Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) на перевозку груза

Заказ-заявка с 1 сентября 2026 года оформляется только в электронном виде, за исключением редких случаев. 

В этой статье Точка Банк объяснит, что такое электронный заказ-заявка, какие сведения обязательно входят в документ, кто и как его подписывает, чем ЭЗЗ отличается от накладной и заказа-наряда, а также как перейти на электронные заказы-заявки.

Обязательная электронная форма заказа-заявки введена Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ. Заказ применяется, когда договора об организации перевозок нет, а заявка —  когда общий договор заключён, но нужно конкретизировать детали конкретной перевозки.

Электронный заказ-заявка состоит из двух файлов —  информации грузоотправителя и информации перевозчика, который подтверждает, что принял заказ к исполнению. Каждый файл подписывается электронной подписью и уходит в государственную систему через оператора информационной системы ЭПД.

Бумажный заказ или заявка остаются законными только в редких случаях, перечисленных в приказе Минтранса России от 01.06.2026 №262.

В перевозках заказ и заявку обычно называют одним словом заказ-заявка или в случае с электронным документом сокращённо —  ЭЗЗ. 

Согласно ч. 5 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ, договор перевозки груза заключается не только подписанием единого документа. Он считается заключённым, когда перевозчик принимает к исполнению заказ грузоотправителя, а при наличии договора об организации перевозок —  заявку. 

Заказ применяется, когда рамочного договора нет, поэтому в нём отражают все существенные условия перевозки. Заявка конкретизирует условия отдельного рейса в пределах уже заключённого договора.

Порядок работы с электронной и бумажной формами различается. Для электронного заказа или заявки сведения предварительно согласовываются с перевозчиком, после чего формируется и подписывается электронный документ.

Обязательна электронная форма документа, а не сам документ. Если стороны подписывают на рейс отдельный договор перевозки, заказ или заявка обычно не составляются —  заключение договора подтверждает транспортная накладная. Но если заказ или заявка оформляются, то с 1 сентября 2026 года они могут быть только электронными.

Размер бизнеса не играет роли  —  правило об электронном формате одинаково для крупных организаций и небольшого ИП с одной машиной.

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 №262 устанавливает исключения, когда бумажный заказ-заявка допустимы:

• При перевозке грузов военного назначения, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны.

• Если грузоотправитель или грузополучатель —  иностранное юрлицо, не включённое в реестр аккредитованных филиалов и представительств.

• При каботажных перевозках иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.

• При перевозке для личных, семейных, домашних нужд физического лица.

• При сбое программно-аппаратных комплексов, зафиксированном государственной системой обнаружения компьютерных атак.

• При отсутствии доступа в интернет, в том числе в населённых пунктах из перечня распоряжения Правительства РФ от 10.07.2025 №1855-р.

• Если грузоотправитель и грузополучатель – одно лицо.

• При перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.

Приказ устанавливает исключения на срок с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года.

Отсутствие электронной подписи или договора с оператором ИС ЭПД для оформления ЭЗЗ не является достаточным основанием для оформления документа на бумаге, как и нестабильно работающая учётная система, —  сбой засчитывается только тот, который зафиксирован на стороне государственной системы или оператора ИС ЭПД.

Электронный формат заказа-заявки не меняет сферу применения документа, изменился лишь формат и способ обмена документами.

Формат ЭЗЗ утверждён приказом ФНС России от 13.02.2023 №ЕД-7-26/108@, зарегистрирован в Минюсте 28.02.2023 под №72464. Фактически это XML-структура, а не бланк для печати. Поэтому отсканированная бумажная заявка, PDF или подписанный файл Word электронным перевозочным документом не считаются.

В электронный заказ-заявку входят два файла обмена:

• Информация грузоотправителя.

• Информация перевозчика.

Электронному перевозочному документу присваивается уникальный идентификатор (УИД), а каждый файл обмена также имеет собственный идентификатор файла. По этим идентификаторам документ можно найти в системе оператора и в ГИС ЭПД. 

Оператор ИС ЭПД при работе с документом проверяет каждый файл по трём параметрам: соответствие формату, уникальность идентификатора и действительность электронной подписи.

Структуру XML-файла задаёт ФНС, а перечень самих сведений —  правила перевозок грузов. Обязательные реквизиты заказа и заявки перечислены в приложении №5 к Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 №2200.

Стороны и представители

В документ включают не только наименование, адрес, телефон и ИНН грузоотправителя и перевозчика, но и отдельно указывают данные лица, которое грузоотправитель уполномочил заполнять и подписывать заказ, грузить машину или проводить платежи по договору, с реквизитами документа о полномочиях.

Со стороны перевозчика указываются ФИО и телефон ответственного за организацию перевозки, реквизиты его доверенности, а также ФИО, ИНН, телефон водителей и серия, номер и дата выдачи их водительских удостоверений.

Сведения о представителях и водителях вносятся по усмотрению сторон, обязательными они не являются. 

Маршрут и время

В документ включают адрес пункта подачи транспортного средства с указанием даты и времени подачи, а также адреса погрузки и выгрузки, наименование и ИНН владельца пункта погрузки.

Конечный и промежуточные пункты маршрута вносятся, когда маршрут нужно зафиксировать отдельно, например при доставке порожнего контейнера или оборудования для крепления груза.

Груз

Отгрузочное наименование и состояние груза, количество грузовых мест, масса брутто и нетто в килограммах с указанием метода её определения, габариты в метрах и объём в кубометрах. 

Также указывают делимость груза, возможность распределить его по длине платформы и участие водителя в загрузке контейнера.

Транспортное средство

Указывают все параметры, которые нужны для перевозки: тип, грузоподъёмность и вместимость. Также вносят характеристики машины, которую фактически подаёт перевозчик, включая регистрационный номер и тип владения.

Если автомобиль, тягач или прицеп находится в аренде, лизинге или безвозмездном пользовании, указываются реквизиты подтверждающего документа. Для тяжеловесных, крупногабаритных и опасных перевозок добавляются номер, дата, срок действия специального разрешения и установленный им маршрут.

Условия перевозки

Указания по фитосанитарным, санитарным и карантинным требованиям, рекомендации о предельных сроках доставки, требования к температурному режиму и к транспортному средству для пищевых продуктов по техрегламенту ТР ТС 018/2011, размер платы за перевозку и порядок расчётов.

Подписи

В бумажном заказе-заявке указывают должность, фамилию и инициалы подписанта со стороны грузоотправителя и перевозчика, а рядом ставят подпись. В электронном документе эти сведения заполнять не нужно —  они подтягиваются из сертификата электронной подписи и передаются в составе файла. Подписать заказ-заявку можно КЭП или НЭП «Госключа».

Важно: большую часть реквизитов вносит грузоотправитель, перевозчик заполняет свою часть при рассмотрении заказа или заявки.

В обмене ЭЗЗ участвуют грузоотправитель и перевозчик. Грузоотправитель сначала формирует первый файл и отвечает за достоверность сведений о грузе, а перевозчик рассматривает документ, подтверждает приём заявки и заполняет данные о машине и водителе.

Для работы с электронным документом требуется оператор ИС ЭПД, который проверяет файлы и направляет сведения в государственную систему. 

Важно: экспедитор участвует в оформлении ЭЗЗ либо как грузоотправитель, либо как перевозчик, смотря какую функцию выполняет по конкретному договору. Отдельной роли в работе с ЭЗЗ для экспедитора не предусмотрено.

Операторы ИС ЭПД у грузоотправителя и перевозчика могут быть разными. Обмен между их системами идёт через роуминг, на первую отправку новому контрагенту стоит закладывать больше времени.

ЭЗЗ станет обязательным с 1 сентября 2026 года, но подготовиться к переходу на электронные заказы-заявки лучше заранее.

Для работы с электронными заказами-заявками требуется подключиться к оператору ИС ЭПД. Без этого невозможно передать данные в государственную систему и обмениваться ЭПД с контрагентами.

Далее необходимо оформить подписи и доверенности для всех причастных к оформлению лиц. Подпись нужна каждому, кто фактически подписывает документ. Если это не руководитель организации и не сам ИП, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность. 

Заказ-заявку первым оформляет отправитель груза —  для этого он в своей ИС ЭПД выбирает соответствующий документ и вносит необходимые сведения:

• Стороны и уполномоченные лица.

• Адрес подачи транспортного средства.

• Места погрузки и выгрузки.

• Характеристики груза.

• Срок и порядок оплаты. 

После заполнения информации отправитель подписывает файл с помощью электронной подписи.

Перевозчик получает документ через оператора ИС ЭПД.

Текущий срок на рассмотрение установлен правилами перевозок грузов —  не более трёх календарных дней со дня получения заказа или заявки. За это время перевозчик обязан сообщить грузоотправителю о принятии либо об отказе с обоснованием причин. С 1 сентября 2026 года электронные сведения предполагается согласовывать до подписания.

При принятии он заполняет свою часть и подписывает её с помощью электронной подписи.

Важно: файл грузоотправителя без файла перевозчика перевозку не подтверждает. До подписания второй стороной договорённость юридически не согласована.

Оператор ИС ЭПД направляет данные в ГИС ЭПД. Если система возвращает ошибку, оператор сообщает об этом участнику —  в этом случае нужно устранить ошибки.

Каждая сторона подписывает свою часть усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью «Госключа». Для организации это подпись на руководителя, для предпринимателя —  подпись ИП.

Когда подписывает сотрудник, используются КЭП или НЭП «Госключа» физического лица и машиночитаемая доверенность с полномочиями на подписание перевозочных документов. Бумажная доверенность не подойдёт —  оператор ИС ЭПД проверяет полномочия автоматически по данным МЧД.

Важно: МЧД, выданная бухгалтеру на сдачу отчётности, для подписания заказа-заявки не подойдёт, хотя формально она действительна. В доверенности должны быть чётко описаны полномочия для работы с ЭПД, в том числе с электронными заказами-заявками. 

Заказ-заявку регулярно путают с накладной, а иногда и с заказом-нарядом. Документы относятся к разным этапам перевозки и решают разные задачи. 

ЭТрН подтверждает заключение договора перевозки и сопровождает рейс. Заказ-заявка предшествует накладной, и сведения из неё используются при заполнении титула грузоотправителя. 

ЭТрН не заменяет заказ-заявку, а является обязательным документом при перевозке по договору. Оформить электронную транспортную накладную и ЭЗЗ можно через Точка Банк.

Заказ-наряд не имеет отношения к заказу-заявке, хотя названия похожи. Заказ-наряд —  форма договора фрахтования, он оформляется при перевозке груза с сопровождением представителя грузовладельца или груза, по которому не ведётся учёт товарно-материальных ценностей.

Сопроводительная ведомость нужна в другом случае, когда контейнер снимают с транспортного средства при погрузке или выгрузке. Форматы обоих документов утверждены приказом ФНС России от 09.2.2021 №ЕД-7-26/1065@, но в обязательный перечень электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года не входят.

Для экспедитора оформляется свой комплект документов: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и при необходимости складская расписка. Все три документа с 1 сентября 2026 года также оформляются в электронном виде, как и заказ-заявка.

Наличие экспедиторских документов при перевозке никак не влияет на ЭЗЗ. Когда экспедитор привлекает перевозчика, между ними может оформляться ЭЗЗ, а с клиентом экспедитор работает по экспедиторским документам.

Самая частая ошибка при работе с электронными заказами-заявками —  считать, что переход сводится к покупке доступа к транспортному ЭДО. Но на практике для работы нужны три вещи одновременно: соглашение с аккредитованным оператором ИС ЭПД, действующая электронная подпись и доверенность с подходящими полномочиями, если подписывает сотрудник.

Другая ошибка —  считать, что внутренние технические проблемы компании являются уважительной причиной для того, чтобы заказ-заявку оформить в бумажном виде. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 №262 чётко ограничивает перечень исключений, и ошибки или неготовность участников перевозки в их число не входят.

Расхождение данных между заказом-заявкой и транспортной накладной —  ещё одна частая ошибка. Сведения о грузе, маршруте и транспортном средстве не должны содержать необъяснимых противоречий, иначе вопросы могут возникнуть у инспектора на дороге или в будущем у налоговой при проверке расходов. Официальных разъяснений ФНС о том, как инспекции работают с такими расхождениями, пока нет.

Электронный обмен перевозочными документами упрощает работу —  заказ-заявка подписывается в системе, и статус виден обеим сторонам сразу. Поиск в архиве также намного проще, он идёт по номеру документа, а не по бумажным копиям.

Все сведения о перевозке попадают в государственную систему ЭПД и доступны контролирующим органам, включая налоговую. Для компаний с выстроенным учётом это плюс, но требует грамотного подхода к оформлению.

Первый файл всегда формирует грузоотправитель либо уполномоченное им лицо, второй —  перевозчик после рассмотрения. Перевозчик не может составить заявку за отправителя, даже если фактически условия рейса согласовали устно.

Нет. Обязательна электронная форма документа, а не сам документ. Заказ или заявка оформляются только тогда, когда договор перевозки заключается именно через их принятие. Но если на рейс подписан отдельный договор, то ЭЗЗ не нужен.

Необходимо использовать формат, утверждённый приказом ФНС от 13.02.2023 №ЕД-7-26/108@. Свой бланк использовать нельзя, изменять структуру файла тоже —  документ не пройдёт проверку.

Да, если подписывает не руководитель организации и не сам ИП. Понадобятся КЭП физического лица и МЧД, полномочия в которой охватывают подписание перевозочных документов.

Да. Заказ-заявка фиксирует договорённость до рейса, а транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки и факт перевозки груза. Один документ другой не заменяет.

Удалить сведения из ГИС ЭПД нельзя —  принятые системой данные хранятся. Процедуры отзыва или аннулирования подписанного документа тоже нет —  если рейс не состоялся, стороны оформляют новый заказ-заявку на изменённых условиях, а прежний остаётся в системе.

Не менее пяти лет по требованиям законодательства о бухучёте и Налогового кодекса.

Нет. Для передачи ЭЗЗ в ГИС ЭПД нужен оператор ИС ЭПД, включённый в реестр Минтранса. Обычный оператор ЭДО не передаёт сведения в государственную систему электронных перевозочных документов.

Менять оператора ИС ЭПД из-за контрагентов не требуется, в большинстве случаев можно работать через роуминг между системами операторов. Возможность и сроки настройки стоит уточнить заранее, так как не все операторы поддерживают роуминг.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGrjq29