Электронный путевой лист
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — аналог «бумажного» путевого листа, который отличается от него только цифровым форматом. В остальном к нему предъявляются такие же требования, как и к обычным путевкам.
Компании и ИП, которые применяют ЭПЛ, заполняют его на каждую поездку служебного транспорта, используемого в городском, пригородном и междугородном сообщении, включая такси.
Путевки оформляют, когда используют автотранспорт для собственных нужд, для перевозки пассажиров, грузов, багажа, при сдаче транспортных средств в аренду с экипажем, а также при использовании сотрудниками собственных автомобилей в служебных целях.
В ЭПЛ фиксируется маршрут передвижения, цель поездки, время нахождения автомобиля в пути, техническое состояние авто, сведения о медосмотре водителя, показания одометра.
ЭПЛ позволяет проконтролировать использование автомобиля — это первичный документ, на основании которого в бухгалтерском и налоговом учете списывают расходы на оплату труда водителей, на ГСМ.
При грузоперевозках ЭПЛ, как и обычный путевой лист, обязателен для предъявления инспекторам ГАИ вместе с транспортными накладными и другими перевозочными документами.
Электронная форма путевого листа позволяет упростить документооборот компании, максимально сократить время на оформление документа и обрабатывать внесенную в него информацию автоматизированно.
Для кого обязательны электронные путевые листы в 2024 году
В 2024 году электронная форма путевых листов применяется добровольно. ИП и компании самостоятельно определяют, в каком виде им заполнять путевки — на бумажных бланках или в электронном формате.
Для справки: планировалось, что с 1 июня 2024 года обязательный электронный формат будет применяться для товарно-транспортных накладных (ТТН), которые оформляют при перевозке алкогольной и спиртсодержащей продукции. Но этот срок вновь продлили — до 1 марта 2025 года. Пока такие ТТН можно заполнять на бумаге (ст. 2 закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ, пп. 1 п. 1 ст. 10.2 закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ).
Несмотря на очередную отсрочку, рано или поздно переход бизнеса на электронные перевозочные документы, включая электронные путевые листы, все равно состоится. Подготовиться к этому нужно заранее — не откладывайте их внедрение на последний момент. Для этого:
Определите, с какой даты вы переходите на ЭПЛ.
Внесите изменения в учетную политику, закрепив в ней решение о переходе на ЭПЛ с конкретной даты.
Заключите договор с оператором ЭДО, который входит в реестр операторов ИС ЭПД Минтранса.
Оформите электронные подписи водителям, а также медработникам и сотрудникам, ответственным за технический контроль автомобиля, которые будут проставлять соответствующие отметки в ЭПЛ.
Быстро и просто создавайте электронные путевые листы с онлайн-сервисом «Такском-Транспорт». Сервис позволяет вести учет ЭПЛ и отслеживать их статусы, управляя сразу несколькими автопарками одной компании.
Как оформить ЭПЛ
Разрабатывать форму документа самостоятельно не нужно — поля готовых шаблонов ЭПЛ, составленных с соблюдением всех действующих требований, заполняют в специальных сервисах.
Формат электронных путевых листов разработан ФНС (приложение к приказу ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116). В него входят четыре титула (файла обмена), которые включают:
Сведения о компании / ИП, оформивших ЭПЛ, сроке действия документа, транспортном средстве, водителе, виде перевозки, виде сообщения.
Информацию о водителе, о прохождении им медосмотров, о медицинском работнике.
Дату и время выезда ТС, показания одометра, зафиксированные при этом.
Дату и время возвращения ТС, показания одометра.
При необходимости в ЭПЛ можно включить дополнительные сведения:
о предрейсовом техническом контроле автомобиля, времени его выхода на линию и сотруднике, ответственном за техническое состояние автопарка компании;
о послерейсовом медосмотре водителя и ответственном за его проведение медработнике.
Распечатывать ЭПЛ не требуется. Ответственные должностные лица подписывают файлы обмена своей электронной подписью. Инспектору ГАИ при проверке путевого листа достаточно сканировать QR-код с мобильного телефона водителя, в котором зашифрованы все данные ЭПЛ. Контролирующим органам ЭПЛ направляют в виде XML-файла, а контрагентам можно передавать его по ЭДО.
Для перехода на ЭПЛ получите УКЭП без посещения ИФНС в удостоверяющем центре «Такском». Легко и быстро создавать ЭПЛ, подписывать и получать QR-коды в мобильном приложении в соответствии с требованиями Минтранса можно с помощью сервиса «Такском-Транспорт». Подключитесь к сервису прямо сейчас и в качестве бонуса получите 90 дней тест-драйва бесплатно.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Неприятные последствия из-за отсутствия путевого листа (электронного или бумажного), когда он обязателен, могут наступить для водителя или для должностных лиц компании / ИП. К ним применяется административная ответственность:
Управление автомобилем без путевого листа — предупреждение или штраф для водителя в 500 руб. (п. 2 ст. 12.3 КоАП).
Отсутствие путевого листа, как первичного документа, — грубое нарушение требований бухгалтерского учета. Наряду с налоговой ответственностью грозит административная ответственность для должностных лиц — штраф 5 000–10 000 руб. Повторное нарушение обойдется дороже — 10 000–20 000 руб. или дисквалификация должностного лица на срок от двух лет (ст. 15.11 КоАП).
Отсутствие путевого листа может также означать нарушение требований охраны труда, поскольку нет данных о проведении обязательных предрейсовых медосмотров водителя. Штраф для должностных лиц и ИП — 15 000–25 000 руб., для компаний — 110 000–130 000 руб. (п. 3 ст. 5.27.1 КоАП).
За отсутствие отметок о предрейсовом техконтроле, о пред- и послерейсовом медосмотре штраф для водителя составит 3 000 руб., для должностных лиц — 5 000 руб., для компаний и ИП — 30 000 руб. (п. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП).
Чтобы легко и быстро оформлять путевые листы и при необходимости они всегда были под рукой, переходите на электронный формат документа. Но не откладывайте эту задачу на последний момент. Правительство активно принимает меры для цифровизации документооборота в различных сферах бизнеса и перевозочные документы — не исключение. Вероятно, уже в ближайшее время электронные путевые листы станут обязательны для компании. Поэтому не ждите всеобщего ажиотажа и переходите в электронный формат в спокойном режиме уже сегодня.
Оформляйте ЭПЛ и ведите их учет в онлайн-сервисе «Такском-Транспорт». С подключением сервиса вы получаете:
электронный путевой лист в смартфоне водителя;
экономию времени и денег;
легкое добавление водителей и автомобилей;
телемедицину;
быструю регистрацию.
Сроки подачи уведомлений по ЕНП в 2024 году
Забирайте бесплатную памятку для бухгалтера, чтобы сдавать все уведомления вовремя
Заполните форму — памятка придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KFSpt
Начать дискуссию