Пять историй, как компании упростили бухучет и начали экономить на командировках

Сотрудники пяти компаний из разных сфер — энергетика, строительство, медиа, медицина и IT — поделились спецификой организации командировок в своих отраслях. Они рассказали, как отличались процессы до и после подключения Smartway и как удалось упростить отчетность деловых поездок.
1,9 тыс. 104
Пять историй, как компании упростили бухучет и начали экономить на командировках

«Полати» интегрировали сервис со своей системой управления персоналом

«Полати» обслуживает крупные строительные и промышленные объекты. Командировки в компании устроены вахтовым методом: ежемесячно 1 000 сотрудников ездят по России и странам СНГ. До Smartway компания сотрудничала с другим онлайн-сервисом, но от него отказались из-за неудобного интерфейса, ненадежной поддержки и скрытых наценок на билеты.

В Smartway можно найти все для командировки: билеты и гостиницы, заказать трансфер и такси. А еще проанализировать расходы на поездки и сформировать бухгалтерскую отчетность. У «Полати» огромная и непостоянная база сотрудников. Кто-то болеет, кто-то в отпуске или уволился, но снова готов работать. В компании разработали свою систему управления персоналом с паспортными данными, историей работы, а также детальной информацией о каждой командировке. Базу интегрировали со Smartway, что избавило «Полати» от ручного ввода и ошибок — вся информация о тысячах сотрудников обновляется автоматически.

Марина Салоид, руководитель отдела кооперации:

«Одно из преимуществ Smartway — открытый API, который позволил нам интегрировать свое ПО. Это возможно далеко не с каждым сервисом, с которым нам приходилось работать. Такая интеграция позволяет нам не только загружать список сотрудников, но поддерживать его актуальность. Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway».

«С.П. Гелпик»: наладили документооборот и сэкономили 50% на командировках благодаря тревел-политикам

«С.П. Гелпик» разрабатывает, продает и обслуживает медицинское рентгенодиагностическое оборудование по всей России. В командировки в основном ездят два отдела компании: коммерческий и сервисный. Сотрудники первого посещают выставки, конференции, аудиенции с министерствами, круглые столы, встречаются с дистрибьюторами. Сервисные специалисты устанавливают и ремонтируют оборудование, обучают сервисных представителей, клиентов. В сумме это около 35 сотрудников.

Раньше сотрудники оплачивали все своими средствами, а компания их возмещала. Из-за специфики работы сроки часто сдвигаются, и сотрудники меняли обратные билеты, продлевали жилье и запрашивали деньги на такси. Часть таких расходов было невозможно контролировать.

От такой организации поездок в частности страдала бухгалтерия. Сотрудники теряли чеки, квитанции и посадочные талоны. На сбор отчетности в компании тратили не только время, но и деньги. Бухгалтер отправлял заявление в авиакомпанию и заказывал справку о совершенном полете. Эта услуга платная.

Первым делом в компании настроили тревел-политики. Сотрудники продолжают покупать билеты и бронировать жилье самостоятельно, но теперь через Smartwaу и с лимитами на траты. В личном кабинете есть специальный раздел, в котором автоматически появляются все документы. Билеты приходят на личную почту сотрудника, а закрывающие — на почту бухгалтерии.

Владимир Брязгун, коммерческий директор:

«Удобно, что все закрывающие документы появляются в личном кабинете сразу после покупки услуги. Бухгалтеру остается только внести данные в авансовый отчет. Теперь мы видим все затраты и знаем, на чем можно сэкономить».

«РусГидро ОЦО»: разгрузили работу бухгалтерии с интеграцией «1С:Бухгалтерия»

«РусГидро ОЦО» — общий центр обслуживания и дочерняя компания крупнейшего энергетического холдинга. Сотрудники центра ездят в командировки для обсуждения партнерств, сбора обратной связи, проведения комитетов по качеству. География обширная: от Москвы до Владивостока, где есть клиенты (19 организаций, 33 000 сотрудников). Во время отпуска или болезни сотрудников их заменяют специалистами из другой локации.

Ранее организацией поездок сотрудники занимались самостоятельно: согласовывали командировку по почте и в системе электронного документооборота, бронировали билеты и жилье на B2C-сайтах. С одной стороны, подход устраивал. С другой, было сложно контролировать документы, отчеты по командировкам и оплату услуг. Было принято решение автоматизировать процесс и настроить интеграцию с «1С:Бухгалтерией».

Роман Никитин, директор филиала «Запад»:

«При выборе Smartway в первую очередь нас заинтересовала встроенная интеграция с „1С:Бухгалтерией“, которая позволила нам сократить время на проведение документов в бухгалтерском учете».

Людмила Холодова, начальник отдела по учету операций с подотчетными лицами филиала АО «РусГидро ОЦО» — «Запад»:

«Теперь мы ежедневно экономим на учете командировок до одного часа рабочего времени. Благодаря бесшовной интеграции с „1С“ вся информация о билетах автоматически подтягивается в авансовый отчет. Сейчас все билеты, включая доплату, обмен или возврат, попадают на счет „Приобретение билетов“ и автоматически отражаются в „1С“. Работу отдела облегчило и то, что все закрывающие документы формируются с учетом действующих законодательных требований. Закрывающие и первичные учетные документы нам приходят по ЭДО».

Forbes: формируют авансовые отчеты за три минуты

Forbes Russia — одно из наиболее известных финансово-экономическое изданий. В командировки обычно летают журналисты, менеджеры отдела мероприятий, спецпроектов и другие члены команды.

Сначала в Forbes пользовались услугами агентства делового туризма. Но поскольку командировка — это типовая операция, ее решили автоматизировать. Инициатором внедрения Smartway была Любовь Валова, главный бухгалтер. Про сервис она услышала на одном из семинаров «1С». Сотрудники, особенно творческие, часто теряли посадочные талоны, переигрывали маршруты в самый неподходящий момент и оттягивали до последнего сбор всех бумаг для авансового отчета.

Любовь Валова, главный бухгалтер Forbes Russia (АО «АС РУС Медиа»):

«Для меня главный смысл сервиса — в его интеграции c „1C“, все данные автоматически попадают в систему. Сервис загружает документы уже с проводками. Авансовый отчет теперь можно сделать за 3-5 минут максимум, он формируется с учетом всех требований к методологии бухучета. В программе Smartway достаточно информации по закрывающим документам. Теперь мы всегда знаем, кто и куда едет, на каких условиях, это улучшает учет и контроль расходов, связанных с командировками».

Милана Преображенская, финансовый директор Forbes Russia (АО «АС РУС Медиа»):

«В Smartway цены на билеты и отели аналогичны покупке напрямую или через b2c-агрегаторы. Также есть возможность работы по постоплате, что нам очень подходит. Закрывающие документы формируются автоматически, не надо ждать, пока менеджер их тебе отправит. Это сильно ускоряет подготовку отчетности по МСФО, где для формирования выручки должны быть учтены все затраты».

Enaza: избавились от боли с закрывающими

Enaza Group — группа IT-компаний, которая разрабатывает музыкальный софт, занимается дистрибуцией компьютерных игр и продает цифровые ключи по всему миру. Менеджеры по работе с партнерами ездят в командировки, чтобы налаживать коммуникацию с клиентами, проводить переговоры и встречи, заключать договоры.

Сначала администратор сам покупал билеты и снимал сотрудникам квартиры. Это удобно для команды, но трудно в плане отчетности: от собственников практически невозможно получить счет или акт. И от такого способа бронирования быстро отказались в пользу Smartway. Менеджер Enaza смог выдохнуть: теперь он заходит в сервис, где хранятся все нужные бумаги и отправляет их бухгалтеру, которому остается только внести данные в авансовый отчет.

Екатерина Шляпина, HR-директор в компании Enaza:

«Также мы решили проблему с потерей посадочных. Раньше нам приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Сейчас если сотрудник вернулся без посадочного, мы оформляем такую справку в Smartway. Это быстрее и дешевле, чем напрямую у авиакомпаний».

Узнайте, как Smartway может упростить отчетность именно в вашей компании — запишитесь на бесплатную экскурсию по сервису.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

12
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
11
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
283
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

85

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.

Ozon изменил принцип расчета сервисного сбора с ПВЗ

Теперь дорогие товары, которые выдает ПВЗ, будут гораздо меньше влиять на оборот и размер сервисного сбора.

43

Интересные материалы

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

С 1 марта контроль за сделками между бизнесом и самозанятыми стал строже — теперь ФНС не только анализирует формат сотрудничества, но и передает полученные сведения в межведомственные комиссии и органы Роструда. Особое внимание уделят компаниям, которые массово привлекают внештатный персонал. В этой статье разбираемся с новыми требованиями и объясняем, как нивелировать возможные риски.

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать