Как заполнить товарную накладную ТОРГ-12 онлайн

Товарная накладная ТОРГ-12 — один из базовых документов в работе с товарами. С 2026 года документ можно использовать электронно только в неформализованном виде, при работе с формализованными электронными документами на смену товарной накладной пришёл универсальный передаточный документ (УПД). 

На этой странице Точка Банк расскажет, как заполнить товарную накладную ТОРГ-12 онлайн, а также подробно объяснит про переход с накладной на УПД. 

Коротко

ТОРГ-12 — это товарная накладная, которая подтверждает передачу товара от продавца к покупателю. В 2026 году её по-прежнему можно использовать на бумаге или электронно в неформализованном виде. Если компания работает через ЭДО, передавать контрагенту нужно уже не ТОРГ-12, а универсальный передаточный документ (УПД).

ТОРГ-12 можно подготовить онлайн в сервисе ЭДО от Точка Банк. Для этого заполняются реквизиты сторон, данные по товару, цена, количество и НДС. Но для официального электронного обмена в 2026 году используется именно УПД, который также доступен в ЭДО от Точка Банк.

Что такое товарная накладная ТОРГ-12

ТОРГ-12 — это первичный документ, который подтверждает передачу товара от продавца к покупателю. Этот документ фиксирует следующие факты:

• Товар отгружен.

• Товар принят.

• Стороны согласны с количеством и стоимостью.

Без накладной продавец ранее не мог корректно списать товар со склада, а покупатель принять его к учёту. Поэтому ТОРГ-12 до появления УПД была не просто формальностью, а частью учёта и инструментом для всех сторон сделки.

С 2026 года логика работы с накладными в электронном документообороте изменилась. Формально товарная накладная ТОРГ-12 не отменена и может использоваться электронно в неформализованном виде. Это значит, что при работе через ЭДО с формализованными электронными документами оформлять ТОРГ-12 уже нельзя, вместо неё используется универсальный передаточный документ.

Что такое универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ, или УПД, — это не просто замена ТОРГ-12, это многофункциональный документ. Он объединяет функции сразу нескольких документов — подтверждает передачу товара и при необходимости включает данные для учёта НДС. 

Благодаря УПД бизнесу не нужно дублировать документы и выстраивать сложную связку между ними. В 2026 году именно УПД является основным форматом для электронного документооборота, а ТОРГ-12 постепенно остаётся только в бумажном документообороте или в отдельных внутренних процессах.

Обязательные данные товарной накладной

Если бизнес вместо УПД использует товарную накладную для первичного учёта, необходимо указывать обязательные реквизиты. В большинстве случаев в документе должны быть:

• Номер и дата.

• Данные продавца и покупателя.

• ИНН, КПП и адреса.

• Основание сделки, например договор.

• Перечень товаров.

• Количество и единицы измерения.

• Цена и сумма.

• НДС, если применяется.

Заполняя ТОРГ-12 онлайн, ошибиться или пропустить обязательные данные сложнее.

Можно ли заполнять ТОРГ-12 онлайн

Товарную накладную ТОРГ-12 можно заполнить онлайн через бухгалтерские программы, шаблоны в Excel, через сервисы документооборота или внутренние системы учёта. Например, в ЭДО от Точка Банка можно онлайн заполнить ТОРГ-12 и УПД.

Онлайн-заполнение отличается от бумажного способом оформления — данные вносятся в электронную форму, а сам документ затем можно сохранить, распечатать или подписать. При этом сам документ точно такой же, с теми же реквизитами. 

С 2026 года ТОРГ-12 в формализованном электронном формате больше не используется — вместо неё оформляют УПД. Поэтому онлайн ТОРГ-12 по-прежнему можно подготовить как документ для внутренней работы, печати или обмена вне ЭДО, но для официального электронного обмена с контрагентами уже применяют универсальный передаточный документ.

Как заполнить ТОРГ-12 онлайн

ЭДО от Точка Банка подходит для заполнения ТОРГ-12 онлайн и для создания УПД. Далее пошагово разберём, как заполнить ТОРГ-12 онлайн. 

Шаг 1. Перейти в ЭДО.

В личном кабинете Точка Банка необходимо открыть раздел «Мои сервисы» и выбрать «Документооборот». Это рабочее пространство, где создаются и хранятся все документы.

Клиентам Точка Банка базовый сервис электронного документооборота доступен бесплатно. Он позволяет создавать неограниченное количество документов по готовым шаблонам, куда входят товарная накладная и УПД. 

Шаг 2. Создать документ.

ЭДО от Точка Банка поддерживает два формата создания документов:

1. Создать накладную с нуля.

2. Загрузить готовый файл.

Для этого необходимо выбрать соответствующее действие в разделе «Документооборот».

Шаг 3. Выбрать тип документа. 

Если работа регулярная, удобнее создавать документ прямо в системе. Так вы сможете заполнить товарную накладную онлайн. Для этого в списке доступных форм нужно выбрать товарную накладную.

Важно: если вы работаете полностью в ЭДО в 2026 году, вместо товарной накладной необходимо использовать УПД.

Шаг 4. Заполнить основные данные.

Далее необходимо заполнить базовую информацию — номер накладной, дату выставления, основание и данные контрагента.

Точка Банк автоматически формирует данные контрагента по ИНН, но поля можно заполнить и вручную.

Кликнув на «Продолжить», вы сможете заполнить информацию о товаре. Для этого необходимо заполнить название, количество, единицы измерения и цену с указанием НДС.

Если товаров несколько, накладную можно расширить, кликнув на «Добавить позицию». Каждую позицию нужно проверять отдельно. Ошибка даже в одной строке может повлиять на весь документ.

Шаг 5. Проверить и сформировать документ.

Перед сохранением документа необходимо целиком его проверить. В частности, необходимо проверить:

• Совпадает ли цена с договором.

• Корректно ли указано количество.

• Есть ли все обязательные данные.

ЭДО от Точка Банка позволяет быстро отредактировать любые поля, если вы обнаружили ошибку. Для проверки можно использовать режим предпросмотра.

Шаг 6. Создать документ.

После проверки необходимо создать документ, для чего достаточно кликнуть на соответствующую кнопку. Далее вы можете скачать документ или отправить его контрагенту.

После создания документа вы можете вернуться к нему в любой момент на главной странице «Документооборота». Накладную можно дублировать, редактировать или удалить.

Важно: в 2026 году при работе через ЭДО используется не ТОРГ-12, а универсальный передаточный документ (УПД). Именно его необходимо отправлять контрагенту в системе ЭДО.

Как оформить УПД онлайн

С переходом на электронный документооборот в 2026 году именно универсальный передаточный документ стал основным документом для передачи товаров и услуг, заменив собой ТОРГ-12. 

В ЭДО от Точка Банка вы можете оформить УПД онлайн аналогичным образом, как ТОРГ-12. Для этого необходимо выбрать соответствующую форму при создании документа в ЭДО.

Далее заполняются необходимые поля, отражающие сделку, например указывается основание передачи.

Аналогично ТОРГ-12 при создании УПД необходимо проверить всю информацию в режиме предпросмотра. Далее вы можете сформировать электронный документ.

Полученный документ можно подписать с помощью электронной подписи и отправить контрагенту. ЭДО от Точка Банка поддерживает роуминг с основными операторами — Диадок, СБИС, Астрал, Такском, СберКорус, Эдивеб и другими.

В ЭДО от Точка Банка можно быстро создать УПД онлайн на основе существующей ТОРГ-12. Для этого необходимо выбрать функцию «Создать на основе другого документа» и указать ранее созданную товарную накладную.

Ошибки при заполнении ТОРГ-12 онлайн

Продолжать использовать электронную версию ТОРГ-12 для ЭДО в 2026 году — это ошибка. ТОРГ-12 нельзя использовать для электронного документооборота, вместо этого используется УПД. 

Другая проблема — неправильные реквизиты. Достаточно одной ошибки в ИНН или названии компании, чтобы документ пришлось переделывать. Это касается как ТОРГ-12, так и УПД. Также встречаются ошибки в количестве или единицах измерения. Например, если указать штуки вместо килограммов, то документ уже не отражает реальную поставку.

Отдельная проблема — расхождения с договором. Цена в накладной и универсальном передаточном документе должна совпадать с условиями сделки. Если этого нет, у налоговой могут появиться вопросы. 

Как исправить ошибки в накладной

Исправления допускаются в бумажной и электронной версиях. В бумажной ошибку аккуратно зачёркивают, рядом пишут правильные данные, ставят подпись и отметку об исправлении.

С электронными документами иначе: если документ ещё не подписан, можно вернуться к его редактированию. Если документ уже подписан и ушёл контрагенту, то для исправления необходимо сначала аннулировать старый, а затем оформить корректный документ и подписать его заново.

Важно: электронная подпись подтверждает не только личность подписанта, но и факт, что документ после подписания не менялся. Поэтому при любых изменениях электронного документа требуется заново ставить электронную подпись. 

Частые вопросы

Можно ли заполнить ТОРГ-12 онлайн?

Да, накладную можно подготовить онлайн как файл, например через Точка Банк или в Excel. 

Используется ли ТОРГ-12 в 2026 году?

В 2026 году товарная накладная ТОРГ-12 сохраняется как документ в бумажном виде, но в электронном документообороте она фактически заменена на УПД. Это означает, что при работе через ЭДО вместо товарной накладной используется универсальный передаточный документ.

Сколько хранить товарную накладную?

Срок хранения ТОРГ-12 не менее 5 лет. Отсчёт идёт с начала года, следующего за тем, в котором документ использовался. Например, если документ создан в 2026 году, то его необходимо хранить до 2032 года. 

Обязательна ли форма ТОРГ-12 при продаже товара?

Обязательной является не форма, а оформление первичного документа. В 2026 году вместо ТОРГ-12 используют УПД, который закрывает те же задачи и дополнительно подходит для электронного документооборота.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12?

ТОРГ-12 подтверждает только передачу товара. УПД — более универсальный документ, так как он может одновременно выполнять функцию накладной и, при необходимости, включать данные для учёта НДС. За счёт этого он заменяет сразу несколько документов и используется в ЭДО.

Что использовать в 2026 году — ТОРГ-12 или УПД?

Если вы работаете на бумаге, ТОРГ-12 всё ещё можно использовать в 2026 году. Но если речь идёт об электронном документообороте, актуальным является только УПД. Именно универсальный передаточный документ является основным документом для передачи товаров и услуг.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGdUGA5