Конспект вебинара: как компаниям работать с самозанятыми без проблем с налоговой

В Тинькофф Бизнесе мы провели вебинар «Как работать с самозанятыми», а теперь публикуем краткий конспект.

Конспект и вебинар будут полезны для компаний, которые только начинают работать с самозанятыми. Мы намеренно упрощали термины: опытным бухгалтерам тут точно известно всё и даже больше.

Кто такие самозанятые

Самозанятые — исполнители, которые зарегистрировались в налоговой в качестве плательщиков налога на профессиональный доход. Они сами производят товары или оказывают услуги без посредников и сотрудников. Например, пекут торты или шьют свадебные платья. 

Перепродавать товары или быть посредниками самозанятые не могут. Еще они не могут продавать акцизные товары, заниматься добычей и продажей полезных ископаемых, а также курьерской доставкой с приемом оплаты от покупателей. Самозанятый курьер может принимать оплату, если одновременно соблюдаются два условия:

1. Продавец выдал ему онлайн-кассу. В чеках отображаются данные именно продавца, а не курьера.
2. Продавец заключил с курьером агентский договор.

У самозанятых есть верхний лимит по доходам — 2,4 млн рублей в год.

Чаще всего компаниям удобнее работать с самозанятыми, чем с обычными физлицами. Компания не платит за них НДФЛ и страховые взносы, а бухгалтерам не нужно сдавать отчетность как за сотрудников. 

Самозанятыми могут стать граждане России, Белоруссии, Казахстана, Армении или Киргизии.

Вся основная информация о самозанятых — в 422-ФЗ или на сайте ФНС

Порядок работы с самозанятыми

Работать с самозанятыми компаниям проще, чем с физлицами, но все равно есть порядок, который нужно соблюдать. С каждым самозанятым нужно построить такой процесс: 

• проверить статус самозанятого;
• заключить договор;
• провести выплату;
• получить и проверить чек.

Далее — про каждый этап. 

Проверить статус

Перед началом работы нужно проверить, что у исполнителя действительно есть статус самозанятого. Если компания отправит деньги, а исполнитель окажется не самозанятым, то налоговая может доначислить НДФЛ и страховые взносы. Есть два способа проверки: попросить справку или посмотреть на сайте налоговой. 

Попросить справку. Самозанятый формирует ее в приложении «Мой налог». Она уже подписана электронной подписью налоговой — этого достаточно. Требовать бумажную копию с синей печатью не нужно.

Справка, которая подтверждает, что человек стал самозанятым. Обратите внимание на дату формирования: она должна быть сегодняшней

Проверить статус онлайн. Попросите исполнителя прислать его ИНН и проверьте статус на сайте налоговой. Информацию можно проверить на любую дату. Это полезно, если вы уже начали работать с самозанятым и только сейчас узнали про проверку статуса.

Проверять статус нужно перед заключением договора и каждой оплатой. 

Заключить договор 

Подходит гражданско-правовой договор или оферта. Рекомендуем внести в стандартный договор несколько изменений: 

1. Ссылку на статус самозанятого. Из формулировки должно быть понятно, кто платит НДФЛ. В нашем случае это сам самозанятый.
2. Ответственность за непредоставление чека. По закону самозанятый обязан предоставлять чеки. Но, если он этого не сделает, его никак не накажут. Поэтому санкции — например, штраф — нужно прописать в договоре.

3. Обязанность сообщить об утрате статуса, если самозанятый снимется с учета или потеряет статус по другим причинам.

Мы подготовили шаблон договора — вы можете его скачать и заполнить своими данными. 

Пункты, которые нужно внести в договор с самозанятым: ссылка на статус, ответственность за непредоставление чека, обязанность сообщать об утрате статуса

Заплатить самозанятому 

Можно платить наличными или на карту — зависит от договора. В любом случае самозанятый обязан предоставить чек. 

Иногда банк может посчитать платежи самозанятым подозрительными, потому что компания отправляет деньги физическим лицам, а НДФЛ не платит. Если возникнут вопросы, просто покажите договор с самозанятым.

Получить чеки 

Самозанятый формирует чек в приложении и присылает заказчику в мессенджер или на почту. В чеке будут указаны: описание работ, сумма, ИНН компании. Нужно убедиться, что вся информация корректная. Если самозанятый ошибся, он должен аннулировать чек и сформировать новый.

Подлинность чека проверяют с помощью QR-кода: ссылка должна вести на оригинал чека на сайте налоговой.

Чеки хранятся в электронном или бумажном виде. Срок хранения как у первичных документов: четыре года для ИП и пять — для компаний. Если чека нет, компании грозят штрафы и доначисления.

Риски при работе с самозанятыми

Как и при работе с физлицами, есть риск, что налоговая переквалифицирует гражданско-правовой договор в трудовой и тогда компании грозят штрафы и доначисления. Вот как этого избежать.

Работа самозанятого не должна походить на трудовую деятельность. У самозанятых нет постоянных обязанностей: они просто выполняют задание. 

Самозанятые не подчиняются внутреннему трудовому распорядку компании, не работают в офисе по восемь часов в день, не пишут заявления на отпуск и другие внутренние документы. Специально прописывать это в договоре не нужно: гражданско-правовой договор и так подразумевает оплату за результат и отсутствие графика.

❌ Признаки трудовых отношений:

— В договоре нет конкретного задания, а описаны обязанности

— Сотрудник работает лично, регулярно и постоянно. Соблюдает режим и график работы

— Подчиняется руководству компании и выполняет его поручения

— Получает зарплату не за результат или услугу, а за процесс работы

✅ Признаки гражданско-правового договора:

— В договоре описано конкретное задание и результат: покрасить забор, сделать сайт, провести фотосъемку

— Исполнитель сам выбирает режим и график

— Самостоятельно принимает решения и несет риски

— Получает деньги за решение задачи по акту выполненных работ

Нельзя сотрудничать с бывшим штатным сотрудником как с самозанятым. Даже если характер его работы изменился, это можно сделать не раньше чем через два года после увольнения. Например, у вас в штате работал менеджер по продажам. Потом он окончил курсы дизайнеров и уволился, чтобы работать на себя. Даже если вам нужны услуги дизайнера, вы можете с ним работать только как с обычным физлицом. 

Когда исполнитель формирует чек, он указывает там ИНН компании. Этот чек автоматически уходит в налоговую. ФНС видит, что эта фирма месяц назад была работодателем самозанятого — доначисления гарантированы. Компании придется заплатить взносы, НДФЛ плюс пени и штраф.

Как упростить работу с самозанятыми

Сервис «Выплаты самозанятым» от Тинькофф Бизнеса помогает компаниям работать с большим количеством самозанятых:

Проверяет статусы. Сервис автоматически проверяет статус самозанятого перед отправкой каждого платежа.

Автоматически формирует чеки. Не нужно напоминать самозанятому, чтобы он прислал чек, а потом проверять в нем информацию. Просто скачайте чеки в личном кабинете.

Отправляет выплаты. Все переводы самозанятым бесплатны. Выплаты проводятся круглосуточно, даже в выходные и праздники. 

Больше о работе с самозанятыми и ответы на вопросы участников — в записи вебинара. Оставьте почту по ссылке под видео — и мы пришлем вам подробный гайд о работе с самозанятыми и шаблон договора.