События 2020 года привели к массовому переводу персонала на удаленную работу. Сотрудники оценили удобство такого формата, а компании вынуждены были искать решения, чтобы обеспечить соблюдение норм Трудового кодекса.
Одним из таких решений стал сервис КЭДО от Тинькофф Бизнеса.
Сложности бумажного документооборота на расстоянии
Обмен документами при помощи курьеров или почтой – процесс долгий и затратный. Нужно обращаться в курьерскую службу или идти в почтовое отделение, а затем отслеживать номер отправления и контролировать доставку до получателя. Работа курьеров и почтовой службы не безупречна – документы могут потеряться.
Отправка и получение подписанных документов могут занять около двух недель. При необходимости подписать документ у руководителя и других коллег, которые находятся в разных городах, времени потребуется больше.
Обмен отсканированными документами с удаленными сотрудниками не сможет заменить бумажный документооборот. Документы в таком формате не имеют юридической силы.
Кроме того, процесс согласования отсканированных документов очень неудобный: все правки придется вносить в оригинал, снова сканировать и отправлять.
Сервис КЭДО упростит процесс обмена и существенно сэкономит время: все документы подписываются онлайн в мобильном приложении одним кликом. А кадровые сотрудники легко вносят правки через сервис и настраивают список получателей.
Какие задачи бизнеса решает кадровый электронный документооборот
Обеспечивает быстрое подписание документов в режиме онлайн
Например, необходимо отдать сотруднику на подпись дополнительное соглашение к трудовому договору.
Для этого отдел кадров выпустит приказ, который сначала подпишет генеральный директор и руководитель сотрудника. Затем отдел кадров составит приложение к договору, которое должен подписать сотрудник.
В сервисе КЭДО приказ формируется за пару минут и автоматически направляется руководителю на утверждение, а потом сразу сотруднику на подпись.
Сотрудник отдела кадров может отследить, на каком этапе подписания находится документ.
Минимизирует расходы на отправку документов
Например, стоимость посылки из Москвы в Армению составляет 800 ₽. Стоимость отправки документов 10 сотрудникам в разные города превысит 8 000 ₽ только на один комплект документов. Предположим, за год компания отправляет 6 таких комплектов. Тогда компания потратит 48 000 ₽ только на отправку и получение документов.
Сервис КЭДО от Тинькофф Бизнеса обойдется дешевле: лицензия стоит от 700 ₽ в год за пользователя, если сервисом пользуются более 10 сотрудников.
Увеличивает скорость документооборота
Например, сотрудникам понадобилось подписать документ о новых правилах доступа к данным в корпоративной информационной системе. Сначала специалист отдела кадров отдает документ на подпись руководителю, а потом подписывают сотрудники. В процессе необходимо всех обзвонить и проконтролировать, чтобы никто не забыл подписать документ. На это уходит время.
А в сервисе КЭДО нужно только выбрать документ и отправить его сразу всем сотрудникам и руководителю. КЭДО может сэкономить более 300 часов работы бухгалтера в компании численностью 100 человек.
Формирует юридически значимый документооборот
Цифровые документы в сервисе КЭДО полностью легитимны, как и в бумажном виде, а электронная подпись приравнивается к обычной:
Кому подойдет КЭДО
Это оптимальное решение для компаний, у которых сотрудники работают на удаленке по трудовому договору – в России и за ее пределами. Подойдет и для гибридного формата работы, когда сотрудники появляются в офисе пару раз в неделю или месяц.
Если вы сотрудничаете по договору ГПХ или с самозанятым и ИП, вам подойдет другой продукт – Jump.Finance ЭДО. Сервис развивает дочерняя компания Тинькофф. В нем можно подписывать документы с помощью НЭП.
Реклама: АО «ТИНЬКОФФ БАНК», ИНН: 7710140679
Комментарии