Новая форма трудовой книжки с 2023 года: порядок заполнения

Новая форма трудовой книжки применяется с 1 января 2023 года. Приказом Минтруда № 320Н от 19.05.2021 принята новая форма не только трудовой книжки, но и вкладыша к ней, а также порядок ведения и хранения.

Для чего нужен новый бланк

Начиная с 2021 года, на сотрудников, которых принимают впервые, бумажные трудовые книжки не заводят. По «старым» работникам, которые не захотели перейти на электронный вариант трудовых книжек, кадровые службы продолжают вести их в бумажном формате.

Когда же использовать новую форму?

Новая форма трудовой книжки применяется, если:

• Сотрудник потерял бумажную трудовую и просит дубликат путем подачи соответствующего заявления.

• В трудовую книжку работника внесена некорректная запись, и он подал заявление на выдачу дубликата согласно п. 30 порядка № 320Н.

• Место в старой трудовой книжке закончилось. Вкладыш, который нужно использовать для дальнейших записей, должен быть выдан по новой форме.

Только для этих особенных ситуаций работодателю пригодятся трудовые и вкладыши новой формы. Те трудовые книжки, которые ведутся по старым формам, заменять на новые не нужно.

Что изменилось

В целом изменения имеют скорее технический характер. Вот что откорректировали:

1. Вносят сведения только о законченном образовании.

2. Рядом с местом для печати появилась пометка «При наличии». Таким образом устраняется расхождение с действующим законодательством, согласно которому печати у организации может и не быть. Пометка «При наличии» появилась и у графы «Отчество».

3. Разворотов сведений о работе стало больше, а сведений о награждениях – меньше. Раньше их было поровну, а теперь 14 и 7 соответственно.

4. В графе 3 таблицы «Сведения о работе» добавились сведения о том, что нужно заполнять не только статью и пункт закона, но и часть статьи.

5. На титульном листе вкладыша внесли аналогичные изменения. Также во вкладыше теперь стало 12 разворотов для сведений о работе и 5 – для награждений.

Правила заполнения

Общие правила указаны в том же порядке № 320Н:

• Для заполнения используются световодостойкие чернила синего, черного, фиолетового цветов. Согласно п. 3 порядка для часто повторяющихся записей разрешено использовать штампы. Например, о приеме, переводе, увольнении.

• Сокращения недопустимы, все слова пишутся полностью.

• Даты записываются цифрами: по две цифры для числа и месяца, четыре цифры – для года.

• Записи вносятся на основании документов: кадровых (приказов) и личных (паспорта, диплома).

• Срок внесения записей – не больше пяти рабочих дней после оформления приказа работодателя. Исключений здесь два: сведения об увольнении записываются в тот же день, запись о приеме на работу – на шестой рабочий день согласно ст. 66 ТК.

Работать в КЭДО от Такском удобно и просто:

1. Сотрудникам оформляются электронные подписи.

2. Создаются документы ЭДО для сотрудников.

3. Кадровый специалист создает документы в сервисе, отправляет их сотрудникам на ознакомление и подпись.

4. Сотрудник нажатием одной кнопки в мобильном приложении или ПК подписывает документ.

5. Кадровый специалист отслеживает статус документа в режиме онлайн.

Кто изготавливает

С 1 января 2023 начал действовать еще один нормативный акт: приказ Минфина № 55н от 11.04.2022 «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».

Новшества из этого приказа:

• Бланки трудовых книжек – это защищенная полиграфическая продукция (ЗПП), которая имеет уровень защиты «В». Из защищенной полиграфии это минимальный уровень защиты. Тем не менее, такая продукция изготавливается только в соответствии с установленными техническими требованиями.

• Выпуском и продажей такой ЗПП может заниматься любая организация, которая имеет соответствующую лицензию. То есть, приобретать новые бланки трудовых книжек нужно у тех производителей, которые имеют на это право.

Отдельные ситуации

• Бумажная трудовая дистанционного работника ведется только по его желанию, а также по факту предоставления ее работодателю. Это установлено пунктом 2 порядка.

• Данные о работе по совместительству вносятся по желанию сотрудника на его основном месте работы. Для этого необходимы документы, которые подтверждают факт совмещения, в первую очередь, трудовой договор. Для таких сотрудников хронологический порядок заполнения трудовой книжки необязателен. Возможно занесение информации блоками по местам работы.

Как хранить

Работодатель должен вести учет трудовых книжек, которые хранятся у него, а также чистых бланков трудовых и вкладышей к ним. Это указано в пунктах 39,40 порядка.

Раньше для этого применялись утвержденные формы:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

• Приходно-расходная книга по учету чистых бланков.

С 1 сентября 2021 года эти формы не являются обязательными к применению. Работодатель может использовать самостоятельно разработанные формы. Однако, если эти книги уже заведены, их можно продолжать вести, пока они не закончатся.

Пошаговый план перехода на ЭПД

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K7Nnu