тыс. до 100 тыс. субъектов — от 5 до 10 млн рублей

  • более 100 тыс. — от 10 до 15 млн руб.

В случае повторных утечек будут введены оборотные штрафы:

  • для граждан — в размере от 400 тыс. до 600 тыс. руб., 

  • для должностных лиц — от 2 млн до 4 млн руб., 

  • для юридических лиц — от 0,1% до 3% выручки за календарный год или за часть текущего года, не менее 15 млн рублей и не более 500 млн рублей.

Напомним, что сейчас максимальный размер штрафа для юридических лиц составляет до 100 тыс. рублей, а при повторном совершении административного правонарушения — до 300 тыс. рублей.

Поэтому рекомендуем проверить и убедиться, что персональные данные ваших сотрудников (а заодно и клиентов) никогда не покидают контур компании и хранятся в безопасности.

Smart Document Engine©

Система анализа и распознавания документов

Реклама: ООО «СМАРТ ЭНДЖИНС СЕРВИС», ИНН 7728328449, erid: LjN8Jsux7

Начать дискуссию

🔥УСН-2025. Что хотят изменить?

Законопроекты за которыми нужно следить.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ЕФС-1 подают на членов совета директоров, даже если нет выплат

Закон о персонифицированном учете обязывает подавать сведения не о факте заключения ГПД, а о дате его заключения и прекращения.

Как будут проводиться проверки деклараций по НДФЛ с 2025 года

В Бухгалтерии Ада появился третий автор - Валюшка. Это нейросеть, потому и Валя, хз девочка оно или мальчик.Сегодня Валюшке дали первое задание - просмотреть последние новости в области налогообложения и написать текст в блог.

Как будут проводиться проверки деклараций по НДФЛ с 2025 года
Лучшие спикеры, новый каждый день

НК РФ не устанавливает какой-нибудь перечень документов, которые подтверждают фактическое нахождение лиц на территории РФ

В качестве доказательства нахождения человека на территории РФ могут приниматься любые документы, удостоверяющие фактическое количество дней его пребывания в РФ

Бухгалтеры выбирают лучший сервис для сдачи отчетов, Роструд объяснил, как внести в трудовую книжку запись об увольнении по собственному. 👩‍💻«Ночной бухгалтер» № 1706

Бухгалтеры обсуждают, какой из сервисов сдачи отчетов лучший. И мы решили провести опрос на эту тему. Роструд объяснил, какая формулировка в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию будет корректной. Больше половины россиян продолжают работать и в свое личное время. Стоит ли паниковать из-за падения акций.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Можно будет узнать реальные цены товаров на внутреннем рынке

Дмитрий Григоренко провел рабочую встречу с руководителем ФАС Максимом Шаскольским, который анонсировал создание в России системы ценовых рыночных индикаторов.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Россия и Белоруссия будут согласовывать налоговую политику и создавать общий финансовый рынок

Утверждены планы мероприятий по исполнению Основных направлений реализации положений Договора о создании Союзного государства между Россией и Белоруссией на 2024–2026 годы.

Налоговики уточнили дату несения расходов в виде компенсации за авто сотрудника

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм относят к прочим расходам для целей налога на прибыль.

Отпуска

Отпуск работников детсадов могут увеличить

Первый зампред комитета Госдумы по просвещению Яна Лантратова предложила увеличить продолжительность отпуска для работников детсадов с 42 до 56 дней.

Глава комитета Госдумы по бюджету и налогам объяснил причины увеличения дефицита федерального бюджета-2024

Андрей Макаров заявил, что финансирование нужно на ряд вопросов, которые были озвучены президентом Владимиром Путиным.

7 шагов к эффективному контент-плану для блога или сайта

Хороший контент-план — это не просто перечень тем для публикаций, это карта, которая поможет ориентироваться в материалах сайта или блога и двигаться в правильном направлении. Без такого плана легко заблудиться среди множества тем и форматов.

Бесплатно с Отчетность в СФР

ЕФС-1 при увольнении сотрудника: образец заполнения

Увольнение сотрудника — это процесс, который требует внимания к деталям. В этой статье мы даем пошаговую инструкцию и образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника. Вы узнаете, какие разделы нужно заполнить, какие данные указать и какие нюансы учесть.

ЕФС-1 при увольнении сотрудника: образец заполнения
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Можно ли вернуть деньги за товар, если недостаки в нем выявлены спустя несколько лет

В основном недостатки в купленном товаре обнаруживаются в первые дни после покупки. И вопрос по поводу некачественного товара решается с продавцом достаточно быстро. А как быть, если недостатки были выявлены спустя несколько лет? Вот реальный пример из судебной практики.

Можно ли вернуть деньги за товар, если недостаки в нем выявлены спустя несколько лет

💥 Шесть вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Шесть вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас
Санкции 2022-2024

Санкции США против НРД. Позиция EUROCLEAR

12 июня 2024 года США расширили санкционные списки в отношении российских субъектов. В числе прочих ограничения введены против Национального расчетного депозитария (НРД).

Санкции США против НРД. Позиция EUROCLEAR

За продажу детям энергетиков санкции будут, скорее всего, как за крепкий алкоголь

Вячеслав Володин поручил проработать меры ответственности для нарушителей запрета продавать энергетики несовершеннолетним.

Из-за новых ставок по НДФЛ с 2025 года Госдума приняла поправки в федеральный бюджет

Изменения связаны в том числе с реформой в налоговой системе с 2025 года. Завтра депутаты рассмотрят еще три законопроекта из этого пакета.

Родителей уравняли в правах при получении документов в госорганах

Госдума приняла в третьем окончательном чтении закон об обеспечении равенства прав родителей, действующих в интересах своих несовершеннолетних детей, при получении госуслуг и документов в органах исполнительной власти.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

⚡️ Итоги дня: на Wildberries можно колеровать краску, «Вкусно — и точка» выплатила компенсацию пострадавшему в «Макдоналдсе», а Nvidia стала крупнейшей компанией в США

Подготовили обзор главных событий дня — 19 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Интересные материалы

Как систематизировать обучение в компании

В современном корпоративном обучении царит хаос: расписание — непредсказуемо, отчеты — заполняются вручную, аналитика — отсутствует. Это реальность, с которой сталкиваются многие компании. Однако, есть способы изменить ситуацию к лучшему.

Как систематизировать обучение в компании