Цифровизация грузоперевозок с 2026 года

Цифровизация грузоперевозок с 2026 года меняет привычный порядок работы с документами. Часть перевозочных документов больше нельзя будет оформлять на бумаге — их нужно создавать, подписывать и передавать в электронном виде через Транспортный ЭДО.

В этой статье Точка Банк расскажет, что изменится в грузоперевозках с 2026 года, какие документы станут обязательными к оформлению в электронном виде и как бизнесу подготовиться к переходу на ЭПД.

С 2026 года грузоперевозки активнее переходят в электронный формат. С 1 марта для экспедиторов начала работать платформа «ГосЛог», а с 1 сентября всем участникам грузоперевозок часть документов нужно оформлять только через операторов ИС ЭПД.

Для бизнеса это означает, что нужно заранее подготовиться к цифровизации — выбрать оператора ИС ЭПД, оформить электронные подписи, проверить полномочия сотрудников и договориться с контрагентами, как будет проходить обмен документами.

Цифровизация в грузоперевозках меняет не состав документов, а порядок работы с ними. Основные изменения связаны с запуском платформы «ГосЛог» и переводом части перевозочных документов в обязательный электронный формат.

С 1 марта 2026 года начала работать платформа «ГосЛог», в которой до 1 мая 2026 года должны были зарегистрироваться все экспедиторы. 

На базе платформы «ГосЛог» запущен реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Это часть общей цифровизации — государство переводит в электронный формат не только перевозочные документы, но и отдельные сведения об участниках рынка.

ГосЛог — национальная цифровая транспортно-логистическая платформа. Её развитие связано не только с электронными накладными, но и с более широким переходом отрасли на цифровые процессы.

С 1 сентября 2026 года в электронный формат переводятся ключевые документы, которые подтверждают перевозку и отдельные экспедиторские операции.

Электронные документы существовали и раньше, но в большинстве случаев были добровольными — компании могли оформить документы на бумаге или перейти на электронный вариант. С 1 сентября 2026 года для ряда документов такого выбора уже не будет.

Цифровизация не меняет саму суть перевозки — груз по-прежнему нужно принять, доставить и передать получателю. Но меняется способ фиксации этих действий — вместо бумажного документа, который приходится пересылать и можно потерять, все участники перевозки начинают работать с электронными документами.

Новые правила затрагивают всех участников перевозки, если в логистической цепочке используются документы, которые должны оформляться только в электронном виде. 

ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые оформляются не как скан бумажного документа, а как полноценный электронный документ в установленном формате и регистрацией в государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Юридическая сила у ЭПД появляется за счёт электронной подписи. Подпись подтверждает, кто подписал документ, и защищает его от изменения после подписания. Поэтому сканированные копии бумажных документов не являются электронными перевозочными документами.

В зависимости от документа набор данных отличается, но общий принцип у всех электронных перевозочных документов один — участники работают с цифровой версией документа, а не с бумажными копиями.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она нужна, чтобы сведения о перевозочных документах фиксировались в единой государственной инфраструктуре.

Компании не работают с ГИС ЭПД напрямую, а подключаются к оператору ИС ЭПД, например к Точка Банку. Далее компании в электронном интерфейсе создают документы и подписывают их с помощью электронной подписи, а оператор передаёт нужные сведения в государственную систему.

Простыми словами, оператор ИС ЭПД — это рабочий инструмент для компании, а ГИС ЭПД — государственный контур, где фиксируются сведения о документах и событиях перевозки.

Подключить Транспортный ЭДО лучше заранее, ждать 1 сентября 2026 года не нужно. Так компания успеет проверить электронные подписи, роли сотрудников, обмен с контрагентами и работу электронных перевозочных документов до обязательного перехода.

Даже если бизнес редко отправляет грузы, это не значит, что цифровизация перевозок его не коснётся. Достаточно одной перевозки с наёмным перевозчиком, где нужна электронная транспортная накладная, и компания должна быть готова подписывать документы в электронном виде.

Для оформления ЭПД нужны электронные подписи. Руководитель организации или ИП подписывает документы квалифицированной электронной подписью. Если документы подписывает сотрудник, ему нужны подтверждённые с помощью доверенности полномочия.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени компании. Без корректных полномочий электронный документ может вызвать вопросы у контрагента или при проверке.

На практике это означает, что компании нужно заранее определить, кто будет подписывать документы, и обеспечить для этого необходимые инструменты. 

Цифровизация перевозок не меняет суть документов, но меняет порядок работы с ними. Раньше перевозка часто начиналась с бумажной заявки и заканчивалась ожиданием оригиналов документов. В электронном контуре процесс становится быстрее, но требует иного подхода.

Например, компания заказывает перевозку товара со склада к покупателю. Ответственный сотрудник формирует свой раздел электронной транспортной накладной, после чего документ поступает перевозчику. Перевозчик проверяет данные и подписывает свой раздел ЭТрН, водитель выполняет рейс, а получатель после приёмки груза подтверждает получение и подписывает свой раздел документа.

Статусы ЭТрН обновляются в системе на каждом этапе.

Если при приёмке есть недостача или повреждение, это нужно сразу фиксировать в электронном документе или связанном акте. Если документ не подписан одной из сторон, его обработка может остановиться и бухгалтерия не сможет быстро закрыть перевозку.

ЭПД ускоряет документооборот только тогда, когда все участники понимают свои роли. Если грузоотправитель подключился к транспортному ЭДО, а перевозчик или получатель не готов подписывать документы, процесс всё равно остановится.

Подготовку лучше начинать не с выбора сервиса, а с инвентаризации процессов. Нужно понять, какие перевозочные документы компания сейчас оформляет, кто их подписывает, где они хранятся после оформления и какие контрагенты участвуют в логистической цепочке.

Собрать список документов, которые используются при перевозке грузов или товаров.

Обычно это транспортные накладные, заявки, заказы, экспедиторские документы, акты, УПД, путевые листы, доверенности и внутренние реестры.

Не все документы становятся электронными, поэтому далее необходимо определить, какие из них с 1 сентября 2026 года должны стать электронными. Если компания оформляет транспортные накладные или работает с экспедиторскими документами, откладывать переход нельзя.

Далее необходимо выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса, например Точка Банк.

При выборе оператора важно проверить, какие форматы поддерживаются, есть ли роуминг с нужными операторами, как работает интеграция с учётной системой и насколько быстро можно подключить контрагентов.

Для работы с электронными документами необходимо подготовить подписи и полномочия.

Руководителю достаточно квалифицированной электронной подписи, а для сотрудников нужно оформить подпись и машиночитаемую доверенность. Также требуется настроить доступы и определить, кто подписывает документы на каждом этапе.

Чтобы избежать проблем в реальной работе, необходимо протестировать оформление перевозки. Для этого лучше заранее пройти весь маршрут от создания заявки до закрытия. 

Перед обязательным переходом на ЭПД стоит проверить не только техническое подключение, но и внутренний порядок работы. Компания должна понимать, кто создаёт электронную транспортную накладную, кто проверяет данные о грузе, кто подписывает документ, кто контролирует статус, кто исправляет ошибки и кто отвечает за хранение документов.

Также важно заранее договориться с контрагентами. Если перевозчик работает через одного оператора, грузоотправитель — через другого, а получатель ещё не подключился, нужно проверить роуминг и порядок обмена. 

Переход на ЭПД может выглядеть как дополнительная обязанность, но при корректной настройке он может упростить работу и дать бизнесу дополнительные преимущества.

• Компания быстрее получает подписанные документы и легче отслеживает статус перевозки.

• Упрощается логистика, так как все этапы перевозки становятся прозрачнее. Видно, создан ли документ, кто его подписал, где возникла задержка и что нужно исправить.

• Быстрее закрываются перевозки для бухгалтерии и проще собрать комплект документов.

• Руководитель получает больше возможностей контролировать процесс.

Но эти преимущества появляются не автоматически. Если перенести старый хаос в электронный сервис, ошибки останутся теми же — неверные данные, неподписанные документы, несогласованные роли и задержки у контрагентов.

2026 год — важный этап для транспортной отрасли, но не финальная точка цифровизации. В России действует стратегическое направление цифровой трансформации транспорта до 2030 года, поэтому переход на ЭПД — только часть более масштабного процесса цифровизации.

Государство планирует и дальше развивать цифровые платформы, переводить больше процессов в электронный формат и связывать между собой данные о перевозках, участниках рынка и сопроводительных процедурах.

Один из ключевых проектов цифровизации — национальная цифровая транспортно-логистическая платформа «ГосЛог». В будущем она должна работать как единое окно для логистических сервисов, разрешительных процедур и обмена данными. На практике это означает, что бизнес будет всё чаще взаимодействовать с государством и контрагентами через цифровые сервисы, а сведения о перевозках будут фиксироваться быстрее и прозрачнее.

Нет. Обязательный электронный формат вводится только для отдельных документов:

• Транспортные накладные.

• Заказы и заявки на перевозку.

• Экспедиторские документы.

• Железнодорожные транспортные накладные.

• Авиационные грузовые накладные.

Некоторые документы, например путевой лист, могут оформляться в электронном виде, но не обязаны быть только электронными. Но даже при использовании бумажных документов компаниям стоит быть готовыми к электронному контуру. Поэтому все компании, связанные с перевозками, должны подготовиться к цифровизации.

С 1 сентября 2026 года транспортную накладную нужно оформлять в электронном виде. Бумажный вариант может использоваться только в исключительных ситуациях, например при технической невозможности оформить электронный документ.

Нет. Участники перевозки работают через оператора ИС ЭПД, например через Точка Банк. Оператор ИС ЭПД обеспечивает создание, передачу и регистрацию сведений об электронных перевозочных документах в ГИС ЭПД.

Проверьте, есть ли оператор в реестре Минтранса, какие документы и форматы он поддерживает, работает ли роуминг с другими операторами, можно ли интегрировать сервис с вашей учётной системой и удобно ли подключать контрагентов.

Руководитель организации или ИП использует квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если документы подписывает сотрудник, потребуется электронная подпись и машиночитаемая доверенность, которая подтверждает его полномочия.

Да, если электронный документ оформлен в установленном формате и подписан электронной подписью. Распечатка может быть удобна для внутренней работы, но юридически значимым оригиналом остаётся электронный документ.

До 1 сентября 2026 года нужно подключиться к оператору ИС ЭПД, оформить подписи, создать и проверить МЧД, подключить контрагентов и протестировать обмен на реальных перевозках. Лучше приступить к процессу заранее, так как, если начать в последний момент, ошибки появятся уже в рабочем процессе.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJKD4ky