Что такое счет-фактура и зачем он нужен

Счёт-фактура — один из базовых документов в работе с НДС, который напрямую влияет на расчёт налога, на отношения с контрагентами и ФНС. В этой статье Точка Банк простыми словами расскажет, что такое счёт-фактура, зачем он нужен и как предпринимателям работать с учётом изменений ставки НДС.

Коротко

Счёт-фактура — это документ, через который в сделке отражают НДС. Его выставляет продавец, когда отгружает товар, выполняет работы или оказывает услуги. Для покупателя счёт-фактура важен потому, что именно на его основании покупатель может заявить вычет по НДС.

На практике это один из ключевых документов для налогового учёта. Если счёт-фактура оформлен с ошибками или его нет, у покупателя возникают проблемы с вычетом, а у продавца лишние вопросы по расчётам с налоговой.

Что такое счёт-фактура

Счёт-фактура (СЧФ) — это налоговый документ, который подтверждает сумму НДС по конкретной сделке. Его выставляет продавец, а покупатель использует этот документ, чтобы заявить вычет, если для этого есть основания.

Счёт-фактура связывает налог у двух сторон сделки — у продавца НДС начисляется, у покупателя НДС принимается к вычету. Именно поэтому этот документ занимает центральное место в системе расчётов по НДС. 

Документ обязателен во всех операциях, где возникает НДС. Налоговая использует СЧФ как элемент цепочки, по которой отслеживается движение НДС между компаниями и ИП.

Смысл СЧФ не сводится к формальному выполнению требований налоговой. Этот документ нужен для корректного налогового учёта. Если покупатель хочет принять входной НДС к вычету, без правильно оформленного счёта-фактуры это становится проблемой. Поэтому продавцы, работающие с НДС, должны корректно отразить налог в документах.

Виды счетов-фактур

Самый распространённый вариант — отгрузочный счёт-фактура. Его выставляют после того, как товар передан покупателю, а работа или услуга фактически выполнены. 

Отдельно выделяют авансовый счёт-фактуру. Он нужен в тех случаях, когда деньги поступают раньше, чем происходит отгрузка или оказание услуги. Если клиент сначала перечислил предоплату, продавец должен оформить счёт-фактуру именно на аванс.

Ещё один вид — корректировочный счёт-фактура. Его составляют не в момент самой сделки, а позже, если изменились её условия. Например, это бывает, когда после выставления основного документа стороны пересмотрели цену, объём поставки или количество товара.

Когда выставляется счёт-фактура

Счёт-фактура нужен не в любой сделке, а в операциях, связанных с НДС. Чаще всего документ выставляют при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав. 

Получение аванса — отдельная ситуация. Если продавец получил оплату в счёт будущей поставки, это тоже влияет на НДС и требует оформления соответствующего документа.

Чем счёт-фактура отличается от счёта

Счёт и счёт-фактура — это разные документы с разным назначением.

• Счёт нужен для оплаты, в нём продавец показывает, сколько нужно заплатить, за какие товары, работы или услуги и по каким реквизитам перечислять деньги.

• Счёт-фактура нужен не для оплаты, а для налогового учёта НДС.

Выставленного счёта для сделки с НДС недостаточно, даже если в счёте отражён налог. Нужен именно СЧФ, оформленный по действующим правилам.

Оба документа можно сделать онлайн с помощью ЭДО от Точка Банка. 

Изменения по счёту-фактуре с 1 апреля 2026 года

С 1 апреля 2026 года применяется обновлённая форма счёта-фактуры. Это следует из изменений, внесённых постановлением Правительства РФ от 23 января 2026 года №26 в правила ведения документов, используемых при расчётах по НДС. 

В период с 1 января по 31 марта 2026 года бизнес мог использовать как старую форму счёта-фактуры, так и обновлённую (рекомендованную) с учётом изменений в ставке налога на добавленную стоимость. С 1 апреля 2026 года можно использовать только обновлённую форму. 

Одно из ключевых изменений — новая строка 5б. Её заполняют при реализации в счёт ранее полученных авансов. Кроме того, изменения затронули книги покупок и продаж — в них учтена новая ставка НДС 22%, а также добавлены реквизиты, которые помогают связать авансовые и отгрузочные документы.

Скачать бланк счёта-фактуры

Для обычных операций и авансов используется один утверждённый бланк, который применяется во всех ситуациях. Отличается только сценарий использования и заполнение полей.

Для изменений условий сделки используется отдельный корректировочный счёт-фактура.

Как заполнить счёт-фактуру

Счёт-фактура — это документ, который одинаково важен для обеих сторон сделки. Ошибка одной стороны часто автоматически становится проблемой другой. Именно поэтому важно знать, как заполнить счёт-фактуру. Следующая пошаговая инструкция поможет вам разобраться во всех деталях.

Шаг 1. Номер и дата документа.

В верхней части документа необходимо вписать:

• Номер счёта-фактуры.

• Дату составления.

Например, №1025 от 15.04.2026. Каждому документу необходимо присваивать уникальный номер. Строгих ограничений по формату нумерации нет, например можно использовать как цифры, так и буквенные префиксы. Выбранный формат нумерации необходимо зафиксировать в учётной политике.

На первой странице есть нумерация пунктов от 1 до 8 — отдельно поля справа от номеров не нужно заполнять, они помогают налоговой проверять форму. Это значит, что заполняются только поля слева.

Шаг 2. Данные продавца.

Далее необходимо заполнить следующие строки:

• Продавец — полное наименование организации.

• Адрес — юридический адрес или как в ЕГРЮЛ.

• ИНН, КПП продавца.

Все данные указываются полностью, без сокращений. Например, если в учредительных документах компания указана как ООО СтройИмпортЭксперт, но на практике иногда используется сокращение СИЭ, в счёте-фактуре всегда должно быть полное название.

Шаг 3. Грузоотправитель.

Если грузоотправитель совпадает с продавцом, можно продублировать информацию. Если не совпадает — указать данные фактической организации.

Шаг 4. Грузополучатель.

Далее необходимо указать наименование и адрес организации, которая фактически получает товар. Часто это поле совпадает с покупателем, но не всегда.

Шаг 5. Платёжный документ.

Строка «К платёжно-расчётному документу №» заполняется, если была оплата или аванс. Например, указываются номер платёжного документа и дата: ПП №458 от 14.04.2026. Если оплаты ещё не было, это поле можно оставить пустым.

Шаг 6. Документ об отгрузке.

Здесь нужно указать сведения о документе об отгрузке: тип документа и дату. Например, товарная накладная №78 от 15.04.2026.

Далее необходимо заполнить информацию о документе об отгрузке. Для этого указываются тип документа, например накладная или акт, а также дата. Например, товарная накладная №78 от 15.04.2026.

Шаг 7. Авансовая часть.

Авансовая часть заполняется только в том случае, если документ является авансовым счётом-фактурой, в противном случае поле остаётся пустым.

Шаг 8. Исправление.

Строка «Исправление №» заполняется, только если документ исправляется. В обычной ситуации поле остаётся пустым.

Шаг 9. Покупатель.

Данные о покупателе заполняются строго по реквизитам контрагента без сокращений. Указываются наименование, адрес и ИНН, КПП организации. 

Шаг 10. Валюта.

Поле заполняется в формате названия и кода. Например, российский рубль, 643. Код валюты указывают по классификатору валют.

Шаг 11. Идентификатор государственного контракта.

Строка «Идентификатор государственного контракта» заполняется, только если есть госконтракт. В большинстве случаев поле остаётся пустым.

Шаг 12. Табличная часть (вторая страница).

На второй странице счёта-фактуры заполняется информация по каждой позиции:

• В колонке «Наименование» указывается полное описание товара или услуги. Например, металлические балки строительные.

• В колонке «Единица измерения» указываются единицы, например шт., кг, м, или услуга.

• В колонке «Количество» указывается сколько товара реализовано или какой объем услуг оказан. Например, 25 или 100.

• В колонке «Цена» указывается цена за единицу без НДС. 

• В колонке «Стоимость» указывается общая стоимость, полученная умножением количества товара на цену.

• В колонке «Ставка НДС» указывается ставка, например 22%.

• В колонке «Сумма НДС» указывается размер НДС в рублях. 

• В колонке «Стоимость с НДС» указывается итоговая стоимость с НДС, полученная сложением стоимости и суммы НДС. 

Внизу таблицы указываются общая сумма товаров, общая сумма НДС и итого с НДС. Все цифры должны сходиться с таблицей выше до копейки.

Электронный счёт-фактура и ЭДО в 2026 году

Закон по-прежнему допускает оба варианта — счёт-фактуру можно оформить на бумаге или в электронном виде. Но требования к точности данных, новые реквизиты и логика связки документов делают электронный формат более удобным в реальной работе.

Что такое электронный счёт-фактура

Электронный счёт-фактура — это тот же самый документ по содержанию, что и бумажный, но оформленный в цифровом виде через систему электронного документооборота (ЭДО).

Электронный документ приравнивается к бумажному, если он подписан корректной электронной подписью и оформлен по установленным правилам.

С 1 апреля 2026 года действует обновлённая форма счёта-фактуры, это касается и электронной формы. В ней появились дополнительные реквизиты, в том числе для связки авансовых и отгрузочных документов. Документ стал сложнее в ручном заполнении, потому что увеличилось количество полей, которые важно не пропустить. Поэтому электронный формат СЧФ в 2026 году — предпочтительный вариант. 

Данные счёта-фактуры в ЭДО от Точка Банка заполняются в простом визуальном интерфейсе.

Ошибки при составлении и использовании счетов-фактур

Формально документ может выглядеть нормально, но одна неточность в реквизитах или логике сделки может привести к проблемам с вычетом у покупателя или вопросам ФНС для продавца. 

Использование устаревшей формы счёта-фактуры

С 1 апреля 2026 года действует обновлённая форма. Если компания продолжает выставлять документы по старому шаблону — это нарушение.

Например, если бухгалтер использует привычный файл из 2025 года, поменяв дату, впоследствии при проверке потребуется переделывать документ и объяснять возможные расхождения.

Неправильная ставка НДС

После перехода на новую ставку (22%) часть компаний по инерции продолжает использовать ставку 20% для расчёта. Это случается иногда даже по прошествии многих месяцев после изменения ставки. 

Ошибка часто возникает не умышленно, а из-за сохранённых формул расчёта и старых бланков. Поэтому важно использовать актуальные бланки и перепроверять ставку при расчёте. 

Ошибки в реквизитах сторон

Опечатка в ИНН, названии компании или адресе критична для налогового учёта, потому что документ может быть признан оформленным с нарушениями.

Например, если в ИНН покупателя перепутана одна цифра, в системе ФНС такой контрагент просто не находится и документ выпадает из цепочки. В результате у покупателя возникают проблемы с вычетом.

Отсутствие связи между авансом и отгрузкой

Если был аванс, должен быть авансовый счёт-фактура и затем отгрузочный счёт-фактура, при этом между ними должна быть логическая связка. В новой форме для этого предусмотрены отдельные реквизиты, но если их не заполнять, цепочка не сходится.

Например, если компания получила предоплату, но не оформила авансовый счёт-фактуру, то в учёте возникает проблема — деньги были, НДС должен был появиться раньше, но документа нет.

Неправильные даты

Дата всегда должна соответствовать событию — это касается как получения аванса, так и отгрузки. Ошибка здесь приводит к тому, что НДС попадает не в тот налоговый период.

Например, товар отгружен 31 марта, а счёт-фактура выставлен 2 апреля. В результате налог отражён в другом периоде.

Отсутствие корректировочного счёта-фактуры

Когда условия сделки меняются, это всегда нужно отражать документально. Например, если стороны договорились о скидке после отгрузки и выставления счёта-фактуры, то нельзя просто изменить сумму в учёте, не оформив корректировочный счёт-фактуру. 

Без корректировочного СЧФ данные у продавца и покупателя расходятся, и корректный учёт НДС невозможен.

Дублирование или путаница в нумерации

Из-за ручного ведения документов иногда два счёта-фактуры получают одинаковый номер. Формально это уже нарушение порядка учёта — номера СЧФ должны быть уникальными в рамках учёта. 

Ошибки из-за ручного заполнения

Чем больше данных вводится вручную, тем выше риск неточностей, например часто встречаются неверные суммы, пропущенные поля и перепутанные реквизиты.

Избежать большинства проблем поможет электронный документооборот. ЭДО снижает риск ошибиться, потому что часть данных подтягивается автоматически.

Частые вопросы

Какая ставка НДС указывается в счёте-фактуре в 2026 году?

С 1 января 2026 года базовая ставка НДС увеличена с 20 до 22%. При этом  сохраняются льготные ставки 0 и 10% для отдельных операций и социально значимых товаров, предусмотренных налоговым законодательством.

СЧФ должен отражать актуальную для позиций в документе ставку налога. В 2026 году не допускается использование старых шаблонов, где указана ставка 20%.

Какие реквизиты должны быть в счёте-фактуре?

Счёт-фактура относится к строго формализованным документам. Ошибки особенно чувствительны, потому что они влияют на возможность налогового вычета и на корректность расчётов по НДС.

Если сделка проходит через аванс, в счёте-фактуре нужно указывать данные ранее выставленного авансового документа. 

Нужно ли выставлять счёт-фактуру по каждой сделке?

Документ нужен в операциях, связанных с НДС. Если сделка не облагается НДС или продавец не выставляет документ в силу применяемого налогового режима и характера операции, СЧФ не требуется.

Можно ли использовать старые формы после 1 апреля 2026 года?

С 1 апреля 2026 года нужно применять только обновлённую форму счёта-фактуры. Никакие предыдущие версии не допускаются.

Нужно ли оформлять счёт-фактуру на аванс?

Если полученная предоплата влияет на расчёты по НДС, авансовый счёт-фактура обязателен. В обновлённом бланке появились реквизиты, которые позволяют связать аванс с последующей отгрузкой.

Можно ли работать только с электронными счетами-фактурами?

Да. При соблюдении требований к электронному документообороту и электронной подписи такие документы имеют юридическую силу.

Чем грозит ошибка в счёте-фактуре?

Последствия зависят от характера ошибки, но на практике это может привести к отказу в вычете, исправлениям документов, дополнительным пояснениям и спорам между сторонами сделки.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGNzsLM