Как подготовить персонал к внедрению ЭДО

Внедрение электронного документооборота — это стресс для любой компании. К такому глобальному шагу нужно готовить не только бизнес-процессы, но и сам персонал, так как именно из-за людей часто возникают трудности при переходе с бумажного на электронный документооборот.

Как облегчить внедрение ЭДО для сотрудников? Об этом мы расскажем в данной статье. Читайте далее и вы узнаете, о причинах и возможных вариантах сопротивления изменениям, как преодолеть барьер непонимания и как добиться успешного усвоения ЭДО всеми сотрудниками.

Почему они сопротивляются?

Переход на ЭДО — не прихоть руководителя, а способ оптимизации бизнес-процессов компании и облегчения работы коллектива в целом. Однако не все сотрудники с воодушевлением принимают нововведения. Большинство боятся перемен или не считают их важными, чтобы вкладывать в освоение силы и время.

Для работы с возражениями и перевода сотрудников на «светлую» сторону, необходимо разобраться в причинах сопротивления.

Какие причины бывают:

• Слабый уровень готовности к переменам — у каждого человека свой предел терпимости к нововведениям и у кого-то он довольно низкий. Личная неприязнь мешает сотруднику принять новшества и отказаться от привычного уклада рабочей деятельности.
• Узкособственнические интересы — поведением сотрудников может управлять предубеждение, что с внедрением ЭДО они потеряют что-то ценное. Например, свободу действий или премию.
• Неправильная оценка ситуации — неосведомленность и плохая вовлеченность сотрудников искажает оценку пользы и эффективности программы. Это порождает сопротивление ЭДО как к чужеродной системе.
• Влияние коллег — в организации формальное и неформальное общение сильно влияет на работника. Сопротивление новому может быть «за компанию».
• Негативный опыт — если сотрудник пострадал от неудачно спланированных изменений ранее, то к внедрению ЭДО, скорее всего, он относится с недоверием и будет активно проявлять сопротивление.
• Усталость от изменений — развитие индустрии запускает цепочку перемен. По этой причине в организации может возникнуть скрытое сопротивление — сотрудники открыто не высказывают негативного отношения к внедрению ЭДО, но и не прилагают усилий для успешной работы системы.

Как распознать сопротивление?

Люди ставят барьеры на пути освоения и внедрения ЭДО разными способами. Сопротивление чаще проявляется в компаниях, где жестко регламентирован рабочий процесс. Персонал в таких организациях тяготеет к традиционной корпоративной коммуникации. Из-за чего проявляются разные формы противодействия: от игнорирования ЭДО до активной демонстрации недостатков системы и пропаганды ненужности изменений.

К формам сопротивления ЭДО психологи относят отчетное и параллельное внедрение:

• Отчетное внедрение

Когда информация в отчетах, составленных сотрудниками, не соответствует действительному уровню освоения системой. Искажаться могут как количественные показатели вовлеченности ЭДО (документопоток, число пользователей), так и качественные параметры ее использования (функции и бизнес-процессы).

• Параллельное внедрение

Когда ЭДО используют одновременно с традиционными принципами работы. Системой заложено, что такой документооборот должен постепенно полностью вытеснить бумажный. На практике получается не у всех.

Во время тестовой эксплуатации ЭДО у сотрудников возникает страх потерять ценную информацию. Например, из-за опасения сбоев в системе. Затем к этому добавляется лень изучать что-то новое, и работники уже считают, что «по старинке быстрее и удобнее». Люди не спешат овладевать новыми навыками для использования системы. Двойная работа рано или поздно порождает обратный эффект — процессы замедляются, и персонал начинает настаивать на отмене нововведения.

Для выявления барьеров на пути внедрения ЭДО руководителю нужно заранее оценить ситуацию и спрогнозировать возможные причины сопротивления. Определение отклонений и понимание их причин позволит правильно подготовить сотрудников к изменениям.

Разрушаем барьеры

Если вы хотите внедрить ЭДО и перевести на него всех сотрудников, то без работы с возражениями персонала не обойтись. Пустив все на самотек, можно добиться полного отторжения нововведений и разрушения системы документооборота в вашей компании.

Для работы с сопротивлением подойдут следующие методы:

• Открытое обсуждение

Задача: доказать и наглядно показать преимущества перехода на ЭДО.

Проблема: сотрудники не понимают, почему они должны менять привычный рабочий процесс. Люди не видят смысла вкладывать силы в освоение продукта, потому что считают его ненужным и сложным.

Решение: общайтесь с сотрудниками о необходимости и важности внесения изменений в их рабочий процесс. Просвещайте людей о возможностях ЭДО, о том как он упростит выполнение ежедневных задач. Это можно сделать с помощью:

• бесед;
• презентаций;
• ознакомительных брошюр.

Чем поможет: наличие полной и достоверной информации исключит распространение слухов в офисе, неадекватную оценку системы и другие формы сопротивления изменениям.

• Вовлечение в процесс

Задача: привлечь сотрудников к процессу внедрения ЭДО.

Проблема: сотрудникам не интересно осваивать проект. Им кажется, что это долго и нудно. Отсутствует мотивация. Они считают, что документооборот внедрят без них, хотят они того или нет.

Решение: активно привлекайте сотрудников к внедрению документооборота. Участвуя в процессе, они смогут высказать свое мнение и предложить решение для возникающих проблем. Это позволит конструктивно решить конфликты.

Чем поможет: метод позволяет сделать ЭДО творением персонала. Принимая активное участие во внедрении ЭДО, сотрудники чувствуют ответственность за успешное вживление системы в корпоративный процесс, и прикладывают максимум усилий. В результате получается адаптированный под нужды компании программный продукт, эффективный документооборот и делопроизводство.

• Обучение

Задача: научить пользоваться ЭДО и дать необходимые знания для работы в системе.

Проблема: неосведомленность и плохая профподготовка пугает сотрудников. Это затормаживает полномасштабное использование системы в компании.

Решение: обучайте персонал всем особенностям и нюансам работы с ЭДО. Если руководитель сам еще плохо разбирается в системе, то можно попросить помочь освоить продукт техподдержку или специалистов по внедрению электронного документооборота.

Будет полезно:

• проводить тренинги и обучающие курсы
• наладить систему наставничества

Чем поможет: грамотно выстроенная система обучения поможет специалистам подготовиться к нововведениям, развеет страхи и позволит персоналу активно участвовать в трудовом процессе.

Ключ к успешному освоению ЭДО

Уменьшить стресс и сделать внедрение ЭДО максимально безболезненным можно с помощью обсуждения проблем с сотрудниками, их обучения и вовлечения в процесс. Важно понимать причины негодования персонала, и работать над ними.

Идеальный вариант — предугадать реакцию работников на новость о переходе на электронный документооборот и начать подготовку сотрудников еще до возникновения сопротивления.

Подключите систему электронного документооборота «Транскрипт» со скидкой 19%. Оставляйте контакты и наши специалисты расскажут, как это сделать: