Как перейти на электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно оформлять только в электронном виде. Для бизнеса это означает, что привычные бумажные накладные, заказ-заявки и экспедиторские документы придётся перевести в транспортный ЭДО. 

В этой статье Точка Банк расскажет, как подготовиться к переходу на ЭПД, какие шаги выполнить заранее и что проверить до 1 сентября.

Переход на ЭПД начинается с проверки текущего документооборота. Компании нужно понять, какие документы она оформляет при перевозках, какие из них с 1 сентября 2026 года станут обязательно электронными и кто участвует в их подписании.

После этого нужно выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса, оформить электронные подписи, проверить полномочия сотрудников и протестировать обмен с контрагентами.

Переход на ЭПД лучше организовать заранее — в реальной перевозке проблемы чаще возникают не из-за сервиса, а из-за отсутствия подписи и доверенности у подписантов, ошибок в ролях и неготовности контрагентов.

ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые используются при перевозке грузов и оформляются не как скан бумажного документа, а как электронный документ в установленном формате.

К ЭПД относятся транспортные накладные, заказ-заявки на перевозку, путевые листы, сопроводительные ведомости, договоры фрахтования, экспедиторские и другие документы.

Электронный документ получает юридическую силу после подписания электронной подписью (ЭП). Поэтому обычный PDF, скан накладной или файл, отправленный по почте, не заменяют ЭПД. Документ должен быть изначально создан в нужном формате, подписан причастными участниками и передан через оператора ИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно будет оформлять только в электронном виде. Это требование введено Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ и касается всех участников перевозок, которые работают с такими документами.

Обязательными к оформлению в электронном виде становятся следующие документы:

• Транспортная накладная

• Заказ-заявка на перевозку груза

• Экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка

• Транспортная железнодорожная накладная

• Грузовая накладная при авиаперевозке

Путевой лист (кроме перевозки алкоголя), договор фрахтования и заказ-наряд не становятся обязательными к оформлению только в электронном виде. Но их можно добровольно оформлять в электронном виде, если это удобно компании и контрагентам либо если для конкретной ситуации установлено отдельное требование.

Переход касается не только транспортных компаний, а любого бизнеса, который участвует в перевозке и оформляет документы из обязательного перечня. Подготовиться нужно:

• Перевозчикам

• Грузоотправителям

• Грузополучателям

• Экспедиторам

Например, производственная компания продаёт товар покупателю и передаёт груз стороннему перевозчику. Даже если сама компания не является транспортной, ей нужно работать с электронной транспортной накладной, потому что она участвует в оформлении перевозки.

Не все документы переводятся в обязательный электронный формат. Это важно, потому что бизнесу не нужно одновременно переводить в электронный вид все документы.

Если компания работает только с автомобильными перевозками, в первую очередь нужно проверить транспортные накладные, заказы и заявки. Если перевозку организует экспедитор, отдельно нужно подготовить экспедиторские документы.

Переход на ЭПД нужен не только для выполнения требований закона. Если процесс настроен корректно, электронные документы дают бизнесу преимущества — помогают быстрее закрывать перевозки и меньше зависеть от бумажных оригиналов.

Благодаря электронным перевозочным документам компания быстрее получает подписанные документы, видит статусы, реже теряет накладные, быстрее передаёт документы в бухгалтерию и проще работает с контрагентами.

Для логистов ЭПД упрощает контроль этапов перевозки, а для бухгалтерии снижает объём ручной работы.

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. В ней фиксируются сведения об электронных перевозочных документах и событиях, связанных с перевозкой.

Для работы с ГИС ЭПД нужен оператор ИС ЭПД — организация, которая предоставляет сервис для создания, подписания, передачи и хранения электронных перевозочных документов. Оператор передаёт сведения в ГИС ЭПД и обеспечивает обмен между участниками перевозки.

На практике компании работают с ГИС ЭПД в интерфейсе оператора или через интеграцию с учётной системой, а оператор ИС ЭПД отвечает за передачу сведений в государственную систему.

Точка Банк поможет подготовиться к переходу на ЭПД — достаточно подключить транспортный ЭДО, настроить обмен документами, и вы сможете работать с перевозками в электронном формате.

Переход на электронные перевозочные документы лучше разбить на несколько шагов. 

Соберите список документов, которые используются при перевозках. Обычно это транспортные накладные, заявки, заказы, экспедиторские документы, путевые листы, акты, УПД, счета, доверенности и внутренние реестры.

Затем разделите документы на две группы: 

• Обязательные в электронном формате с 1 сентября 2026 года

• Документы, которые можно оставить на бумаге или перевести в электронный вид добровольно

На этом этапе важно оценивать вопрос формирования документов не только с бухгалтерской стороны. Документы могут создавать логисты, диспетчеры, склад, водители, экспедиторы и менеджеры по продажам. Если кого-то не учесть, процесс может остановиться во время реальной перевозки.

Определить документы — этого недостаточно, для каждого из них нужно понять, кто их создаёт, кто проверяет, кто подписывает и кто в итоге получает.

Например, в электронной транспортной накладной участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник, его полномочия нужно подтвердить машиночитаемой доверенностью.

Для каждого документа, который вы используете, необходимо ответить на вопросы:

• Кто участвует в составлении

• Кто подписывает

• Какой вид подписи используется

• Кто резервный подписант

Это поможет избежать ситуации, когда документ готов, но подписать его некому. Например, если документ по плану может подписывать только руководитель, при его отсутствии могут замедлиться все связанные процессы.

Работать с обязательными ЭПД можно только через оператора ИС ЭПД. Оператора нужно выбирать из реестра Минтранса. Например, вы можете подключиться к сервису «Транспортный ЭДО» от Точка Банка.

При выборе оператора проверьте, поддерживает ли оператор нужные для вашего бизнеса документы, есть ли обмен с операторами ваших контрагентов и другие параметры с учётом задач вашей компании. 

Электронные перевозочные документы подписываются электронной подписью. 

Если документ подписывает руководитель организации или сам ИП, обычно достаточно его КЭП. Если подписывает сотрудник, потребуется электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). 

МЧД подтверждает, что сотрудник вправе подписывать документы от имени компании, и определяет его полномочия.

На этом этапе необходимо определить, кому и для чего в команде нужны подписи и доверенности. Например, их часто оформляют для логиста, диспетчера и бухгалтера, но также они могут потребоваться сотруднику склада, водителю, ответственному за технический контроль или медосмотр. 

ЭПД работает только тогда, когда к процессу готовы все участники перевозки. Вы можете столкнуться с проблемой, если подключились к оператору ЭПД, а перевозчик или получатель не готовы подписывать документы.

До 1 сентября 2026 года стоит заранее уточнить у контрагентов:

• Через какого оператора они работают

• Кто подписывает документы

• Настроен ли роуминг между операторами

• Какие документы они готовы принимать электронно

Эти правила лучше закрепить в договоре, заявке или отдельном соглашении об электронном документообороте.

Каждый участник перевозки может работать со своим оператором ИС ЭПД при наличии роуминга между сервисами. Например, Транспортный ЭДО от Точка Банка позволяет обмениваться документами с Контур.Логистикой, Saby TMS и другими сервисами ЭДО.

До 1 сентября 2026 года необходимо выявить возможные ошибки и сложности в процессе. В этом поможет тестирование, которое лучше провести на реальных рейсах, а не на вымышленных документах. 

Для теста необходимо пройти весь путь: 

1. Создать заявку

2. Оформить транспортную накладную

3. Подписать документ

4. Передать документ контрагенту

5. Получить подтверждение приёмки

6. Исправить ошибку при наличии

7. Проверить хранение

Тестирование позволит выявить тонкие моменты и заранее наладить работу. Например, водитель может не понять, что фиксировать на выгрузке, а бухгалтерия — не увидеть статус документа.

После теста стоит обновить внутренние регламенты, в которых необходимо определить, кто отвечает за создание документов, проверку данных, подписание, исправления, хранение и контроль статусов.

Дополнительно можно подготовить инструкции для сотрудников, участвующих в оформлении электронных перевозочных документов. 

Крайняя дата для перехода на электронные перевозочные документы — 1 сентября 2026 года, но ждать этой даты не стоит. К этому моменту у бизнеса уже должно быть всё готово и налажено, поэтому начинать переход нужно заранее.

Перейти на ЭПД нужно заранее ещё и потому что переход затрагивает сразу много внутренних процессов — бухгалтерию, логистику, юридический блок и другие. Даже если сервис транспортного ЭДО подключается быстро, настройка ролей, подписей, доверенностей и обмена с контрагентами требует времени.

Скан-копия или PDF-документ не являются электронным перевозочным документом с точки зрения обязательного транспортного ЭДО.

По закону ЭПД должен быть создан по установленному формату, подписан всеми участниками электронной подписью и передан через оператора ИС ЭПД. Только в этом случае документ считается полноценным электронным перевозочным документом и может заменить бумажный вариант там, где электронный формат обязателен.

Компания может использовать сканированные версии для внутренней переписки — это не запрещено законом. Но для обязательных электронных документов скан или PDF не закрывают требование закона об ЭПД.

Перед запуском ЭПД необходимо проверить, готов ли не только сервис транспортного ЭДО, но и весь процесс перевозки. Это позволит избежать большинства ошибок и проблем. Например, нужно проверить полномочия подписантов — документ может быть подготовлен правильно, но сотруднику может не хватить полномочий для подписания.

Другая ошибка — путать обычный ЭДО с транспортным. Не каждый сервис ЭДО является оператором ИС ЭПД, а значит, не каждый подходит для транспортного ЭДО. При выборе инструмента необходимо проверить свою текущую платформу и при необходимости подключиться к одному из операторов ИС ЭПД, например к Точка Банку.

Чтобы не столкнуться с трудностями в работе, необходимо начать переход на ЭПД заранее. Это нужно не только перевозчику, но и другим участникам процесса. Считать, что ЭПД не нужен, — частая ошибка. На практике электронные документы подписывают разные участники перевозки — отправитель, перевозчик, получатель, экспедитор и другие лица в зависимости от схемы.

Переход лучше начинать заранее, чтобы к 1 сентября 2026 года всё было настроено. Если отложить до сентября, ошибки могут проявиться уже в рабочем процессе.

Переход обязателен для всех участников перевозок, которые оформляют документы из обязательного перечня.

Некоторые перевозочные документы даже после 1 сентября 2026 года могут оформляться в бумажном виде. К ним относятся путевой лист, договор фрахтования, заказ-наряд, УПД, акты и счета.

Но транспортная накладная, заказ или заявка на перевозку, а также экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года должны быть электронными. На практике это значит, что большинство компаний, связанных с перевозками, должны перейти на ЭПД.

Нет. PDF или скан бумажного документа не считается ЭПД с точки зрения закона. Документ должен быть создан в установленном электронном формате, подписан электронной подписью и передан через оператора ИС ЭПД.

Участники перевозок не подключаются к государственной информационной системе электронных перевозочных документов, а работают через оператора ИС ЭПД. Именно оператор создаёт условия для обмена документами и передаёт сведения в ГИС ЭПД.

Да. Для руководителя подходит собственная КЭП, но для сотрудников нужно выпустить ЭП. Дополнительно для сотрудника нужно подтвердить полномочия с помощью машиночитаемой доверенности.

Нет. Путевой лист можно оформлять в электронном виде или на бумаге, но компания может добровольно перейти на электронные путевые листы, если это удобно для учёта транспорта, ГСМ, медосмотров и технического контроля.

Электронные документы хранятся в цифровом контуре у оператора ИС ЭПД и в системах, которые использует компания.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJbWvrm