Документооборот с сотрудниками на удаленке: как организовать

С помощью КЭДО можно подписывать документы онлайн и не распечатывать их на бумаге. Расскажем, как работает и какие задачи бизнеса решает кадровый электронный документооборот.
1,5 тыс. 281
Документооборот с сотрудниками на удаленке: как организовать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

События 2020 года привели к массовому переводу персонала на удаленную работу. Сотрудники оценили удобство такого формата, а компании вынуждены были искать решения, чтобы обеспечить соблюдение норм Трудового кодекса.

Одним из таких решений стал сервис КЭДО от Тинькофф Бизнеса.

Сложности бумажного документооборота на расстоянии

Обмен документами при помощи курьеров или почтой – процесс долгий и затратный. Нужно обращаться в курьерскую службу или идти в почтовое отделение, а затем отслеживать номер отправления и контролировать доставку до получателя. Работа курьеров и почтовой службы не безупречна – документы могут потеряться.

Отправка и получение подписанных документов могут занять около двух недель. При необходимости подписать документ у руководителя и других коллег, которые находятся в разных городах, времени потребуется больше.

Обмен отсканированными документами с удаленными сотрудниками не сможет заменить бумажный документооборот. Документы в таком формате не имеют юридической силы.

Кроме того, процесс согласования отсканированных документов очень неудобный: все правки придется вносить в оригинал, снова сканировать и отправлять.

Сервис КЭДО упростит процесс обмена и существенно сэкономит время: все документы подписываются онлайн в мобильном приложении одним кликом. А кадровые сотрудники легко вносят правки через сервис и настраивают список получателей.

Какие задачи бизнеса решает кадровый электронный документооборот

Обеспечивает быстрое подписание документов в режиме онлайн

Например, необходимо отдать сотруднику на подпись дополнительное соглашение к трудовому договору.

Для этого отдел кадров выпустит приказ, который сначала подпишет генеральный директор и руководитель сотрудника. Затем отдел кадров составит приложение к договору, которое должен подписать сотрудник.

В сервисе КЭДО приказ формируется за пару минут и автоматически направляется руководителю на утверждение, а потом сразу сотруднику на подпись.

Сотрудник отдела кадров может отследить, на каком этапе подписания находится документ.

Минимизирует расходы на отправку документов

Например, стоимость посылки из Москвы в Армению составляет 800 ₽. Стоимость отправки документов 10 сотрудникам в разные города превысит 8 000 ₽ только на один комплект документов. Предположим, за год компания отправляет 6 таких комплектов. Тогда компания потратит 48 000 ₽ только на отправку и получение документов.

Сервис КЭДО от Тинькофф Бизнеса обойдется дешевле: лицензия стоит от 700 ₽ в год за пользователя, если сервисом пользуются более 10 сотрудников.

Увеличивает скорость документооборота

Например, сотрудникам понадобилось подписать документ о новых правилах доступа к данным в корпоративной информационной системе. Сначала специалист отдела кадров отдает документ на подпись руководителю, а потом подписывают сотрудники. В процессе необходимо всех обзвонить и проконтролировать, чтобы никто не забыл подписать документ. На это уходит время.

А в сервисе КЭДО нужно только выбрать документ и отправить его сразу всем сотрудникам и руководителю. КЭДО может сэкономить более 300 часов работы бухгалтера в компании численностью 100 человек.

Формирует юридически значимый документооборот

Цифровые документы в сервисе КЭДО полностью легитимны, как и в бумажном виде, а электронная подпись приравнивается к обычной:

Кому подойдет КЭДО

Это оптимальное решение для компаний, у которых сотрудники работают на удаленке по трудовому договору – в России и за ее пределами. Подойдет и для гибридного формата работы, когда сотрудники появляются в офисе пару раз в неделю или месяц.

Если вы сотрудничаете по договору ГПХ или с самозанятым и ИП, вам подойдет другой продукт – Jump.Finance ЭДО. Сервис развивает дочерняя компания Тинькофф. В нем можно подписывать документы с помощью НЭП.

Реклама: АО «ТИНЬКОФФ БАНК», ИНН: 7710140679

Начать дискуссию

Банк ВТБ начал тестировать свою метавселенную

Разработка напоминает игру Roblox, в которой у пользователей есть свои цифровые личности.

131

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бухгалтеры

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
375
Маркетплейсы

Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят оплату через свои структуры

Ozon и Wildberries дают клиентам скидки, если они проводят оплату заказов через свои финансовые инструменты. Банки расценивают это как нарушение конкуренции и просят ЦБ внимательно следить за действия маркетплейсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Акцизы

Акцизы на игристые вина повысят, но налог будет меньше запланированного

Совет Федерации решил снизить новые ставки акциза на игристые вина отечественного производства.

120
Экономика России

Прогноз Центробанка: доля безналичных платежей вырастет до 90%

По итогам 2023 года безналичные платежи составили 83% от всех расчетов. За несколько лет этот показатель будет 90%.

Банки

Экс-менеджеры банка «Открытие» заплатят 107 млрд рублей

Ответчики оплатят убытки при первой санации банка «Траст», которую проводило «Открытие».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экономика России

Инвестиции в экономику РФ выросли: на сколько и что повлияло

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Инспектор ФНС попала под суд за незаконный возврат налогов

Сотрудник налоговой незаконно вносила в базу ложные сведения о возврате невостребованных фиксированных платежей для иностранных граждан. Ущерб составил более 37 млн рублей.

Бесплатно с Счета-фактуры

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения

ФНС приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ закрепила новые форматы счета-фактуры и УПД. При этом до 1 апреля 2025 действует переходный период: организации могут применять старые формы документов. После этой даты будет обязательно использовать УПД и счет-фактуры из приложения к приказу № 970.

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения
Экономика России

ЦБ: мониторинг деловой активности остается вблизи максимумов

Несмотря на то, что предприятия зафиксировали снижение спроса, оценки бизнес-климата в стране достигают максимальных значений за 12 лет.

Земельный налог

Земельный налог за сельхозземли не всегда 0,3%

Ставка земельного налога 0,3% – это своего рода льгота. И чтобы она была, надо соблюдать условия.

Налоговая утвердила формат электронных банковских гарантий

Банкам разрешат давать бизнесу электронные гарантии и отправлять их в ФНС в электронной форме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Больничные

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс

Как осуществляется обмен сведениями с СФР для больничных листов в 2024 году, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс
Кадры

Стали известны первые контуры обновленного нацпроекта «Кадры»

Национальный проект «Кадры» стартует в России с 1 января 2025 года.

Экспорт

Экспортерам упростят процедуру подтверждения нулевой ставки НДС

Начиная со второго квартала 2025 года предпринимателям будет не нужно ставить отметки таможенных органов при дополнении реестра сведений по перевозочным документам.

Отчетность по МСФО

Вышел новый стандарт МСФО 18 «Представление и раскрытия в финансовых отчетах»

Новый стандарт МСФО (IFRS) 18 заменил собой принятый в 1997 году IAS 1 «Представление финансовой отчетности».

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Red Wings меняют название, Wildberries теперь продает машины, а за неправильное обращение с навозом будут наказывать

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

122
Саморазвитие

Когда хобби становится работой: разговор об эмоциональном выгорании. Возможно ли получать удовольствие от обязанностей

Когда впервые ловишь себя на мысли, что любимое занятие уже приносит не только радость, но и стресс… скажем так, возникают смешанные чувства. Что-то вроде удивления, переходящего в легкое раздражение и имеющее примесь отрицания. «Как так? Ведь это ровно то, чем я всегда хотел заниматься, моя страсть, мой личный остров счастья в океане реальности, да еще и деньги платят!» — возмущается внутреннее «я». И тут же на сцену выходят дедлайны, ответственность, перегрузки, чужое мнение и неизбежные ожидания. Островку некомфортно, волны съедают прибрежную полосу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Росстат: сколько времени уходит на поиск работы у выпускника

Ведомство поделилось данными о трудоустройстве выпускников: способах и сколько в среднем на это уходит времени.

74

Интересные материалы

Ипотека

Минфин может повысить ставки на ипотеку: какую именно

Власти считают, что все задачи льготной программы уже выполнены, поэтому можно пересмотреть льготную ставку для тех, кто покупает жилье в ипотеку на Дальнем Востоке.