Экспедиторская расписка

Экспедиторская расписка фиксирует момент приёмки груза клиента, с которого экспедитор отвечает за его сохранность. С 1 сентября 2026 года документ по общему правилу оформляется в электронном виде.

В этой статье Точка Банк расскажет, что такое экспедиторская расписка, в каких случаях её оформляют, чем она отличается от поручения экспедитору и транспортной накладной, какие сведения в неё вносят, как работает электронный формат и чем грозят ошибки при оформлении.

Важное

Экспедиторская расписка относится к экспедиторским документам наряду с поручением экспедитору и складской распиской. Её выдаёт экспедитор, когда по договору транспортной экспедиции принимает груз от клиента или указанного клиентом грузоотправителя. Транспортную накладную расписка не заменяет, поэтому при доставке через стороннего перевозчика нужны оба документа.

Если договора транспортной экспедиции нет или экспедитор не принимает груз во владение, расписку не оформляют. Не нужна она и в случаях, когда компания нанимает перевозчика напрямую по договору перевозки или везёт груз своим транспортом.

С 1 сентября 2026 года экспедиторская расписка формируется в электронном виде и передаётся в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД. Бумажный вариант допускается только в случаях, определённых приказом Минтранса России от 03.04.2026 №115.

Экспедиторская расписка — что это и что она подтверждает

Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор получил груз для перевозки и (или) хранения. Её оформляют в рамках договора транспортной экспедиции, предусматривающего организацию перевозки за вознаграждение и за счёт клиента.

Отношения сторон регулируют глава 41 ГК РФ, Федеральный закон от 30.06.2003 №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ «Об утверждении форматов электронных экспедиторских документов».

Расписка входит в состав экспедиторских документов. Всего их три:

• Поручение экспедитору — задание клиента с перечнем услуг.

• Экспедиторская расписка — подтверждение того, что экспедитор принял груз.

• Складская расписка — подтверждение того, что экспедитор принял груз на складское хранение.

От обычной расписки в получении экспедиторская отличается привязкой к конкретному договору и поручению. По ней можно установить стороны, дату приёмки, количество мест, упаковку, маркировку, характеристики и состояние груза.

Зачем экспедиторская расписка участникам сделки

Для клиента экспедиторская расписка — доказательство того, что груз передан конкретному экспедитору в рамках согласованной услуги. При утрате или повреждении груза, а также при споре о количестве мест клиент может ссылаться именно на этот документ.

Для экспедитора расписка фиксирует, что он получил: сколько мест, в какой упаковке, в каком состоянии и с какими заявленными характеристиками. Если клиент неверно указал вес груза, не сообщил о свойствах груза или передал повреждённую тару, корректно заполненная расписка помогает установить обстоятельства приёмки.

Для бухгалтерии расписка входит в комплект документов, который подтверждает реальность транспортно-экспедиционных услуг. Отдельно от договора транспортной экспедиции и других документов по перевозке её для учёта расходов не используют.

С момента приёмки экспедитор обычно отвечает за утрату, недостачу или повреждение груза. Договор может установить другой порядок, поэтому условия об ответственности сверяют до передачи груза.

Кто и когда оформляет экспедиторскую расписку

Экспедиторскую расписку оформляет экспедитор, а не грузоотправитель или перевозчик. В роли экспедитора могут выступать транспортно-экспедиционная компания, логистический оператор, 3PL-провайдер, другая компания или ИП, если они организуют перевозку и принимают груз во владение. Грузоотправитель, со своей стороны, направляет экспедитору поручение, которое с 1 сентября 2026 года тоже оформляется в электронном виде.

Документ оформляют при одновременном выполнении двух условий:

• Стороны заключили договор транспортной экспедиции.

• Экспедитор фактически принимает груз у клиента или грузоотправителя, которого указал клиент.

Если одного из условий нет, расписку не составляют. Например, экспедиторская расписка не нужна в следующих ситуациях:

• Компания передаёт груз перевозчику напрямую по договору перевозки.

• Компания везёт собственный груз своим транспортом.

• Экспедитор только организует перевозку и груз во владение не принимает — в этом случае порядок оформления определяют условия договора.

Компания может одновременно оказывать экспедиторские услуги и возить грузы. В этом случае документ выбирают по виду договора. Если заключён договор транспортной экспедиции и исполнитель принимает груз как экспедитор, оформляется расписка. Если отношения оформлены только договором перевозки, расписка не нужна, а применяется стандартный комплект перевозочных документов с транспортной накладной.

Электронная экспедиторская расписка с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ внёс изменения в Федеральный закон №87-ФЗ, поэтому с 1 сентября 2026 года экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки формируются в электронном виде и направляются в ГИС ЭПД.

Электронную расписку составляют в установленном формате, подписывают электронной подписью и передают через оператора ИС ЭПД. Оператор направляет сведения в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов, а напрямую отправить документ в ГИС ЭПД нельзя.

Для работы с электронными экспедиторскими документами компании нужны:

• договор с одним из операторов ИС ЭПД;

• усиленные электронные подписи для руководителей и сотрудников, которые подписывают документы;

• машиночитаемые доверенности (МЧД) для всех подписантов, кроме руководителей.

В сервисе оператора расписку создают в личном кабинете — выбирают нужный вид документа и заполняют сведения. Документ для работы распечатывать не нужно, все стороны видят его в электронной системе оператора ИС ЭПД. Бумажную копию можно использовать для внутренних целей, но юридическую силу имеет электронная версия со сведениями в системе.

Оформить экспедиторскую расписку и другие электронные перевозочные документы можно в Транспортном ЭДО от Точка Банка.

Когда расписку можно оформить на бумаге

Случаи-исключения перечислены в приказе Минтранса России от 03.04.2026 №115, который с 11 октября 2026 года действует в редакции приказа от 31.08.2026 №389. Бумажные экспедиторские документы допускаются, в частности, если:

• Груз перевозится для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности и правопорядка, а также при перевозке специальных и воинских грузов.

• Услуги оказываются на территории, где введены режим повышенной готовности или ЧС, чрезвычайное или военное положение, правовой режим КТО.

• У клиента или экспедитора нет технической возможности передать электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы.

• Клиент — физлицо, которое заказывает услугу для личных, семейных или домашних нужд.

• Договор заключён с иностранной организацией или иностранным физлицом.

• Перевозится продукция военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности — это основание добавлено приказом №389.

Перечень действует до 1 сентября 2032 года. В остальных случаях бумажная расписка после 1 сентября 2026 года считается нарушением порядка оформления.

Расписка, поручение экспедитору и транспортная накладная

Поручение, расписка и транспортная накладная (ТрН) относятся к одной доставке, но описывают разные этапы и разные отношения. Поэтому ни один из этих документов не заменяет другой.

Поручение определяет задание, расписка фиксирует факт приёмки груза экспедитором, а транспортная накладная относится к отношениям с перевозчиком. Если в сделке есть и экспедиция, и перевозка, оформляют оба вида документов.

Как документы используются при одной доставке

В стандартной схеме документы появляются в таком порядке:

1. Клиент и экспедитор заключают договор транспортной экспедиции.

2. Клиент направляет поручение с данными о грузе, маршруте, сроках, получателе и условиях перевозки.

3. Экспедитор забирает груз и при приёмке оформляет расписку.

4. Экспедитор привлекает перевозчика, и на перевозку оформляется транспортная накладная.

5. Перевозчик доставляет груз получателю.

Например, производитель упаковки из Твери поручает экспедитору доставить 18 палет гофрокартона на склад покупателя в Новосибирске. Поручение фиксирует задание, расписка — что экспедитор забрал все 18 палет без повреждений, а транспортная накладная — что груз принял перевозчик. Если при перевозке будет утрачена одна палета, по расписке видно, что экспедитор получил полное количество.

До приёмки экспедитор отвечает за организационные действия в пределах договора. После приёмки у него появляется ответственность за сам груз в рамках закона и договора.

Какие сведения включают в экспедиторскую расписку

Форма и порядок оформления экспедиторских документов установлены Минтрансом и ФНС.

Данные для расписки берут из договора транспортной экспедиции, поручения, заявки клиента, сопроводительных документов и результатов осмотра груза. Расписку заполняют по установленной форме, включая следующие данные:

• Дату и номер расписки.

• Сведения об экспедиторе и клиенте.

• Сведения о грузоотправителе, если груз передаёт не сам клиент.

• Сведения о грузополучателе, если он известен на момент приёмки.

• Наименование груза, количество мест, вес и объём.

• Вид упаковки и маркировку.

• Особые свойства груза и условия перевозки.

• Перечень документов, переданных вместе с грузом.

• Отметки о состоянии груза и упаковки.

Если груз относится к опасным, требует соблюдения температурного режима или имеет другие особенности, это отражают в расписке. Экспедитор должен понимать, какие условия перевозки обеспечить, а клиент — подтвердить, что сообщил нужные сведения.

Правила оформления

Чтобы расписка могла служить доказательством в случае спора, при её оформлении важно соблюсти несколько правил:

• Сведения совпадают с договором транспортной экспедиции, поручением, транспортной накладной и документами на груз.

• Груз описан конкретно — вместо «Товар» или «Оборудование» указывают наименование, количество мест, упаковку, вес и особые свойства.

• Видимые дефекты фиксируют сразу при приёмке, например мокрые коробки, повреждённые палеты или нарушенную пломбу.

• Подписывают документ только уполномоченные лица — на бумаге полномочия подтверждают доверенность и должность, в электронном документе электронная подпись.

• Бумажную расписку составляют в двух экземплярах — один остаётся у экспедитора, оригинал передают грузоотправителю или клиенту. Расписку на бумаге оформляют только в случаях, определённых приказом Минтранса России от 03.04.2026 №115. По общему правилу она электронная.

Чем точнее заполнена расписка, тем меньше вопросов возникает при споре, налоговой проверке или сверке с другими документами.

Как оформить экспедиторскую расписку — пошаговая инструкция

Порядок одинаковый для бумажного и электронного документов, отличается только способ подписания и передачи.

Шаг 1. Сверка договора и поручения

До приёмки экспедитор проверяет договор транспортной экспедиции и поручение. Расписка заполняется на их основе, поэтому составить её в отрыве от этих документов не получится.

Шаг 2. Сведения и документы на груз

Клиент передаёт данные о грузе и документы, которые нужны для перевозки. Неполные сведения уточняют до приёмки груза.

Шаг 3. Осмотр груза

При приёмке экспедитор пересчитывает места, проверяет упаковку, маркировку и видимые повреждения. Расхождения с поручением отмечают сразу.

Шаг 4. Заполнение расписки

Расписку заполняют по установленной форме, указывая фактические сведения о принятом грузе.

Шаг 5. Подписание и передача

Документ подписывают уполномоченные лица, после чего каждая сторона получает свой экземпляр или доступ к электронной версии.

Шаг 6. Хранение

Расписку хранят в комплекте документов по перевозке не менее пяти лет после отчётного года. Бумажные документы систематизируют по рейсам или клиентам, а электронные хранят в системе ЭДО или во внутреннем архиве.

Бланк и образец экспедиторской расписки

Бумажный бланк после 1 сентября 2026 года используют только в случаях из перечня исключений.

Комментарий редактора – взять с Точки пример заполнения, он уже есть в статье

Перед заполнением бланк адаптируют под конкретную доставку и сверяют с договором и поручением — сведения о сторонах, грузе и маршруте должны совпадать. Пример заполненных сведений для доставки в таблице ниже.

В электронной расписке те же сведения вносят в поля сервиса оператора ИС ЭПД.

Ответственность и типичные ошибки

За нарушение обязанностей в транспортно-экспедиционной деятельности ст. 11.14.3 КоАП РФ в редакции Федерального закона от 31.07.2025 №281-ФЗ предусматривает штрафы.

Кроме штрафа, ошибки в расписке приводят к спорам с клиентом, перевозчиком, грузополучателем, страховой компанией и налоговой. Чем существеннее ошибка, тем сложнее потом доказать свою позицию.

Неточное описание груза

Если в расписке указано одно количество мест, а фактически передано другое, при недостаче возникает спор. Ошибка в весе или объёме влияет на расчёт стоимости перевозки, загрузку машины и нагрузку на оси, а значит, и на ответственность за перегруз.

Нет отметки о состоянии упаковки

Экспедитор, который принял повреждённые коробки и не отразил это в расписке, потом с трудом докажет, что дефект появился до приёмки.

Неполные сведения от клиента

Если клиент не сообщил, что груз опасный, требует особого режима или специальных документов, ответственность за последствия ложится на клиента.

Отсутствие экспедиторской расписки

Без расписки клиенту сложнее доказать передачу груза, а у экспедитора растёт риск претензий за нарушение порядка оформления документов. Бумажная расписка вне перечня исключений после 1 сентября 2026 года тоже считается нарушением.

Чтобы снизить риски, компании закрепляют внутренний порядок приёмки — кто пересчитывает места, кто описывает повреждения и кто подписывает документ.

Работа без записи в реестре «ГосЛог»

С 1 марта 2026 года экспедитор вправе оказывать услуги только при наличии записи в реестре на платформе «ГосЛог». За работу без неё юрлицу грозит штраф от 100 000 до 300 000 ₽, а за повторное нарушение — от 500 000 до 1 000 000 ₽.

Частые вопросы

Заменяет ли экспедиторская расписка транспортную накладную?

Нет. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки и используется в отношениях с перевозчиком, а расписка подтверждает приёмку груза экспедитором. Если в доставке есть и экспедиция, и перевозка, оформляют оба документа.

Чем экспедиторская расписка отличается от ТТН?

Товарно-транспортная накладная по форме №1-Т отражает движение товара и расчёты за доставку и применяется добровольно. Экспедиторская расписка оформляется по договору транспортной экспедиции и подтверждает, что экспедитор принял груз.

Нужна ли расписка, если груз принимает перевозчик?

Нет. Если груз передают перевозчику по договору перевозки, оформляют транспортную накладную. Расписку выдаёт только экспедитор.

Можно ли использовать заказ, заявку или заказ-наряд вместо расписки?

Нет, у этих документов другие функции. Заказ и заявку оформляют по договору перевозки, заказ — если договора об организации перевозок нет, заявку — если он заключён. Заказ-наряд оформляют по договору фрахтования.

Кто подписывает электронную расписку?

Расписку оформляет и подписывает экспедитор. От передающей стороны документ может подписать клиент, грузоотправитель или их представитель, если это предусмотрено формой, договором или порядком работы сторон.

Подтверждает ли расписка расходы в налоговом учёте?

Сама по себе нет. Её хранят вместе с договором транспортной экспедиции, поручением, актом оказанных услуг, счётом или УПД, а при необходимости — с транспортной накладной и платёжными документами.

Что указать в расписке для опасного или срочного груза?

Для опасного груза указывают наименование, класс опасности, упаковку, маркировку, специальные требования, переданные документы и ограничения. Для срочного — сроки передачи, маршрут и дополнительные требования клиента.

Действует ли расписка до выдачи груза получателю?

Расписка подтверждает, что экспедитор принял груз и что груз находится у экспедитора до передачи получателю.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGdeeLS